時(shí)間管理的概念

1、 Course Objectives 課程目標(biāo)課程目標(biāo)u了解時(shí)間管理的概念u掌握如何分清工作的輕重緩急u掌握時(shí)間管理的有效工具u了解最令人煩惱的打擾并掌握對(duì)付方法u初步了解怎樣通過(guò)時(shí)間規(guī)劃實(shí)現(xiàn)你的人生目標(biāo)u掌握改變舊習(xí)慣的技巧 世界上永遠(yuǎn)無(wú)法挽回的三件事世界上永遠(yuǎn)無(wú)法挽回的三件事 朱自清：匆匆朱自清：匆匆去的盡管去了， 來(lái)的盡管來(lái)著； 去來(lái)的中間， 又怎樣的匆匆呢？早上我起來(lái)的時(shí)候，小屋里射進(jìn)兩三方斜斜的太陽(yáng)。太陽(yáng)他有腳啊，輕輕悄悄地挪移了；我也茫茫然跟著旋轉(zhuǎn)。于是洗手的時(shí)候，日子從水盆里過(guò)去；吃飯的時(shí)候，日子從飯碗里過(guò)去；默默時(shí)，便從凝然的雙眼里過(guò)去。我覺(jué)察他去的匆匆了，伸出手遮挽時(shí)，他又從

2、遮挽著的手邊過(guò)去。天黑時(shí)，我躺在床上，他便伶伶俐俐地從我身上跨過(guò)，從我腳那邊飛去了。等我睜開眼和太陽(yáng)再見，這算又溜走了一日。我掩著面嘆息。但是新來(lái)的日子的影兒又開始在嘆息里閃過(guò)了。 We all have the same time.時(shí)間面前人人平等時(shí)間面前人人平等u1,440 minutes in a 24 hour dayu10,080 minutes in a 7 day weeku525,600 minutes in a year 02468101214161820三維柱形圖 1三維柱形圖 1202018188 85 55 56 64 43 33 3睡覺(jué)睡覺(jué) 工作工作 文體文體 打扮打

3、扮 旅行旅行 吃飯吃飯 聊天聊天 等人等人 生病生病 你你 的的 時(shí)時(shí) 間間 值值 多多 少少 ？月工資RMB 工作日（22天/ 日 ）每小時(shí)（8 小時(shí)/ 工 作日）30003000136.41740004000181.822.750005000227.328.41000010000454.556.82000020000909113.630000300001363.6170.54000040000454.556.8 Four Generations of Time Management時(shí)間管理的發(fā)展時(shí)間管理的發(fā)展1 Notes & Checklists 便條及核對(duì)單2. Calenda

4、rs & Appointment books 日歷及記事本3. Important & Urgent 重要及緊急的4. Manage ourselves 管理自己 Notes & Checklists 便條及核對(duì)單便條及核對(duì)單u備忘錄型u順其自然，不追求什么時(shí)間做什么事u隨身攜帶，隨身檢查u未完成的任務(wù)順延 Calendars & Appointment books 日歷及記事本日歷及記事本u規(guī)劃與準(zhǔn)備u規(guī)定什么時(shí)間做什么事u講究效率，責(zé)任 Important & Urgent 重要及緊急的重要及緊急的u以效率為中心u制定短，中，長(zhǎng)期目標(biāo)，確立價(jià)值觀u編

5、制優(yōu)先順序u利用計(jì)劃，組織在最短的時(shí)間里做最多的事 Manage ourselves 管理自己管理自己u最重要的事先做u多方面平衡u改變思想而非行為 Managing Time管理時(shí)間管理時(shí)間 SELF ORGANISATION自我管理自我管理 PLANNING & PRIORITISING計(jì)劃及分清輕重緩急計(jì)劃及分清輕重緩急MANAGING COMMUNICATIONS溝通管理溝通管理 How to Balance怎樣平衡？怎樣平衡？TypeYourNameHere 個(gè)個(gè) 人人 目目 標(biāo)標(biāo) 金金 字字 塔塔人生終極目標(biāo)人生終極目標(biāo)長(zhǎng)期目標(biāo)長(zhǎng)期目標(biāo)短期目標(biāo)短期目標(biāo)每日目標(biāo)每日目標(biāo)中期目

6、標(biāo)中期目標(biāo) 設(shè)立你的目標(biāo)設(shè)立你的目標(biāo)目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀。了解你目前的狀況。設(shè)定具體的目標(biāo)。設(shè)定具體的目標(biāo)。Specific: 具 體 的Measurable: 可 檢 測(cè) 的Achievable: 可 達(dá) 到 的Realistic: 現(xiàn) 實(shí) 的Time-bound: 有 時(shí) 間 限 制 的 A task is一項(xiàng)任務(wù)是一項(xiàng)任務(wù)是uIMPORTANT if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job. u重要重要-如果做它能為達(dá)到工作目標(biāo)增加很大的如果做它能為達(dá)到工作目標(biāo)增加很大的好處及價(jià)

7、值好處及價(jià)值uURGENT if failure to complete it now, or as soon as possible, will cancel or reduce the benefit of doing it at all. u緊急緊急-如果現(xiàn)在完不成，或不能盡快完成，將如果現(xiàn)在完不成，或不能盡快完成，將完全抵消或減少做這件事的好處完全抵消或減少做這件事的好處 Ask yourself問(wèn)你自己?jiǎn)柲阕约簎What are the most important things I must do today ?我今天必做的我今天必做的重要重要的事是什么？的事是什么？uWhich

8、one matters most. right now ?哪件事哪件事現(xiàn)在現(xiàn)在最重要？最重要？ 緊緊 急急不緊急不緊急重重 要要不重要不重要重重 要要緊緊 急急重重 要要不緊急不緊急不重要不重要不緊急不緊急不重要不重要緊緊 急急 輕輕 重重 緩緩 急急 矩矩 陣陣 舉舉 例例 說(shuō)說(shuō) 明明緊 急不緊急重 要不重要 干擾、電話 某些信件、報(bào)告 某些會(huì)議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 做計(jì)劃，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃 人際關(guān)系的建立 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施 提升自己的能力 抓住新機(jī)會(huì) 忙碌瑣碎的事 廣告函件，郵件 某些電話 閑聊天 緊急狀況 迫切的問(wèn)題 限期完成的工作計(jì)劃好的會(huì)議 每一個(gè)象限的結(jié)果？每一個(gè)象限的結(jié)果？

9、緊 急不緊急重 要不重要 短期行為重點(diǎn) 可能出現(xiàn)危機(jī) 看不到長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo) 覺(jué)得是犧牲者，失控 人際關(guān)系淡漠或崩潰 遠(yuǎn)景，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃 生活工作平衡 自律 控制性強(qiáng) 很少出現(xiàn)危機(jī) 完全無(wú)責(zé)任心 失去工作 事事依賴別人 事事需要指示 壓力 自我爆炸 危機(jī) 救火 Time Categories 時(shí)間分類時(shí)間分類uCategory A High importance/High urgency =給它許多時(shí)間給它許多時(shí)間立即就做！立即就做！uCategory B1 High urgency/Low importance = 現(xiàn)在就做現(xiàn)在就做 給少量的時(shí)間給少量的時(shí)間緊 急重 要 緊急狀況 迫切的問(wèn)題 限期完成的

10、工作 計(jì)劃好的會(huì)議緊 急不重要 干擾、電話 某些信件、報(bào)告 某些會(huì)議 迫在眉睫的事 符合別人期望的事 Time CategoriesuCategory B2 High importance/Low urgency =給它很多時(shí)間給它很多時(shí)間計(jì)劃好你將何時(shí)做計(jì)劃好你將何時(shí)做uCategory C Low importance/Low urgency = 控制花在這些任務(wù)上的時(shí)間控制花在這些任務(wù)上的時(shí)間 當(dāng)所有重要且緊急的事做完后再做當(dāng)所有重要且緊急的事做完后再做不重要 忙碌瑣碎的事 廣告函件 某些電話 閑聊天不緊急重要不緊急 做計(jì)劃，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃 人際關(guān)系的建立 準(zhǔn)備工作 預(yù)防措施 提升自己的能力

11、抓住新機(jī)會(huì) Plan Your Work, Work Your Plan計(jì)劃你的工作，工作你的計(jì)劃計(jì)劃你的工作，工作你的計(jì)劃 Time Planning System 時(shí)間計(jì)劃系統(tǒng)時(shí)間計(jì)劃系統(tǒng)uPlan to give large blocks of time to important tasks 給重要的工作留大塊兒的時(shí)間uDeal with urgent tasks straight away 直截了當(dāng)處理緊急事務(wù)uControl the amount of time you spend on unimportant tasks, even if they are urgent控制花在不重

12、要的事務(wù)上的時(shí)間，即使它們很緊急 80 / 20 原原 則則 80%的價(jià)值來(lái)自的價(jià)值來(lái)自20%的因子的因子;其余其余20%的價(jià)值來(lái)自的價(jià)值來(lái)自80%的因子。的因子。 意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗列度意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會(huì)學(xué)家維弗列度.柏瑞圖柏瑞圖 80/20 舉舉 例例 說(shuō)說(shuō) 明明u80%的結(jié)果來(lái)自投入的20%的時(shí)間u80%的價(jià)值集中在20%的項(xiàng)目上u80%的銷售額是源自20%的顧客u80%的工作失誤來(lái)自20%的管理不當(dāng)u80%的看報(bào)時(shí)間都花在20%的版面u80%的病假來(lái)自20%的員工 如如 何何 處處 理理 高高 價(jià)價(jià) 值值 活活 動(dòng)動(dòng)u讓高價(jià)值活動(dòng)充實(shí)每一天，剩余的時(shí)間再用于做瑣碎的小事。u

13、堅(jiān)持重點(diǎn)，排除外界干擾，頭腦中始終有最終的結(jié)果。u設(shè)定最后期限，合理安排事情的進(jìn)展。u將大項(xiàng)目分解，逐步完成。u高效運(yùn)用自己的黃金時(shí)段u獎(jiǎng)勵(lì)自己，始終保持積極進(jìn)取的態(tài)度。 如如 何何 處處 理理 低低 價(jià)價(jià) 值值 的的 活活 動(dòng)動(dòng)u授權(quán)或分派出這些活動(dòng)，節(jié)約自己的時(shí)間。u降低自己的標(biāo)準(zhǔn)，不要追求完美。u學(xué)會(huì)放棄既沒(méi)有價(jià)值，又浪費(fèi)時(shí)間的事。u將它們匯總，集中時(shí)間處理。 ! Plan 80% of your Time 你可以很輕松，如果你可以很輕松，如果-uSetting priorities 設(shè)立輕重緩急uCutting unnecessary work削減不必要的工作uDelegating授權(quán)

14、 Tools to Manage Your Time管理時(shí)間的工具管理時(shí)間的工具uA Good Calendar一個(gè)好的日歷uMaster List主要核對(duì)單uDaily Planning每天的計(jì)劃 A Good Calendar:日歷日歷 Master List 主要核對(duì)單主要核對(duì)單u所有你要做的事情清單u長(zhǎng)期和短期都列出來(lái)u勾畫出輕重緩急u大任務(wù)列出分步或留出足夠空間 Daily Planning 每天的計(jì)劃每天的計(jì)劃uAt the end of each day 每天結(jié)束前做uSelect from your master list and combine your appointmen

15、t 從你的主要核對(duì)單中選出umark the priority 標(biāo)出輕重緩急uDont over schedule 不要超出計(jì)劃 Time Savers /Time Wasters節(jié)約時(shí)間節(jié)約時(shí)間/浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間節(jié)約時(shí)間節(jié)約時(shí)間Time Saver: Keep a tidy work area 保持桌面整潔保持桌面整潔Time Saver: Cluster like project 按項(xiàng)目分類按項(xiàng)目分類Time Saver: Keep essentials at hand 把主要的任把主要的任務(wù)放手邊務(wù)放手邊Time Waster浪費(fèi)時(shí)間浪費(fèi)時(shí)間 Time Savers/Time Waste

16、rsTimewasters: Butterflying - too many tasks at the same time“蝴蝶蝴蝶”-同時(shí)處理很多事情同時(shí)處理很多事情Timesavers: Do ONE thing at a time, sure all the materials with you. 每次只做一件事，保證所有資料都在每次只做一件事，保證所有資料都在手邊手邊 Time Savers/Time WastersuTime Waster: Failure to Anticipate/Waiting until the last time沒(méi)預(yù)見到?jīng)]預(yù)見到/一直等到一直等到最后一刻最后

17、一刻uTime Saver: Establish a plan & Prioritize your work properly定好計(jì)劃并合理確定好計(jì)劃并合理確定輕重緩急定輕重緩急 Time Savers/Time WastersTime Waster: Over committing yourself - always saying yes 對(duì)別人承諾過(guò)多對(duì)別人承諾過(guò)多“YES”Time Saver: Learn to say “ No” or negotiate學(xué)著說(shuō)學(xué)著說(shuō)“NO” 或討價(jià)還價(jià)或討價(jià)還價(jià) Time Savers/Time WastersuTime Waster: Al

18、ways involving others in your problems & decisions 總是讓別人參與你的問(wèn)題和決策總是讓別人參與你的問(wèn)題和決策uTime Saver: Try to solve your own problems & work independently 試圖自己解決問(wèn)題并獨(dú)立工作試圖自己解決問(wèn)題并獨(dú)立工作 Time Savers/Time wastersTime Waster: Frequently interrupting colleagues 經(jīng)常干擾別人經(jīng)常干擾別人Time Saver: make an appointment 定好約會(huì)定

19、好約會(huì) Time Savers/Time Wasters Time Waster:Getting sidetracked 偏離重點(diǎn)，轉(zhuǎn)移目標(biāo)偏離重點(diǎn)，轉(zhuǎn)移目標(biāo)Time Saver:Stick with the job at hand. Or, note down what the next step of your project will be and just keep coming back to it. 只做手邊的工作，或記錄下你的下一步做什么，只做手邊的工作，或記錄下你的下一步做什么，然后回頭再做然后回頭再做 Most hated interruptions最令人痛恨的干擾最令人痛恨

20、的干擾uProcrastination 拖延uDrop-in Visitors 不速之客uTelephone 電話 Procrastinate 拖延拖延 Why為什么？為什么？uPoor work habits 不好的工作習(xí)慣uFeel overwhelmed 覺(jué)得被工作制服uWant to do it perfectly 追求盡善盡美uTheyd rather be doing something else 他們情愿去做別的事uLast- minute “High” 最后一分鐘才出活 Drop - in Visitors 不速之客不速之客uBook a meeting room訂一個(gè)會(huì)議室uUse a “Do Not Di