總賬管理系統(tǒng)基礎

1、11i Oracle General Ledger：總賬管理系統(tǒng)基礎v創(chuàng)建賬套的要素v創(chuàng)建賬套的步驟v定義會計科目彈性域所需的屬性、選項和設置v定義會計日歷v啟用預定義幣種v創(chuàng)建賬套創(chuàng)建賬套的要素v創(chuàng)建科目表：科目表是為適應組織的特定需要而定義的賬戶結構。用戶可以選擇賬戶段的數(shù)量，以及每個段的長度、名稱、順序。v定義會計日歷：會計日歷定義會計年度及其包含的期間。用戶可以定義多個日歷并為第個賬套分配不同的日歷。v啟用本位幣：用戶可以選擇賬套的本位幣以及在處理事務和進行報告時要用到的其它幣種?？傎~管理系統(tǒng)使用所提供的折換率將（以外幣輸入的）化身金額折換為等價本位幣金額。創(chuàng)建賬套的步驟 必須為具有幣

2、種、日歷和科目的唯一組合的每個實體創(chuàng)建一個賬套。步驟如下：v評估組織結構和業(yè)務需求經(jīng)設計科目表。v定義科目表，包括賬戶組合。v定義會計期類型和會計日歷。v如果要使用平均余額處理，則根據(jù)需要定義一個事務處理日歷以及適合該日歷的有效交易日。v定義適用于賬套的本位幣或者啟用預定義的國際標準組織（ISO）幣種之一。同時客戶還應該定義或啟用計劃使用的任何其他幣種。v定義賬套并分配日歷、本位幣和賬戶結構。如果需要多外幣種報告賬戶余額，則定義適用于報告幣種的其它賬套。如果計劃使用平均余額處理，則發(fā)布專門啟用平均余額處理，指定事務處理日歷并定義“凈收入”賬戶。v將賬套分配給“系統(tǒng)管理”中的一個責任。v定義報告

3、責任并將每個報告賬套分配給“系統(tǒng)管理”中單獨的責任。v定義折換率類型并輸入每日匯率、期間匯率和期間平均匯率，以便以多個幣種輸入事務處理。創(chuàng)建賬套的步驟v必需步驟：定義科目表 定義日歷 定義賬套 將賬套分配給一個責任v默認時必需：定義期間類型 幣種 每日折換率v可選：賬戶組合 定義事務處理日歷 匯率定義科目表結構v科目表是創(chuàng)建的會計科目彈性域的列表，用于標識總賬賬戶。 這個靈活的結構是由子字段或段組成的。每個段都具有一個名稱和一組值。 公司公司 . 分部分部 . 部門部門 . 賬戶賬戶 . 項目項目v用戶可以使用會計科目彈性域建立科目表。v用戶可以設計靈活的賬戶結構，以滿足不同的報告需要并適應將

4、來組織管理方式的變化。v用戶可以通過創(chuàng)建累計組從多個視角匯總會計信息。v范圍：通過設計合理的賬戶結構，用戶可以利用范圍來對報表中的賬戶進行分組，指定安全性規(guī)則和交叉驗證規(guī)則，定義匯總賬戶和報告的層次結構。建立科目表結構v最多可以創(chuàng)建30個段，每段最多25個字符。許可的最大長度為240個字符。v定義每個段名及其出現(xiàn)的順序。v為每個段附上一個有效值列表。定義結構： xx - xxx - xxxx - xxx定義段名： 公司 成本中心 賬戶 產(chǎn)品定義值集： 01 000 1100 01 02 100 1200 02確定業(yè)務要求 確定那些需要跟蹤和分析的業(yè)務的各個方面，尤其是涉及多個應用產(chǎn)品的方面。例

5、如：v公司、法人主體、基金v部門、區(qū)域、地區(qū)、省/州、國家/地區(qū)v位置、工廠、辦公室、商店v成本中心、部門、職能v在資產(chǎn)、負債、所有者權益、收入和費用類型中的“自然賬戶”類別v產(chǎn)品、產(chǎn)品線、業(yè)務途徑、渠道v項目、階段、任務、作業(yè)、工作單確定段的要求v將每個業(yè)務維指定為單獨的段。v應避免每段具有多個含義創(chuàng)建縱向結構v考慮根據(jù)管理結構匯總數(shù)據(jù)。v為會計科目彈性域中的最低一級創(chuàng)建單獨的段。v盡量在單一報告段內(nèi)使用父值累計，而不要會計科目彈性域中創(chuàng)建附加段。例如，“公司”賬戶的一個子值需要向“西部區(qū)域”報告，“西部區(qū)域”則向“歐洲部門”報告。在會計科目彈性域中，只有“公司”是過賬層賬戶。將“西部區(qū)域”

6、設置為“公司”的父級，將“歐洲部門”設置為“西部區(qū)域”的父級。v如果公司經(jīng)常重組，使用父子關系可得到最大的靈活性。v一個子值可以存在于多個父值中。最好創(chuàng)建新的父值結構，而不是對現(xiàn)有結構進行修改，因為結構更改可能會影響歷史報表。例如，如果“西部區(qū)域”包含五個公司，已報告了年終結果，此時在子范圍內(nèi)又轉入兩個公司，那么添加了另外的兩個公司后再運行歷史報表就會得到不同的結果。驗證和值集可用的驗證類型包括：v獨立：如果一個值的含義與其它段的值無關，使用獨立驗證。v從屬：如果一個值的含義取決于另一個（獨立）段的值，使用從屬驗證類型獨立段的值決定了可接受的從屬段值。v表：如果有效值已存在于數(shù)據(jù)庫表中，使用表

7、驗證。ORACLE建議對會計科目弱性域使用獨立驗證類型。使用獨立段和從屬段v獨立段：這種段具有自己的含義，不依賴其他段值。如：公司：01v從屬段：這種段與一個獨立段關聯(lián)。 如： 賬戶：1100 子賬戶：001 說明：Cash-Citybank 賬戶：2200 子賬戶：001 說明：Bebt-B of A設計段大小和編號系統(tǒng)v決定是否允許會計科目彈性域中使用字母字符。對于用戶而言，字母數(shù)字值可以代表一定的邏輯和含義。如果確實使用字母數(shù)字代碼，應將代碼全部設置為大寫字母， 以便保持一致性并易于進行排序和查詢。通過字母數(shù)字編碼系統(tǒng)，可以設置父值為字母字符、子值為數(shù)字代碼，這樣可以直觀的區(qū)分出層次結構

8、的不同層次。無論使用數(shù)字還是字母數(shù)字字符，用戶都必須使用char（字符）格式類型。設計段大小和編號系統(tǒng)v決定會計科目彈性域段的大小。兩個字符的段大小只能容納最多99個不同的部門值。三個字符的段大小只能容納最多999個不同的部門值如果將段說明限制為最多30個字符，則彈性域彈出式窗口中將不會有縱向滾動條。v編碼模式?？紤]修改現(xiàn)有的編碼模式。創(chuàng)建會計科目彈性域v按下列操作創(chuàng)建會計科目彈性域：1、定義集值2、定義賬戶結構3、定義有效的段值4、（可選）創(chuàng)建賬戶組合5、（可選）創(chuàng)建別名6、（可選）定義安全性規(guī)則定義集值v值集：為用戶分配給某個鍵或者彈性域段的屬性定義界限。集值可控制用作會計科目彈性域段值的

9、值類型。值集決定段的屬性，如長度、零填充、右對齊、包括文字與數(shù)字以及值安全性。值集還可以控制執(zhí)行驗證的方式。例如，在獨立驗證時，必須要創(chuàng)建和使用值列表。v將值集分配到段：將一個值集分配到每個會計科目彈性域段。用戶可以在同一個會計科目彈性域結構中多次使用同一個值集。v更改一個值的屬性會影響所有使用該值集的會計彈性域段。v設置財務彈性域驗證集合定義會計科目彈性域v每個賬套均有自己的會計科目彈性域結構。在“段分隔符”字段中選擇適當?shù)姆?。v如果選擇啟用動態(tài)插入，此時便可以輸入新的賬戶組合。如果不允許動態(tài)插入，則必須使用“總賬賬戶”窗口定義賬戶組合。v選擇允許交叉驗證規(guī)則來控制賬戶組合的創(chuàng)建。v還可選

10、擇啟用彈性域結構和編譯對會計科目彈性域進行的更改。v為每個段輸入名稱、說明、列號和段號。對于會計科目健彈性域，段號必須是連續(xù)的，并且從1開始（如1、2）v要防止更改會計科目彈性域結構的定義，請選中“凍結彈性域定義”復選框。 （N）設置財務彈性域健段定義會計科目彈性域v為段設置驗證信息： 為每個段指定一個值集； 始終為每個段啟用“彈性域安全性”復選框； 從值列表中輸入默認值，或者輸入其它值； 選中“必需”和“已顯示”復選框。v為段顯示選擇不同大小 在“顯示大小”和“說明大小”字段中為彈性域段值及其說明選擇要顯示的字符數(shù)。 在“級連說明大小”字段中， 為構成賬戶組合的每個段值說明選擇要顯示的字符數(shù)

11、。定義會計科目彈性域v指定彈性域限定詞在“彈性域限定詞”窗口中，將限定詞指定給單個會計科目健彈性域段：自然賬戶：每個會計科目彈性域結構必須只包含一個自然賬戶。設置這些值時，將賬戶類型指定為資產(chǎn)、負債、所有者權益、收入或費用。平衡賬戶：每個結構必須只包含一個平衡段。ORACLE確保所有日記賬的每一平衡段都平衡。成本中心：對Oracle Asset來講，此段是必須的。許多Oracle Asset報表中都使用成本中心段，成本中心段還被Oracle Workflow用來生成賬號。此外，Oracle Projects和Oracle Purchasing也利用成本中心段。公司間：總賬管理系統(tǒng)自動在賬戶代碼

12、組合中使用公司間段，以跟蹤單個賬套內(nèi)的公司間事務處理，此段與平衡段具有相同的值集的相同的值。定義段值v在會計科目彈性域段中使用值之前，應首先為每個段輸入有效值。 平衡平衡 成本中心成本中心 自然賬戶自然賬戶 公司間公司間 01 100 TSAL 01 02 101 1000 02 03 999 9999 03Value_Set3格式：Char最大大?。? 驗證：獨立Value_Set2格式：Char最大大?。? 驗證：獨立Value_Set1格式：Char最大大小：2 驗證：獨立Value_Set1格式：Char最大大?。? 驗證：獨立填寫段值屬性v定義段值：段值是建立賬戶代碼組合時使用的值。

13、在執(zhí)行此步驟前，應首先創(chuàng)建段和賬戶結構。v（N）設置財務彈性域鍵值v每個值的屬性包括： 折算值 說明 父 組與層 段限定詞 允許預算和過賬 賬戶類型：自然賬戶段值 控制賬戶 調(diào)節(jié)標志 啟用 起始和截止日期定義會計日歷v創(chuàng)建會計日歷，用于定義會計年度及其包含的期間。v一次設置一個年度，并指定會計期間類型。v在開始輸入事務處理之前，請至少提前一個期間定義日歷。v（可選）定義多個日歷，并為每個賬套分配一個不同的日歷。v（N）設置財務日歷會計定義期間類型v每個日歷都有相關的期間類型。v預定義的期間類型有月、季度和年。v如果需要，除標準期間外，還可定義自己的期間類型。 期間類型 期間 日歷 賬套 月 +

14、 01/01/2004 = 日歷 賬套 至12/31/2004 2004年1月 至2004年12月定義第一個會計期v在為第一個期間輸入事務處理或執(zhí)行外幣折算時，至少應在該期間前定義一個會計期。v在定義新賬套時，要謹慎選擇要打開的第一個會計期。打開第一個會計期后，Oracle General Ledger將不允許用戶打開它之前的會計期。v選擇是否在日歷中包含調(diào)整期間是一項非常重要的決定?？梢园恼{(diào)整期間數(shù)量不受限制。通常在財政年度的最后一天用作一個調(diào)整期間經(jīng)決定執(zhí)行調(diào)整和關閉日記賬分錄。一旦開始使用會計日歷，則不能通過更改其結構來刪除或添加調(diào)整期間。會計日歷每個會計期都具有以下五種狀態(tài)之一：v

15、從未打開：無法輸入或過賬日記賬。v將來可輸入：可以輸入日記賬，但不能過賬。將來可輸入期間的數(shù)量是在“賬套”窗口中定義的固定數(shù)量。用戶可以隨時更改“將來可輸入”期間的數(shù)量。v打開：用戶可以輸入并將日記賬過賬到任何打開期間?？梢源蜷_任意多的期間，但是這樣會減慢過賬流程，并可能使用戶在輸入日記賬時混淆。v關閉：必須重新打開關閉期間才能將日記賬過賬。在月末處理結束后，應當人工關閉期間。v永久關閉：不能重新打開“永久關閉”關閉的期間。對數(shù)據(jù)進行存檔和清理時要求使用此狀態(tài)。日歷審核v檢查日歷定義v檢查日期間隔v檢查重疊期間v（N）設置財務日歷會計啟用幣種v在以某種幣種輸入事務處理或記錄余額之前，首先必須啟

16、用該幣種。v（N）設置幣種定義定義賬套v在使用Oracle General Ledger之前，必須創(chuàng)建至少一個賬套。v步驟：定義會計科目彈性域 定義日歷期間和類型 定義幣種 分配責任v在賬套窗口定義賬套時，還需指定用戶要在該賬套中遵循的會計實務。 關閉日記賬公司間預算控制多報表幣種（N）設置財務賬簿定義將賬套與責任關聯(lián)v在啟動一個Oracle General Ledger的會話時，要選擇一個責任，以便輸入和檢索與該責任相關的賬套的會計信息。v責任與賬套是一對一關系，賬套對責任是一對多關系。 用戶標識 多對多 責任 一對一 GL賬套（AR職員、AP經(jīng)理、GL主管） （科目表、日歷、幣種）啟用賬戶

17、組合v要使用賬戶組合，接受“GL賬戶”窗口中的默認“啟用”篩選框。v用戶可以從“GL賬戶”窗口控制下列屬性： 保留 類型 有效日期 允許過賬 允許預算定義彈性域安全性規(guī)則v通過使用彈性域安全性規(guī)則，可以將數(shù)據(jù)錄入和聯(lián)機查詢限制在特定的值范圍內(nèi)。 賬戶段包括：0000至9999排除：1000至3999可用：0000至0999 4000至9999不可用：1000至3999v在用戶可以選擇會計科目彈性域段值之前，這些值必須符合為該用戶的責任分配的所有彈性域安安全性規(guī)則。v（N）設置財務彈性域驗證安全性定義使用動態(tài)插入v通過在“彈性域段”窗口中啟用動態(tài)插入，可以在輸入數(shù)據(jù)時創(chuàng)建新的賬戶代碼組合。v可以隨時啟用或禁用動態(tài)插入。v定義交叉驗證規(guī)則可防