英文電子郵件及傳真格式及要點.

1、英文email及傳真基本格式及要點二零一三年EMAILEmail基本構(gòu)成基本構(gòu)成u主題 Subjectu稱呼 Salutationu正文 Bodyu附件 Attachmentu結(jié)束語與簽名Complimentary Close &Signature主題主題 Subject1.主題（Subject）框的內(nèi)容應簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。 YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should a

2、bide by rule of local company（太長）2.主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。 NO：像News about the meeting 這樣的表達， YES：應改為Tomorrows meeting canceled。 3.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。 4.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!主題主題 Subject稱

3、呼稱呼 Salutation一般從第一行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號一般從第一行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(英國式英國式)，也可以用冒號，也可以用冒號(美國美國式式)。 1、Dear Sir,：敬啟者，用在只知其人不知其名的狀況下。2、My dear Sir,：敬啟者，用在只知其人不知其名的狀況下。3、Dear Sirs,：敬啟者，用在只知為一群人中的某一人。4、Dear Madam,：親愛的小姐，表示對不分已婚或未婚也不知其名女 士的稱呼。5、Dear Mr.Mrs. Wang,：親愛的王先生王太太，用在知道對方的姓氏。6、Dear Miss Jones,：親愛的瓊斯小姐，表示對未

4、婚女士的稱呼。7、Dear Ms. Jones,：親愛的瓊斯小姐，表示無法確定對方是否已婚或未婚的女士稱呼。 8.Dear Doctor Wang,：親愛的王醫(yī)師，用在知道對方的職稱。9.Gentlemen:：敬啟者，用在只知為一群人中的某一人。10.To whom it may concern,：貴寶號鈞鑒，用在不知道收件者是誰或?qū)懡o公司、部門時使用。11.Dear Chris, ：親愛的克里斯，用在熟悉對方的情況。12.Hi Chris, ：嗨，克里斯，用在與對方有一定的交情的情況。稱呼稱呼 Salutation正文正文 BODY現(xiàn)代的齊頭式(The Modern Blocked Form

5、) 美式結(jié)構(gòu)則是齊頭式結(jié)構(gòu)，在商務英語中比較流行，尤其普遍運用于電子郵件的交流中，其特點是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。（Salutation） (Body) - (Complimentary Close） (Signature）正文正文 BODY傳統(tǒng)的縮頭式(The Conventional Indented Form)英式結(jié)構(gòu)即縮進式結(jié)構(gòu)，屬于比較傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，即每一段的第一行都向里縮進4-8個字符，且所有段落的縮進距離必須保持一致；稱呼頂格寫，落款則在中間偏右的位置。（Salutation） (Body) - - （Complimentary Cl

6、ose） (Signature)正文正文 BODYl如果是你主動寫電子郵件給別人的話，以你寫此郵件的目的開頭。例如，I am writing to enquire about 或是I am writing in reference to “在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明了并句意前后一致。l如果你在回復客戶的詢問，你應該以感謝開頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說，Thank you for contacting ABC Company.“如果此人已經(jīng)回復過你的一封郵件了，那就一定要說，Thank y

7、ou for your prompt reply.或是Thanks for getting back to me.如果你可以找到任何機會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。1.盡量簡單的詞匯 “soon” instead of “in the near future” “Please” instead of “Will you be kind enough to.” “now” instead of “at the present moment” etc.2.盡量使用短句“We are pleased to.” for “It gives us much pleasu

8、re to.”3.盡量避免在一個句子里使用相同的詞匯 “Please quote your lowest price for your bestquality.” for “Please quote your best price for your best quality.”應注意表達簡潔清楚應注意表達簡潔清楚提出要求要客氣禮貌提出要求要客氣禮貌I want.之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，相比之下，I would like顯得更尊重對方。又如I am interested in是提出請求建議或?qū)で笠庖姷暮梅椒āＵ恼?BOdyI enclose the evaluation report fo

9、r your reference.我附加了評估報告供您閱讀。Attached please find todays meeting notes.今天的會議記錄在附件里。Attach is the design document, please review it.設計文檔在附件里,請評閱。For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個人特征方面的信息請見附件。附件附件 Attachment1. 表示合作支持Thanking you and assuring

10、you of our best efforts at all times.謝謝，我們保證將盡我們最大的努力We ensure our earnest and continued support. 我們將竭誠提供支持。We solicit your cooperation on this regard. 我們懇切期盼與您的合作。2. 表示等待和期望We are waiting for your confirmation. We are expecting from you that. Your immediate reply will be appreciated. Look forward t

11、o a prompt reply. 3.期待反饋建議請隨意提出您的建議。Feel free to give your comments.有任何問題,歡迎和我聯(lián)系。Any question, please dont hesitate to let me know.Any question, please let me know.Please contact me if you have any questions.Please let me know if you have any question on this. 結(jié)束語及簽名結(jié)束語及簽名Complimentary Close &Si

12、gnature結(jié)束語及簽名結(jié)束語及簽名Complimentary Close &Signature書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞例子: 1、 Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordia

13、lly yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! NoteNote：電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、：電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過公司

14、、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行行。傳真?zhèn)髡嬉话愎径加泄潭ǖ膫髡娓袷剑话阄覀冃枰宄靥钔讉髡骖^，起擬傳真內(nèi)容，準確、快捷地將有關內(nèi)容傳到對方。傳真?zhèn)髡?FAX 上海上海XXXXXXXX有限公司有限公司ShanghaiXXXXXXX XXXX XXXXX CO., LTD.Address: , XXXXXXXX ,Tel: +86-XXXXXXXFax: +86-XXXXXXE-mail: XXXXXXXXXX.comTo: XX CompanyAttn: Mr XFrom: Mr WangDate 31/01/2001Fax No +39 XXXXXXXRef

15、 No FO 1216-01Total Pages: 1Subject: About Your Promoting ProjectsDear Mr Smith It was a pleasure meeting you this week and learning of your interest in our promoting project.Please find enclosed detailed information of our special promotion package for the March issue. As time is short final deadli

16、ne has passed. Your prompt confirmation would be highly appreciated. Thank you for your kind attention and I look forward to your prompt reply. Best regards.常規(guī)格式上海上海XXXXXXXX有限公司有限公司Shanghai XXXXXXX XXXX XXXXX CO., LTD.Address: , XXXXXXXX ,Tel: +86-XXXXXXXFax: +86-XXXXXXE-mail: XXXXXXXXXX.comTo: XXXX XXXX companyAttn: Mr. Smith Fax No.: +30 XXXXXXXXXXXSender: Mr. Lee Date: 26/07/2001Re：ABOUT YOUR PROMOTING PROJECTSDear Mr Smith It was a pleasure meeting you this week and learning of your interest in our promoting project.Please find enclosed detaile