內(nèi)部控制手冊-5.5員工管理

1、5.5 員工管理1.1 概述規(guī)定了 XX 股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX 股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX 有限公司托管的公司）員工的日常管理、休假、輪崗、保密等的管理流程。1.2 適用范圍適用于 XX 股份有限公司集團總部及其下屬公司。1.3 相關(guān)制度勞動合同管理辦法休假管理制度員工輪崗管理規(guī)定商業(yè)秘密管理規(guī)定人力資源短缺專項預(yù)案人力資源管理程序員工檔案管理辦法職務(wù)晉升與職稱晉級管理規(guī)定績效管理程序員工手冊危機處理機制應(yīng)急預(yù)案招聘程序1試用期轉(zhuǎn)正管理規(guī)定。1.4 職責(zé)分工戰(zhàn)略人力資源部：負責(zé)員工的招聘及簽訂勞動合同，員工檔案及職稱管理以及員工關(guān)系終止的管理

2、。各部門：負責(zé)本部門的新入職員工的崗前培訓(xùn)，負責(zé)員工上崗及日常管理、員工考勤和請假管理、員工輪崗及保密管理。21.5 流程圖5.5 員工管理戰(zhàn)略人力資源部各部門開始R1/R2人員招聘崗前培訓(xùn)R16-R20否是否合格是員工上崗和日常管理R10/R11員工考勤和請假管理R9/R12員工輪崗及保密管理R6-R8/R13-R15員工檔案及職稱管理R3-R5/R21員工關(guān)系終止管理結(jié)束31.6 控制目標(biāo)序號內(nèi)控手冊唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別15.5-CT1保證勞動合同及勞動關(guān)系的合法合法合規(guī)目標(biāo)25.5-CT2保證員工檔案管理的規(guī)范經(jīng)營效率目標(biāo)35.5-CT3保證公司的商業(yè)秘密和信息安全經(jīng)營效

3、率目標(biāo)45.5-CT4確立規(guī)范的員工日常行為規(guī)范經(jīng)營效率目標(biāo)45.5-CT5確保新入職員工符合公司要求經(jīng)營效率目標(biāo)41.7 控制矩陣對應(yīng)控關(guān)鍵控風(fēng)險風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施編號編號編號未能及時與職工簽會計報表認(rèn)定不相1存在和發(fā)生/真 實性； 2 完整性； 3 權(quán)利控制活對應(yīng)制控制痕會計報表關(guān)鍵控制措施容職4動類型度跡與義務(wù)；估價或分項目務(wù)攤； 5 表達和披露12345訂書面勞動合同，5.5-R導(dǎo) 致 用 工 合 規(guī) 風(fēng)5.5-CT15.5-CA11險，影響公司合法合 s 規(guī)目標(biāo)勞動合同的各項條款未能滿足國家相5.5-CT15.5-CA25.5-R關(guān)法律條例規(guī)定，2 導(dǎo)致法律風(fēng)險，影響公司合法合規(guī)性

4、目標(biāo)5.5-CT15.5-CA3公司員工簽訂勞動合同應(yīng)以書面形式訂立，自用工之日起一個月內(nèi)訂立書面勞動合同勞動合同期限三個月以上不滿一年的， 試用期不得超過一個月； 勞動合同期限一年以上不滿三年的， 試用期不得超過二個月； 三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同， 試用期不得超過六個月使用法律部審核通過的合同版本簽訂勞動合同錄用登記勞動合同預(yù)防性表、勞動管理辦法合同書勞動合同勞動合同預(yù)防性管理辦法書勞動合同勞動合同預(yù)防性管理辦法書5風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控關(guān)鍵控制目標(biāo)制措施編號編號會計報表認(rèn)定不相1 存在和發(fā)生/真實性； 2 完整性； 3 權(quán)利控制活對應(yīng)制控制痕會計報表關(guān)鍵控制措施容職與義務(wù)；

5、4 估價或分動類型度跡項目務(wù)攤； 5 表達和披露5.5-R35.5-R4未能合理、合法解決勞動爭議，導(dǎo)致法律風(fēng)險，影響公司合法合規(guī)性目標(biāo)員工違反勞動合同時，未能進行相應(yīng)處罰，造成勞動合同條款不嚴(yán)格執(zhí)行，影響公司對員5.5-CT15.5-CA45.5-CT15.5-CA5用人單位與員工發(fā)生勞動爭議， 當(dāng)事人可以依法申請調(diào)解、 仲裁、提起訴訟，也可協(xié)商解決： 1 ）公司在解除勞動合同前，需經(jīng)過工會的審核確認(rèn)， 審核通過的方可接觸； 2 ）發(fā)生勞動爭議后， 當(dāng)事人可首先向工會以口頭或書面形式提出爭議內(nèi)容， 工會在四個工作日內(nèi)和相關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通給出處理意見；3）當(dāng)工會就勞動爭議調(diào)解不成時，員工可以向勞

6、動爭議仲裁委員會申請仲裁，當(dāng)事人提出仲裁要求的時效自勞動爭議發(fā)生之日起一年內(nèi)有效員工違反規(guī)定或勞動合同的約定解除合同，對單位造成損失的， 應(yīng)賠償用人單位以下?lián)p失：1) 用人單位招收錄用其所支付的費用；2) 用人單位為其支付的培訓(xùn)費用，雙方另有約定的按約定辦理； 3) 對生產(chǎn)、經(jīng)營和12345勞動合同勞動爭議預(yù)防性管理辦法調(diào)解書處罰通勞動合同知；解除預(yù)防性管理辦法勞動合同協(xié)議書6風(fēng)險編號風(fēng)險描述對應(yīng)控關(guān)鍵控制目標(biāo)制措施編號編號會計報表認(rèn)定不相1 存在和發(fā)生/真實性； 2 完整性； 3 權(quán)利控制活對應(yīng)制控制痕會計報表關(guān)鍵控制措施容職與義務(wù)； 4 估價或分動類型度跡項目務(wù)攤； 5 表達和披露5.5-

7、R55.5-R65.5-R7工約束對關(guān)鍵崗位人員缺乏有效激勵與約束，造成企業(yè)無法留住人才，甚至使其有機會利用權(quán)力謀求私利危害企業(yè)新進員工及調(diào)入人員檔案不齊全，導(dǎo)致未來管理難度加大，影響公司日常經(jīng)營效率員工檔案記載參加工作時間存在多個5.5-CT35.5-CA65.5-CT25.5-CA75.5-CT25.5-CA8工作造成直接經(jīng)濟損失，需進行相應(yīng)賠償；4) 勞動合同約定的其他賠償費用在制定員工績效考核制度時， 應(yīng)當(dāng)充分考慮對關(guān)鍵崗位員工的激勵， 將其工作績效與獎懲額充分掛鉤，以達到留住人才的目的公司人力資源及行政部在新員工入職時， 對移交檔案進行審查， 合理保證檔案的完整性與正確性。各單位在接

8、受員工提交的檔案時， 進行事先審查12345績效管理績效管理預(yù)防性程序程序員工檔案人事檔案預(yù)防性管理辦法管理臺賬員工檔案人事檔案預(yù)防性管理辦法管理臺賬7風(fēng)險編號5.5-R85.5-R9風(fēng)險描述版本，數(shù)據(jù)不一致，認(rèn)定有困難，導(dǎo)致退休時間難以確認(rèn)，影響員工利益沒有重要崗位員工輪崗制度，導(dǎo)致員工發(fā)生徇私舞弊風(fēng)險增加，影響公司資產(chǎn)安全員工休假未能經(jīng)過上級主管審批，導(dǎo)致員工缺席正常生產(chǎn)活動，影響公司日常經(jīng)營效率對應(yīng)控關(guān)鍵控制目標(biāo)制措施編號編號5.5-CT25.5-CA95.5-CA15.5-CT305.5-CA15.5-CT41會計報表認(rèn)定不相1存在和發(fā)生/真 實性； 2 完整性； 3 權(quán)利控制活對應(yīng)制

9、控制痕會計報表關(guān)鍵控制措施容職4動類型度跡與義務(wù)；估價或分項目務(wù)攤； 5 表達和披露12345公司人力資源及行政部定期對員工檔案關(guān)員工檔案人事檔案鍵部分（如：年齡，參加工作時間）進行梳發(fā)現(xiàn)性管理辦法管理臺賬理，查找數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，及時糾正對關(guān)鍵崗位進行識別， 并對必要的關(guān)鍵崗位員工輪崗預(yù)防性輪崗規(guī)定實行定期輪換管理規(guī)定制定具體辦法明確員工休假手續(xù)，員工休假申請 /休假管理休假審批前必須向上級領(lǐng)導(dǎo)的說明并且通過審批才預(yù)防性審批制度單能開始休假5.5-R10沒有建立關(guān)鍵崗位5.5-CA15.5-CT3員工保密制度，導(dǎo)2對高級管理人員、 高級技術(shù)人員等關(guān)鍵崗位商業(yè)秘密預(yù)防性保密協(xié)議上負有保密義務(wù)的

10、員工簽訂保密協(xié)議管理規(guī)定8會計報表認(rèn)定對應(yīng)控關(guān)鍵控不相1存在和發(fā)生/真 實性； 2 完整性； 3 權(quán)利風(fēng)險控制活對應(yīng)制控制痕會計報表風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施容職4編號動類型度跡與義務(wù)；估價或分項目編號編號務(wù)攤； 5 表達和披露12345致員工隨意泄露公司機密，影響公司信息安全5.5-CA15.5-CT4個人提交的職稱評35.5-R定材料存在抄襲或11 造假，給企業(yè)造成名譽損失5.5-CA15.5-CT44公司員工職稱資質(zhì)5.5-R外借，給公司造成5.5-CA112法律糾紛或賠償責(zé)5.5-CT45任職務(wù)晉升職稱申報與職稱晉各部門對本部門人員申報材料進行審查預(yù)防性材料真實級管理規(guī)性審查表定

11、職務(wù)晉升職稱申報對于已查處的申報材料造假行為的相關(guān)責(zé)與職稱晉發(fā)現(xiàn)性材料真實任人進行懲處級管理規(guī)性審查表定各部門加強對對員工職稱證書統(tǒng)一管理，對職務(wù)晉升與職稱晉于出借職稱證書行為， 加強對員工的批評教預(yù)防性級管理規(guī)育定9對應(yīng)控關(guān)鍵控風(fēng)險風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施編號編號編號會計報表認(rèn)定不相1 存在和發(fā)生/真實性； 2 完整性； 3 權(quán)利控制活對應(yīng)制控制痕會計報表關(guān)鍵控制措施容職與義務(wù)； 4 估價或分動類型度跡項目務(wù)攤； 5 表達和披露5.5-CA15.5-CT465.5-CA15.5-CT3對于出借證書， 對企業(yè)造成損失的行為， 對相關(guān)責(zé)任人進行檢查和懲處根據(jù)公司專業(yè)技術(shù)人員職稱評聘管理制度，盡量安排

12、專業(yè)技術(shù)人員從事與專業(yè)對口的12345職務(wù)晉升與職稱晉發(fā)現(xiàn)性級管理規(guī)定職務(wù)晉升與職稱晉預(yù)防性員工具備的專業(yè)技 5.5-R 術(shù)職稱與所從事的13 崗位不相符，給企業(yè)造成安全隱患75.5-CA15.5-CT38崗位對于調(diào)整工作崗位的專業(yè)技術(shù)人員進行相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，以及安全培訓(xùn)級管理規(guī)定職務(wù)晉升與職稱晉發(fā)現(xiàn)性級管理規(guī)定未建立明確的員工5.5-R日常行為規(guī)范，導(dǎo)5.5-CA114致員工隨意行為，5.5-CT49影響公司資產(chǎn)安全在員工日常管理規(guī)定中規(guī)定企業(yè)員工在日常工作、生產(chǎn)、 生活、學(xué)習(xí)和交往中應(yīng)該遵守的道德規(guī)范 （傳統(tǒng)美德、 社會公德、職業(yè)道德）、行為規(guī)范（工作規(guī)范、操作規(guī)范）員工日常預(yù)防性

13、員工手冊行為規(guī)范10會計報表認(rèn)定對應(yīng)控關(guān)鍵控不相1存在和發(fā)生/真 實性； 2 完整性； 3 權(quán)利風(fēng)險控制活對應(yīng)制控制痕會計報表風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施容職4編號動類型度跡與義務(wù)；估價或分項目編號編號務(wù)攤； 5 表達和披露12345和語言禮儀規(guī)范等的統(tǒng)稱， 以及如何按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范員工行為所采取的一系列方法、措施和步驟員工的日常行為規(guī)范與國家法規(guī)相違5.5-R背，導(dǎo)致法律風(fēng)險，15給企業(yè)造成法律隱患出現(xiàn)大規(guī)模社會罷工，導(dǎo)致工作人員 5.5-R 消極怠工、公司停16 產(chǎn)，甚至公司財產(chǎn)遭受嚴(yán)重破壞和損失5.5-R公司發(fā)生員工大范17 圍集體食物中毒事5.5-CA25.5-CT405.5-CA25

14、.5-CT415.5-CA25.5-CT42根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)對公司的員工日常行為規(guī)范進行梳理， 清除其中與法律法規(guī)相沖突的地方對罷工的原因和特點進行分析，從公司本身、職工還有政府三方面出發(fā)，更新觀念、改進管理方式，構(gòu)建和諧穩(wěn)定的勞動關(guān)系，建立零距離溝通制度應(yīng)該加強職工食堂的監(jiān)督管理， 建立、健全中毒事故應(yīng)急機制， 有效預(yù)防、 及時控制和人力資源員工日常發(fā)現(xiàn)性管理程序行為規(guī)范XX 應(yīng)急預(yù)案-人員工日常預(yù)防性力資源短行為規(guī)范缺專項預(yù)案危機處理員工日常預(yù)防性機制行為規(guī)范11風(fēng)險風(fēng)險描述編號件，嚴(yán)重影響員工身體健康，影響公司正常生產(chǎn)，并導(dǎo)致公司形象受損公司發(fā)生重大交通事故，使公司遭受5.5-R嚴(yán)

15、重人員損失，影18響公司正常生產(chǎn)秩序及聲譽員工未能按照相關(guān)程序解除勞動關(guān)5.5-R系，導(dǎo)致法律風(fēng)險，19影響公司合法合規(guī)性目標(biāo)對應(yīng)控關(guān)鍵控制目標(biāo)制措施編號編號5.5-CA25.5-CT435.5-CA25.5-CT14會計報表認(rèn)定不相1存在和發(fā)生/真 實性； 2 完整性； 3 權(quán)利控制活對應(yīng)制控制痕會計報表關(guān)鍵控制措施容職4動類型度跡與義務(wù)；估價或分項目務(wù)攤； 5 表達和披露12345最大限度消除中毒事故的危害，保障員工身體健康和生命安全制定交通事故應(yīng)急預(yù)案，最大限度降低人員員工日常預(yù)防性應(yīng)急預(yù)案傷亡和，保障員工的正常生產(chǎn)經(jīng)營行為規(guī)范應(yīng)明確解除合同的兩種情形及工作程序：1）協(xié)議解除勞動合同，用

16、人單位與勞動者辭職申請協(xié)商一致，可以解除勞動合同；單；解除2）單方面解除勞動合同：員工解除勞動合預(yù)防性員工手冊同，應(yīng)當(dāng)提前三十日以書面形式通知用人單勞動合同協(xié)議書位；員工在試用期內(nèi)提前三日通知用人單位；單位提出解除勞動合同， 應(yīng)當(dāng)事先將理12風(fēng)險風(fēng)險描述編號對應(yīng)控關(guān)鍵控制目標(biāo)制措施編號編號會計報表認(rèn)定不相1 存在和發(fā)生/真實性； 2 完整性； 3 權(quán)利控制活對應(yīng)制控制痕會計報表關(guān)鍵控制措施容職與義務(wù)； 4 估價或分動類型度跡項目務(wù)攤； 5 表達和披露沒有建立試用期制度，導(dǎo)致公司可能5.5-R無法了解擬錄取員20工真實水平，影響日常經(jīng)營效率關(guān)鍵技術(shù)崗位聘用 5.5-R 人員未簽訂保密協(xié)21 議，影響公司的信息技術(shù)安全試用期合格員工在崗位配置時未充分5.5-R和綜合考慮公司的22崗位需求和員工的個人能力、意愿，5.5-CA25.5-CT555.5-CA25.5-CT365.5-CA25.5-CT37由通知工會， 如果工會提出異議， 用人單位應(yīng)研究工會意見并將結(jié)果書面告知工會在公司的招聘程序中加入試用期和崗前培訓(xùn)方面的制度規(guī)定與公司的高級管理人員、 高級技術(shù)人員以及涉及到公司商業(yè)秘密的人員簽訂保密協(xié)議，對負有保密義務(wù)人員簽