表格的使用秘技

1、EXCEL使用秒技也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel的最高版本2002中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關于Excel的別樣風情。一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別如“工業(yè)企業(yè)、“商業(yè)企業(yè)、“個體企業(yè)等分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。 2.選中A

2、列“工業(yè)企業(yè)名稱所在列，在“名稱欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)字符后，按“回車鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)、“個體企業(yè)3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別的列如C列，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框。在“設置標簽中，單擊“允許右側的下拉按鈕，選中“序列選項，在下面的“來源方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)，“商業(yè)企業(yè)，“個體企業(yè)序列各元素之間用英文逗號隔開，確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列如D列，再翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框，選中“序列選項后，在“來源方框中輸入公式：=INDIRECTC1，確定退出。4.選中C列任意單元格如C4，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“

3、企業(yè)類別填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格如D4，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義選項，翻開“自定義對話框。在“命令標簽中，選中“類別下的“新菜單項，再將“命令下面的“新菜單拖到菜單欄。按“更改所選內容按鈕，在彈出菜單的“命名框中輸入一個名稱如“常用文檔。2.再在“類別下面任選一項如“插入選

4、項，在右邊“命令下面任選一項如“超鏈接選項，將它拖到新菜單常用文檔中，并仿照上面的操作對它進行命名如“工資表等，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔菜單中某個菜單項如“工資表等，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接翻開選項，翻開“分配超鏈接對話框。通過按“查找范圍右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿如“工資.xls等文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要翻開“常用文檔菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接選項拖到了“常

5、用文檔菜單中，但并不影響“插入菜單中“超鏈接菜單項和“常用工具欄上的“插入超鏈接按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色顯示，低于1000元的工資總額以“棕色顯示，其它以“黑色顯示，我們可以這樣設置。1.翻開“工資表工作簿，選中“工資總額所在列，執(zhí)行“格式條件格式命令，翻開“條件格式對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000。單擊“格式按鈕，翻開“單元格格式對話框，將“字體的“顏色設置為“紅色。2.按“添加按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件大

6、于等于1500，字體設置為“藍色；小于1000，字體設置為“棕色。3.設置完成后，按下“確定按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號工具欄。 1.執(zhí)行“工具宏錄制新宏命令，翻開“錄制新宏對話框，輸入宏名如“fuhao1并將宏保存在“個人宏工作簿中，然后“確定開始錄制。選中“錄制宏工具欄上的“相對引用按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏工具欄上的“停止按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏

7、。2.翻開“自定義對話框，在“工具欄標簽中，單擊“新建按鈕，彈出“新建工具欄對話框，輸入名稱“專業(yè)符號，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令標簽中，選中“類別下面的“宏，將“命令下面的“自定義按鈕項拖到“專業(yè)符號欄上有多少個特殊符號就拖多少個按鈕。3.選中其中一個“自定義按鈕，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏選項，翻開“指定宏對話框，選中相應的宏如fuhao1等，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。

8、五、用“視面管理器保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器吧。1.翻開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行或列標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏選項，將不需要打印的行或列隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖視面管理器命令，翻開“視面管理器對話框，單擊“添加按鈕，彈出“添加視面對話框，輸入一個名稱如“上報表后，單擊“確定按鈕。3.將隱藏的行或列顯示出來，并重復上述操作，“添加好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，翻開“視面管理器，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上

9、的“打印按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式選項命令，翻開“選項對話框，進入“自定義序列標簽中，在“輸入序列下面的方框中輸入部門排序的序列如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間等，單擊“添加和“確定按鈕退出。 2.選中“部門列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)排序命令，翻開“排序對話框，單擊“選項按鈕，彈出“排序選項對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛剛自定義的序列，按兩次“確定按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表局部單元格中的內容

10、不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格區(qū)域，執(zhí)行“格式單元格命令，翻開“單元格格式對話框，在“數(shù)字標簽的“分類下面選中“自定義選項，然后在右邊“類型下面的方框中輸入“；三個英文狀態(tài)下的分號。2.再切換到“保護標簽下，選中其中的“隱藏選項，按“確定按鈕退出。3.執(zhí)行“工具保護保護工作表命令，翻開“保護工作表對話框，設置好密碼后，“確定返回。經(jīng)過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護標簽下，請不要去除“鎖定前面復選框中的“號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表

11、格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性命令，翻開“數(shù)據(jù)有效性對話框，切換到“輸入法模式標簽下，按“模式右側的下拉按鈕，選中“翻開選項后，“確定退出。以后中選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法輸入法列表中的第1個中文輸入法自動翻開，中選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如?電腦報?而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具自動更正命令，翻開“自動更正對話框。2.在“替換下面的方框中輸入“p

12、cw也可以是其他字符，“pcw用小寫，在“替換為下面的方框中輸入“?電腦報?，再單擊“添加和“確定按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw字符此時可以不考慮“pcw的大小寫，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具宏Visual Basic編輯器菜單命令或按“Alt+F11快捷鍵，翻開Visual Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入模塊菜單命令，插入一個新的模塊模塊1。3.在右邊的“代碼窗口中輸入以下代碼：F

13、unction Va,b,hV = h*a+b/2End Function4.關閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式工作表背景命令，翻開“工作表背景對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格區(qū)域中拖拉，同時選中這些單元格區(qū)域。3.按“格式工具欄上的“填充顏色右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調色板中，選中“白色。經(jīng)過這樣

14、的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格區(qū)域下面就沒有襯圖片了其實，是圖片被“白色遮蓋了。提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&就能將它搞定此處假定將B、C、D列合并到一列中。1.在D列后面插入兩個空列E、F列，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復制操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼命令，

15、翻開“選擇性粘貼對話框，選中其中的“數(shù)值選項，按下“確定按鈕，E列的內容不是公式即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1

16、單元格，輸入公式：=IFMODROW，3=0，IF0MODROW，3=1，sheet1！A$2，INDEXsheet1！$A：$G，INTROW+4/3+1，COLUMN。2.再次選中A1單元格，用“填充柄將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條根本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域第1位學生的成績條區(qū)域，按“格式工具欄“邊框右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線選項，為選中的區(qū)域添加邊框如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作。4.同時選

17、中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用工具欄上的“格式刷按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較適宜。Excel的“搜索函數(shù)功能可以幫你縮小范圍，挑選出適宜的函數(shù)。執(zhí)行“插入函數(shù)命令，翻開“插入函數(shù)對話框，在“搜索函數(shù)下面的方框中輸入要求如“計數(shù)，然后單擊“轉到按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)有關的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工

18、作表Sheet1時，需要查看其它工作表中Sheet2、Sheet3某個單元格的內容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖工具欄監(jiān)視窗口命令，翻開“監(jiān)視窗口，單擊其中的“添加監(jiān)視按鈕，展開“添加監(jiān)視點對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點。以后，無論在哪個工作表中，只要翻開“監(jiān)視窗口，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數(shù)據(jù)和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式工具欄上“邊框右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，

19、選“繪圖邊框選項，或者執(zhí)行“視圖工具欄邊框命令，展開“邊框工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以去除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Exce

20、l就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)菜單的“有效性選項。在“設置卡片“有效性條件的“允許下拉菜單中選擇“文本長度。然后在“數(shù)據(jù)下拉菜單中選擇“等于，且“長度為“4。同時，我們再來到“出錯警告卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告設為“停止，并在“標題和“錯誤信息欄中分別填入“輸入文本非法!和“請輸入四位數(shù)年份。字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告

21、訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式的數(shù)值前方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比方“文本類型啊，“序列大小啊，“時間遠近啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光榮呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次翻開Excel，軟件總是默認翻開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先

22、我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3如果我們想關聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比方，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯菜單的“填充選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表。這時，Excel會彈出“填充成組工

23、作表的對話框，在這里我們選擇“格式一項，點“確定后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER源數(shù)據(jù)格，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER源數(shù)據(jù)格，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER源數(shù)據(jù)格，將文本轉換成“適當?shù)拇笮?，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的

24、A1單元格中輸入小寫的“excel，然后在目標單元格中輸入“=UPPERA1，回車后得到的結果將會是“EXCEL。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPERA3，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比方員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符輸入到此位置。當然，如

25、果你想提取姓名的話，那么要使用“=LEFT源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比方我們要想從A5單元格中提取“武漢兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MIDA5,4,2就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th后綴，但大但凡以“1、“2、“3結尾的數(shù)字卻分別是以“st、“nd和“rd結尾的。而且，“11、“12、“13這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍

26、然是以“th結尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IFORVALUERIGHTA2,2=11,12,13,th,IFORVALUERIGHTA2=1,2,3,CHOOSERIGHTA2,st,nd,rd,th。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以“11、“12、“13結尾的，那么加上“th后綴；如果第1原那么無效，那么檢查最后一個數(shù)字，以“1結尾使用“st、以“2結尾使用“nd、以“3結尾使用“rd；如果第1、2原那么都無效，那么就用“th。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。

27、二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“平安填寫法，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT函數(shù)。它的根本格式是“=REPT“特殊符號，填充位數(shù)。比方，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結尾處用“#號填充至16位，就只須將公式改為“=A2&REPT#,16-LENA2即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側用“#號填充至16位，就要改為“=REPT#,16-LENA3&A3；另外，如果我們想用“#號將A4中的數(shù)值從兩側填充，那么需要改為“=REPT#,8-LE

28、NA4/2&A4&REPT#8-LENA4/2；如果你還嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$符號的話，那就改為：“=TEXTA5,$#,#0.00&REPT#,16-LENTEXTA5,$#,#0.00，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)立文本直方圖除了重復輸入之外，“REPT函數(shù)另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)立由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比方我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列作為直方圖中“預算內月份的顯示區(qū)，將“G列那么作為直方圖中“超預算的顯示區(qū)。然后根

29、據(jù)表中已有結果“D列的數(shù)值，用“Wingdings字體的“N字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IFD3<0,REPTn,-ROUNDD3*100,0,，然后選中它并拖動“填充柄，使E列中所有行都能一一對應D列中的結果；接著在G3單元格中寫入公式“=IFD3>0,REPTn,ROUNDD3*100,0,，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數(shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE函數(shù)的

30、虛擬計算外，還要動用“TRIM函數(shù)來刪除空格。比方現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫助：“=IFLENA1=0,0,LENTRIMA1-LENSUBSTITUTETRIMA1,+1該式的含義是先用“SUBSTITUTE函數(shù)創(chuàng)立一個新字符串，并且利用“TRIM函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關于歐元的轉換這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具菜單中找到它。不過，我

31、們可以先選擇“工具菜單中的“加載宏，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具選項，“確定后Excel 2002就會自行安裝了。完成后我們再次翻開“工具菜單，單擊“歐元轉換，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區(qū)域和“目標區(qū)域，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。 二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大

32、的不同就是Excel是將填入表格中的所有內容包括靜態(tài)文本都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內。我們可以利用“函數(shù)查詢，對目標數(shù)據(jù)進行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。比方在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們那么建立了一個“函數(shù)查詢區(qū)域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如下：將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入之“函數(shù)選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP 函數(shù)，點“確定。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)窗口中我們設置“L

33、ookup_value指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值為“C8即搜索我們在C8單元格中填入的人名；“Table_array指數(shù)據(jù)搜索的范圍為“A2B6即在所有學生的“語文成績中搜索；“Col_vindex_num指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號為“2即數(shù)值在第2列；“Range_lookup指是否需要精確匹配為“FALSE說明不是。如果是，就為“TURE。設定完畢按“確定。此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUPC8，A2B6，2，F(xiàn)ALSE。復制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUPC8，A2C6，3，F(xiàn)ALSE；“

34、=VLOOKUPC8，A2D6，4，F(xiàn)ALSE；“=VLOOKUPC8，A2E6，5，F(xiàn)ALSE；“=VLOOKUPC8，A2F6，6，F(xiàn)ALSE其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP函數(shù)的成效。試著在“C8單元格中輸入某個學生名，比方“趙耀，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊“數(shù)

35、據(jù)菜單的“分類匯總選項。并在彈出菜單的“選定匯總項區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，單擊表格左側的“+按鈕即可。二十八、插入“圖示盡管有14大類50多種“圖表樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復雜的數(shù)據(jù)關系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在版本Excel 2002中參加了“圖示的功能。雖然在“插入菜單的“圖示窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結構卻起到了“四兩撥千斤的效果。比方要顯示數(shù)據(jù)的層次關系可以選擇“組織結構圖；而要表達資金的流通過程那么可以選擇“循環(huán)圖；當然，要說明各種數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以

36、選擇“維恩圖。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調出“圖示工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫甚至還可以多添加幾個圓環(huán)。二十九、熟悉Excel的“從文本到語音這是Excel 2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不管從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比較的。按照Office的默認安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音的選項后，就可以在Excel的“工具菜單中看到“語音工程了。如圖21所示，翻開一個表格，隨

37、便選擇其中的內容，然后單擊“從文本到語音工具欄上的“朗讀單元格按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。還有一點需要說明的是，如果你想調整Excel 2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板中雙擊“語音圖標，然后在“文字到語音卡片上調整即可三十、Excel中“攝影功能的妙用這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)功能格格不入，因為它的作用竟然是“抓屏!而且還不是像“PrintScreen按鈕那樣“一把亂抓，而是允許讓你通過鼠標進行選擇，“

38、指哪抓哪。要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具菜單的“自定義選項。在“命令卡片的“類別中點“工具，再在命令欄中找到“攝影按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一局部“照相，只須先選擇它們圖23，然后按下“攝影按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍了下來。然后將鼠標移動到需要顯示“照片的地方當然，也可以是另一張表格，再次按下“攝影按鈕，這樣剛剛被“拍攝的“照片就立即粘貼過來了。當然，和“照片一同出現(xiàn)的還有“圖片工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝下

39、來的表格數(shù)據(jù)看看刷新一下“照片，結果“照片中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了!三十一、在多張表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會奇怪，為什么每次翻開Excel，軟件總是翻開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算工程的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當十的制勝法寶。比方我們首先制作“Sheet1為“一班學生成績表，“Sheet2為“二班學生成績表，然后來到“Sheet3，想進行“一班和“二班各科成績的比較以及“年級平均分的計算。此時我們就可以將光標定位到目標

40、位置，選擇好相關函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側的“按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“×班學生成績表!××單元格的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3的目標位置都會適時進行重新計算。三十二、“馴服Excel 2002的剪貼板窗口Excel 2002極大地改良了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個工程而Excel 2000只能容納12個。而且，這個剪貼板可以在任何Office應用程序之間來回拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當你連續(xù)使用兩次“復制或“剪切命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服剪貼板的方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項，去除“自動顯示Office剪貼板復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標出現(xiàn)在系統(tǒng)任務欄上或隨時彈出來，只須去除掉“在任務欄