如何解決集中采購中的7大難題

1、向萬科學(xué)習(xí)【如何解決集中采購中的7大難題】請(qǐng)借鑒2014-07-17 15萬精英同在 房地產(chǎn)經(jīng)理人聯(lián)盟甲指乙供協(xié)議目錄通過各種形式的采購確定符合建筑效果、確保工程質(zhì)量、滿足工程進(jìn)度、同時(shí)具有價(jià)格競爭優(yōu)勢(shì)、合作良好的材料、設(shè)備、部品、工程分包方面的資源供方，提升工程建設(shè)效益。萬科集團(tuán)采購管理過程要解決7方面的問題（1）采購方式的選擇？ （2）確定采購標(biāo)的建筑效果、技術(shù)性能特性等方面的問題？（3）標(biāo)的工程施工要求、采購標(biāo)的的界面？（4）標(biāo)的單位、數(shù)量及其計(jì)量、造價(jià)結(jié)算方 式？（5）資源供方搜尋、篩選、考察，確定投標(biāo)入圍單位？（6）選擇、確定中標(biāo)單位的標(biāo)準(zhǔn)、程序？（7）采購過程的組織？1.采購方式的

2、選擇A、招標(biāo)（邀請(qǐng)招標(biāo)、公開招標(biāo)）萬科規(guī)定凡采購金額大于10萬以上，且具有足夠供方資源可供選擇的標(biāo)的，必須進(jìn)行網(wǎng)上公開招標(biāo)。（考慮工作量，保證入圍單位質(zhì)量，一般均采用邀請(qǐng)招標(biāo)，3家以上，4-5家最為適宜）B、非招標(biāo)方式1）10萬以下小額采購（需進(jìn)行比價(jià)）2）10萬以上（a、能保證效果的供應(yīng)資源不足，b、國有壟斷自來水、電力等）免招標(biāo)程序【采購配套文件】工程物資采購方式作業(yè)指引1.目的規(guī)范采購方式。2.適用范圍用于工程的材料、設(shè)備及其相關(guān)的施工安裝服務(wù)等的采購管理工作。3.術(shù)語和定義3.1實(shí)時(shí)限價(jià)材料：由工程建設(shè)方指定材料品牌、品質(zhì)、供應(yīng)商，并要求工程總承包方限價(jià)采購的材料。3.2戰(zhàn)略合作采購：

3、為保證品質(zhì)、控制成本、提高效率而進(jìn)行的采購，一般每種產(chǎn)品或服務(wù)確定12家長期戰(zhàn)略合作伙伴，簽署長期戰(zhàn)略合作采購協(xié)議，協(xié)議期一般為12年，協(xié)議內(nèi)規(guī)定相關(guān)產(chǎn)品和服務(wù)的范圍及單價(jià)，還包括合同范本，在協(xié)議期內(nèi)公司與戰(zhàn)略合作采購的長期合作伙伴按照協(xié)議內(nèi)的合同范本及單價(jià)簽署采購合同。3.3招投標(biāo)采購：公司為保證品質(zhì)、控制成本、通過招投標(biāo)的方式進(jìn)行的采購。3.4直接委托/議標(biāo)采購：因市場(chǎng)壟斷、行政專營項(xiàng)目等原因未能進(jìn)行招投標(biāo)的十萬元以上的采購，其適用范圍詳見工程物資免招標(biāo)采購作業(yè)指引。3.5小額采購：采購金額小于十萬元（含十萬元）的采購，有兩家以上供方的應(yīng)采用比價(jià)的方式，單一供應(yīng)商可采用談判方式。4.職責(zé)4

4、.1材料采供部4.1.1負(fù)責(zé)按照工程物資戰(zhàn)略合作采購操作指引選擇采購長期合作伙伴，并簽署戰(zhàn)略合作采購協(xié)議。4.1.2負(fù)責(zé)所有的招投標(biāo)采購。4.1.3負(fù)責(zé)在滿足工程物資免招標(biāo)采購作業(yè)指引要求條件下辦理的議標(biāo)/直接委托采購。4.1.4負(fù)責(zé)采購金額在十萬元以下（含十萬元）的小額采購。4.2成本控制部4.4.1負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)時(shí)限價(jià)材料進(jìn)行核價(jià)。5.工作程序5.1判斷需要采購的產(chǎn)品與服務(wù)是否在戰(zhàn)略合作采購的范圍，如果在，則直接簽署戰(zhàn)略合作采購合同，如果戰(zhàn)略合作采購的產(chǎn)品無法滿足設(shè)計(jì)或營銷的需要，則需在取得公司總經(jīng)理書面審批同意后報(bào)材料采供部，方可自行招投標(biāo)采購。5.2需要采購的產(chǎn)品與服務(wù)不在戰(zhàn)略合作采購范圍內(nèi)

5、，則判斷采購金額是否大于五十萬元，如果不大于五十萬元，可通過小額采購方式進(jìn)行；如果大于五十萬元，原則上進(jìn)行招投標(biāo)采購。5.3對(duì)于大于五十萬元的采購，如果產(chǎn)品與服務(wù)屬于行政專營、市場(chǎng)壟斷或滿足要求的供應(yīng)商數(shù)量不足等原因無法滿足招投標(biāo)采購的，則按照工程物資免招標(biāo)采購作業(yè)指引進(jìn)行議標(biāo)/直接委托采購。5.4對(duì)于不適合甲方采購的材料、設(shè)備，采用實(shí)時(shí)限價(jià)方式進(jìn)行，操作如下：5.4.1 施工總包合同中明確的指定品牌、供應(yīng)商但由乙方采購的材料或設(shè)備。5.4.2 施工過程中建設(shè)單位認(rèn)為有必要強(qiáng)調(diào)材料的品質(zhì)，并對(duì)價(jià)格、供應(yīng)商加以限制的材料或設(shè)備。6.支持性文件6.1.工程集物資中采購作業(yè)指引6.2.工程物資招標(biāo)采

6、購作業(yè)指引6.3.工程物資免招標(biāo)采購作業(yè)指引7.相關(guān)記錄免招標(biāo)采購作業(yè)指引1.目的明確免招標(biāo)采購的操作方法，確保符合公司相關(guān)規(guī)定及采購工作的透明。2.適用范圍合同金額大于五十萬元，而無法進(jìn)行招投標(biāo)的工程和材料采購。3.術(shù)語和定義3.1.免招標(biāo)采購：包括直接委托采購和議標(biāo)采購兩類。3.2.直接委托采購：行政專營項(xiàng)目的采購、如供電、供水、供氣、有線電視、電信工程等3.3.議標(biāo)采購：金額大于五十萬元的采購，因以下原因無法進(jìn)行招投標(biāo)。a）產(chǎn)品性能要求突出或品質(zhì)要求極高，市場(chǎng)中滿足要求的的供應(yīng)商不足三家，不能滿足招標(biāo)條件。b）戰(zhàn)略合作采購協(xié)議期滿前一個(gè)月，供方提交續(xù)約申請(qǐng)，材料采供部組織完成履約評(píng)估，供

7、方履約合格，經(jīng)材料采供部對(duì)相應(yīng)產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格、市場(chǎng)競爭、替代產(chǎn)品進(jìn)行分析后，認(rèn)為適宜續(xù)約的。4.職責(zé)4.1.材料采供部4.1.1.負(fù)責(zé)直接委托采購。4.1.2.負(fù)責(zé)議標(biāo)采購。4.2.分管副總/總經(jīng)理4.2.1.負(fù)責(zé)批準(zhǔn)所有直接委托/議標(biāo)采購。5.工作程序5.1.議標(biāo)/直接委托采購的計(jì)劃5.1.1.材料采供部在編制公司工程采購計(jì)劃時(shí)，對(duì)工程物資采供控制表已確定采用議標(biāo)/直接委托采購方式的，應(yīng)注明。5.2.直接委托采購審批5.2.1.對(duì)于直接委托采購，由主辦部門填寫工程物資采供合同（協(xié)議）審批表，報(bào)公司分管副總/總經(jīng)理批準(zhǔn),并在工程物資采供合同（協(xié)議）審批表中注明“直接委托”的采購方式。5.3.議

8、標(biāo)采購審批5.3.1.所有屬于本指引3.3條款要求范圍的工程物資議標(biāo)采購，供方必須來源于工程物資合格供方名單、工程物資試用供方名單，對(duì)于非工程物資合格供方名單、工程物資試用供方名單的工程供方，材料采供部應(yīng)按照工程物資供方資質(zhì)審查作業(yè)指引的要求對(duì)工程供方進(jìn)行資質(zhì)審查，不得與屬于工程物資不合格供方名單的工程供方簽約。5.3.2.本作業(yè)指引中屬3.3的議標(biāo)采購，由材料采供部填寫工程物資免招標(biāo)審批表，報(bào)分管副總/總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理合同。6.支持性文件7.相關(guān)記錄2.確定采購標(biāo)的建筑效果、技術(shù)性能特性等方面的問題？A、建筑效果色彩、質(zhì)感、形式、建筑功能（譬如鋁合金門窗開啟、空調(diào)配置）設(shè)計(jì)管理部職責(zé)萬科在

9、進(jìn)行采購之前，會(huì)要求設(shè)計(jì)管理部提出明確的建筑效果要求，或提供樣板；在設(shè)計(jì)管理部未能提出明確建筑效果，可提出由采購管理部提供一至兩家配合單位（供應(yīng)商），提供樣品并與設(shè)計(jì)管理部共同研究探討確定建筑效果；如確實(shí)需要，如鋁合金門窗，可要求配合單位試制樣品，供設(shè)計(jì)管理部確認(rèn)。B、技術(shù)性能特性技術(shù)性能特性材質(zhì)、材質(zhì)的力學(xué)性能、化學(xué)性能、材質(zhì)的加工處理等方面的屬性。采購管理部職責(zé)【采購配套文件】樣板施工及樣品制作審批作業(yè)指引流程要素流程目標(biāo)：確保材料部品型號(hào)外觀及施工質(zhì)量滿足公司要求。確保材料樣品按照設(shè)計(jì)要求及時(shí)完成制作，審批封樣過程嚴(yán)謹(jǐn)、高效。1.目的確保材料部品型號(hào)外觀及施工質(zhì)量滿足公司要求。確保材料樣

10、板/樣品按照設(shè)計(jì)要求及時(shí)完成制作，審批封樣過程嚴(yán)謹(jǐn)、高效。2.適用范圍涉及土建施工類、室內(nèi)裝修類、景觀工程類、綠化工程類影響設(shè)計(jì)效果的所有材料部品（詳見7.材料樣品（樣板）及審批權(quán)限分類表）。3.職責(zé)3.1.材料采供部/工程管理部3.1.1.按照樣板施工及樣品制作審批流程表要求制作樣品。3.1.2.負(fù)責(zé)批準(zhǔn)樣品制作完成時(shí)間。3.1.3.選擇樣板/樣品制作單位。3.1.4.負(fù)責(zé)樣板/樣品及時(shí)完成和整改。3.1.5.負(fù)責(zé)辦理樣板/樣品加工制作費(fèi)的立項(xiàng)、結(jié)算和支付流程。3.2.設(shè)計(jì)管理部3.2.1.填寫樣板施工及樣品制作審批流程表。3.2.2.明確設(shè)計(jì)要求，提供圖紙或照片。3.2.3.組織設(shè)計(jì)管理部

11、門對(duì)完成樣板/樣品審批封樣。3.3.設(shè)計(jì)管理部經(jīng)理3.3.1.負(fù)責(zé)批準(zhǔn)審批意見。3.3.2.負(fù)責(zé)批準(zhǔn)封樣意見。3.4.分管設(shè)計(jì)副總3.5.1. 負(fù)責(zé)批準(zhǔn)須由總經(jīng)理層審批的材料部品封樣意見。4.工作程序4.1.編制樣板施工及樣品制作審批流程表。4.1.1.設(shè)計(jì)管理部在編制樣板施工及樣品制作審批流程表時(shí)，應(yīng)以文字描述樣板/樣品技術(shù)要求，附圖紙或照片。4.1.2.材料采供部/工程管理部在材料采供部/工程管理部意見欄，填寫完成時(shí)間。4.1.3.材料采供部/工程管理部選定樣板/樣品制作單位。4.1.4.樣板/樣品完成后，設(shè)計(jì)管理部組織設(shè)計(jì)人員對(duì)樣板/樣品評(píng)審并填寫審批意見。4.2.封樣4.2.1.首次評(píng)

12、審，滿足設(shè)計(jì)要求的，由設(shè)計(jì)管理部經(jīng)理審批封樣意見。4.2.2.封樣意見審批流轉(zhuǎn)完成的樣板施工及樣品制作審批流程表交材料采供部/工程管理部存檔，作為封樣依據(jù)。4.2.3.首次評(píng)審，不滿足設(shè)計(jì)要求的，由設(shè)計(jì)管理部經(jīng)理審批整改意見。4.2.4.首次評(píng)審，不滿足設(shè)計(jì)要求的，由材料采供部/工程管理部在材料采供部/工程管理部意見欄中審批整改完成時(shí)間。4.2.5.二次評(píng)審，滿足設(shè)計(jì)要求的，由設(shè)計(jì)管理部經(jīng)理審批封樣意見。4.2.6.需經(jīng)總經(jīng)理層審批的，由設(shè)計(jì)管理部主辦人填寫審批意見一欄中是否需請(qǐng)總經(jīng)理層審批，并交總經(jīng)理層審批意見流轉(zhuǎn)。5.樣板/樣品加工制作費(fèi)5.1.樣板/樣品加工制作費(fèi)指代加工單位因加工樣板/

13、樣品而發(fā)生的加工、制作、運(yùn)輸?shù)人匈M(fèi)用。5.2.材料采供部/工程管理部在委托合作單位加工樣板/樣品前，填寫零星工程委托單。5.3.材料采供部/工程管理部在樣板/樣品審批結(jié)束后填寫零星工程竣工驗(yàn)收單及工程結(jié)算審批表。按照樣板/樣品制作難度可以支付制作單位申請(qǐng)費(fèi)用的100-150。6.量產(chǎn)材料設(shè)備封樣6.1.如設(shè)計(jì)管理部要求采用量產(chǎn)材料設(shè)備，可由材料采供部或項(xiàng)目經(jīng)理部直接填寫材料設(shè)備封樣清單。按照材料樣品（樣板）及審批權(quán)限分類表的審批權(quán)限要求，請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)管理部填寫封樣意見。6.2.易混淆材料設(shè)備封樣。材料樣品（樣板）及審批權(quán)限分類表備注欄以號(hào)標(biāo)注材料設(shè)備。必須做到型號(hào)與實(shí)物/照片齊備。且須要求供應(yīng)商送

14、樣核對(duì)無誤后方可準(zhǔn)備批量供貨。批量供貨前，須填寫送樣標(biāo)簽。7.材料樣品（樣板）及審批權(quán)限分類表3.標(biāo)的工程施工要求、采購標(biāo)的的界面？A、工程施工要求施工工藝，施工過程控制，施工管理等方面的要求。B、采購標(biāo)的的界面1）標(biāo)段劃分2）采用分包、甲供、甲定乙供（譬如石材招標(biāo)）3）工作界面的處理：總包單位對(duì)分包單位、供應(yīng)商如何管理；各自的工作邊界；水電費(fèi)的處理；給與分包單位、供應(yīng)商的工作面；工期要求等解決（2）、（3）以后應(yīng)整理完成的工作成果1）對(duì)外的在招標(biāo)文件中使用的技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)編制要求2）對(duì)內(nèi)的技術(shù)標(biāo)評(píng)審要點(diǎn)及其權(quán)值【相關(guān)配套文件】技術(shù)標(biāo)書編制要求技術(shù)標(biāo)書應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：一、產(chǎn)品加工制作

15、1、加工制作工藝流程、主要加工設(shè)備清單：對(duì)工藝進(jìn)行詳細(xì)介紹。2、防腐處理措施。3、產(chǎn)品質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和承諾技術(shù)指標(biāo)。4、為配合入住后或施工過程中損壞維修，對(duì)型材、五金配件等材料做出的備料安排。二、現(xiàn)場(chǎng)施工組織設(shè)計(jì)1.編制說明及編制依據(jù)：1.1.編制依據(jù)1.2.編制說明2.工程概況及特點(diǎn)：2.1.總述2.2.現(xiàn)場(chǎng)概況2.3.本次投標(biāo)的施工目標(biāo)2.4.招標(biāo)工程概況2.5.本工程的重點(diǎn)及難點(diǎn)3.項(xiàng)目組織管理機(jī)構(gòu)3.1.項(xiàng)目經(jīng)理（所有）及主要管理人員簡介3.2.以上人員相應(yīng)資質(zhì)的復(fù)印件3.3.管理機(jī)構(gòu)職責(zé)劃分4. 現(xiàn)場(chǎng)安排4.1.明確是否需要需方提供加工、倉庫、住宿場(chǎng)地。5.施工進(jìn)度計(jì)劃及勞動(dòng)力安排5.

16、1.施工段劃分及施工程序5.2.總工期及進(jìn)度計(jì)劃安排5.3.工期保證措施5.4.勞動(dòng)力計(jì)劃6.施工機(jī)械設(shè)備7.工程施工方案及技術(shù)措施要求（包括主要采用新技術(shù)、新工藝的說明）8.質(zhì)量目標(biāo)及保證措施：8.1.防滲漏及防水措施8.2.防止質(zhì)量通病的措施9.安全文明目標(biāo)及保證措施10.施工措施10.1.相關(guān)單位協(xié)調(diào)配合措施10.2.雨季、冬季施工及臺(tái)風(fēng)、炎熱等氣候條件下施工措施10.3.成品、半成品保護(hù)措施11.遇需方工期緊急應(yīng)對(duì)措施三、跨地區(qū)服務(wù)措施1、產(chǎn)品供貨安裝前后的配合服務(wù)說明，包括：提供樣品、選型配合、補(bǔ)貨、施工指導(dǎo)、驗(yàn)收、保修等的配合服務(wù)及費(fèi)用情況。2、總部、各地區(qū)針對(duì)戰(zhàn)略采購服務(wù)組織機(jī)構(gòu)

17、的設(shè)置情況。3、協(xié)議及合同要求外，投標(biāo)單位還可承諾的服務(wù)配合內(nèi)容（該內(nèi)容會(huì)作為評(píng)定標(biāo)的依據(jù)之一）。四、樣窗投標(biāo)單位根據(jù)招標(biāo)單位提供的圖紙制作樣窗。說明：一、以上內(nèi)容須制成明標(biāo)一份，統(tǒng)一用A4紙簡單裝訂。另外，請(qǐng)投標(biāo)單位，單獨(dú)就鋁合金門窗年經(jīng)營業(yè)績匯總列表，示范表格見下表。4.標(biāo)的單位、數(shù)量及其計(jì)量、造價(jià)結(jié)算方式？在萬科，此部分工作內(nèi)容，會(huì)形成一個(gè)招標(biāo)文件的一個(gè)分項(xiàng)文件經(jīng)濟(jì)標(biāo)編制要求很顯然的一個(gè)事情，經(jīng)濟(jì)標(biāo)編制要求的編寫是在技術(shù)要求及技術(shù)標(biāo)編制要求完成的基礎(chǔ)上進(jìn)行，只有明確了采用了怎樣的產(chǎn)品，工作界面，工作范圍，經(jīng)濟(jì)標(biāo)編制要求才有的放矢。另外，經(jīng)濟(jì)標(biāo)評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（一般情況下）【本部分附件太大，大約2

18、萬多字，不再在本文講述，可關(guān)注地產(chǎn)商學(xué)院微信號(hào)：dichanMBA獲取】5）資源供方搜尋、篩選、考察，確定投標(biāo)入圍單位？1）資源供方的搜尋：門戶開放原則公司內(nèi)部任何部門、任何人員都可以向采購管理部推薦適合在公司項(xiàng)目中合作的工程單位、分包單位、供應(yīng)商。2）篩選資質(zhì)預(yù)審文件預(yù)審合格，進(jìn)入考察程序3）考察在萬科中，對(duì)供應(yīng)商、分包單位有如下分級(jí)：A、試用供方（考察通過）B、合格供應(yīng)商（在項(xiàng)目中有過合作，并經(jīng)工程管理部考核合格）C、優(yōu)秀供應(yīng)商（在項(xiàng)目中有過合作，并經(jīng)工程管理部考核優(yōu)秀）D、戰(zhàn)略供應(yīng)商6）選擇、確定中標(biāo)單位的標(biāo)準(zhǔn)、程序A、選擇確定中標(biāo)單位的標(biāo)準(zhǔn)萬科書面的準(zhǔn)則：綜合評(píng)分最高者萬科實(shí)際操作的結(jié)果：經(jīng)評(píng)審的合理最低價(jià)為何呢？1）標(biāo)