公文格式簡介

1、公司絕密公文格式簡介<公文格式簡介>作為一種特定體式的文體,公文在國家政治生活經濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。為了使國家行政機關的公文處理工作更加規(guī)范化制度化科學化,不斷適應改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化,2000年8月份,國務院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎上,發(fā)布了國家行政機關公文處理辦法(以下簡稱新辦法),并規(guī)定從2001年1月i日起施行。新辦法規(guī)定,公文中的要素主要為:秘密等級和保密期限緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號簽發(fā)人標題主送機關正文附件說明成文日期印章附注附件主題詞抄送機關印發(fā)機關和印發(fā)日期等。按照國家質量技術監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的國家行

2、政機關公文格式,公文的各要素分為眉首主體版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心,即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面,對公文各要素和標識作一簡單介紹。一眉首部分主要標識公文份數序號秘密等級和保密期限緊急程度發(fā)文機關標識發(fā)文字號簽發(fā)人等要素。公文份數序號。公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標識時,用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度,分“秘密”“機密”“絕密”三級。新辦法規(guī)定,涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,“

3、絕密”“機密”級公文還應當標明份數序號,“秘密”“機密”“絕密”公文均應標注保密期限。標識秘密等級時,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,秘密等級和保密期限之間用“”隔開。緊急程度。急件公文分為“特急”“急件”兩種。其中,電報應當分別標識“特提”“特急”“加急”“平急”。標識時,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊密程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。發(fā)文機關標識。發(fā)文機關標識由發(fā)文機關名稱和“文件”二字組成,如

4、“xx省人民政.府文件”等。對一些特定公文可只標識發(fā)文機關名稱(函件)。發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。標識位置是上邊緣到版心上邊緣25mn處,上報的公文發(fā)文機關標識在上邊緣到版心上邊緣80mm處。國家質量技術監(jiān)督局發(fā)布的國家行政機關公文格式還規(guī)定,發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識。字號一般應小于22mmx15mm聯(lián)合行文時,主辦機關名稱排列在前,“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側,上下居中排布。聯(lián)合行文機關過多時,必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字年份序號組成,如“x政發(fā)199982號”,“x政發(fā)”指發(fā)文機關代字,“1999”指年份,“82號”指發(fā)文序號

5、。整個意思就是xx省人民政.府在1999年所發(fā)的第82號文件。標識位置在發(fā)文機關標識下空2行處,用3號仿宋體字,居中排布;年份序號用阿拉伯數碼標識;年代應用全稱,用六角括號“括入;序號不編虛位,即不編為001,不加“第”字。簽發(fā)人。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空i字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關順序依次順排,同時,使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行,并下移紅色反線,使紅色反線與發(fā)文字

6、號繼續(xù)保持為4mm二主體部分主要標識公文標題主送機關正文附件成文時間發(fā)文機關印章附注等要素。公文標題。一般由發(fā)文機關名稱概括而成的公文主要內容和公文種類組成,如xx省人民政.府關于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定xx省人民政.府辦公廳關于進一步做好春季農業(yè)生產和當前農村經濟工作的通知等。公文標題是文件內容的高度概括,文字要求準確簡要概括,書寫時要居中書寫,用2號小標宋體字。回行時要注意做到詞意完整,排列居中對稱,間距恰當,做到既有美感,又要避免產生異義。除法規(guī)規(guī)章名稱加書名號外,公文標題一般不用標點符號。主送機關。指公文的主要受理機關,書寫時應當使用全稱或規(guī)范化簡稱統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關,

7、必須同時報送幾個主送機關的,可以用抄送形式;下行文可以有兩個以上的主送機關,但是,如果主送機關過多,則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱,如“各地行政公署,各市自治州人民政.府,省政.府各部門:”等。標識位置在標題下空1行處,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標識方法同抄送。公文正文。標識在主送機關名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數字年份不能回行。4.附件。公文如有附件,在正文下空一行左空2字處,用3號仿宋體字標識,后標全角冒號和名稱。附件如有序號,使用阿拉伯數碼,如

8、“附件:1xxxxxx”。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第i行頂格標識“附件”,有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂,應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。成文日期。以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期需要完整寫出年月日,而且必須用漢字書寫(“零”寫為“o”)。成文時間標識時,右邊要空4字。發(fā)文機關印章。按照xx省實施v國家行政機關公文處理辦法>細則(試行)“公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外,其他公文一律加蓋印章。單一機關制發(fā)的公文蓋印的位置一

9、般應上距正文2mnr4mm,以端正居中下壓成文時間為標準。當印章下弧無文字時,采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時,采用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章:當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時,應將成文時間拉開,左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切,相距不超過3mm當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時,應將各發(fā)文機關名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前,每排最多排3個印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章,均居中排布。最后一排印章之下右空2字標識成文時間。這里需要注意的是,新辦法規(guī)定,聯(lián)合上報的公文,由主辦機關

10、加蓋印章,而舊辦法只是規(guī)定,聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關加蓋印章。附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中,應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。三版記部分主要標識主題詞抄送機關印發(fā)機關和印發(fā)時間等要素。1主題詞。是進行文獻標引存儲檢索等工作的工具,位于附注之下,抄送機關之上,它是實現機關辦公自動化,提高辦公效率和質量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為:反映公文內容的主題詞在前,反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中,反映公文中心內容的主題詞在前,反映公文分述內容的主題詞在后;在多主題詞公文中,反映公文內容的各主

11、題詞按其出現的先后次序排列。主題詞用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號,詞目用3號小標宋體字,詞目之間空1字。抄送機關。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送,在主題詞下一行,左空1字用3號仿宋體字標識,后標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開,回行時與冒號后的抄送機關對齊。在最后一個抄送機關后標句號。印發(fā)機關和印發(fā)時間。位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置,用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字,印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。四其他格式中的幾個用線。在眉首與主體之間,一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是,黨.的領導機關如中央

12、省.委地委縣.委文件的間隔線中間有一顆紅角星,行政機關如國務院省政.府市政.府縣政.府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線,中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下4mn處與版心等寬,采用紅色反線。版記中各要素之下均加一條黑色反線,寬度同版心。2.用紙。公文用紙一般采用gba4型,成品幅面尺寸為210mmx297mm紙張定量為60g/m280g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%?90%,橫向耐折度大于或等于15次,不透明度大于或等于85%,ph值為7.5?9.5。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r,應采取調整行距字距的措施加以解決,務使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁無正文”的方法

13、解決。排版規(guī)格與印制裝訂要求。(1)排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字,一般每面排22行,每行排28個字印刷要求。雙面印刷,頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm黑色油墨應達到色譜所標bi100%,紅色油墨應達到色譜所標y80%.m8%。印品著墨實均勻,字面不花不白無斷劃。裝訂要求。公文應左側裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落,后背平整不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處,允許誤差士4mm平訂釘鋸與書脊間的距離為3mmr5mm頁碼。用4號半角白體阿拉伯數碼標識,置于版心下邊緣之下一行處。數碼左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm單頁碼居右

14、空1字,雙頁碼居左空1字,空白頁與空白頁以后的頁不標識頁碼。001機密一年磐政【xx年】xx號磐安縣人民政.府關于xxxxxxxxxx的通知xxxxx:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxo附件:1xxxxxxxx2xxxxxxxx(磐安縣人民政.府章)二oo二年x月x日toco"1-5"hz°丄?u主題詞i.xxxxxx1-:抄送:xxx;xxxxxxo磐安縣人民政.府辦公室xx年年x月x日印發(fā)倚窗遠眺,目光目光盡處必有一座山,那影影綽綽的黛綠色的影,是春天的顏色。周遭流嵐升騰,沒露出那真實的面孔。面對那流轉的薄霧,我會幻想,那里有一個世外桃源。在天階夜色涼如水的夏夜,我會靜靜地,靜靜地,等待一場流