控制減少辦公用品費用

1、關于降低辦公費用指導性的建議為積極響應和貫徹公司“降本增效”工作，進一步降低辦公成本， 減 少辦公費用開支，遏制浪費現(xiàn)象，結合公司實際情況特擬訂指導性建 議。一、辦公費用是指固定資產購置費、 低值易耗品購置費、 500 元以下辦公用品及耗材 費用、復印打印費、維修費等 5 項費用。二、管理職責1、辦公費用的歸口管理部門是辦公室，各部門 /項目配合進行。2、辦公室的職責：(1) 擬定年度辦公費用的總指標，根據公司審批通過的總指標或 預算進行分解指標；(2) 指定專人按月對辦公費用進行統(tǒng)計，分攤費用到部門/項目與人，每月 10 號前出上月的統(tǒng)計報表；(3) 按月收集各部門 /項目固定資產、低值易耗

2、品、辦公用品及耗 材的采購并匯總；(4) 負責辦公費用的統(tǒng)計、審核并按月分解到個人，公用性質的 辦公費用分解到各部門 /項目(公司公用的辦公費用分到辦公室但不納 入辦公室辦公費用考核) ；(5) 負責固定資產購置費用、低值易耗品購置費用以及辦公用品 和耗材費用、維修費用的請款以及報銷手續(xù)辦理；(6) 監(jiān)督各部門/項目的費用使用情況并對可能超支的單位提前 預警；(7) 負責辦公費用的考核。每季度第一月10日前、每年一月份的 10日前內分別對上季度、上一年的辦公費用進行考核并公布考核結果。三、各部門/項目的職責：(1) 每月25日前填報本部門/項目次月的辦公用品月度需用計劃 申報表交辦公室；(2)

3、 負責對辦公室提供的費用統(tǒng)計表進行確認并簽署意見；四、辦公費用控制1、堅持辦公用品登記、簽字、領用制度。各部門辦公用品有專人管 理，在申請領用文具類或紙張類辦公用品時應將其上次領用情況作備注說明。電池類用品一律實行“以壞換新”的原則，(臨時急用用品除外) 可反復使用的辦公用品一律不得新購。2、 剪刀、訂書機、計算器、直尺等人手一件，損壞按領用時間2年 以上允許以舊換新。(如屬于質量問題損壞，視情況而定)3、加快推進無紙化辦公，利用 0A辦公系統(tǒng)或網絡電子文檔進行公 文處理，減少紙質文件和復印數(shù)量。4、根據文件需要確需紙質打印或復印時，要嚴格控制紙張數(shù)量，提 倡紙張雙面使用和單面廢紙再利用。各部

4、門打印機、復印機旁設置“可 再利用紙張收集箱”，用于收集用紙過程中可再利用的紙張。打印、復 印非正式資料時，應首先使用收集箱中的單面紙張。屬于保密資料的 文件，即不可再利用，各部門應及時銷毀。5、 嚴格控制辦公用品及復印紙張的領取，1包以上（含1包）的復印 紙必須經部門經理簽批，并做好紙張用途及數(shù)量登記，接受質檢的監(jiān)督檢查。6、電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機等設備，要落實管理責 任，加強管理延長其使用壽命，在使用中出現(xiàn)故障以檢查維修為主， 使用期不考慮更換。盡量減少硒鼓、墨粉等材料的消耗量，避免因保 管及使用不當導致?lián)p耗，降低辦公設備消耗；電腦設備不能維修的， 統(tǒng)一由電腦部整合作零部件再

5、次利用。7、加強復印機管理，各部門每次復印時在復印登記本上簽字，綜合 部隨時抽查登記情況。財務對各部門辦公用品使用情況進行季度專項 檢查，并將結果納入其績效考核。8、辦公筆提倡選用鋼筆和墨水，減少中性筆或簽字筆申購，重復利用中性筆或簽字筆筆套，達到降本的目的。9、減少申購，物品公用。如照相機、復印機、打印機（網絡打印） 等，由專人保管建立內部借用登記制度。如需外借，未經領導批準， 保管人不得擅自外借，如因私自借出或使用保管不善造成損壞、丟失 的，按酒店財務制度進行賠償。10、來訪人員接待視情況提供一次性紙杯，盡量減少一次性紙杯的使 用量。五、辦公配套費用控制1、用電（1 ）春秋季減少空調的開啟

6、；(2) 冬夏季根據天氣情況，適度控制空調溫度。辦公區(qū)域夏季(室內 溫度26 C以上)開啟空調；冬季(室內溫度18 C以下)開啟空調，離開 辦公室必須關閉空調；(3) 開空調時不準開門窗，工作時間提倡每天少開1小時空調；(4) 碎紙機、復印機用后立即關閉電源；(5) 飲水機下班后關閉電源；(6 )辦公電腦長時間不用時，應關閉電腦顯示器；下班前1分鐘應關閉辦公室內全部電器設備。2、純凈水(1) 各辦公室要合理使用純凈水，減少水資源浪費；(2) 不得用純凈水涮杯子，澆花草。以上建議主要是通過部門加強辦公用品的科學管理及有效利用， 減少浪費，增強降本意識，切實把“降本增效”工作落到實處。六、費用組成

7、說明1、固定資產費用與低值易耗品費用是指各部門 /項目新購物品產生的費 用。各部門/項目閑置的固定資產由辦公室統(tǒng)一調撥，調撥的固定資產 不進入調入部門的固定資產費用。2、2500元以下辦公用品及耗材是以各部門/項目的領用量乘以領用物 品的單價進行結算。3、維修費是以各部門/項目實際發(fā)生的維修費用進行統(tǒng)計， 復印機的維 修費按各部門/項目復印量的比例進行分攤。公司公用設施、設備(包 括但不限于傳真機、程控交換機等)的維修費用分到辦公室但不納入辦公室辦公費用考核。七、辦公費用考核辦法1、辦公費用的考核采用過程控制與結果控制相結合的辦法；采用季度 考核與年終考核相結合的方式進行?？己藛伪仨氂赊k公室與

8、責任人雙 方簽字生效，將在季度末和年終公布，公布前將對超出標準的責任人 先進行核對。2、考核辦法中所有的費用數(shù)據是以費用產生部門 /項目與辦公室雙方簽 字確認的統(tǒng)計數(shù)據為準。3、辦公費用考核標準是以人均辦公費用的標準作為考核依據。分為季 度考核標準和年考核標準。八、部門考核標準1、季度考核標準人均辦公費用標準x季度末月部門/項目人數(shù)x32、年考核標準人均辦公費用標準x當年末月本部門/項目人數(shù)x 123、以上標準中所涉及到的當月、當季度、當年末月人數(shù)是指以辦公室 提供的當月最后一天、當季度最后一天以及當年最后一天單位在崗人 數(shù)。部門/項目辦公費用考核標準表部門辦公用品易耗品備注工程部元/月元/月

9、策劃部元/月元/月材料部元/月元/月財務部元/月元/月造價部元/月元/月銷售部元/月元/月辦公室元/月元/月東托項目部元/月元/月工程技術部元/月元/月遼河口項目部元/月元/月阜新項目部元/月元/月集團辦元/月元/月九、考核辦法1、 辦公室根據統(tǒng)計的結果以及設定的標準來判斷各部門/項目的辦公費用標準并與部門負責人簽定部門人均辦公費用確認書，同時公開明確物品使用時間，按月將各部門的辦公費用進行分攤并按季度考核； 主要針對各部門是否將每月、每季度以及當年全年的辦公費用控制在 規(guī)定的額度范圍內。2、考核結果主要用于對部門的提示與預警，作為部門控制辦公費用的 參考數(shù)據。3、各部門考核結果評判標準為人均標準，有實際情況不同者，可在考核結果核對期間3日內到辦公室申述并提供相關證明材料方可修訂考 核結果，過期或材料不可取（過于違反常理或沒有部門分管領導簽字 認可）則按照原考核結果生效。十、考核超標的標準與獎罰1、根據各部門簽定的部門辦公費用確認單的最低人均辦公費用標準，浮動在10%以上則超標，浮動在10%以下則應提出獎勵；部門/ 項目如果當季度的