文控管理辦法

1、浙it天榊牟燈集團有限公司山東凱源木業(yè)有限公司管理文件文件編號：KY-MTRX-BOOI版次：A/1文控管理辦法1總則1.1目的為進一步規(guī)范山東凱源木業(yè)有限公司（以下簡稱公司）文件控制 管理，完善文件的編訂、修改、收發(fā)、分類標(biāo)準(zhǔn)，對公司管理、業(yè)務(wù)、 合同等文件的排版、打印格式、輸出的格式等進行統(tǒng)一，確保其規(guī)范 性和協(xié)調(diào)性，特制訂木辦法。1.2適用范圍本辦法適用于公司各部門及分公司各部門體系文件及外來文件。1. 3職責(zé)權(quán)限1.3. 1人事行政部負(fù)責(zé)本辦法編制、修訂、廢止的起草。1.3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)本管理辦法編制、修訂、廢止的校對。1.3.3董事長負(fù)責(zé)本管理辦法編制、修訂、廢止的審核批準(zhǔn)。1.3.

2、4人事行政部負(fù)責(zé)木管理辦法的發(fā)放及存檔管理。1. 4文件定義1. 4. 1管理文件：指為規(guī)范公司管理而形成的有效指導(dǎo)日常運作 的文件，包括管理制度、組織機構(gòu)、流程、規(guī)定、規(guī)范、辦法、程序、 標(biāo)準(zhǔn)、紅頭文件、表單等。1.4.2業(yè)務(wù)文件：指各業(yè)務(wù)項目部門針對營銷業(yè)務(wù)編寫的對外相 關(guān)文件。1. 5分類及定義1.5.1管理工具類：指為公司各類管理文件、業(yè)務(wù)文件、各類標(biāo) 準(zhǔn)、程序等體系內(nèi)文件的編訂、修改、廢止等所有文件控制的指導(dǎo)性 文件。1.5.2管理程序類：指為公司各類管理、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、采購等全 運營過程的工作/作業(yè)流程確定性文件。1.5.3管理標(biāo)準(zhǔn)類：指為公司各類管理、業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、采購所有 工作/作

3、業(yè)活動過程中的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)性文件。1. 6分級標(biāo)準(zhǔn)1.6.1管理文件共分三級，對應(yīng)層級分別為：一級管理文件：為公司層而所編訂、控制的管理文件二級管理文件：為部門層而所編訂、控制的管理文件罰!4內(nèi)容十五淅江天狒車燈UUMjRl公司三級管理文件：為基層層而所編訂、控制的管理文件2文件結(jié)構(gòu)及編寫標(biāo)準(zhǔn)2.1頁眉：公司IogO和公司全稱，公司全稱用“五號”“宋體”“左對齊”編寫。2.2文件頭：公司全稱加管理文件，“一號”“黑體”“加粗” “居中”編寫，換行文件編號和版次，“四號”“仿宋體”“不加粗” “左對齊”編寫，換行下劃線。2.3文件名：文件名全稱，“三號” “黑體”“加粗”“居中” 編寫。2.4文件標(biāo)

4、題：“四號” “仿宋體”“加粗”編寫。2.5文件正文：“四號”“仿宋體”“不加粗”編寫。2.6文件編號：一級編號以阿拉伯?dāng)?shù)字1加空格一個字符，以此類推；二級編號以一級編號為前提后綴.1加空格一個字符，以此類 推；三級編號以一、二級編號為前提后綴.1加空格一個字符，以此 類推；四級編號以一、二、三級編號為前提后綴.1加空格一個字符, 以此類推。最高設(shè)四級編號，四級編號后細(xì)項以為編號。（示例： 一級編號1+空格；二級編號1.1+空格；三級編號1.1.1+空格；四級 編號1. 1. 1. 1+空格）2.7頁腳：包括文件類別、抄送詳情、編訂日期、生效日期、頁罰!4內(nèi)容十五淅江天狒車燈UUMjRl公司碼

5、，小五號宋體不加粗左對齊編寫。2.8段落行間距：文件名行間距為一倍間距，段前、后各增加1行，文件正文為單倍行間距。2.9段落縮進：分段落為首行字符縮進2字符。3文件分類編號設(shè)定 文件流 傳達(dá)層部門編文件類別公司代3. 1文件編碼說明3. 2公司各部門及分公司各部門下達(dá)的每一個文件只允許有唯 一的一個編碼。3.3公司及各分公司編碼如下：3.3.1山東凱源木業(yè)有限公司編碼：KY3.3.2山東藍(lán)源化工有限公司編碼：LY3.3.3山東宏源熱力有限公司編碼：HY3.3.4山東俏家裝飾有限公司編碼：QJ反閔內(nèi)容十五淅江天狒車燈UUMjRl公司3.4文件類別編碼如下:文件類別文件編碼英文管理工具MTMana

6、gement TOOI管理程序MPManagement PrOCedUre管理標(biāo)準(zhǔn)MSManagement StandardS3.5部門編碼如下:部門名 稱部門編 碼部門名稱部門編 碼部門名稱部門編 碼總經(jīng)辦ZB金融項 目部JX人事行 政部RX審計部SJ3. 6文件流水號自O(shè)Ol起連續(xù)往下延續(xù)編寫（合同文件除外）。3.7文件傳達(dá)層級是指文件需貫徹深度，具體劃分如下層級編碼公司高層A中層管理/部門負(fù)責(zé)人B基層管理/部門職員C基層員工D3.8版次號為初次定版發(fā)布為A/1,施行期間修訂后為A/2,以此類推。文件改版后為B/1,施行期間修訂為B/2,以此類推。3.9文件內(nèi)記錄表格、表單、附件編碼以文件

7、編碼為基礎(chǔ)，后綴 附件號，以阿拉伯?dāng)?shù)字顯示。（示例：本管理辦法內(nèi)附件一編碼為： KY-MTRX-BOOI-OI）4文件控制流程文件控制流程詳見凱源木業(yè)文控流程圖（附件一編碼:KY-MTRX-BOOI-OI）。5文件管理5.1管理文件定期修訂、改版、評審和廢止，具體標(biāo)準(zhǔn)如下:文件等級管理動作周期一級修訂1年改版2年評審1年廢止5年二級修訂1年改版2年評審1年廢止5年三級修訂1年改版2年評審1年廢止5年5. 2當(dāng)管理文件所對應(yīng)的管理活動流程、標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時,或開發(fā)出更適用于對應(yīng)管理項的管理措施、方式或標(biāo)準(zhǔn)時，進行實時 修訂或改版。5.3管理文件發(fā)布、評審、審批需填寫管理文件審批記錄表（附件二

8、 編碼：KY-MTRX-BOOI-02）5.4該管理辦法正式實施后，原文由人事行政部負(fù)責(zé)存檔管理， 除必要公司業(yè)務(wù)用途之外不得外借。5.5經(jīng)批準(zhǔn)實施后的文件，由人事行政部列入公司受控文件清 單（附件三編碼：KY-MTRX-BOOI-03）,并對文件進行動態(tài)管理。5.6文件發(fā)放前，人事行政部根據(jù)確定的發(fā)放范圍標(biāo)明發(fā)放號和 受控狀態(tài)。受控狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩種，受控文件由總 經(jīng)辦蓋“受控”章，任何受控文件均應(yīng)確保其為有效版本。5.7管理文件的發(fā)放由總經(jīng)辦統(tǒng)一印制發(fā)放，并填寫管理文件 收發(fā)記錄（附件四編碼：KY-MTRX-BOOI-04）,領(lǐng)取部門負(fù)責(zé)人簽 字后方可領(lǐng)取。6附則6.1木管理

9、辦法經(jīng)董事長審批后正式生效。6.2管理辦法內(nèi)未盡事宜以公司實際管理為準(zhǔn)。6.3遇管理辦法內(nèi)條款與相關(guān)法規(guī)或地方行政標(biāo)準(zhǔn)沖突時，以法 規(guī)及上級規(guī)定為準(zhǔn)，并對該管理辦法進行修訂。罰!4內(nèi)容十五淅江天狒車燈UUMjRl公司6.4人事行政部保留對該管理辦法的最終解釋權(quán)。編制： 校準(zhǔn)：審核： 批準(zhǔn)：頁屛內(nèi)客十五淅江天狒車燈UUMjRl公司罰!4內(nèi)容十五附件一KY-MTRX-BOOl-OI編碼:凱源木業(yè)文控流程圖責(zé)任部門/人相關(guān)部門總經(jīng)辦董事長文件校準(zhǔn)/受控 獲取實施與簽批;評審作廢更改申銷明確編號、版次. 受控狀態(tài)、發(fā)放等：做好登記，確保 發(fā)放至相關(guān)使用部 J;注意電子文件的 管理.防止文件失控:人事行政 部人事行政 部各部門必要時對適用性相關(guān)部門進行評審：履行文件更改手相關(guān)部門續(xù)，做好文件更新：/人事行政部履行文件作廢手續(xù)。附件二KY-MTRX-BOOl-02編碼:管理文件審批記錄表文件 名稱文件 編號管理 部門編-VItU制人會簽部 門簽字日期部門簽字日期文件 內(nèi)容簡述校準(zhǔn)簽字：年 月 日審 批簽字：年 月 日