文件和檔案管理制度

1、文件檔案管理制度1目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理， 對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行 中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié) / 場所使用的文件具有統(tǒng) 一性、完整性、 正確性和有效性， 與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本 文件，防止誤用作廢文件。對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效 運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。2 范圍 本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定 了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的 綜合管理體系運(yùn)行中形成的

2、所有記錄的控制。3 職責(zé)3.1 各過程管理部門職責(zé)：3.1.1 負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。3.1.2 負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。3.1.3 負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4 負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。3.1.5 負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。3.2 生產(chǎn)部職責(zé)：3.2.1 負(fù)責(zé)管理手冊的編制。3.2.2 負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。3.3 各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。3.4 各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。4 程序內(nèi)容4.1 確定文件種類4.1.1 為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管

3、理體系文件分為外來文 件、綜合管理體系文件。4.1.2 外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和 標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識別與評價(jià)程序） ；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦 法；相關(guān)方的期望和要求。4.1.3 綜合管理體系文件a. 方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b. 實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；c. 控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。4.1.4 資料和記錄相關(guān)的資料包括但不限于：a. 各類分析/評價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（如OSHA統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)）;b. 特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c. 建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE預(yù)評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、 H

4、SE專篇、竣工驗(yàn)收報(bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；d. 各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄;e. 專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告；f. 化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護(hù)指南；g. 危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、 異常工況處置卡）h. 設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；i. 供應(yīng)商和承包商檔案；j. 作業(yè)許可證等；k. 其他資料。4.2 提出文件的編制和修改需求4.2.1 公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利， 但是必須向過程負(fù)責(zé)人提 出申請。4.2.2 過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。4.3 指定編寫人4.3.1 如需要編制或

5、修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。432管理手冊由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、 規(guī)定、表格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制；4.4進(jìn)行編寫4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a. 目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的b. 范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c. 定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d. 職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門e. 程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項(xiàng)活動提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限f. 相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g. 相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄h. 修改記錄

6、：本文件每次修改的主要概要的記錄i. 文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.4.2文件的編號按如下要求：文件層別號文件類別（AQ 公司代號JP其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02, 03 ,等；文件類別為：管理手冊用01標(biāo)識，程序文件用02標(biāo)識，公司級管理性制 度用03標(biāo)識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標(biāo)識，如生產(chǎn)部 用QG標(biāo)識。例子：文件編號：JP-AQ-0201法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序表格編號：編號JPL-AQ-0201/01 （適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求清單），其 中01表示對應(yīng)程序的第一張記錄。所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更

7、新4.5 評審和審批4.5.1 文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同 意，再送交相關(guān)部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量） ，并由 4.5.2 文件批 準(zhǔn)人應(yīng)對文件進(jìn)行仔細(xì)審核后， 如果同意在批準(zhǔn)欄簽字； 如果不同意將文件返回 文件編寫人（或部門） ，待修改完畢后再批準(zhǔn)。4.5.3 文件審批權(quán)限。a. 質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊、管理評審計(jì)劃及報(bào)告、 最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核， 總經(jīng)理批準(zhǔn)。b. 過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，安全生 產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。c. 技術(shù)類工藝操作規(guī)程

8、、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。d. 各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.6 發(fā)放控制4.6.1 生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件 , 建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文 件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、 增加/ 刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。 。4.6.2 各過程負(fù)責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后， 將書面文件及電子版 文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。4.6.3 各部門需建立文件控制清單 ，在發(fā)布 / 修改文件的同時(shí)，文件與文件清 單保持一致。4.7 使用控制4.7.1 生產(chǎn)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件， 保證體系文件始終保持最

9、新有效 狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。4.7.2 管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存；各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件；不 得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.8 文件更新4.8.1 文件更改時(shí)，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一 份）、填寫文件更改通知單 ，到辦公室登記備案后。 同時(shí)更新文件控制清單， 生產(chǎn)部保存批準(zhǔn)的文件原件。 同時(shí)各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立 即回收并更新，填寫文件與回收記錄 ，防止作廢文件非預(yù)期使用。4.8.2 當(dāng)文件在實(shí)施過程中因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等發(fā) 生變化時(shí)， 原文件編寫單位負(fù)責(zé)組織對

10、文件進(jìn)行評審。 如果需要進(jìn)行修改， 由原 文件編寫單位負(fù)責(zé)提出 文件更改申請后組織對文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。4.9 安全記錄管理4.9.1 建立記錄清單 安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、 收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。4.9.2 安全記錄的使用 按規(guī)定的項(xiàng)目填寫，所有記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂 改，不能使用鉛筆填寫。4.9.3 收 集 定期對安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。4.9.4 儲存、保護(hù)4.9.4.1 記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保 存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。4.9.4.2 記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時(shí)還 要做好標(biāo)識。4.9.4.3 保存期限依據(jù)“安全記錄臺帳”