后勤物資內(nèi)控管理辦法

1、后勤物資內(nèi)控管理辦法生效日期：2009年4月7日修訂日期:為加強對醫(yī)院后勤物資的監(jiān)督與管理，規(guī)范后勤物資采購、入庫、領(lǐng)用等程序， 達到節(jié)約開支、減少浪費、保證質(zhì)量、保障供應(yīng)的目的 ，參照國家相關(guān)的法律法規(guī)并 結(jié)合我院實際制定本規(guī)定。、預(yù)算編制每年年初由總務(wù)部根據(jù)歷年物資使用情況及本年度工作任務(wù)，編制各類物資采購年度預(yù)算報計財部。經(jīng)預(yù)算管理委員會審批后，由總務(wù)部根據(jù)年度預(yù)算編制每季度的 采購計劃并向計財部申報用款計劃。對在預(yù)算范圍內(nèi)的物資采購，按照本單位的財務(wù)制度和相關(guān)審批程序進行控制。 對于預(yù)算外的物資采購，根據(jù)醫(yī)院有關(guān)規(guī)定進行預(yù)算調(diào)整，報批后按采購程序進行采 購。季度末，計財部根據(jù)實際的采購

2、情況與本季度用款預(yù)算計劃對比分析，編制總務(wù)部物資采購預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。二、物資申請對常規(guī)有庫存的物資，由物資需求部門在物流網(wǎng)上填寫物資使用申請表，經(jīng)科室負責(zé)人或授權(quán)領(lǐng)用物品專人簽字后報總務(wù)部?？倓?wù)倉庫負責(zé)人（保管員）對于有庫存的各類常規(guī)物資根據(jù)安全庫存量、儲備定 額以及使用部門報送的申請表編制采購計劃， 填寫物資采購請購表報總務(wù)部負責(zé) 人、分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。對于特殊性應(yīng)急物資，需求科室應(yīng)填寫應(yīng)急物資采購申請表，注明所需物資 的特殊性及申請理由，經(jīng)科室負責(zé)人簽字后報總務(wù)部。總務(wù)部負責(zé)人根據(jù)所采購物資 的性質(zhì)、金額、用量等情況，依照醫(yī)院有關(guān)規(guī)定，簽批采購方式，安排采購人員進行 米購。倉庫中無庫存

3、且臨床使用科室用來應(yīng)對突發(fā)事件的急需必須品，不需申請。三、物資采購為了便于管理，確保物品質(zhì)量，采購應(yīng)遵循如下原則：采購物品在滿足需要的情 況下，同一性能物品，選擇性價比高、品牌、規(guī)格、型號統(tǒng)一的物品。對于應(yīng)急、特殊且價值低于 2000元的無庫存物資，使用科室應(yīng)填寫應(yīng)急物資 采購申請表，經(jīng)科室負責(zé)人簽字后，報總務(wù)部負責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)簽批。使用科室、 審計部可共同參與定價采購。價值低于1000元的，科室可先行墊付資金；價值在1000 2000元的，由使用科室持簽批后的應(yīng)急物資采購申請表到計財部辦理借用支 票手續(xù)。物資采購?fù)戤吶靸?nèi)，使用科室應(yīng)持發(fā)票到倉庫辦理驗收出入庫手續(xù)，再將 發(fā)票與入庫單及應(yīng)急

4、物資采購申請表一并報送計財部，由計財部統(tǒng)一報送院長簽 字報銷。對于單價或批量采購在5萬元以上的物資，在辦理采購申請、請購手續(xù)后，由總 務(wù)部負責(zé)人、分管院長、院長簽批立項，招標辦公室實施招標采購。對于單價或批量采購在1-5萬元的物資，由總務(wù)部組織，審計部、招標辦及使用 科室參加，共同HQ-045:后勤物資內(nèi)控管理辦法生效日期：2009年4月7日修訂日期:確定品牌、價格；或以議標的形式，按照購置計劃確定的數(shù)量、規(guī)格、型號、性能參 數(shù)進行市場調(diào)研、詢價和采購。單價或批量采購在1萬元以下的物資，倉庫負責(zé)人（保管員）填寫物資采購請 購表 經(jīng)總務(wù)部負責(zé)人、分管院長簽批后，由采購員負責(zé)采購。五金倉庫的物資采

5、購，供應(yīng)商必須提供送貨清單、發(fā)票 ，標明物資名稱、型號、 單價，經(jīng)核對無誤后方可采購，手續(xù)不全者，不予采購。醫(yī)用氣體由使用部門提出申請，總務(wù)部負責(zé)采購，審計部共同參與驗收。驗收合 格后，由采購員、倉管員、供應(yīng)商、審計人員四方在入庫單上簽字確認。四、采購合同原則上所有采購行為都應(yīng)簽訂采購合同。 對于常規(guī)物資，在充分考察市場的情況 下，依照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，以招標、競爭性談判等形式確定長期供應(yīng)商，同一物資供應(yīng) 應(yīng)確定不少于2家有資質(zhì)的供應(yīng)商，并簽訂長期供貨協(xié)議。各供應(yīng)商于每月向總務(wù)部、審計部、招標辦報送其所銷商品的價格表。在市場價 格波動時，院方根據(jù)性價比及供貨服務(wù)情況擇優(yōu)確定供應(yīng)商，調(diào)整供貨協(xié)議。采

6、購人員負責(zé)與供貨方制訂采購合同， 經(jīng)總務(wù)部負責(zé)人簽批后，報審計部、計財 部、分管院長、院長審批。五、驗收、入庫：購進物資應(yīng)及時辦理驗收、入庫手續(xù)。采購員每周將購貨發(fā)票、清單、合同及相 關(guān)產(chǎn)品說明書等有關(guān)資料交倉庫保管員審核。 倉庫負責(zé)人、保管員根據(jù)各類物資的質(zhì) 量、性能、包裝、數(shù)量、規(guī)格、型號進行驗收。對于特殊性物品，可由使用科室共同 參與驗收。驗收完畢即可辦理入庫手續(xù)，由采購員、保管員、供應(yīng)商在入庫單上三方 簽字，并加蓋“驗收合格專用章”。每周四由倉庫保管員將發(fā)票及入庫單報送計財部 確認。對于不合格產(chǎn)品或與合同發(fā)票不一致產(chǎn)品， 由采購員負責(zé)退貨。未經(jīng)驗收入庫 物品，一律不予辦理資金結(jié)算。物品

7、不經(jīng)驗收不得辦理入庫；驗收不合格的物品，不得辦理入庫。驗收時，應(yīng)查驗物品的質(zhì)量合格證明。根據(jù)物品購銷合同及物品隨同單、采購計劃、發(fā)票，核對物 品的數(shù)量及價格。物品包裝的標簽及所附說明書應(yīng)有生產(chǎn)企業(yè)名稱、地址、物品的通用名稱、規(guī)格、包裝、產(chǎn)品批號、生產(chǎn)日期、有效期、注意事項、儲藏要求等內(nèi)容。特殊物品的驗收必須注明物品使用地點、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、保修期、生產(chǎn)企業(yè)、供貨 單位、購貨數(shù)量、購進價格、購貨日期、驗收結(jié)論、使用單位驗收人員簽名、供需方 驗收人員簽名等內(nèi)容，實行雙人驗收制度。對人身有危害的特殊產(chǎn)品應(yīng)單獨登記， 設(shè) 專人管理。驗收記錄必須保存 3年。六、入賬、付款：HQ-045:后勤物資內(nèi)控管理

8、辦法生效日期：2009年4月7日修訂日期:當月驗收入庫的物資發(fā)票，經(jīng)采購員、使用科室相關(guān)人員、總務(wù)部負責(zé)人簽字后， 由保管員報審計部審核，并送分管院長審批，并于次月5日前連同入庫單、合同及相 關(guān)資料一并轉(zhuǎn)交計財部。除2000元以下特殊應(yīng)急物資外，必須附有審計部的審核意見，計財部方可辦理 入賬手續(xù)。計財部根據(jù)季度采購計劃進行審核，對有采購計劃、采購程序合乎規(guī)定、手續(xù)完 備的采購物資分類入賬核算。根據(jù)院內(nèi)付款規(guī)定，不論金額大小，有付款合同的，按 照合同付款期限執(zhí)行；特殊性應(yīng)急物資于次月付款。每月月底，計財部按照入賬時間 將到期應(yīng)付款項分類制表，由經(jīng)辦人、財務(wù)負責(zé)人、院長簽字后方可付款。行政、后勤單

9、獨結(jié)算的，按正規(guī)程序結(jié)算；醫(yī)用氣體按應(yīng)急付款，不允許單獨報 銷。七、物品領(lǐng)用：領(lǐng)用物品應(yīng)由科室主任或護士長簽字（醫(yī)療組、護理單元應(yīng)分別簽字） 。倉庫保 管員根據(jù)使用科室在物流網(wǎng)上的領(lǐng)料申請單發(fā)放物品， 辦理出庫手續(xù)；倉庫配貨員送 貨至各領(lǐng)料科室；接收物品人員應(yīng)在出庫單上簽字確認。 出庫單一式四聯(lián)，分別交倉 庫、財務(wù)、經(jīng)管辦及領(lǐng)料科室。物業(yè)公司領(lǐng)料，倉庫應(yīng)辦理移庫單。物業(yè)公司根據(jù)派工單進行維修，并填寫科室 消耗物資明細表。物資名稱必須與倉庫移庫單上規(guī)定的物資名稱一致，并于消耗物資 的第二天反饋到倉庫，由倉庫保管員及時將轉(zhuǎn)移給物業(yè)公司的物資落實到相應(yīng)科室 倉庫轉(zhuǎn)移到物業(yè)的庫存價值不得高于 3000

10、元，并確保物品不丟失，不損壞。物業(yè)公 司到倉庫申領(lǐng)的物資，由物業(yè)公司負責(zé)保管，如有毀損、丟失，由物業(yè)公司賠償。每月月底，由倉庫保管員將當月出庫單匯總，編制科室消耗物資額分類統(tǒng)計表、 出庫分 類統(tǒng)計表、材料庫存匯總表以及當月庫存盤點表， 并于次月5日前報計財部。計財部 根據(jù)科室消耗物資額分類統(tǒng)計，進行科室成本核算。各科室對當月物資領(lǐng)用成本如有 疑問，總務(wù)部負責(zé)落實、核對和解釋。物品領(lǐng)用應(yīng)根據(jù)年初預(yù)算確定科室物品領(lǐng)用范圍及限額。（一）易耗物品：隔離衣、工作服、電話、石英鐘及各類工具等物品實行以舊 換新，按文件標準發(fā)放。（二）辦公用品、清潔用品：臨床、行政、后勤應(yīng)按照醫(yī)院定額標準領(lǐng)??；各部門特殊需要

11、的物品，由科室提出請領(lǐng)計劃，報分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，保管員按審批計劃 發(fā)貨。（三）勞保用品：執(zhí)行醫(yī)院勞保發(fā)放標準。（四）非常規(guī)領(lǐng)用的印刷品：科室提供樣品及數(shù)量、貨到后統(tǒng)一領(lǐng)出。（五）家具：使用科室申請，科室負責(zé)人簽字，總務(wù)部現(xiàn)場論證后報分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。八、審計監(jiān)督審計部對采購物資的價格及采購程序進行審計監(jiān)督，并對采購合同進行全面審計。對有庫存的常規(guī)物資，總務(wù)部在采購后，每月將采購發(fā)票、入庫單、合同及相關(guān)資料報審計部HQ-045:后勤物資內(nèi)控管理辦法生效日期：2009年4月7日修訂日期:對于招標以內(nèi)的常規(guī)物資，由審計部按中標合同對單價金額進行核對， 招標以外 的進行抽查，并簽署意見，報分管院領(lǐng)導(dǎo)簽批、入賬。對新增、急需、價值2000元以上的預(yù)算外物資，采購員應(yīng)于采購前將本次所需米購物資匯總，填寫物資集中米購單并擬定合同。米購時由使用部門、總務(wù)部、 審計部共同參與定價采購。九、日常管理根據(jù)庫存物資的用量和性質(zhì)制定經(jīng)濟庫存量， 實行儲備定額計劃。庫存物資要分類，按品種、規(guī)格合理存放。倉庫保管員應(yīng)當設(shè)置