EPC模式下方家山核電工程文件的控制與管理

1、EPC模式下方家山核電工程文件的控制與管理林子禎【摘要】方家山核電工程是采用工程總承包模式的工程工程，科學標準的做好工程工程文檔管理新模式下的文檔管理部門的首要工作任務。本文結合EPC模式下通過分析方家山核電工程文檔管理的特點及工作難點，提出在核電文檔管理中引入“三大控制的管理方法及措施，對后續(xù)EPC模式下的核電建設工程工程文件管理工作提供參考和借鑒?！娟P鍵詞】EPC模式；工程文檔；三大控制中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2457202112-0198-003DOI：10.19694/j ki.issn2095-2457.2021.12.0920引言方家山核電工程從202

2、1年12月澆筑第一罐混凝土開始，到2021年2月第二臺機組正式商運，從電廠初期的可行性研究工作開展到四通一平工作進行，到方家山核電工程總承包合同、各個設備的分包合同的談判簽訂，再到土建子項的施工和設備的安裝調試，直至機組運行發(fā)電。整個方家山核電工程的時間長度達7年之久。如果不對工程文件進行控制與管理，多年積壓下來的文件就會出現問題，從而影響整個方家山核電工程的文件質量。業(yè)主文檔管理部門在實施文檔全生命周期管理根底上，引入了“三大控制管理方式，即“工程文檔合同控制、歸檔進度控制、質量控制，并且開展了工程文檔最終驗收前相關準備工作，從而確保通過檔案最終順利驗收。1方家山核電工程EPC模式概述及文檔

3、的特點1.1方家山核電工程EPC模式概述EPC就是英文Engineering設計、Procurement采購、Construction施工的縮寫。?建設工程工程總承包管理標準GB/T50358-2021?里指出，工程總承包是指工程總承包企業(yè)受業(yè)主委托，按照合同約定對工程建設工程的設計、采購、施工、試運行等實行全過程或假設干階段的承包。EPC總承包是一種以向業(yè)主交付最終產品和效勞為目的，對整個工程工程實行整體構思、全面安排、協(xié)調運行、前后銜接緊密的承包體系。秦山核電廠擴建工程方家山核電工程是由中國核工業(yè)集團公司出資營建的商業(yè)性核電廠。中核集團秦山核電作為工程業(yè)主公司，負責秦山核電廠擴建工程建設和

4、運營，中國核電工程作為總承包商，承擔核電工程建設的平安、質量、進度、投資、技術與環(huán)境控制等工程管理責任，完成前期文件編制和效勞、工程設計、采購、建安、調試等工程總承包工作。1.2EPC模式下核電文檔自身特點1.2.1方家山核電工程建設過程中產生的工程文件種類繁多工程建設初期包含了可行性研究報告、地質水文勘察報告、四通一平文件、電廠初步設計文件等，工程建設中期包含了總承包合同、各個設備工程和施工子項的分包合同、土建施工文件、設備安裝文件、設備技術規(guī)格書等，工程建設后期包含了系統(tǒng)手冊、報警手冊、調試規(guī)程、系統(tǒng)流程圖等，工程建設末端還有大量的竣工文件。橫跨12個檔案大類中的11大類人事檔案除外，據統(tǒng)

5、計，截止2021年12月底，方家山核電工程歸檔館藏工程檔案總計254037件/33705卷，形成電子檔案總計358439件，總容量約為1433.6GB。不僅種類復雜，數量也十分巨大。1.2.2方家山核電工程文件接口眾多方家山核電工程采用的是業(yè)主負責下的工程公司總承包模式，由中國核電工程作為該工程總承包方。建設單位是中核集團秦山核電，施工單位是中國核電工程，監(jiān)理單位是北京四達貝克斯工程，設計單位是中國核電工程。工程公司在方家山工程中的對外接口包含了業(yè)主、設計院、土建施工單位、設備安裝單位、設備供應商等等，工程的外部接口多達幾百個，文件接口繁多。1.2.3檔案周期階段性明顯核電工程周期較長，從開始

6、的土建工程到后期的安裝調試工程，都要經歷好幾個階段。同期產生的工程文件也會相應的分為好幾個階段，比方前期準備階段、設計施工階段、調試/試運行階段等，具體又可以劃分為前期論證、可行性研究、總體設計、根底設計、詳細設計以及采購、土建、安裝、調試、試運行等階段。工程各個階段的每一項工作都必然產生相對獨立又互相關聯文件材料，從而賦予核電工程文檔系統(tǒng)性強的特點。1.3EPC模式下核電文檔過程控制的難點1.3.1方家山核電工程承包商檔案意識較為薄弱方家山核電工程承包商檔案人員素質良莠不齊?？陀^上來說，總承包單位的檔案人員還是有豐富管理經驗的專職人員，可是局局部包單位文檔人員難以滿足以上要求，一些承包商單位

7、工程人員會出現既非檔案專業(yè)出身，也無現場施工經驗，個別甚至是工程臨時聘任人員且流動性極大。由于缺乏檔案工作的理論知識和實踐工作經驗，這些承包商在工程文件管理工作的收集、整理、移交等環(huán)節(jié)的文件質量會下降，不符合工程文檔的相關要求。如現場施工文件材料收集不夠完整、文檔簽批手續(xù)缺失、不符合記錄遺漏跟蹤未形成閉環(huán)、文檔移交與現場施工進度脫節(jié)等，對整體工程文檔歸檔完整性及準確性形成隱患。1.3.2接口增多，導致前段控制稀釋，缺乏有效管理設施EPC模式下的核電工程文檔管理接口從“大業(yè)主模式下的“業(yè)主-分包單位轉變?yōu)椤皹I(yè)主-總承包商-分包單位。顯而易見，文檔接口增加了一個層級，即增加了總承包商。一方面，層級

8、增加有可能會導致信息傳遞誤差增大，另一方面，業(yè)主公司文檔管理要求與前段控制措施，通過總承包商轉換、專遞后，有可能發(fā)生稀釋和偏差，再那么分包單位移交文檔時，首先由總包單位進行審查，有可能同業(yè)主單位的審查尺度不一，是問題不能第一時間發(fā)現，從而影響后續(xù)工作的開展。同時接口的增多，客觀上必然造成管理流程變長，從而影響整個工程移交歸檔進度。2方家山核電工程文檔“三大控制與管理2.1工程文檔歸檔進度控制首先要制定并執(zhí)行文件歸檔進度分級方案，業(yè)主單位文檔管理部門制定并執(zhí)行編制組卷規(guī)劃、編制歸檔年度季度、月度方案并實施滾動跟蹤和開展歸檔進度檢查。總承包商文檔管理部門那么要求施工承包單位編制年度方案及季度歸檔方

9、案，并對制定的方案進行有效跟蹤，在方案執(zhí)行過程中對產生偏差滯后的問題要進行原因分析和采用的整改措施，對未按方案提交的文檔進行預警與催交，為確保文件歸檔進度滿足工程進展要求，通過竣工文件組卷協(xié)調會制定了各分包商按年/季編制?竣工文件組卷移交方案?，方案內容包括子項號、系統(tǒng)號、機組號、檔案號、十九位文件編碼、標題、方案移交卷數、方案移交時間、實際移交卷數、實際移交時間、完成率、偏差分析等內容。這樣可以使竣工文件組卷工作始終處在可控狀態(tài)下。分包商竣工文檔歸檔方案于2021年啟動，通過三年對分包商文檔歸檔方案管控，竣工文件歸檔進度已經取得了不錯的效果，能滿足業(yè)主文檔專項驗收時間要求，以2021年建安竣

10、工文件移交方案執(zhí)行情況為例，2021年土建實體工作已結束，安裝和調試工作已進入頂峰期，通過年度和季度方案控制，及時掌控分包商移交進度情況，土建承包商在移交進度上存在的嚴重滯后，設備承包商在移交進度上總體可控制，針對移交滯后問題，文檔部門通過方家山核電工程例會、工程文檔聯絡組會議以及文檔專題協(xié)調會等形式加快推動各參建商優(yōu)化竣工文件審查流程、增加文檔人員數量以及增加文印設施配置等，保證竣工文件按方案歸檔。2.2工程文檔質量控制2.2.1設備竣工文件質量控制設備竣工文件是工程工程檔案的重要組成局部，設備簽訂有378個設備采購合同包，設備廠家眾多，設備竣工文件來至于國內外各廠商，難于統(tǒng)一標準，因此總承

11、包商高度重視設備竣工文件的質量，采購部會同信息文檔部編制?設備竣工文件管理?、?設備采購現場開箱檢驗和移交管理?等設備管理程序，做好各設備工程負責人培訓，讓設備工程負責人掌握設備竣工文件的質量要求，檢查、指導、監(jiān)督各廠商，在設備資料出廠時可以在廠家優(yōu)先檢查，盡量使文件到現場后能保證其質量根本合格；設備竣工文件到達現場后，首先由現場工程負責人和文檔管理人員檢查設備竣工文件，初步檢查后總承包商文檔部門將設備竣工文件紙質、電子提交業(yè)主文檔部門進行文檔和技術內容審查確認，業(yè)主文檔部門依據?設備竣工文件整理與歸檔程序?發(fā)起竣工文件審查流程，文檔部門對設備竣工文件進行文檔要求方面的符合性審查，同時通過E-

12、DOC文件歸檔系統(tǒng)發(fā)起技術審查流程，設備相關處室技術人員對其文件進行技術審查，形成?秦山核電廠擴建工程文件檢查通知單?并附上?竣工文件技術審查記錄表?，業(yè)主文檔部門?文件檢查通知單?反響總承包商文檔部門匯總后通知設備廠家按審查意見整改、補充和完善，直至合格。2.2.2現場竣工文件質量控制建安竣工文件是檔案管理工作的重要組成局部，是對現場各承包商形成的施工文件進行收集、整理、歸檔、移交的過程管理?？偝邪虖墓こ桃婚_始就重視現場竣工文件的管理，總承包商先后編制了?現場竣工文件整理與歸檔要求?、?總包工程工程竣工圖編制原那么?以及?方家山現場文件檢查管理程序?等相關程序，對建安竣工文件和竣工圖收集、

13、整理、審查、移交與歸檔都有明確的規(guī)定，并要求建安分包商按照總包程序編制相應的文檔程序?？偝邪涛臋n部門根據工程進度分階段對竣工文件質量進行控制，2021年至2021年工程前期著重檢查監(jiān)督各承包商的文檔管理機構和文檔管理程序的編制，到了工程土建安裝階段主要監(jiān)督檢查各承包商形成的各種記錄的質量和收集工作的控制，工程后期主要對竣工文件的整理歸檔進行檢查，首先依照總承包商文檔部門檢查流程和檢查程序，使監(jiān)理公司、工程公司、業(yè)主公司和文檔管理等單位從不同角度進行檢查監(jiān)督指導，形成良好的檢查機制和順暢的檢查流程。主要在審查過程中對形成歸檔文件的各項原始憑證、資料逐一認真檢查，及時提出改正意見，并催促施工單位

14、修改、更正，要求竣工文件字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備、原那么上保證是原件，文件做到無污損、霉變、銹蝕、涂改、字跡褪變、撕裂、模糊等現象，尤其對竣工圖案卷質量進行嚴格把關，竣工圖力求完整、準確、清晰、標準、修改到位，真實反映工程竣工驗收的實際情況，所有竣工圖必須由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工章，監(jiān)理單位在竣工章監(jiān)理單位欄簽字認可。2.2.3文檔培訓納入崗位培訓系統(tǒng)體系培訓工作是方家山核電工程工程文檔管理的重要一環(huán)，主要由業(yè)主向總承包商、分包商的不定期開展業(yè)務培訓，著力開展業(yè)務崗位授權培訓，并納入公司整體員工授權體系中，并且為保證文檔培訓得到保證，業(yè)主文檔管理處起草、編制一

15、套方家山工程文檔培訓專用教材，據此通過自學或者課堂培訓的方式，讓相關人員學習工程文檔管理工作各項業(yè)務流程，從而彌補承包單位文檔人員業(yè)務水平參差不齊、人員流動性大的不利情況。2.3工程文檔合同控制文檔管理處參與總承包合同或自主工程合同簽訂，明確承包商在文檔方面的工作職責、執(zhí)行標準或程序、文檔編碼及格式、文件傳遞規(guī)那么、文檔整理及移交的范圍、種類、數量等文件要求；根據工程情況和合同規(guī)定，文檔管理部門至少在合同執(zhí)行結束前參加支付會簽，例如將設備出廠驗收時制造完工文件移交、建安竣工文件移交及完成情況設置為考核節(jié)點，以保證竣工文件按方案移交。文檔合同控制從責任主體上區(qū)分，包括業(yè)主對總承包商的評價和考核控

16、制、總承包商對分包商的評價和考核控制兩個層面。2.3.1業(yè)主對總承包商評價和考核控制業(yè)主公司積極推進實施了“總承包單位綜合評價工作，成立了綜合評價領導小組和工作小組，組建了包括質量監(jiān)督、質量管理、進度管理、平安管理、合同管理、投資管理、設計管理、設備管理、文檔管理等在內的根本覆蓋工程工程管理各個方面的監(jiān)督管理組織機構。每個領域確定幾項評價內容以引導評價，并制定具體的評價分數標準，評價分數的主要依據是階段工作開展中發(fā)現的問題，對于發(fā)現的問題要求必須舉出具體的事例，以確保評價的客觀性，便于評價完成后的交流和提升。各領域管理部門每季度組織一次綜合評價，形成各領域評價的量化結果和待改進行動項，并監(jiān)督總

17、承包商及時整改，以此來及時發(fā)現工程實施過程中的問題，幫助總承包商不斷提高工程管理水平。實施文檔合同管理內容包含文檔要求列入總包合同及各分包合同條款以及合同考核方法、參與重大合同的起草及談判活動、參與合同支付會簽和合同履行考核等。根據業(yè)主文檔管理處發(fā)布的?方家山工程總承包合同綜合評價管理方法?，業(yè)主文檔管理處負責對總承包商文檔管理處組織機構及人員配備情況、信息文檔管理、工程信息系統(tǒng)管理等領域進行綜合評價，填寫綜合評價意見，催促總承包商對相關問題進行整改，文檔板塊納在查考核內容和評分標準中所占比例約為10%，該活動為文檔領域監(jiān)督管理提供了渠道，提升了監(jiān)督管理效果，綜合評價完成后，就具體待改進行動項

18、，總承包單位能夠及時與提出問題的單位進行溝通和交流，更有利于問題的協(xié)調和解決，共同提高管理水平。2.3.2總承包商對分包商評價和考核控制總承包商文檔管理處現場部按照?方家山工程進度考核管理程序?要求，依據合同規(guī)定的文檔板塊區(qū)域及根據分包商竣工文件的質量、進度等情況，按季度、年度進行對各分包商文檔管理考核評分，文檔負責人對文檔領域進行打分并簽字，從2021至2021年文檔參與分包商文檔考核從未間斷，參與合同支付會簽數十次。3總承包驗收工作經驗總結3.1編制工程檔案驗收工作方案、最終驗收大綱為有序開展方家山工程檔案驗收各階段準備工作，業(yè)主文檔管理處專門編制了?方家山核電工程檔案驗收方案?，確保工程

19、檔案各階段工作按方案有序推進?？偝邪涛臋n管理部門那么發(fā)布?方家山核電工程最終驗收大綱?，方家山核電工程最終驗收委員會本著“職責無空白、責任不重疊的組織系統(tǒng)建立原那么，確定最終驗收組織結構，主要責任是負責竣工驗收準備，工程最終驗收的各項工作，并積極協(xié)助并配合業(yè)主做好與國家有關政府部門等相關單位的溝通聯絡工作。工程最終驗收組織機構由決策層、協(xié)調層、執(zhí)行層構成。3.2成立檔案驗收專項工作組為確保方家山工程竣工驗收工作順利開展，業(yè)主公司于2021年成立了竣工驗收領導小組及專項工作組，負責組織開展各項竣工驗收工作，檔案驗收專項工作組為8個專項工作組之一，全面負責工程檔案驗收的方案、協(xié)調、準備、迎檢、整

20、改工作。3.3注重工程檔案驗收支持材料準備，展示工程檔案管理工作成果為迎接工程最終驗收順利通過，需要提前做好支持材料精心策劃與準備，明確佐證材料收集范圍，通過對方家山文檔管理特點分析，并吸收同行歷次驗收材料準備經驗，編制了全宗指南，確定支持材料共分十四章節(jié)作為全宗指南附件，包括文檔組織與協(xié)調、文檔程序控制、合同控制、歸檔進度控制、質量控制及檢查、歸檔組卷總說明、檔案人員四參加活動記錄、檔案人員及培訓、檔案評估及外部監(jiān)督、文檔信息化建設、文檔方案及總結、工程檔案總目錄和工程檔案驗收準備材料及編研成果。工程文檔管理貫穿整個工程建設過程中，文檔管理活動材料收集需要長期的積累，對大量日常文檔管理活動，如文檔聯絡會、文檔專題會、工程進度推進會、開工會、驗收會等要做好“四參加記錄，為后期支持材料編纂提供各類記錄證明，雖然各類活動記錄