分析時(shí)間的重要性與時(shí)間分析方法

1、第5講對(duì)時(shí)間的分析【本講重點(diǎn)】分析時(shí)間的重要性時(shí)間分析方法【忠告】我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無(wú)法追回的。真正的價(jià)值在于我們利用它 做什么事。我們只有176個(gè)小時(shí)來(lái)完成每個(gè)月的目標(biāo)， 只有2112個(gè)小時(shí)來(lái)完成每年的目標(biāo)， 只要時(shí)間一流逝， 我們就一無(wú)所獲。讓某個(gè)人損失了時(shí)間就等于是偷了他的金錢，你損失了你的時(shí)間就等于是抵押了你的未來(lái)。時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。分析時(shí)間的重要性多數(shù)職業(yè)經(jīng)理都很忙，經(jīng)常加班加點(diǎn)，沒(méi)有周末，沒(méi)有休息時(shí)間，簡(jiǎn)直就是“忙碌”二 字的化身。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們?cè)诠ぷ髦斜憩F(xiàn)出來(lái)的忙亂與普通員工有很大的差異。

2、有沒(méi)有方法提高時(shí)間的利用率，有盡可能多的時(shí)間去陪陪家人？下面就來(lái)分析職業(yè)經(jīng)理之所以忙亂的原因。無(wú)計(jì)劃或計(jì)劃不周由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺(jué)得計(jì)劃對(duì)于他們沒(méi)有作用?？傉J(rèn)為計(jì)劃不如變化快，所以干脆不定計(jì)劃。計(jì)劃是時(shí)間管理的前提，沒(méi)有計(jì)劃，也就談不上 有效的時(shí)間管理。工作無(wú)主次工作總有主要與次要的差別，作為職業(yè)經(jīng)理，由于他的很多工作會(huì)影響到其他人，因而在工作中，必須分清楚哪些事情是必須做的，哪些事情可以慢一點(diǎn)處理，哪些事情不必親力親為。對(duì)于必須做的事情，不但要優(yōu)先處理，還要規(guī)定一個(gè)時(shí)限。不要讓不重要的事情影響到整個(gè)部門、團(tuán)隊(duì)的工作。有很多人按照先后順序來(lái)安排工作，這種方法的本身

3、就沒(méi)有主次之分，弊病是在次要工作上浪費(fèi)很多時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是有限的， 必然用在重要工作上的時(shí)間就要相對(duì)減少。這是優(yōu)秀職業(yè)經(jīng)理要避免的。不對(duì)下屬授權(quán)職業(yè)經(jīng)理的主要角色是管理者， 管理就要向下屬進(jìn)行有效的授權(quán)，通過(guò)下屬去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。不向下屬授權(quán)，很多工作都得由自己去完成?？傉J(rèn)為這個(gè)工作下屬做不了，那個(gè)工作下屬做不了，所有的工作都由自己做， 而下屬無(wú)事可做。 這種情況實(shí)際上是你在替下屬工作，而作為職業(yè)經(jīng)理需要做的很多工作反而沒(méi)有時(shí)間去完成，原因就在于把時(shí)間用錯(cuò)了地方， 用在根本不需要親自去做的事情上。自己忙得不可開(kāi)交， 結(jié)果不但家人報(bào)怨， 上司和下屬也不覺(jué)得你好。上司認(rèn)為你的工作效率低，員工認(rèn)為你不認(rèn)可

4、他的工作能力。總之，不向下授權(quán)往往會(huì)吃力不討好。溝通不善前面說(shuō)過(guò)，企業(yè)70%勺問(wèn)題是溝通障礙引起的。關(guān)于溝通障礙引起的時(shí)間浪費(fèi)主要體現(xiàn) 在兩個(gè)方面：1 .時(shí)間用于處理溝通不善帶來(lái)的惡果例如，某員工對(duì)公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見(jiàn)，但是，這 位員工卻私下議論， 或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶中傳開(kāi)，給公司形象帶來(lái)消極影響。作為上司，必須花時(shí)間去處理由此帶來(lái)的負(fù)面效應(yīng)。如果員工能夠與你進(jìn)行有效溝通，就不需要花費(fèi)時(shí)間去處理私下議論帶來(lái)的負(fù)面影響了。2 .無(wú)效溝通花了很多時(shí)間，卻沒(méi)有達(dá)成有效溝通，也就是用于溝通的時(shí)間沒(méi)有效率。很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了

5、大量的時(shí)間與下屬進(jìn)行溝通。問(wèn)題不是有沒(méi)有溝通，而是溝通的效果如何。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。溝通沒(méi)有了效果，我們稱之為“溝而不通”。不良習(xí)慣有的人把大量時(shí)間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。例如，喜歡在電話里聊天； 在桌面上堆放一大堆材料，用的時(shí)候就得花時(shí)間去找；有些人屬心血來(lái)潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人對(duì) 辦公環(huán)境特別敏感，必須在一定的環(huán)境中才能靜心工作；有些人在某些時(shí)段的工作效率不高。對(duì)于不良習(xí)慣，可能自己沒(méi)有意識(shí)到，但實(shí)際上浪費(fèi)了很多時(shí)間。如果是普通員工，不良習(xí)慣只會(huì)影響一個(gè)人。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進(jìn)行交流， 不良習(xí)慣就會(huì)影響到很多人，甚至影響部門的工作?！臼吕咳肆Y源部任經(jīng)理

6、為人誠(chéng)懇、工作勤奮，但總覺(jué)得沒(méi)有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙,卻忙的不是地方。讓我們來(lái)分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)：8: 30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問(wèn)題，一直到 10:00。10:00正準(zhǔn)備工作，又有電話詢問(wèn)有關(guān)新員工薪資的問(wèn)題，解釋了 20分鐘。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來(lái)請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到 11:00。11:00處理文件報(bào)告等，到 12:00 ,還有一部分沒(méi)有過(guò)目。吃過(guò)午飯，看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒(méi)有完成，就急忙趕到辦公室。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營(yíng)銷人員的事宜，由于對(duì)招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任

7、經(jīng)理又全包了下來(lái)， 包括招聘計(jì)劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確 定，這項(xiàng)工作又占去兩個(gè)小時(shí)。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來(lái)請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的傳聞。4: 30召集下屬開(kāi)會(huì)，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會(huì)議不僅沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目的，還拖延了時(shí)間，一直持續(xù)到5:00。已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。晚上又得加班了。仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？電話干擾一一對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問(wèn)題，是薪酬主管的職責(zé)。會(huì)議安排沒(méi)有計(jì)劃，會(huì)議拖延，主題不明確，對(duì)會(huì)議沒(méi)有實(shí)行有效控制。上司不定期召見(jiàn)使時(shí)間具有很大的隨

8、意性。喜歡下屬事事請(qǐng)示匯報(bào)的官僚作風(fēng)，浪費(fèi)了許多時(shí)間。對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時(shí)間。工作沒(méi)有目標(biāo)和程序，就沒(méi)有主動(dòng)性。沒(méi)有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。不會(huì)說(shuō)“不”，對(duì)隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。樂(lè)于做熟悉和喜歡做的事，對(duì)棘手問(wèn)題過(guò)于拖延，只有通過(guò)加班來(lái)完成?！局腋妗坷速M(fèi)時(shí)間的根本原因還在于自己！【自檢】分析一下自己的工作時(shí)間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對(duì)時(shí)間是如何控制的？時(shí)間分析方法時(shí)間價(jià)值的計(jì)算你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢？進(jìn)行時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫助 你理解時(shí)間意味著什么？1 .

9、計(jì)算方法（1）成本價(jià)值法。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時(shí)間之比。每周工作五天，每年就是242個(gè)工作日，合1694小時(shí)。表5-1 成本價(jià)值計(jì)算年薪（元）每天的價(jià)值（元）每小時(shí)的價(jià)值（元）每分鐘的價(jià)值（元）1500062.08.860.1525000103.314.760.2535000144.620.70.3445000186.026.60.4455000227.332.50.5465000268.638.40.6475000309.944.30.7485000351.250.20.84100000413.259.00.98 收入價(jià)值法。即銷售目標(biāo)(年銷售額或年利潤(rùn)額)與工作時(shí)間之比。表5

10、-2收入價(jià)值計(jì)算銷售額 (萬(wàn)元)每天的價(jià)值(萬(wàn)元)每小時(shí)的價(jià)值 (萬(wàn)元)每分鐘的價(jià)值 (萬(wàn)元)100004.130.590.0098500020.662.950.0491000041.35.90.0982000082.611.80.250000206.629.50.492 .時(shí)間價(jià)值計(jì)算法的啟示(1)每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大價(jià)值時(shí)間就是金錢，浪費(fèi)時(shí)間，就意味著增加了成本，減少利潤(rùn)。浪費(fèi)的時(shí)間，無(wú)論如何也 彌補(bǔ)不了。(2)錢是一分一分掙來(lái)的錢是通過(guò)每一分鐘、每一小時(shí)、每一天的努力工作掙來(lái)的。一天浪費(fèi)(不管什么原因)1 2小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高1030%顯然，這是十分困

11、難的。(3)浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)金錢用上面的兩種方法計(jì)算一下時(shí)間價(jià)值，并牢牢記?。豪速M(fèi)了多少時(shí)間時(shí)，就是浪費(fèi)了多少錢。(4)時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。時(shí)間支配能力分析請(qǐng)回答下列問(wèn)題，測(cè)試一下你對(duì)時(shí)間的支配能力。請(qǐng)問(wèn)答“是”或“否”。(1)你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？(2)你是否在固定的時(shí)間里處理往來(lái)函件，如上午或下午？(3)你是否將無(wú)用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？(4)你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”？(5)你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？(6)你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？(7)你只歡迎那些實(shí)在的、對(duì)公司有益的推銷員

12、或顧問(wèn)嗎？(8)你除非萬(wàn)不得已才召開(kāi)會(huì)議嗎？(9)你只參加那些對(duì)本部門的工作有直接影響的會(huì)議嗎？(10)你收到函件后是否閱后立即處理？(11)你阻止別人給你寄發(fā)各種無(wú)用資料嗎？(12)你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？(13)你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？(14)你鼓勵(lì)部下遇到問(wèn)題時(shí)開(kāi)動(dòng)腦筋，提出獨(dú)立見(jiàn)解嗎？(15)你手邊有重要工作處理時(shí)，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？(16)你能充分利用電話提高效率，不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎？(17)你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？你是否請(qǐng)教專家協(xié)助，而

13、不（19）當(dāng)你遇到非得靠專門知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問(wèn)題時(shí), 是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開(kāi)重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會(huì)見(jiàn)未約來(lái)訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。如果得80-100分，表明你能最充分地利用自己的時(shí)間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。如果?0-80分，表明你基本上能夠有效支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考 測(cè)試結(jié)果對(duì)照檢查。如果得30-60分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問(wèn)題 集中在三個(gè)方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。 只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時(shí)間里取得更高的效益。如

14、果得30分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問(wèn)題或?qū)⒈唤饴?，除非你立即全力以赴提高?益。工作緊急性分析1 .目的分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。2 .工具運(yùn)用工作緊急性分析表。表5-3 工作緊急性分析表姓名：日期：年月 日緊急性 工作事項(xiàng)非常緊急（馬上要做）緊急（短時(shí)間內(nèi) 要做）不很緊急（可 從長(zhǎng)計(jì)議）不緊急（無(wú)時(shí) 間要求）頻次時(shí)間在緊急性的四格中選擇“ ？ ”即可3 .程序(1)將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做(一 般是當(dāng)天要做的)；不很緊急，可從長(zhǎng)計(jì)議(可以納入計(jì)劃中做)；不緊急。(2)統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各

15、占多少(每天或每周或每月)(3)統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。4.工作緊急性分析法的啟示(1)統(tǒng)計(jì)你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？(2)非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。制度、營(yíng)銷策略、產(chǎn) 品品質(zhì)等重大問(wèn)題，與時(shí)間無(wú)關(guān)。(3) “緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問(wèn)題越大。(4) “緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問(wèn)題越大。(5)除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。工作重要性分析1 .目標(biāo)分析每天(每周、每月)的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。2 .方法運(yùn)用工作重要性分析表。表5-4 工作重

16、要性分析表姓名：日期： 年 月 日重要性 工作事項(xiàng)非常重要(絕 對(duì)要做)重要(應(yīng)該 做)不很重要(可 做可不做)不重要(可 不做)頻次時(shí)間在重要性的四格中選擇“ ？ ”即可(1)將工作事項(xiàng)的重要性分四檔：非常重要，絕對(duì)要做(即其他事情都可以不做，也 要做的事項(xiàng))；重要，應(yīng)該做(不做就要出問(wèn)題)；不很重要，可做可不做(做比不做好一點(diǎn)) 不重要，可不做(做也不見(jiàn)得好)。(2)統(tǒng)計(jì)“頻次”。即不同重要程度的工作事項(xiàng)各占多少(單位：日、周、月)。(3)統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。即完成不同重要程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。3 .工作重要性分析法的啟示(1)你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？(2)非常重要的工作，

17、如果很緊急，則與時(shí)間管理無(wú)關(guān)。(3)重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。(4) 一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過(guò)授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。(5)特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。會(huì)議分析1 .目的分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。2 .方法運(yùn)用會(huì)議分析表。(1)分析會(huì)前準(zhǔn)備情況表5-5 會(huì)議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會(huì)議名目會(huì)議倡議計(jì)劃用時(shí)實(shí)際用時(shí)原因分析會(huì)議必要性評(píng)估必須的目的明確的目的不明確的可不開(kāi)的有無(wú)會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？參加人是否適當(dāng)和必須？(2)分析會(huì)議過(guò)程是否準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)？為什么？是否跑題？是否按

18、計(jì)劃進(jìn)行？秩序是否正常？是否有人中途出去？是否按時(shí)結(jié)束？(3)會(huì)后分析：會(huì)議紀(jì)要有沒(méi)有？發(fā)給與會(huì)者沒(méi)有？會(huì)議決議的執(zhí)行情況。會(huì)議必要性評(píng)估。以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的 “馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。3 .會(huì)議分析法的啟示(1)根據(jù)統(tǒng)計(jì)，職業(yè)經(jīng)理用于會(huì)議的時(shí)間約占工作時(shí)間的20%如何利用好這 20淵時(shí)間，是時(shí)間管理的重要環(huán)節(jié)。(2)職業(yè)經(jīng)理自行主持召開(kāi)的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專題討 論會(huì)”等。對(duì)于自己可以決定是否召開(kāi)的會(huì)議，一定要事先評(píng)估開(kāi)會(huì)的必要性。(3)事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。最好養(yǎng)成以簡(jiǎn)明 的書面形式的通知大家會(huì)議計(jì)劃，而不要簡(jiǎn)單一句“下午開(kāi)會(huì)”就把大家召集起來(lái)。(4)嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。(5)參加別人召集的會(huì)議，可請(qǐng)求召集人確認(rèn)會(huì)議規(guī)則，以免浪費(fèi)時(shí)間。干擾因素分析1 .目的分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。2 .方法運(yùn)用干擾因素分析表。表5-6 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日分析干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說(shuō)不職責(zé)混淆突然約見(jiàn)當(dāng)下想干的事太多經(jīng)?！熬然稹睏l理不清計(jì)劃不周無(wú)效會(huì)議不速