(完整版)2018公司合同管理規(guī)定

1、i*文件合同管理規(guī)定的通知公司各部門：為規(guī)范公司合同管理，避免因合同管理不 當造成損失，根據(jù)國家有關(guān)法律及公司章程 等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定*有限公司合同管理規(guī)定 ，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。特此通知。附件：*有限公司合同管理規(guī)桂欽集司發(fā)201820 號簽發(fā)人:關(guān)于印發(fā)*有限公司2*有限公3合同管理規(guī)定第一章總則第一條 為規(guī)范公司的合同管理， 避免因合同管理不當造成的損失，根據(jù)國家有關(guān)法律及 公司章程等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，特制定本規(guī)定。第二章適用范圍第二條 本合同管理規(guī)定，適用于公司及公司各部門與其他法人和自然人簽訂的合同（生產(chǎn)業(yè)務合同、勞動合同除外）。第三章申報程序第三條 公司對

2、外簽署合同前應由承辦部門以書面形式向公司做出請示（應包括開展本項合同的必要性和可行性、經(jīng)濟效益測算、合同相對方資格審查結(jié)果、合同相對方資質(zhì)證明材料、合同 文稿），交由綜合部登記并審核后，由業(yè)務相關(guān)部門、財務部、分管領導、財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理 審批。數(shù)額較大、政策面廣的重大合同應請法律顧問機構(gòu)出具法律意見書。第四條基本申報程序承辦部門T綜合事務部T財務部T分管領導T財務總監(jiān)T總經(jīng)理。第四章合同的類別和審批權(quán)限第五條根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營的實際需求，具體合同類別及審批權(quán)限附后（詳見附件2）。第六條超出公司總經(jīng)理審批范圍的，依照上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。*有限公司綜合事務部2018 年 9 月 15 日印附件:*

3、有限公司4第五章 相關(guān)部門職責第七條 承辦部門負責對下列內(nèi)容進行審查與管理：（一）開展本項合同業(yè)務的必要性；（二）開展本項合同業(yè)務可行性分析，包括經(jīng)濟利益、技術(shù)條件與安全保障；（三）開展本項合同業(yè)務對公司利益的綜合影響；（四）合同締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時效與合法性；（五）合同締約方資信、履約能力；（六）合同履行；（七）及時向綜合事務部通報合同在履行過程中發(fā)生的問題，提出解決問題的意見和建議；（八）參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟；（九）負責將合同文本及與履行、變更、解除合同有關(guān)的文件及時交送有關(guān)部門歸檔。 （十）合同交易締約一方為關(guān)聯(lián)人，且屬于偶發(fā)性關(guān)聯(lián)交易的或者超出日常性關(guān)聯(lián)交易預計 金

4、額的交易，承辦部門須提交關(guān)于交易事項涉及關(guān)聯(lián)交易的詳細說明（詳細說明模板見附件3）。第八條 綜合事務部負責對送審的合同進行登記編號， 負責將已經(jīng)合同交易事項相關(guān)部門審核 后的合同呈報公司領導審批；超出公司審批權(quán)限的，負責協(xié)助承辦部門按照發(fā)文程序上報股份公 司。第九條 綜合事務部負責對合同中的下列內(nèi)容進行會簽審核與管理：（一）合同締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時效與合法性；（二）合同標的合法性；（三）合同條款的合法性、完整性；（四）合同雙方的責任承擔；（五）合同爭端糾紛的解決；（六）與合同業(yè)務有關(guān)的其他法律問題。（七）合同交易事項涉及需要上級公司審議的關(guān)聯(lián)交易的：對于日常性關(guān)聯(lián)交易，由綜合事 務部牽頭組

5、織公司各部門提供相關(guān)材料后，報上級公司審批；對于偶發(fā)性關(guān)聯(lián)交易或者超出日常性關(guān)聯(lián)交易預計金額的交易， 由承辦部門負責、 綜合事務部協(xié)助組織相關(guān)材料， 報上級公司審批。第十條 相關(guān)主管部門負責對送審合同交易事項與本部門職能相關(guān)的內(nèi)容進行審查， 并出具審 核意見。5第十一條 財務部負責審核以下內(nèi)容：（一）合同的經(jīng)濟效益的評估；（二）合同有關(guān)價款、酬金條款及結(jié)算條款的合理性、合法性；（三）履行合同所需資金安排的可行性；（四）公司資金使用的審批手續(xù)合法性。第六章 資格審查第十二條 對于新開展且未經(jīng)招投標采購的合同， 在報送公司領導審批前， 承辦部門必須對合 同項目進行充分論證，并通過審查合同相對締約方

6、提供的相關(guān)資質(zhì)材料，或通過合同相對方注冊 地的工商行政部門官方網(wǎng)站審核其相關(guān)注冊資料等方式審查合同相對締約方主體資格、資質(zhì)、信 譽和履約能力，并附帶前述資質(zhì)材料連同合同文本報批。具體包括：（一）主體資格合格：具有在工商行政部門規(guī)定期限內(nèi)進行年檢的營業(yè)執(zhí)照原件（由承辦部 門核對原件， 合同相對方提供加蓋公章的執(zhí)照復印件） ，其核載的內(nèi)容與實際相符。 不具有獨立法 人資格的分公司，必須有其總公司的授權(quán)證明或者直接簽總公司印章；自然人合法有效的身份證 明資料；注冊地不在中國大陸境內(nèi)的境外法人，需具有注冊地官方核發(fā)的資質(zhì)材料。（二）合同相對締約方經(jīng)營范圍：涉及專營許可證或資質(zhì)的，應具備相應的許可、等級

7、、資 質(zhì)證書；（三）代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份 證明；（四）具有相應的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運輸能力等。必要時應要求其出具 資產(chǎn)負債表、由開戶銀行或會計師事務所出具的資信證明、驗資報告等相關(guān)文件；（五）有擔保的合同，擔保人的擔保能力和擔保資格。（六）對于重大合同，還須了解和審查合同相對締約方的履約信用：無違約事實，現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大經(jīng)濟犯罪案件。第七章 內(nèi)容和格式第十三條 合同內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)， 應體現(xiàn)平等互利的原則。 如國家行政管理部門有標 準或格式文本的，應當優(yōu)先參照使用，否則應采用股份公司以及集團公司發(fā)布的標準合

8、同范本。6第十四條 合同承辦部門提交的外文格式合同文本， 合同承辦部門需做好外文翻譯工作， 準確 翻譯外文合同條款。第十五條 合同條款應明細、 規(guī)范、 完備，所有條款欄目均應做出約定， 并避免訂立對公司不 利的交貨方式、付款條件和違約責任。書面合同應當包括以下內(nèi)容：（一）合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人或代理人姓名、職務、聯(lián) 系方式；合同相對方是自然人的，自然人姓名后必須附帶身份證號碼；（二）簽約的目的和依據(jù)；（三）標的：動產(chǎn)應標明名稱、型號、規(guī)格、品種、等級等；不易確定的無形財產(chǎn)、勞務、 工作成果等描述要詳盡、明確；不動產(chǎn)應注明名稱和座落地點或者具有產(chǎn)權(quán)證明；建設工程，應

9、 當注明工程范圍和概況；法律、行政法規(guī)禁止或者限制轉(zhuǎn)讓的標的物不能作為合同標的；貨幣應 注明幣種；合同必須明確、規(guī)范、具體標的物的學名，禁止使用俗語、俚語或者方言；（四）數(shù)量和質(zhì)量：包括檢測標準和方式，數(shù)量要準確，計量單位、計量方法和計量工具符 合國家規(guī)定，國家有強制性標準的，應寫明該標準的代號全稱。如有多種標準的，應約定與合同 標的相適用的標準，并寫明質(zhì)量檢驗的方法、責任期限和條件、質(zhì)量異議期限和條件等；（五）定金、保證金：合同主體雙方應當明確合同定金金額或者定金比例，但定金不得超過 合同款的20%；（六）價款和酬金，包括支付方式：應明確規(guī)定價款或報酬數(shù)額、計算標準、結(jié)算方式和程 序；如合同

10、約定轉(zhuǎn)賬支付，必須明確合同價款支付的戶名、開戶行及賬號；（七）履約期限、地點或方式：履約期限、地點和方式要具體明確，地點應冠以省、市、縣 名稱，交付標的物方式、勞務提供方式和結(jié)算方式應具體，房屋租賃合同中，須明確租賃期限， 不得超過 20 年；八）合同變更和解除條件，國家法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準、登記等手續(xù) 的，依照其規(guī)定；（九）違約責任：應明確規(guī)定違約責任或賠償金的計算方法，在合同中應參照國家法規(guī)規(guī)定 的違約金數(shù)額；（十）不可抗力免責條款：不可抗力免責條款中必須明確“不可抗力”的具體含義，不可抗 力的具體范圍，確定何種等級，何種情況屬于“不可抗力”免責的范疇；7（十一）爭議解決

11、方式：約定通過訴訟解決的，應寫明約定的有管轄權(quán)法院的名稱，應盡量 約定由公司所在地法院管轄；約定由仲裁機構(gòu)裁決的，應寫明具體的仲裁機構(gòu)的名稱和具體請求 裁決的事項，應盡量約定由公司所在地仲裁委員會仲裁，合同爭議解決方式禁止約定同時適用訴 訟和仲裁；（十二）根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；（十三）正、副本份數(shù)；（十四）生效的時間和條件；（十五）約定的聯(lián)系方式；（十六）附件名稱；（十七）簽約地點、日期；（十八）簽約各方開戶銀行及帳號；（十九）簽約各方公章或合同專用章；（二十）法定代表人或代理人簽字。第八章 簽署和授權(quán)第十六條 合同必須由公司授權(quán)代表人簽署，合同內(nèi)

12、容不得超越公司業(yè)務范圍。第十七條 合同交易事項發(fā)生前必須按本辦法程序簽署合同后再開展交易事項， 禁止事后報批 和補簽、日期倒簽等行為。第十八條 合同簽署條款內(nèi)容必須完備，不得存在合同空白條款、日期留空等行為。第十九條 公司可以書面授權(quán)第三人簽約， 但被授權(quán)者不得再授權(quán)； 授權(quán)委托書必須明確委托 權(quán)限范圍和期限，禁止 “全權(quán)代理 ” 。未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何個人不得以公司名義簽署合同。第二十條 非經(jīng)公司正式書面授權(quán)， 不具有獨立法人資格的下屬部門不得以本部門或單位的名 義對外簽署合同。第九章 合同用印第二十一條 合同簽署必須加蓋公司公章或公司合同專用章后才能生效， 商務合同應當使用合 同專用章。

13、單份合同文本達兩頁以上的必須加蓋騎縫章。8第十章 合同編號及歸檔保管第二十二條 合同蓋章前，應由綜合事務部對合同進行統(tǒng)一分類、編號。合同編號規(guī)則如下：GQICT （公司簡稱） XX （承辦部門縮寫） XX （年份） XX （序號）例如：綜合事務部 2017 年簽訂的第一份合同： GQICTZH （2017）001第二十三條 合同承辦部門縮寫綜合事務部縮寫： ZH ；業(yè)務部縮寫： YW ；財務部縮寫： CW ；工程技術(shù)部縮寫： GC ；操作部縮寫： CZ ；安保部縮寫： AB 。第二十四條 簽訂年份即合同簽訂時的年份。第二十五條 序號即 001，002， 003，以此類推。第二十六條 補充協(xié)議是

14、指對合同的補充、 變更、解除等而訂立的協(xié)議， 在與合同共用一個編 號的前提下，根據(jù)補充協(xié)議的簽訂順序在流水號后用擴號以一位阿拉伯數(shù)字標識。如：合同編號 為 GQICTZH（2017）001 的第一份補充協(xié)議的編號為 “GQICTZH （2017）001（1）”。第二十七條 合同送審文本、 合同審核會簽表交由綜合事務部歸檔保管登記在冊， 合同正式文 本（已經(jīng)公司審核并蓋章）原件應由綜合事務部、財務部和承辦部門各存 1 份。第二十八條 在公司簽訂的合同， 必須在合同簽訂當日交綜合事務部存檔及有關(guān)部門備份執(zhí)行； 在公司以外簽訂的合同， 必須在返回公司后 1 個工作日內(nèi)交綜合事務部存檔及有關(guān)部門備份執(zhí)

15、行。 如因合同不能按規(guī)定時間存檔，對公司造成危害和損失，由承辦人承擔相應的責任。第二十九條 綜合事務部必須按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對公司所有合同進行存檔保管。第十一章 借閱使用第三十條 合同的借閱和使用必須辦理相關(guān)的借閱和使用登記手續(xù)， 經(jīng)部門負責人和綜合事務 部負責人簽署同意后予以借閱。借閱時間一般不得超過 3 個工作日。9第三十一條 若因合同不按規(guī)定時間歸還存檔， 或因合同使用保管不當， 對公司造成危害和損 失，由合同借閱、使用或經(jīng)辦人承擔相應的責任。第十二章 履行監(jiān)督第三十二條 合同承辦部門負責人應加強對本部門合同履行的監(jiān)管， 應主動督促對方履行合同， 維護公司的合法權(quán)益，以保證合同的完全

16、履行及合同締約各方的合法權(quán)益。第三十三條 發(fā)現(xiàn)不符合合同約定事項的問題， 應及時糾正、 處理，對合同在履行過程中所發(fā) 生的嚴重問題應立即書面上報。第十三章 爭端解決第三十四條 在合同簽訂或履行中發(fā)生爭議糾紛， 應首先采取協(xié)商、 調(diào)解方式解決， 能夠達成 一致意見時，應依合同簽訂程序修改或重新簽訂合同。第三十五條 協(xié)商、 調(diào)解不能達成協(xié)議時， 承辦部門應及時向公司負責人或簽約人匯報， 并通 知綜合事務部協(xié)助做好調(diào)查、取證和仲裁或訴訟準備。第十四章 獎懲措施第三十六條 對在簽訂、 履行和管理合同中， 嚴格執(zhí)行國家法律、 法規(guī)及本規(guī)定， 維護公司利 益，成績顯著者，以及對檢舉揭發(fā)、制止在簽訂或執(zhí)行經(jīng)

17、濟合同中違法犯罪活動的有功人員，公 司將給予表揚和獎勵；第三十七條 對違反本規(guī)定的，視其后果和情節(jié)嚴重程度，給予有關(guān)責任人行政處分或處罰，構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)依法追究法律責任。第十五章 附則第三十八條 本辦法由綜合事務部負責解釋、修訂并監(jiān)督執(zhí)行。第三十九條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件： 1.* 有限公司合同審核會簽表2.* 有限公司合同審批流程及10權(quán)限表3.授權(quán)委托書4關(guān)于與XX公司簽訂XX協(xié)議涉及關(guān)聯(lián)交易的詳細說明（適用于偶發(fā)性關(guān)聯(lián)交易）11合同審核會簽表合同名稱：合同編號:合同內(nèi)容摘要擬簽約單位名稱承辦部門意見會審部門意見分管領導審核意見財務總監(jiān)審核意見總經(jīng)理審批意見處理結(jié)果附件 1

18、:*有限公司12附件 2:*有限公司合同審批流程及審批權(quán)限表具體事項審批金額權(quán)限承辦部門綜合事務部財務部分管領導財務總監(jiān)總經(jīng)理備注1 1預算內(nèi)固定資產(chǎn)、在建工程等資本性支 出事項合同：150150 萬元以下申報登記、審核審核審核審核審批2 2成本費用支出事項合同：(1 1)燃料、貨架、蓬布等米購支出；300300 萬元以下申報登記、審核審核審核審核審批(2 2)機械配件、勞保用品及其他低值易 耗品采購等；200200 萬元以下申報登記、審核審核審核審核審批(3 3)保險費支出、事故賠償；5050 萬元以下申報登記、審核審核審核審核審批(4 4)辦公用品、差旅費、會務費、培訓 費等支出。1010

19、 萬元以下申報登記、審核審核審核審核審批3 3中介機構(gòu)費用，包括審計費、咨詢費、 顧問費、評估費、訴訟費等合同。1010 萬元以下申報登記、審核審核審核審核審批備注：1. 預算內(nèi)支出，由公司總經(jīng)理審批。2. 根據(jù)上級公司規(guī)定，屬預算內(nèi)且單筆大于一定額度需上報審批的，按上級公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行3. 預算外支出，由公司總經(jīng)理審核，報董事會、股東會或上級公司審批。4. 其他未列事項以公司章程及上級公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。15授權(quán)委托書茲授權(quán)公司員工（身份證號）代理與簽訂止。代理人無轉(zhuǎn)委托權(quán)。（以下無正文）（合同編號：）,授權(quán)期間自年 月曰至年 月曰年 月曰附件 3:*有限公司16附件 4:關(guān)于與XX公司簽訂X

20、X協(xié)議涉及關(guān)聯(lián)交易的詳細說明(適用于偶發(fā)性關(guān)聯(lián)交易)一、交易概述1 1 扼要闡明本次交易的主要內(nèi)容概況。如：為了*交易目的。如：增加公司業(yè)務收入等，擬與*公司進行*交易行為。女口：開展煤炭運輸和銷售合作, 經(jīng)初步協(xié)商，擬以*作為定價原則和依據(jù)，此項交易本年度約收入/ /支出*萬元。如 果為日常關(guān)聯(lián)交易則預計每年收入/ /支出約*萬元。”2 2、 交易協(xié)議的主要內(nèi)容(1) 成交金額；(2) 支付方式(如現(xiàn)金、股權(quán)、資產(chǎn)置換等)；(3) 支付期限或分期付款的安排；(4) 協(xié)議的生效條件、生效時間以及有效期限等；(5) 交易協(xié)議生效存在附條件或期限的，應當予以特別說明。3 3、 本項交易是否屬于 公

21、司已公告的日常關(guān)聯(lián)交易項目 中。如是，請說明。則以下 材料不用提供。二、交易方基本情況1 1 分別列示交易各方以下各項信息：全稱：住所：企業(yè)性質(zhì)：注冊地：17主要辦公地點：法定代表人：注冊資本：稅務登記證號碼:主營業(yè)務：2.2.如交易對方是關(guān)聯(lián)方關(guān)系,還需提供其歷史沿革、主要業(yè)務最近三年發(fā)展狀況, 及其最近三年又一期的財務數(shù)據(jù)（總資產(chǎn)、凈資產(chǎn)、主營業(yè)務收入、凈利潤）等（金 額: :萬元）。項目*年*/年*/年* 年第*季度總資產(chǎn)凈資產(chǎn)主營業(yè)務收入凈利潤三、交易標的基本情況1.1.本次交易屬于以下類型：（1 1） 日常關(guān)聯(lián)交易（如是，需勾選以下具體交易類型）E采購原材料采購燃料和動力銷售產(chǎn)品、商

22、品提供勞務接受勞務物業(yè)租入物業(yè)租出18委托銷售產(chǎn)品、商品接受委托代為銷售其產(chǎn)品、商品（2 2） 其他交易類型（如是，請勾選以下具體交易類型）購買資產(chǎn)（包括實物資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、股權(quán)、在建工程等）出售資產(chǎn)寸外投資（含委托理財、委托貸款、對子公司投資等）提供財務資助提供擔保租入資產(chǎn)租出資產(chǎn)簽訂管理方面的合同（含委托經(jīng)營、受托經(jīng)營等）贈與資產(chǎn)受贈資產(chǎn)責權(quán)重組責務重組研究與開發(fā)項目的轉(zhuǎn)移簽訂許可協(xié)議其他_2 2、如交易為資產(chǎn)的購買或出售，租入或租出，贈與或受贈，提供以下標的資產(chǎn)情況：（1 1）逐項列明資產(chǎn)的名稱、類別（固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、股權(quán)投資等）、權(quán)屬（包 括有關(guān)資產(chǎn)是否存在抵押、質(zhì)押或者其他第三人權(quán)利、是否存在涉及有關(guān)資產(chǎn)的重大 爭議、訴訟