采購業(yè)務流程及管理制度

1、編制:審核:批準:總則第一條采購部門的劃分1 生產原材料采購：由采購部門負責辦理批準然后采購員購買。2 日常辦公用品采購：由采購部門負責辦理批準然后采購員購買。3 對于重要材料的采購， 必要時由總經理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)第二條 采購作業(yè)方式一般情況， 采購部門依材料使用及采購特性， 選擇下列一種最有利的方式進行 采購：1 集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利， 采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。2 長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選 定供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。3.

2、未經公司主管領導書面同意， 不得私自變更、 替換現有材料供應商； 如有更 適合供應商而需要替換原供應商的，采購部必須提交書面變更供應商陳述材料， 獲得書面批準后方可變更。4. 詢價、議價結束后， 需公司主管領導書面同意方可定價， 否則公司不予認可 價格；由此引起后果由責任人負全責。5. 采購作業(yè)合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。6. 工程等大額材料合同簽訂由分管采購副總經理以上級別人員辦理。第三條 采購作業(yè)處理期限采購部門應依采購地區(qū)、 材料特性及市場供需， 分類制定材料采購作業(yè)處理期 限，通知有關部門以便參考，如果有變更時，應立即修正。第四條 詢價、比價、議價（ 一 ） 經

3、辦人員應對廠商的報價資料進行整理并經過深入調查分析后， 以電話或 其他聯絡方式向供應廠商議價。（ 二 ） 凡是最低采購量超過請購量的， 采購經辦人員在議價后， 應在請購單中注 明，經主管簽字確認后上報。（ 三 ） 采購經辦人員接到“材料采購單”后應依采購材料使用時間的緩急， 并參 考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料， 需精選三家以上的供應商進行產 品的書面比價，經分析后進行議價，議價結果書面上報主管領導。（ 四 ） 采購部門接到請購部門 （生產部、總經理辦）以電話聯絡的緊急采購情況， 主管應立即指定經辦人員先行詢價、 議價，待接到請購單后， 按一般采購程序優(yōu) 先辦理。第五條 審核及批準附

4、注：凡是列入固定資產管理的采購項目應該以“財產支出”批準權限進行上 報。第六條 訂購（ 一） 采購經辦人員接到經批準的“材料采購單”后， 應以“訂購單”向廠商訂 購，并以電話或傳真確定交貨 （ 到貨） 日期，同時要求供應商在“送貨單”上注明 “請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標明分包包裝。（ 二） 若屬分批交貨者， 采購經辦人員應在“材料采購單”上署名“分批交貨” 以供識別。（ 三 ） 采購經辦人員使用暫借款采購時， 應在“材料采購單”上署名“暫借款采 購”，以供識別。第六條 物流與運輸1、采購部負責所采購物料以及公司成品發(fā)貨的物流運輸工作2、對于所采購物料，根據數量、種類和生產使用情

5、況采用集中運輸或者分批 送貨。3、運輸工具的選擇： 由采購部根據實際情況據頂采用何種交通工具進行運輸。4、對于由供應商負責運送的貨物，采購部應與供應商保持聯系，保證所采購 物料在運輸過程中的安全和順暢。第七條 整理付款1 材料倉庫應按照已辦妥收料的入庫單單，經與供應商送貨核對無誤后，于 第二日將原始單送會計部門。2 缺交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。3 超交應經主管批準后，才能依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數 付款。第八條 價格復核與市場行情資料提供1 采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價 格審核的參考。2 采購部門應就企業(yè)內所需要的材料，

6、提供市場行情資料，作為材料批準價 格的參考。第九條 質量復核采購部應就企業(yè)內所使用的材料質量予以復核 （ 如材料選用、質量檢驗等 ）第十條 異常處理審查作業(yè)中，若發(fā)現異常情況，采購單位審查部門應立即附異常情況報告資料， 通知有關部門處理。附則第十一條本辦法經總經理批準后實施，增設修訂亦同采購主、輔料管理制度補充1 、根據計劃單采購主、輔、料。2 、現款采購： 采購員必須憑有經理簽字的借款單向財務部借款， 采購回來后， 采購員持貨品、 購貨發(fā)票或收據到倉庫辦理入庫手續(xù)， 由倉庫保管員驗收并開出 入庫單，（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用 途簽字）。入庫單必須通過采購員

7、、保管員、會計簽字后。隨同購貨發(fā)票或收據 才能由經理簽字。然后到財務部辦理報銷手續(xù)。3 、訂單采購：供應商貨到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員 驗收并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、 金額、用途）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。并將第二聯傳遞會計作往 來帳。供應商需要結款時，應憑入庫單，隨同購貨發(fā)票或收據由經理簽字，然后 到財務部辦理結算手續(xù)。采購部架構圖- 6 -總經理采購經理米購專員倉庫管理員部門目標：在保證質量的前提下，以最優(yōu)惠的價格與優(yōu)質的服務采購，從而保證公司對 所有材料的需求。部門職責：1制定材料的戰(zhàn)略采購計劃2、建立供應商的管理機制

8、3、供應商市場制定分析、評估4、實施采購計劃5、制定賬務管理辦法6、制定費用計算辦法7、制定員工績效管理：8統(tǒng)計、分析采購經理崗位職責職位名稱：采購經理所屬部門： 采購部 直接上級：總經理 直接下級：采購專員崗位職責：一、采購計劃與預算1、根據公司總體計劃和預算， 結合業(yè)務量， 組織編制采購計劃與預算， 報領 導審批后組織執(zhí)行。2、根據公司業(yè)務的實際情況， 及時調整采購計劃， 確保采購任務的按時完成。二、物資采購過程管理1、組織采購人員進行市場調查， 向供應商發(fā)出詢價單， 及時收集整理價格信 息，并編寫詢價報告，向企業(yè)領導請示。2、組織相關人員與選定的供貨商洽談， 達成一致意向后簽訂供貨合同，

9、 并監(jiān) 督、督促供貨商嚴格履行合同。3、負責整個采購過程的監(jiān)督管理，保證物資采購及時。三、采購物資驗收1、組織相關人員，會同質量管理部，對采購物資進行清點驗收。2、合格后辦理相入庫、 結算等手續(xù)， 如發(fā)現問題， 按合同規(guī)定進行相應處理。四、采購渠道拓展與供應商管理1、負責建立物資采購的供應體系，多方面開拓供應渠道，并進行開拓供 應渠道，并進行妥善管理。2、與供應商保持良好的合作關系，并與供應商就價格、交貨期、數量等 問題進行溝通。3、負責組織對供應商進行全面評價，對不合格供應商提出處理方案。五、采購成本控制1、 根據企業(yè)采購計劃的安排，以及對物資市場價格變動趨勢的分析，編 制每一采購項目預算。

10、2、 根據預算企業(yè)采購計劃的安排，以及對物資市場價格變動趨勢的分 析，編制每一采購項目預算。六、部門管理1、 負責對本部門所屬員工的業(yè)務指導、績效考核等工作。2、 處理部門內部日常事務。3、負責本部門各項工作的開展、人員調配、工作安排等工作。考核重點：一、各項采購任務的及時完成情況二、各項物資采購的及時到位情況三、采購物資質量合格率四、物資供應的穩(wěn)定與及時程度五、采購成本的有效控制程度六、各項工作計劃的及時完成情況及員工績效考核結果采購員崗位職責職位名稱：采購專員所屬部門： 采購部直接上級：采購經理工作目標：要求將公司的生產所需的保質、保量安全及時的滿足權力與責任：1、嚴格遵守公司的各項規(guī)章制

11、度和有關規(guī)定；2、根據生產計劃和資金情況，編制采購計劃；3、全面負責生產所用的原料、包裝材料的采購工作；4、掌握好實際庫存和在途物料情況；5、合理安排采購順序，對緊缺物料及需長距離采購的原料應提前安排采購 劃及時購進；6、對主要原料供應商進行考查；7、負責簽訂購貨合同；8、嚴格執(zhí)行原料包裝材料入庫檢驗制度；9、隨時掌握原料，包裝材料市場行情負責；工作職責：1、采購管理制度、采購作業(yè)流程、委外加工作業(yè)流程的執(zhí)行與完善；2、考察供貨商的產品質量、供貨能力、企業(yè)質量保證能力、企業(yè)信譽等方 面，在現有供應商基礎上不斷尋求新的供應商， 以確保供應資源的豐富與寬闊的 選擇范圍，負責新增供應商的尋訪、調查，

12、并組織相關部門進行評估、審查。3、按照要求保質保量地組織好原料采購供應工作，并隨時掌握合同履行情 況，合同中必須注明我公司對產品質量要求的條款，如需更改合同，在請示后， 得到批準方可執(zhí)行；4、負責收集新材料的應用信息，做好市場分析，隨時掌握國家相關產品的 標準和政策變化，做好政策分析，為公司決策提供有價值信息；5、對供應商進行詢價、比價、議價，并上報相關信息（交貨周期、日產能、最低訂購量、包裝要求、品質標準、價格條件等）6、市場行情的調查、動態(tài)資訊收集、整理，及時上報，以便及時調整采購 策略；7、依業(yè)務訂單適時、適品、適量的采購，并跟催采購進度，確保訂購物料 按時、按量、保質送達我司倉庫， 協(xié)

13、調銷售、生產的有效進行。 訂單變更與撤消、 品質要求變更與供方之間的及時信息傳遞，確保供方滿足我公司之需求。8、與供應商采購異常、退、換貨、補償事宜的處理，確保我司利益； 加強與供應商的溝通與聯絡， 確保貨源充足， 供貨質量穩(wěn)定， 交貨時間 準確；做到遵紀守法、秉公辦事、大公無私、廉潔自律的職業(yè)道德，做到誠 實虛心、盡職盡責、不斷學習業(yè)務知識，提高業(yè)務工作能力的敬業(yè)精神；倉庫管理員崗位職責 職位名稱：倉庫管理員 所屬部門： 采購部 直接上級：采購經理 素質要求：1有管理類和財經類相關知識，熟悉貨倉管理業(yè)務；2熟悉橡膠制造工廠物資情況，對橡膠制造工廠物資運作流程、帳目、物資儲 藏、搬運工具保養(yǎng)等

14、教熟悉；3有熟練的電腦基礎，具備現代化貨倉管理才能；4工作認真負責，嚴格按要求辦事。崗位職責：1做好倉庫日常管理事務。2做好各種安全防患工作，確保貨倉安全不出事故。3了解工廠每月、每日的情況，根據所需庫存儲備制定申購計劃。 4熟悉所管物品的性能、特點及方法，按品種、規(guī)格、型號、分門類進行擺放， 做到整齊有序。5入庫前的物品要清點數量、檢查質量，對不符合標準的物品不予驗收，并及時向上級主管報告，杜絕少數、不合格品入庫。6對進貨情況和庫存物品、原料的消耗及庫存必須做到心中有數。7凡入庫的物品一律填寫出、入庫單，對指定用途的物質，應通知使用部門派人驗收質量；對生產原材料、小五金工具，監(jiān)督倉庫員驗收數量。8先進先出原則保質保量分發(fā)各類物品，物品出倉必須由部門主管簽字開領料 單方可發(fā)貨，嚴禁先出貨，后補手續(xù)的錯誤做法，嚴禁白條發(fā)貨，對超出保 管期或出現滯存情況，及時報執(zhí)行經理并