采購業(yè)務(wù)流程及管理制度

1、編制:審核:批準(zhǔn):總則第一條采購部門的劃分1 生產(chǎn)原材料采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理批準(zhǔn)然后采購員購買。2 日常辦公用品采購：由采購部門負(fù)責(zé)辦理批準(zhǔn)然后采購員購買。3 對于重要材料的采購， 必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購作業(yè)第二條 采購作業(yè)方式一般情況， 采購部門依材料使用及采購特性， 選擇下列一種最有利的方式進行 采購：1 集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利， 采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。2 長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選 定供應(yīng)廠商，議定長期供應(yīng)價格，批準(zhǔn)后通知請購部門依需要提出請購。3.

2、未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意， 不得私自變更、 替換現(xiàn)有材料供應(yīng)商； 如有更 適合供應(yīng)商而需要替換原供應(yīng)商的，采購部必須提交書面變更供應(yīng)商陳述材料， 獲得書面批準(zhǔn)后方可變更。4. 詢價、議價結(jié)束后， 需公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面同意方可定價， 否則公司不予認(rèn)可 價格；由此引起后果由責(zé)任人負(fù)全責(zé)。5. 采購作業(yè)合同簽訂由公司指定或授權(quán)委派專人負(fù)責(zé)，否則視為無效。6. 工程等大額材料合同簽訂由分管采購副總經(jīng)理以上級別人員辦理。第三條 采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、 材料特性及市場供需， 分類制定材料采購作業(yè)處理期 限，通知有關(guān)部門以便參考，如果有變更時，應(yīng)立即修正。第四條 詢價、比價、議價（ 一 ） 經(jīng)

3、辦人員應(yīng)對廠商的報價資料進行整理并經(jīng)過深入調(diào)查分析后， 以電話或 其他聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)廠商議價。（ 二 ） 凡是最低采購量超過請購量的， 采購經(jīng)辦人員在議價后， 應(yīng)在請購單中注 明，經(jīng)主管簽字確認(rèn)后上報。（ 三 ） 采購經(jīng)辦人員接到“材料采購單”后應(yīng)依采購材料使用時間的緩急， 并參 考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料， 需精選三家以上的供應(yīng)商進行產(chǎn) 品的書面比價，經(jīng)分析后進行議價，議價結(jié)果書面上報主管領(lǐng)導(dǎo)。（ 四 ） 采購部門接到請購部門 （生產(chǎn)部、總經(jīng)理辦）以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購情況， 主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、 議價，待接到請購單后， 按一般采購程序優(yōu) 先辦理。第五條 審核及批準(zhǔn)附

4、注：凡是列入固定資產(chǎn)管理的采購項目應(yīng)該以“財產(chǎn)支出”批準(zhǔn)權(quán)限進行上 報。第六條 訂購（ 一） 采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的“材料采購單”后， 應(yīng)以“訂購單”向廠商訂 購，并以電話或傳真確定交貨 （ 到貨） 日期，同時要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明 “請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標(biāo)明分包包裝。（ 二） 若屬分批交貨者， 采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“材料采購單”上署名“分批交貨” 以供識別。（ 三 ） 采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時， 應(yīng)在“材料采購單”上署名“暫借款采 購”，以供識別。第六條 物流與運輸1、采購部負(fù)責(zé)所采購物料以及公司成品發(fā)貨的物流運輸工作2、對于所采購物料，根據(jù)數(shù)量、種類和生產(chǎn)使用情

5、況采用集中運輸或者分批 送貨。3、運輸工具的選擇： 由采購部根據(jù)實際情況據(jù)頂采用何種交通工具進行運輸。4、對于由供應(yīng)商負(fù)責(zé)運送的貨物，采購部應(yīng)與供應(yīng)商保持聯(lián)系，保證所采購 物料在運輸過程中的安全和順暢。第七條 整理付款1 材料倉庫應(yīng)按照已辦妥收料的入庫單單，經(jīng)與供應(yīng)商送貨核對無誤后，于 第二日將原始單送會計部門。2 缺交應(yīng)補足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款。3 超交應(yīng)經(jīng)主管批準(zhǔn)后，才能依照實收數(shù)量進行整理付款，否則僅依訂貨數(shù) 付款。第八條 價格復(fù)核與市場行情資料提供1 采購部門應(yīng)調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價 格審核的參考。2 采購部門應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所需要的材料，

6、提供市場行情資料，作為材料批準(zhǔn)價 格的參考。第九條 質(zhì)量復(fù)核采購部應(yīng)就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以復(fù)核 （ 如材料選用、質(zhì)量檢驗等 ）第十條 異常處理審查作業(yè)中，若發(fā)現(xiàn)異常情況，采購單位審查部門應(yīng)立即附異常情況報告資料， 通知有關(guān)部門處理。附則第十一條本辦法經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同采購主、輔料管理制度補充1 、根據(jù)計劃單采購主、輔、料。2 、現(xiàn)款采購： 采購員必須憑有經(jīng)理簽字的借款單向財務(wù)部借款， 采購回來后， 采購員持貨品、 購貨發(fā)票或收據(jù)到倉庫辦理入庫手續(xù)， 由倉庫保管員驗收并開出 入庫單，（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、金額、用 途簽字）。入庫單必須通過采購員

7、、保管員、會計簽字后。隨同購貨發(fā)票或收據(jù) 才能由經(jīng)理簽字。然后到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。3 、訂單采購：供應(yīng)商貨到后，由采購員到倉庫辦理入庫手續(xù)，由倉庫保管員 驗收并開出入庫單（入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數(shù)量、單價、 金額、用途）。入庫單必須通過采購員、保管員簽字。并將第二聯(lián)傳遞會計作往 來帳。供應(yīng)商需要結(jié)款時，應(yīng)憑入庫單，隨同購貨發(fā)票或收據(jù)由經(jīng)理簽字，然后 到財務(wù)部辦理結(jié)算手續(xù)。采購部架構(gòu)圖- 6 -總經(jīng)理采購經(jīng)理米購專員倉庫管理員部門目標(biāo)：在保證質(zhì)量的前提下，以最優(yōu)惠的價格與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)采購，從而保證公司對 所有材料的需求。部門職責(zé)：1制定材料的戰(zhàn)略采購計劃2、建立供應(yīng)商的管理機制

8、3、供應(yīng)商市場制定分析、評估4、實施采購計劃5、制定賬務(wù)管理辦法6、制定費用計算辦法7、制定員工績效管理：8統(tǒng)計、分析采購經(jīng)理崗位職責(zé)職位名稱：采購經(jīng)理所屬部門： 采購部 直接上級：總經(jīng)理 直接下級：采購專員崗位職責(zé)：一、采購計劃與預(yù)算1、根據(jù)公司總體計劃和預(yù)算， 結(jié)合業(yè)務(wù)量， 組織編制采購計劃與預(yù)算， 報領(lǐng) 導(dǎo)審批后組織執(zhí)行。2、根據(jù)公司業(yè)務(wù)的實際情況， 及時調(diào)整采購計劃， 確保采購任務(wù)的按時完成。二、物資采購過程管理1、組織采購人員進行市場調(diào)查， 向供應(yīng)商發(fā)出詢價單， 及時收集整理價格信 息，并編寫詢價報告，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)請示。2、組織相關(guān)人員與選定的供貨商洽談， 達成一致意向后簽訂供貨合同，

9、 并監(jiān) 督、督促供貨商嚴(yán)格履行合同。3、負(fù)責(zé)整個采購過程的監(jiān)督管理，保證物資采購及時。三、采購物資驗收1、組織相關(guān)人員，會同質(zhì)量管理部，對采購物資進行清點驗收。2、合格后辦理相入庫、 結(jié)算等手續(xù)， 如發(fā)現(xiàn)問題， 按合同規(guī)定進行相應(yīng)處理。四、采購渠道拓展與供應(yīng)商管理1、負(fù)責(zé)建立物資采購的供應(yīng)體系，多方面開拓供應(yīng)渠道，并進行開拓供 應(yīng)渠道，并進行妥善管理。2、與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，并與供應(yīng)商就價格、交貨期、數(shù)量等 問題進行溝通。3、負(fù)責(zé)組織對供應(yīng)商進行全面評價，對不合格供應(yīng)商提出處理方案。五、采購成本控制1、 根據(jù)企業(yè)采購計劃的安排，以及對物資市場價格變動趨勢的分析，編 制每一采購項目預(yù)算。

10、2、 根據(jù)預(yù)算企業(yè)采購計劃的安排，以及對物資市場價格變動趨勢的分 析，編制每一采購項目預(yù)算。六、部門管理1、 負(fù)責(zé)對本部門所屬員工的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、績效考核等工作。2、 處理部門內(nèi)部日常事務(wù)。3、負(fù)責(zé)本部門各項工作的開展、人員調(diào)配、工作安排等工作?？己酥攸c：一、各項采購任務(wù)的及時完成情況二、各項物資采購的及時到位情況三、采購物資質(zhì)量合格率四、物資供應(yīng)的穩(wěn)定與及時程度五、采購成本的有效控制程度六、各項工作計劃的及時完成情況及員工績效考核結(jié)果采購員崗位職責(zé)職位名稱：采購專員所屬部門： 采購部直接上級：采購經(jīng)理工作目標(biāo)：要求將公司的生產(chǎn)所需的保質(zhì)、保量安全及時的滿足權(quán)力與責(zé)任：1、嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制

11、度和有關(guān)規(guī)定；2、根據(jù)生產(chǎn)計劃和資金情況，編制采購計劃；3、全面負(fù)責(zé)生產(chǎn)所用的原料、包裝材料的采購工作；4、掌握好實際庫存和在途物料情況；5、合理安排采購順序，對緊缺物料及需長距離采購的原料應(yīng)提前安排采購 劃及時購進；6、對主要原料供應(yīng)商進行考查；7、負(fù)責(zé)簽訂購貨合同；8、嚴(yán)格執(zhí)行原料包裝材料入庫檢驗制度；9、隨時掌握原料，包裝材料市場行情負(fù)責(zé)；工作職責(zé)：1、采購管理制度、采購作業(yè)流程、委外加工作業(yè)流程的執(zhí)行與完善；2、考察供貨商的產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)質(zhì)量保證能力、企業(yè)信譽等方 面，在現(xiàn)有供應(yīng)商基礎(chǔ)上不斷尋求新的供應(yīng)商， 以確保供應(yīng)資源的豐富與寬闊的 選擇范圍，負(fù)責(zé)新增供應(yīng)商的尋訪、調(diào)查，

12、并組織相關(guān)部門進行評估、審查。3、按照要求保質(zhì)保量地組織好原料采購供應(yīng)工作，并隨時掌握合同履行情 況，合同中必須注明我公司對產(chǎn)品質(zhì)量要求的條款，如需更改合同，在請示后， 得到批準(zhǔn)方可執(zhí)行；4、負(fù)責(zé)收集新材料的應(yīng)用信息，做好市場分析，隨時掌握國家相關(guān)產(chǎn)品的 標(biāo)準(zhǔn)和政策變化，做好政策分析，為公司決策提供有價值信息；5、對供應(yīng)商進行詢價、比價、議價，并上報相關(guān)信息（交貨周期、日產(chǎn)能、最低訂購量、包裝要求、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價格條件等）6、市場行情的調(diào)查、動態(tài)資訊收集、整理，及時上報，以便及時調(diào)整采購 策略；7、依業(yè)務(wù)訂單適時、適品、適量的采購，并跟催采購進度，確保訂購物料 按時、按量、保質(zhì)送達我司倉庫， 協(xié)

13、調(diào)銷售、生產(chǎn)的有效進行。 訂單變更與撤消、 品質(zhì)要求變更與供方之間的及時信息傳遞，確保供方滿足我公司之需求。8、與供應(yīng)商采購異常、退、換貨、補償事宜的處理，確保我司利益； 加強與供應(yīng)商的溝通與聯(lián)絡(luò)， 確保貨源充足， 供貨質(zhì)量穩(wěn)定， 交貨時間 準(zhǔn)確；做到遵紀(jì)守法、秉公辦事、大公無私、廉潔自律的職業(yè)道德，做到誠 實虛心、盡職盡責(zé)、不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)工作能力的敬業(yè)精神；倉庫管理員崗位職責(zé) 職位名稱：倉庫管理員 所屬部門： 采購部 直接上級：采購經(jīng)理 素質(zhì)要求：1有管理類和財經(jīng)類相關(guān)知識，熟悉貨倉管理業(yè)務(wù)；2熟悉橡膠制造工廠物資情況，對橡膠制造工廠物資運作流程、帳目、物資儲 藏、搬運工具保養(yǎng)等

14、教熟悉；3有熟練的電腦基礎(chǔ)，具備現(xiàn)代化貨倉管理才能；4工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按要求辦事。崗位職責(zé)：1做好倉庫日常管理事務(wù)。2做好各種安全防患工作，確保貨倉安全不出事故。3了解工廠每月、每日的情況，根據(jù)所需庫存儲備制定申購計劃。 4熟悉所管物品的性能、特點及方法，按品種、規(guī)格、型號、分門類進行擺放， 做到整齊有序。5入庫前的物品要清點數(shù)量、檢查質(zhì)量，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的物品不予驗收，并及時向上級主管報告，杜絕少數(shù)、不合格品入庫。6對進貨情況和庫存物品、原料的消耗及庫存必須做到心中有數(shù)。7凡入庫的物品一律填寫出、入庫單，對指定用途的物質(zhì)，應(yīng)通知使用部門派人驗收質(zhì)量；對生產(chǎn)原材料、小五金工具，監(jiān)督倉庫員驗收數(shù)量。8先進先出原則保質(zhì)保量分發(fā)各類物品，物品出倉必須由部門主管簽字開領(lǐng)料 單方可發(fā)貨，嚴(yán)禁先出貨，后補手續(xù)的錯誤做法，嚴(yán)禁白條發(fā)貨，對超出保 管期或出現(xiàn)滯存情況，及時報執(zhí)行經(jīng)理并