制藥企業(yè)采購管理流程

1、采購管理規(guī)范一、采購的物品按物品類別可以分為三類：1、耗材和輔助材料,2、原輔包裝材料,3、設(shè)備。1、耗材和輔助材料是指用于生產(chǎn)、檢定、倉儲、工程、辦公所需的易耗品等，如：濾芯、 潔凈服、手套、垃圾袋、笤帚、玻璃器皿、牛皮紙等雜品。2、 原輔包裝材料是指生產(chǎn)所需要的原料、輔料、包裝材料和QC實(shí)驗(yàn)所使用的試藥試劑、 標(biāo)準(zhǔn)品等。（一般在合格供應(yīng)商清單內(nèi)）3、設(shè)備是指各公司生產(chǎn)所需要的各種儀器、大型、小型設(shè)備等。二、按采購計劃性可以分為兩類：1、計劃內(nèi)采購,2、計劃外采購。1、計劃內(nèi)采購指按各部門年計劃進(jìn)行采購，各部門需按下一年度生產(chǎn)量做出所需物品的 年計劃，采購部門將此計劃報給財務(wù)部門，然后由財務(wù)

2、部門報給總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行 下一年度的采購。2、計劃外采購是指對年計劃內(nèi)不包含的物品進(jìn)行的采購（如：生產(chǎn)過程中設(shè)備故障更換 導(dǎo)致的，年產(chǎn)量超過計劃量導(dǎo)致的，部門所做年計劃不夠或缺失導(dǎo)致的，根據(jù)政府部門法規(guī) 新要求臨時增加的物品采購等）。三、按物品性質(zhì)可以分為兩類：1、一般物品米購, 2、特殊物品米購。1、一般物品采購主要包括常規(guī)原輔包裝材料、耗材和輔助材料的采購，2、 特殊物品采購主要是指采購大宗原輔包裝材料和設(shè)備的采購。合同總價超過10萬元以 上的采購需經(jīng)審核小組參與調(diào)研審核，簽訂合同前需履行簽訂合同會簽手續(xù)。四、按照以上分類我公司物品采購有如下幾種采購：（一）耗材和輔助材料（一般物品

3、米購流程） ；（二）原輔包裝材料（一般物品采購流程） ；（三）大宗原輔包裝材料（特殊物品采購流程） ；（四）設(shè)備（特殊物品采購流）。（一）耗材和輔助材料1使用部門每年年底制定下一年度的物品年計劃，報采購部門。2各部門根據(jù)年計劃每月統(tǒng)計下一個月所需物品清單，報采購部門3、采購部門根據(jù)各部門提供清單的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購4、物品購進(jìn)后，物供部門須對所購進(jìn)物品進(jìn)行物品的初驗(yàn)，初驗(yàn)合格方可入庫發(fā)放。 耗材和輔助材料采購流程圖（二）原輔包裝材料1使用部門每年年底制定下一年度的物品年計劃，報采購部門。2各部門按年計劃根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度制定所需物品清單，報采購部門。3、采購部門根據(jù)各部門提供清單的物品名稱

4、、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購，同時核對是否為合格供 應(yīng)商清單上所列的物品。4、物品購進(jìn)后，需經(jīng)初驗(yàn)合格后向質(zhì)量部 QC進(jìn)行請驗(yàn)，走物料審核放行程序。審核放行合 格后方可入庫發(fā)放。原輔包裝材料采購流程圖使用部門使用部門采購部門（三）大宗原輔包裝材料對于大宗原輔包裝材料合格供應(yīng)商的最初選擇應(yīng)由質(zhì)量部門、使用部門、采購部門、審核小組進(jìn)行。走特殊物品采購流程：1使用部門根據(jù)要求提出采購申請（內(nèi)容包括：材料名稱、用途、基本參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）。2、公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、采購部門聯(lián)系該產(chǎn)品供應(yīng)商，收集產(chǎn)品資料和供應(yīng)商資質(zhì)，選擇同類產(chǎn)品國內(nèi)外知名度較 高的供應(yīng)商，根據(jù)使用者提出的要求，進(jìn)行初步篩選，將篩選

5、后的供應(yīng)商資料交予使用部門 和質(zhì)量部門審閱。4、 使用部門和質(zhì)量部門根據(jù)資料內(nèi)容選擇適合自身要求的產(chǎn)品和供應(yīng)商，由采購部門聯(lián)系廠 家，當(dāng)面洽談。5、當(dāng)面洽談時由使用部門、采購部門、質(zhì)量部門三方共同進(jìn)行。使用部門根據(jù)需要與供應(yīng)商交流產(chǎn)品質(zhì)量和參數(shù)方面的內(nèi)容，質(zhì)量部門衡量其是否現(xiàn)行法規(guī)和GMP要求，采購部門與產(chǎn)品供應(yīng)商進(jìn)行初步議價。如果需要現(xiàn)場考核，可由三方共同參與進(jìn)行。6、多家洽談結(jié)束后，使用部門和質(zhì)量部門提出各家優(yōu)缺點(diǎn)和最終意向，物供部門提供各家最終報價。合同價款超過10萬元的需同時將采購意見報審核小組審核。 由審核小組對產(chǎn)品購買 和報價的合理性做最后確認(rèn)。7、 公司副總經(jīng)理將根據(jù)使用部門和質(zhì)

6、量部門提出各家產(chǎn)品的優(yōu)缺點(diǎn)和最終意向， 結(jié)合物供部 門提供各家最終報價和審核小組的審核意見（合同價款超過 10萬元），最終選擇一家合理設(shè) 備供應(yīng)商報總經(jīng)理批準(zhǔn)。8總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。9、采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同的擬定和簽訂。10、采購部門跟蹤設(shè)備供應(yīng)商合同履行進(jìn)展。11、物品購進(jìn)后，需經(jīng)初驗(yàn)合格后向質(zhì)量部 QC!行請驗(yàn)，走物料審核放行程序。審核放行合 格后方可入庫發(fā)放。大宗原輔包裝材料采購流程圖審核小組（合同價款超過10萬元）合同會簽采購部門采購部門采購部門請驗(yàn)采購部門質(zhì)量部門采購部門（四）設(shè)備1、使用部門根據(jù)要求提出采購申請（內(nèi)容包括：設(shè)備名稱、用途、應(yīng)具備的功能等）。2、公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)

7、理批準(zhǔn)。3、采購部門聯(lián)系該設(shè)備供應(yīng)商，收集該設(shè)備的資料和供應(yīng)商資質(zhì)，選擇同類產(chǎn)品國內(nèi)外知名 度較高的供應(yīng)商，根據(jù)使用者提出的要求，進(jìn)行初步篩選，將篩選后的設(shè)備和供應(yīng)商資料交 予使用部門審閱。4、使用部門根據(jù)資料內(nèi)容選擇適合自身要求的設(shè)備和供應(yīng)商，由采購部門聯(lián)系廠家，當(dāng)面洽 談。大型設(shè)備盡可能以招投標(biāo)方式進(jìn)行，應(yīng)至少有三家設(shè)備供應(yīng)商可供選擇。5、當(dāng)面洽談時由使用部門、采購部門、工程部門三方共同。使用部門根據(jù)需要與設(shè)備供應(yīng)商 交流設(shè)備性能方面的內(nèi)容，工程部門與設(shè)備供應(yīng)商交流設(shè)備原理、結(jié)構(gòu)、重要配件生產(chǎn)廠家 各方面性能、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容，采購部門與設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行初步議價。 如果需要

8、現(xiàn)場考核，可由三方共同參與進(jìn)行。6、多家洽談結(jié)束后， 使用部門和工程部門提出各家優(yōu)缺點(diǎn)和最終意向，物供部門提供各家最 終報價。合同價款超過 10 萬元的需同時將采購意見報審核小組審核。 由審核小組對設(shè)備購買 和報價的合理性做最后確認(rèn)。7、主管副總或總將根據(jù)使用部門和工程部門提出各家產(chǎn)品的優(yōu)缺點(diǎn)和最終意向，結(jié)合物供部門提供各家最終報價和審核小組的審核意見（合同價款超過 10 萬元），最終選擇一家合理設(shè) 備供應(yīng)商報總經(jīng)理批準(zhǔn)。8、總經(jīng)理最終批準(zhǔn)。9、采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同的擬定， 生產(chǎn)部門提供合同中設(shè)備性能要求和售后服務(wù)等要求，工程部門提供設(shè)備維護(hù)等方面的要求，財務(wù)部門對付款方式進(jìn)行審核和提出相

9、應(yīng)意見。10、合同最終由采購部門和設(shè)備供應(yīng)商簽訂。11、采購部門跟蹤設(shè)備供應(yīng)商合同履行進(jìn)展。12、對于大宗設(shè)備如果需要對設(shè)備進(jìn)行廠家現(xiàn)場驗(yàn)收，可由使用部門和工程部門協(xié)同進(jìn)行。13、設(shè)備到廠后驗(yàn)收需由使用部門、采購部門、工程部門三方進(jìn)行。設(shè)備采購流程圖卄合同會簽總經(jīng)理批準(zhǔn)口合同跟蹤廠家現(xiàn)場驗(yàn)收入場驗(yàn)收五、特殊情況采購審批:對于計劃內(nèi)物品的采購可直接走各種采購流程，對于計劃外的物品，須經(jīng)部門總監(jiān)批準(zhǔn), 報副總經(jīng)理，數(shù)額較小的可由副總經(jīng)理審核并批準(zhǔn)購買，對于數(shù)額較大的，須由副總經(jīng)理審 核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)購買。對于急購的計劃外物品，如副總經(jīng)理和總經(jīng)理不在公司時， 可由部門總監(jiān)或部門部長向副 總經(jīng)理電話征求意見，待副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由副總經(jīng)理電話通知采購部門購買。六、采購過程各部門職責(zé)人：使用部門主體責(zé)任人：物供部門：行政部門：生產(chǎn)部門：質(zhì)量部門：工程部門：財務(wù)部門：營銷部門：采購部門主體責(zé)任人：物供部門：工程部門主體責(zé)任人：工程部門：質(zhì)量部門主體責(zé)任人：質(zhì)量部門：審核主體責(zé)任人：批準(zhǔn)主體責(zé)任人：總經(jīng)理：七、大型設(shè)備貨款支付方式（參照）：1甲方在合同簽訂后支付