科龍集團傳播費用及合同管理規(guī)定

1、第 1 頁 共 9 頁 科龍集團傳播費用及合同管理規(guī)定科龍集團傳播費用及合同管理規(guī)定1 1 目的目的為了降低傳播成本，加強對廣告合同、廣告費用的監(jiān)控和管理，以達到廣告業(yè)務執(zhí)行過程中費用使用的規(guī)范操作，特制定本規(guī)定。2 2 適用范圍適用范圍本規(guī)定適用于廣東科龍集團整合傳播部及與科龍集團傳播業(yè)務有關的部門、科室。3 3 管理職能管理職能科龍集團廣告合同及費用管理工作由整合傳播部負責，營銷財務部、營銷行政部相關科協(xié)助，其日常管理工作由整合傳播部綜合管理科牽頭組織實施。4 4 傳播費用傳播費用4.1 廣告費用項目分類4.1.1 電視廣告：電視廣告的發(fā)布費用；4.1.2 報紙廣告：報紙廣告的發(fā)布費用；4

2、.1.3 雜志：雜志認刊廣告的發(fā)布費用；4.1.4 電臺：電臺廣告的發(fā)布費用；4.1.5 網絡：網絡廣告的發(fā)布費用；4.1.6 戶外：指時間在兩個月以上的路牌、燈箱一條街、霓虹燈、戶外廣告的制作、場租與發(fā)布費用；4.1.7 現(xiàn)場活動：指現(xiàn)場活動的場地租金、公證費、設備購買與租金、臨時外聘人員（團隊）傭金，以及廣告代理公司為之而發(fā)生的差旅費用；4.1.8 制作：電視、報紙、 、雜志、電臺、網絡廣告的制作，及統(tǒng)一批量制作宣傳單頁、海報、立牌、條幅、巨幅、畫冊以及售點的導購模型和導購器材；4.1.9 贈品：指批量購買的促銷贈品（含現(xiàn)金獎體現(xiàn)的部分） ；4.1.10 公關：針對政府機關單位、新聞單位人

3、員的禮金、酬金、會務費；4.1.11 展覽展示：指參與大型展覽會的展位租位、展位布置、現(xiàn)場宣傳的費用；4.1.12 新聞發(fā)布費：指新聞發(fā)布會的場租、布置、政府公關、專家、新聞單位的禮金、會議招待、專項新聞發(fā)布的費用或新聞稿的外聘創(chuàng)作、記者稿酬的費用（不含買版面的文字廣告費用） ；4.1.13 傭金：指公司總部的廣告代理商與咨詢公司、CI 設計公司、專業(yè)媒介監(jiān)測公司的傭金（不含其它服務商） ，分公司費用統(tǒng)計中傭金含在各項目中，不單獨體現(xiàn)；4.1.144.1.14 運輸費：宣傳物料、贈品的運輸費用；運輸費：宣傳物料、贈品的運輸費用；第 2 頁 共 9 頁4.1.154.1.15 其它：除以上項目以

4、外的費用；其它：除以上項目以外的費用；4.1.164.1.16 傳播費用中不含全國、區(qū)域性經銷商訂貨會、座談會、進場費、場租費以及各傳播費用中不含全國、區(qū)域性經銷商訂貨會、座談會、進場費、場租費以及各辦事處、維修中心的門頭制作費等。辦事處、維修中心的門頭制作費等。4.2 費用計劃管理 4.2.1 所有費用在實施前必須以費用計劃表形式,根據(jù)公司相關流程制度進行申報,審核批準后備案，作為簽定合同的依據(jù)；4.2.24.2.2 所有合同必須根據(jù)已審核批準的費用計劃所有合同必須根據(jù)已審核批準的費用計劃, ,方可簽訂執(zhí)行方可簽訂執(zhí)行. .4.2.3 整合傳播部各科室與分公司傳播科根據(jù)已發(fā)生的費用情況,制定

5、月度資金計劃，報到整合傳播部綜合管理科，由整合傳播部與營銷財務部共同確認后，下?lián)苜Y金。4.3 費用審查支付4.3.1 所有項目的費用結算，必須在活動項目結束之后 20 天內整好結算資料;4.3.2 結算資料要求見各類廣告投放報帳憑證明細對照表 （附表 2） ；4.3.3 整合傳播部總部發(fā)生的廣告費用，綜合管理科負責審查跟進付款；分公司發(fā)生的廣告費用，由分公司財務人員負責審查支付.4.3.4 按合同付款要求(見 5.2)支付,任何人員不得無故拖緩付款時間。4.4 費用臺帳4.4.1 所有簽訂的合同，必須按合同有關條款，建立統(tǒng)一格式的科龍集團 xx 分公司傳播費用管理臺帳 （附表 1） ，并定期匯

6、總，掌握需求動態(tài)。4.4.2 總部的傳播費用管理臺帳由整合傳播部綜合管理科負責；分公司的傳播費用管理臺帳由分公司傳播科負責，每月 25 日反饋給整合傳播部綜合管理科.4.4.3 整合傳播部綜合管理科每月 5 日前根據(jù)總部與分公司的管理臺帳情況,作上月的費用總結報告，送部門領導及相關科室；總結報告包括總部或分公司各項計劃費用、上月實際發(fā)生費用、已支付費用、未支付費用、年度滾動剩余費用。4.4.3 在中：合同編號組成：（整）001 合同序號，從 1 開始順序編寫 年份的后兩位數(shù) 整合傳播部（簡稱為“整” ） ，各分公司為所在省份簡稱，如廣東為“粵“ “部門”：總部發(fā)生的費用，填各相關科室名稱，各分

7、公司填所在省份名稱；“品牌”：應簡寫為“科冰” 、 “科空” 、 “容聲” 、 “華寶” ；“廣告公司”指與我司簽訂人合約的公司全稱，以合同章的稱謂為準?！昂贤椖俊卑?4.1 分類為準。第 3 頁 共 9 頁5 5 廣告合同廣告合同5.1 合同分類（以下各類合同樣本附后）.5.1.1 所有電視、報紙和電臺投放統(tǒng)一使用科龍集團媒介廣告發(fā)布合同;5.1.2 所有公交車、大型長期戶外廣告使用科龍集團戶外廣告發(fā)布合同 ；5.1.3 橫幅、布幔、條幅的制作、發(fā)布以及現(xiàn)場活動項目統(tǒng)一使用科龍集團促銷廣告合同;5.1.4 大量的宣傳資料的制作和贈品購買使用科龍集團廣告制作合同 。5.2 合同簽定5.2.1

8、 合同簽定的前提條件：整合傳播部總部廣告合同簽定，須填報科龍集團廣告合同審批表 （總部版） ，根據(jù)公司財務審批權限和程序的要求，獲得批準后，方可簽訂；分公司的廣告合同，須在其月度（階段性）計劃或臨時計劃獲得批準備案，經填報科龍集團分公司廣告合同審批表 （附表中） ，由分公司經辦人申報，分公司傳播科科長全面審核，分公司財務主管對應價格標準和審批計劃進行復核，分公司經理批準后，方可簽定。5.2.2 所有合同費用不允許超出合同審批表的金額。5.2.3 總部的合同簽定必須由經辦人、科長共同簽字方可生效；分公司的合同簽定必須由經辦人、整合傳播科長、分公司經理共同簽字，方可生效。5.2.4 合同采用標準格

9、式，必須明確的內容有：簽約時間、地點（順德） 、發(fā)布時間、數(shù)量、規(guī)格、頻次、單價、合同總金額、結算方式、違約責任和、雙方聯(lián)系人、聯(lián)系電話、法人代表和公章（分公司的合同簽字生效） 。5.2.5 合同一式三份，第一聯(lián)為付款憑證、第二聯(lián)為分公司存檔、第三聯(lián)為對方存檔。5.3 合同的檔案管理5.3.1 分公司所有合同由分公司財務主管分類編號歸檔、備查。5.3.2 總部的合同由綜合管理科分類、編號和歸檔。6 6 處罰處罰在部門領導的指導下，由整合傳播部綜合管理科組織，經常性開展廣告合同及費用管理的檢查監(jiān)控工作，建立部門費用管理獎懲制度。同時，定期匯同行政部、財務部相關人員，對重點管理項目進行跟進管理，對

10、違反公司費用管理規(guī)定的單位或個人，予以處罰。 6.1 延期上報合同臺帳的，延期一天扣罰責任人 20 元；6.2 未簽合同而先執(zhí)行的，輕者扣罰責任人 500 元，重者按其實施金額的 5%對責任人進行處罰；6.3 簽定合同后未于 2 日內入臺帳的，拖遲一天扣罰責任人 20 元；6.4 總部合同在公司領導未審批完畢而先執(zhí)行的，輕者扣罰責任人 500 元，重者按實施金額的 5%對責任人進行扣罰；6.5 無公司審批計劃而分公司簽定的合同，輕者扣罰責任人 500 元，重者對責任人予以第 4 頁 共 9 頁實施項目金額的 5%進行扣罰；6.6 簽定合同時內容不全者，輕者按每缺一項扣罰 20 元處理，重者對責

11、任人予以合同金額 5%的扣罰；6.7 分公司的傳播合同無傳播科長和分公司經理簽字的無效，結算中一經發(fā)現(xiàn)，不予支付，同時扣罰責任人 500 元。附：表 1科龍集團 XX 分公司傳播費用管理臺帳表 ；表 2各類廣告投放報帳憑證明細對照表 ； 表 3科龍集團廣告合同審批表總部版； 表 4科龍集團分公司廣告合同審批表 ； 表 5科龍集團媒介廣告發(fā)布合同 ； 表 6科龍集團戶外廣告發(fā)布合同 ； 表 7科龍集團廣告制作合同 ； 附加說明：本規(guī)定由科龍集團整合傳播部負責解釋；本規(guī)定從批準之日起執(zhí)行；本規(guī)定如與前期部門相關規(guī)定有沖突，以本規(guī)定為準。編制：整合傳播部綜合管理科 審核：楊紅春 批準：張彬第 5 頁

12、 共 9 頁附表 1科龍集團 XX 分公司傳播費用管理臺帳表編號編號部門部門品牌品牌廣告公司廣告公司合同項目合同項目合同內容合同內容計劃審批計劃審批時間時間計劃金額計劃金額 簽約時間簽約時間合同總金額合同總金額(元元)付款要求付款要求實付金額實付金額經辦人經辦人申請時申請時間間付款日期付款日期 發(fā)票號發(fā)票號備注備注合計合計 注：整合傳播部各科室每月注：整合傳播部各科室每月 2525 日前將此表反饋至綜合管理科，綜合管理科匯總后于日前將此表反饋至綜合管理科，綜合管理科匯總后于 2828 日前提交部領導參閱；分公司整合傳播科于每月日前提交部領導參閱；分公司整合傳播科于每月 2525 日前將此表反饋

13、至分公司經理參閱后報總部綜合管理科。日前將此表反饋至分公司經理參閱后報總部綜合管理科。第 6 頁 共 9 頁附表附表 2 2 各類廣告投放報帳憑證明細對照表各類廣告投放報帳憑證明細對照表 項目 憑證電視報紙雜志電臺網絡戶外記者稿酬現(xiàn)場活動制作場地租金贈品購買團隊傭金申請報告或計劃合同審批表合同或協(xié)議原件發(fā)票媒體播出證明價目表（工程預算）費用結算清單報樣報樣登記表第三方場租收據(jù)照片錄象帶磁帶臨時工資簽收單樣品禮品分配表驗收報告單比價、招標資料第 7 頁 共 9 頁附表附表 3 3科龍集團廣告合同審批表科龍集團廣告合同審批表（總部版） 編號編號 NONO合同名稱經辦人總金額代理公司名稱申請理由付款要求 申請科室負責人： 日期綜合管