案例報(bào)告責(zé)任公司物資管理審計(jì)報(bào)告

1、物資內(nèi)部審計(jì)報(bào)告【最新資料，WORD文檔，可編輯】第10頁(yè)共12頁(yè)XXX有限責(zé)任公司物資管理審計(jì)報(bào)告公司內(nèi)審組根據(jù)經(jīng)核準(zhǔn)的2006年年度審計(jì)計(jì)劃，于2006年10月20日-11月4日對(duì)公司物資管理循環(huán)實(shí)施了內(nèi)部控制審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)及付款、存貨管理及財(cái)務(wù)核算等業(yè)務(wù)流程相關(guān)制度的有效性和日常執(zhí)行的遵循性。我們審閱了相關(guān)制度及原始資料，與相關(guān)建設(shè)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部門(mén)人員進(jìn)行了面談，并抽查了相關(guān)業(yè)務(wù)的處理文件?，F(xiàn)將審計(jì)中情況報(bào)告如下：一、公司物資管理簡(jiǎn)況公司目前物資管理方面的主要制度有：XXX200551號(hào)XXX有限公司工程物資管理制 度、XXX200631號(hào)XXXW限公司招標(biāo)管

2、理規(guī)定。其中 51號(hào)文件比較系統(tǒng)的對(duì)工程物資 采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、財(cái)務(wù)核算等相關(guān)管理環(huán)節(jié)作了詳細(xì)規(guī)定，并制訂了詳細(xì)的工作流程。31號(hào)文件對(duì)重要物資采購(gòu)的招標(biāo)活動(dòng)做了規(guī)定，控制了公司重要采購(gòu)的公正、公平和有效。公司日常物資管理工作遵循 51號(hào)文件執(zhí)行，重要物資采購(gòu)按31號(hào)文件走招標(biāo)流程。物資管理所涉及到的主要是公司工程用材料及設(shè)備， 省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部及運(yùn)行維護(hù)部及各 分公司建維部是物資的主要使用部門(mén)。 倉(cāng)庫(kù)歸省公司財(cái)務(wù)部管理，主要負(fù)責(zé)日常物資的出 入庫(kù)管理工作。一、物資采購(gòu)公司的工程物資管理規(guī)定對(duì)物資采購(gòu)的工作流程進(jìn)行了規(guī)定。日常物資采購(gòu)工作主要由建設(shè)部或運(yùn)維部根據(jù)實(shí)際需要負(fù)責(zé)進(jìn)行。 并由使用部門(mén)

3、制訂采購(gòu)訂單，聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。我們認(rèn)為，在公司現(xiàn)存的物資管理流程中：1、公司51號(hào)文件僅對(duì)物資管理各主要工作流程進(jìn)行了規(guī)定， 我們認(rèn)為，做為省公司 的物資采購(gòu)部門(mén)，有必要制訂采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理制度。對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程中的采購(gòu)申請(qǐng)、詢(xún)價(jià)、 價(jià)格審批、供應(yīng)商選擇等具體工作進(jìn)行規(guī)范。 完善物資管理的基礎(chǔ)工資，控制公司采購(gòu)成O2、采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)材料到貨驗(yàn)收，有違不相容崗位必須分開(kāi)的原則根據(jù)財(cái)政部財(cái)會(huì)200221號(hào)文件內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范 一一采購(gòu)與付款（試行）的 規(guī)定，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：（一）請(qǐng)購(gòu)與審批；（二）詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商；（三） 采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)；（四）采購(gòu)與驗(yàn)收；（五）采購(gòu)、驗(yàn)收與相

4、關(guān)會(huì)計(jì)紀(jì)錄；（六）付款審 批與付款執(zhí)行。按照公司制度規(guī)定，收貨工作由倉(cāng)管及質(zhì)檢員負(fù)責(zé)辦理， 根據(jù)我們審計(jì)中 所了解的實(shí)際情況，采購(gòu)部門(mén)制訂采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)訂單發(fā)貨后又由采購(gòu) 人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收，采購(gòu)與驗(yàn)收職責(zé)相混淆，容易形成制度漏洞。截止 2006年9月30日，全 省尚存在未辦理入庫(kù)的采購(gòu)訂單金額 13,741,679.00元。上述材料有些到貨后直接用于工 程上，一方面不再受系統(tǒng)預(yù)算控制，另一方面不能在期末庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)時(shí)體現(xiàn)差異。直接影響到公司對(duì)項(xiàng)目工程核算及考核的準(zhǔn)確性。我們提請(qǐng)省公司倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)上述訂單進(jìn)行清 理。審計(jì)建議：省公司倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)與建設(shè)維護(hù)部重新就物資驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的職責(zé)進(jìn)行

5、明確，保證貨物驗(yàn)收工作按規(guī)定執(zhí)行。3、在審計(jì)中我們還注意到，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部對(duì)于城域網(wǎng)、省干等工程采購(gòu)用物資，因?yàn)?與供應(yīng)商簽有采購(gòu)合同，往往不作訂單直接采購(gòu)材料用于工程上， 導(dǎo)致材料已用完，倉(cāng)庫(kù) 這里還沒(méi)入庫(kù)，日常盤(pán)點(diǎn)也不能監(jiān)督到該部分物資，如有差額，只能在事后發(fā)現(xiàn)，影響到 公司物資管理安全。在盤(pán)存中我們發(fā)現(xiàn)網(wǎng)管中心有少量中信本地網(wǎng)朗訊設(shè)備，隨后追查到中信本地網(wǎng)工程中SDHt傳輸設(shè)備已經(jīng)用在全省各地的本地網(wǎng)建設(shè)中， 該批設(shè)備的總價(jià)值 為*元，最后一批設(shè)備已于2006年6月收到，截止我們審計(jì)日公司已向該批設(shè)備的供 應(yīng)商北京XXXXT限公司支付設(shè)備款*元（2005年9月支付*元，2005年12月支付*

6、 元，2006年7月支付*元），但在用友系統(tǒng)中無(wú)該批設(shè)備的采購(gòu)訂單及相關(guān)的入庫(kù)、出庫(kù) 手續(xù)。該批設(shè)備是由省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部人員根據(jù)編號(hào)為 *的合同要求供應(yīng)商將設(shè)備直接 發(fā)送到相關(guān)的地市分公司，未做采購(gòu)訂單。各地建維人員對(duì)貨物進(jìn)行了簽收， 并在省公司 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部的指導(dǎo)下進(jìn)行安裝，用于本地網(wǎng)建設(shè)中。我們認(rèn)為：省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部相關(guān)人 員違反了公司的物資管理制度中的規(guī)定，由于采購(gòu)、驗(yàn)收均由建設(shè)人員負(fù)責(zé)，收到貨物后根本不需辦理相關(guān)入出庫(kù)手續(xù)而直接用于本地網(wǎng)建設(shè)中，使倉(cāng)庫(kù)管理員在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí) 間內(nèi)無(wú)法對(duì)該批設(shè)備進(jìn)行跟蹤，同時(shí)，我們注意到，所支付 *元款項(xiàng)的發(fā)票已收到，因 為材料沒(méi)有入庫(kù)，截止審計(jì)日都沒(méi)能計(jì)

7、入相關(guān)的工程成本，致使相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真。審計(jì)建議：(1)財(cái)務(wù)在辦理工程付款時(shí)應(yīng)以用友系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)只有一個(gè)出 處，那就是用友系統(tǒng)。我們所說(shuō)的按合同約定付款如果合同約定是預(yù)付款，應(yīng)在付款單備注欄上注明是預(yù)付款，如果合同約定是供應(yīng)商提供相關(guān)發(fā)票申請(qǐng)付款， 那么財(cái)務(wù)應(yīng)在付款 單備注欄上注明發(fā)票是否已入帳(而不是發(fā)票已收，發(fā)票已收和發(fā)票已入帳在財(cái)務(wù)上是有 本質(zhì)區(qū)別的)，如果發(fā)票收到卻不能及時(shí)辦理入帳，請(qǐng)相關(guān)流程的人員辦理好入帳必須的 流程后，財(cái)務(wù)把發(fā)票入帳再辦理付款，這樣才能保證用友系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整。(3)在全公司強(qiáng)調(diào)用友系統(tǒng)的地位及作用，用友系統(tǒng)是一個(gè)全面的管理系統(tǒng)，公司

8、的相關(guān)部門(mén)要對(duì)其在用友系統(tǒng)內(nèi)資料錄入的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。4、供應(yīng)商相對(duì)集中，主要原料采購(gòu)供應(yīng)商選擇，缺乏年度復(fù)查程序，供應(yīng)商名錄基 本維持不變，新供應(yīng)商開(kāi)拓力度較弱。我們對(duì)比了公司供應(yīng)商各月發(fā)展趨勢(shì)， 發(fā)現(xiàn)公司主 要材料采購(gòu)集中在少量供應(yīng)商。例如公司06年的所有尾纖、光收發(fā)器及其模塊全部從XXXX 有限公司采購(gòu)，所有光端機(jī)、MF-05型網(wǎng)橋等全部從XXXXT限責(zé)任公司采購(gòu)，因?yàn)閷?duì)上 述供應(yīng)商所存在的一定依賴(lài)性，我們認(rèn)為，完善第三人對(duì)供應(yīng)商的年審程序，對(duì)保證供應(yīng) 商的合理性能起到完善作用。審計(jì)建議：我們建議公司對(duì)各采購(gòu)負(fù)責(zé)人管理的供應(yīng)商進(jìn)行一年一度的供應(yīng)商交叉復(fù) 審制度，同時(shí)通過(guò)對(duì)供應(yīng)

9、商的供貨質(zhì)量、過(guò)去履約情況以及生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)等方面進(jìn)行年底系統(tǒng)復(fù)查，來(lái)選擇有利于公司建設(shè)成本較低的供應(yīng)商。5、采購(gòu)價(jià)格缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)格的詢(xún)價(jià)、比價(jià)等價(jià)格核定程序。前期公司采購(gòu)都沒(méi)有保存過(guò)詢(xún)價(jià)、比價(jià)資料，經(jīng)了解公司采購(gòu)價(jià)格以采購(gòu)員詢(xún)價(jià)為基礎(chǔ)，由于這種做法缺乏系統(tǒng)、嚴(yán)格及時(shí)的詢(xún)價(jià)、比價(jià)等價(jià)格核定程序和書(shū)面文件，我們擔(dān) 心采購(gòu)價(jià)格合理性是否能夠得到保障。審計(jì)建議：(1)對(duì)于固定供應(yīng)商，我們建議公司應(yīng)制定價(jià)格審核機(jī)制。 該機(jī)制可根據(jù)采購(gòu)料件的 特點(diǎn)，采用定期獨(dú)立詢(xún)價(jià)、議價(jià)，收集公開(kāi)市場(chǎng)成交價(jià)格等方式來(lái)控制價(jià)格。(2)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注主要材料、物資市場(chǎng)供求、價(jià)格變動(dòng)情況，進(jìn)行趨勢(shì)預(yù)測(cè)， 提出最有利的采購(gòu)時(shí)機(jī)和

10、合理交易價(jià)格，為管理層采購(gòu)決策提供支持。三、倉(cāng)庫(kù)管理公司已制定存貨管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)崗位設(shè)置、存貨分類(lèi)、出入庫(kù)單據(jù)及流轉(zhuǎn)、存貨計(jì)量以 及存貨儲(chǔ)存等控制環(huán)節(jié)已作明確，在日常操作中，倉(cāng)庫(kù)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，倉(cāng)庫(kù)部分實(shí)物 控制較好。主要不足之處為：1、倉(cāng)庫(kù)監(jiān)盤(pán)差額，有帳外物資存在本次審計(jì)盤(pán)存中帳面上有的物資保管良好，只有96芯光纜盤(pán)虧20米，屬于物資出庫(kù)的正常差異；盤(pán)盈的物資有* ,同時(shí)我們也注意到網(wǎng)管中心有一批 2兆線(xiàn)及少量無(wú)法確 認(rèn)規(guī)格型號(hào)的物資財(cái)務(wù)帳面上沒(méi)有， 無(wú)人專(zhuān)管，在于網(wǎng)管中心相關(guān)人員的溝通中， 有人說(shuō) 是設(shè)備采購(gòu)中供應(yīng)商送的在工程建設(shè)中剩余下來(lái)的， 有人說(shuō)可能是中信網(wǎng)絡(luò)建大網(wǎng)的時(shí)候 遺留下來(lái)的

11、，有可能不是我們公司的，在省公司5樓倉(cāng)庫(kù)也有一批2兆線(xiàn)財(cái)務(wù)帳面上也沒(méi)有，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部的相關(guān)人員說(shuō)是設(shè)備采購(gòu)中供應(yīng)商贈(zèng)送的。另有省干擴(kuò)容用10G的CORE 盤(pán)從原設(shè)備中替換下來(lái)2.5G的CORES 3套,這些替換設(shè)備尚存使用價(jià)值，未做處理。2、在審計(jì)中，我們對(duì)截止2006年10月31日的公司各地倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)情況進(jìn)行了抽查。我們認(rèn)為，除了上述入庫(kù)手續(xù)未辦理所引起的相關(guān)問(wèn)題外， 在庫(kù)存管理本身，主要問(wèn)題是:設(shè)備材料存在大量外借現(xiàn)象；個(gè)別倉(cāng)庫(kù)對(duì)預(yù)算控制不能?chē)?yán)格遵守，引起盤(pán)存差異。各地、市物資借用情況表（略）物資超預(yù)算領(lǐng)用情況表（略）3、按省公司倉(cāng)庫(kù)管理制度規(guī)定，倉(cāng)庫(kù)物資應(yīng)該分類(lèi)擺放，標(biāo)識(shí)清楚。我們?cè)趯?duì)省公司

12、倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行監(jiān)盤(pán)時(shí)，發(fā)現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)物資并無(wú)標(biāo)識(shí)，同時(shí)有其他廠(chǎng)家物資存放在我公司倉(cāng)庫(kù)， 也 未表明所有權(quán)屬，給物資監(jiān)盤(pán)帶來(lái)困難。審計(jì)建議：（1）對(duì)盤(pán)存中發(fā)現(xiàn)的2兆線(xiàn)及少量無(wú)規(guī)格型號(hào)物資由省公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部、運(yùn)行維護(hù) 部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部進(jìn)行徹底核查，確認(rèn)相關(guān)物資規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，形成書(shū)面說(shuō)明報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)后處理，對(duì)網(wǎng)絡(luò)升級(jí)替換下來(lái)的相關(guān)物資由專(zhuān)業(yè)人員提出合理的使用意見(jiàn)，盡可能的 節(jié)約公司成本;(2)嚴(yán)格材料預(yù)算管理制度，對(duì)物資超預(yù)算及外借現(xiàn)象進(jìn)行全省清理，保證盤(pán)點(diǎn)帳實(shí)相符四、財(cái)務(wù)核算管理公司在物資方面的財(cái)務(wù)核算總體比較規(guī)范，能夠按企業(yè)會(huì)計(jì)制度執(zhí)行，公司財(cái)務(wù)部制訂了財(cái)務(wù)管理?xiàng)l例使之成為日常財(cái)務(wù)管理、核算的標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)

13、工程物資、在建工程及應(yīng)付帳款的核算中，主要存在的問(wèn)題體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：在審計(jì)中我們注意到截止2006年10月31日應(yīng)付帳款期末借方余額*元。我們對(duì) 各供應(yīng)商明細(xì)進(jìn)行了抽查，發(fā)現(xiàn)如下問(wèn)題：1、個(gè)別物資采購(gòu)付款審核手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)；應(yīng)付帳款紅字中有XXXXt限公司*元、XXXXt限公司*元系貨款已支付，材料 尚未入帳。我們抽查4月30日540腌證，因公司支付XX機(jī)站管道建設(shè)零星材料費(fèi)用*元， 應(yīng)扣XXX公司應(yīng)付款*元，而在06年7月31日229腌證中公司又按全額支付了工程 款*元，致使公司多支出*元；公司共計(jì)支付XXX您司辦公室裝修款項(xiàng)*元，2006年10月31日該公司應(yīng)付帳款 期末紅字余額*元，經(jīng)查

14、，該余額系應(yīng)支付的設(shè)計(jì)費(fèi)用，行政部說(shuō)該設(shè)計(jì)費(fèi)有簽定合同， 但合同已找不到了。該款項(xiàng)在 2004年1月支付，一直掛帳，也未收到發(fā)票。審計(jì)建議：(1)建議省公司財(cái)務(wù)在審核付款條件時(shí)，在申請(qǐng)付款單后附送發(fā)票、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等必要附件，并審核相關(guān)工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人簽字是否完整； 原始單據(jù)審核人應(yīng)對(duì)程序完整 性負(fù)責(zé)；(2)目前與供應(yīng)商對(duì)帳工作主要由省公司倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)，而倉(cāng)庫(kù)管理員的對(duì)帳只對(duì)其入庫(kù)物資部分負(fù)責(zé)，并不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商業(yè)務(wù)往來(lái)的所有差異， 我們建議省公司 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在物資采購(gòu)部門(mén)的協(xié)助下定期(或者在月末滾動(dòng)進(jìn)行)與有頻繁往來(lái)交易或者 有較大應(yīng)付賬款余額的供應(yīng)商進(jìn)行書(shū)面對(duì)賬， 并將書(shū)面對(duì)賬單據(jù)妥

15、善存檔保管。對(duì)差異部 分及時(shí)調(diào)整。2、我們?cè)趯徲?jì)中發(fā)現(xiàn)在建工程中有 4個(gè)項(xiàng)目存在貸方余額，合計(jì)金額*元，系退庫(kù) 材料大于原有投資所致，因金額不大，本次審計(jì)未做調(diào)整，我們提請(qǐng)公司財(cái)務(wù)對(duì)上述項(xiàng)目 進(jìn)行清理；四、其他審計(jì)事項(xiàng)說(shuō)明1、2006年11月1日，經(jīng)省公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部協(xié)調(diào)，已向各分公司下發(fā)部門(mén)傳真電報(bào)，要求各分公司就材料設(shè)備使用情況進(jìn)行自查清理，并對(duì)前期未正常辦理相關(guān)手續(xù)的材料物資限時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦；2、我們已經(jīng)對(duì)截止2006年10月31日的未入庫(kù)訂單進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，并要求省公司倉(cāng)管對(duì)其進(jìn)行跟蹤審查；3、已就應(yīng)付帳款紅字余額與財(cái)務(wù)進(jìn)行溝通，并著手在11月份進(jìn)行清理。4、已與省公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部溝通，就上述審計(jì)報(bào)告中所涉及的問(wèn)題擬訂了湖南中信通信有限公司工程物資管理制度補(bǔ)充規(guī)定，對(duì)物資管理中所存在的執(zhí)行力等問(wèn)題進(jìn)行規(guī)范，并與審計(jì)報(bào)告一起上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。五