文員培訓教材

1、 文員工作職責培訓 浮空內(nèi)心來學習 ，方知一片圓滿心。東莞市亮聲揚聲器配件制造有限公司講課提綱第一部分 文員的職業(yè)定位第二部分 文員的崗位職責第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范第一部分 文員的職業(yè)定位1. 文員的定位中層職位藍領(lǐng)，屬文職工作中層職位藍領(lǐng)，屬文職工作員工與領(lǐng)導的連接線，及時傳速信息員工與領(lǐng)導的連接線，及時傳速信息領(lǐng)導的協(xié)助者，同事的服務者領(lǐng)導的協(xié)助者，同事的服務者處理好部門文職工作及人事行政事務外，并協(xié)處理好部門文職工作及人事行政事務外，并協(xié)助各級領(lǐng)導管理好部門各事務。助各級領(lǐng)導管理好部門各事務。第一部分 文員的職業(yè)定位 文員的定位 文員是辦公室里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎(chǔ)性，服

2、務型作用，是企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重要要素。 文員的角色定位具有輔佐功能。幫助部門領(lǐng)導處理一切事務成為文員的職責。但文員除了此職責外，和其它部門文員的關(guān)系也非常密切和重要。 文員是部門領(lǐng)導的助手。第一部分 文員的職業(yè)定位 文員的十大特質(zhì)及要求對事對人 準確性 好判斷力工作效率 機制性 主動性考慮周到 圓滑性 謹慎性 責任感 客觀性第二部分 文員的崗位職責 文員的基本職責 1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 部門文秘、人事信息、文檔管理。 3. 安排部門會議，做好會議紀要及會議決議 的跟進。 4. 辦公用品、輔料、勞保用品的請購、領(lǐng)用及記錄。 5.部門人員費用報銷。 6. 與其他部門間的聯(lián)絡、溝

3、通、協(xié)調(diào)。 第二部分 文員的崗位職責7.做好報表的統(tǒng)計（日報、周報、月報）。8.負責文件的打印、復印工作。 9.統(tǒng)計每月考勤。10.負責部門文件、報刊雜志的分發(fā)。11.部門辦公室固定資產(chǎn)管理。 12.接受其他臨時工作。 第二部分 文員的崗位職責 文員的標準文員的標準 1、積極的心態(tài) 2、良好的專業(yè)素養(yǎng) 3、認真細致 4、條理清晰 5、謙虛勤奮 6、善于溝通 7、真誠寬容 8、服務意識 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務管理規(guī)范事務管理規(guī)范1 1、來賓接待、來賓接待“引路引路” ” 應走在客人左前方的應走在客人左前方的2 2、3 3步處步處，自己走在走廊左側(cè)，自己走在走廊左側(cè)， 讓客人讓客人走在中央。

4、與客人步伐一致，走在中央。與客人步伐一致，并適當做介紹。遇拐彎處應使并適當做介紹。遇拐彎處應使用手勢，并提醒客人用手勢，并提醒客人“這邊請這邊請”、“注意樓梯注意樓梯”等。等。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務管理規(guī)范事務管理規(guī)范2、接打電話、接打電話 “態(tài)度，語調(diào)，用詞態(tài)度，語調(diào)，用詞”第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務管理規(guī)范事務管理規(guī)范 打電話：打電話： 1、要有準備 2、注意打電話的時間，尤其避免在午休或下班時間打 3、微笑的語調(diào)，聲音清晰，有禮貌 4、不要急于在電話中承諾事情或是做決定 5、講電話同時在紙上做記錄 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范事務管理規(guī)范事務管理規(guī)范 接電話：接電話： 1、電話鈴響三

5、聲內(nèi)必須接電話 2、先報上公司名稱或人名 3、聲音語調(diào)微微上揚，有朝氣 4、去除“別人不知道我是誰”的心態(tài) 5、延遲太久接電話應先致歉 6、口中不要吃東西或含著東西第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 人事管理規(guī)范1、組織架構(gòu)、崗位說明書、崗位名稱更新組織架構(gòu)、崗位說明書、崗位名稱更新組織架構(gòu)變更后應該及時的通知管理部門，并由部門所屬最高領(lǐng)導簽字生效。崗位說明書應該是每一個崗位就有一份崗位說明書。組織架構(gòu)圖崗位名稱要與實際名稱相匹配，不能隨意更改。員工職位變更、外遷、離職（包括自離）要有相關(guān)變更通知或聯(lián)絡單。按部門負責人要求完成崗位說明書并分發(fā)相關(guān)人員（含新入職人員）。第三部分 文

6、員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范 2、入職手續(xù)辦理、入職手續(xù)辦理 新員工到部門報到，文員在拿到新員工上崗單首先應該熱情的接待并給予辦理新員工入職登記。 文員應該檢查新員工入職單上的程序是否都已經(jīng)辦理完畢，若有未辦理的應該告知新員工還需要辦理哪項手續(xù)。 經(jīng)理級別員工報到，在新員工入職上班當日將座位安排好并給予準備電話、電腦等辦公用品。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范人事管理規(guī)范 試用期前一周，通知試用是否合格，并發(fā)相關(guān)表格進行填寫，核對無誤后，由部門主管簽字，統(tǒng)一攜帶文件交至人力資源部； 新員工入職一星期后文員應該給予領(lǐng)取并發(fā)放工衣。 3、轉(zhuǎn)崗、晉升員工手續(xù)辦理、轉(zhuǎn)崗、晉升員工手續(xù)辦理 部門有需要轉(zhuǎn)崗、輪崗或

7、晉升的員工首先要填寫崗位調(diào)動表格并報至管理部。 員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升必須要有員工轉(zhuǎn)崗輪崗或晉升培訓記錄并交于管理部存檔。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 人事管理規(guī)范4、離職手續(xù)的辦理離職手續(xù)的辦理部門若有員工需要離職，文員應該告知需離職員工辦理手續(xù)的步驟避免員工走彎路而耽誤時間。若有員工自離（3天未請假不上班者），文員應第一時間將名單報于管理部。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓內(nèi)部培訓 新員工入職培訓 崗前培訓 晉升培訓 轉(zhuǎn)崗輪崗培訓 技能提高培訓 部門需求培訓外部培訓外部培訓第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓內(nèi)部培訓新員工入職培訓 每一位新入職的員工都必須參加新員

8、工入職培訓，若培訓考核不合格給一次補考機會，不參加培訓或成績不合格者不給予轉(zhuǎn)正，并將此項與部門、績效掛鉤。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范培訓管理規(guī)范 內(nèi)部培訓內(nèi)部培訓崗前培訓崗前培訓也就是上崗培訓，每位員工都必須有上崗培訓記錄。特殊（重要）崗位需要上崗證。培訓記錄保存完好。（上崗培訓表、考核結(jié)果）第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范培訓管理規(guī)范 內(nèi)部培訓內(nèi)部培訓晉升培訓 晉升員工需要有相應崗位的晉升培訓記錄，否則將不給于晉升。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范培訓管理規(guī)范 內(nèi)部培訓內(nèi)部培訓轉(zhuǎn)崗輪崗培訓各部門有崗位調(diào)動的員工，本部門文員需要給做崗位調(diào)動的員工提供轉(zhuǎn)崗輪崗培訓記錄。將記錄

9、提交至管理部。（轉(zhuǎn)崗輪崗培訓表、考核結(jié)果）員工培訓記錄匯總表.xls第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓內(nèi)部培訓技能提高培訓各部門提交的年度培訓需求，根據(jù)每月的培訓計劃做好本部門內(nèi)的培訓跟進。培訓記錄歸檔。（簽到表、考核結(jié)果、培訓總結(jié)分析）若因特殊情況不能按時完成培訓則提前與人力資源部溝通。特殊情況無法參加培訓，應提前向部門負責人請假。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范培訓管理規(guī)范內(nèi)部培訓內(nèi)部培訓部門需求培訓部門由于工作需要臨時增加培訓。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范培訓管理規(guī)范培訓管理規(guī)范外部培訓外部培訓公司根據(jù)企業(yè)實際情況，安排員工接受外部培訓。參加外部培訓的員工，從培訓之

10、日起，與公司簽訂培訓協(xié)議。外出培訓成績不合格，公司不給予報銷。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范文件編輯規(guī)范文件編輯規(guī)范標題標題logo的要求的要求標題字體、大小要求標題字體、大小要求（3號字、宋體）號字、宋體）正文字體（宋體）正文字體（宋體） 大?。ㄐ∷幕虼笮。ㄐ∷幕?2號字）號字）第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 打印區(qū)域管理規(guī)范打印區(qū)域管理規(guī)范保持打印區(qū)域干凈整潔，將打印、復印資料及時帶走。不得隨意更改打印機、復印機參數(shù)。復印時注意節(jié)約用紙，不得亂拿紙張。注意區(qū)分有效和失效的文件。若打印機等機器出現(xiàn)故障應及時找負責人處理。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 固定資產(chǎn)管理規(guī)范固定資產(chǎn)管理規(guī)范 固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移-固定資產(chǎn)內(nèi)

11、部轉(zhuǎn)移單 固定資產(chǎn)報廢-固定資產(chǎn)報廢申請單 固定資產(chǎn)維修-固定資產(chǎn)維修申請單 員工離職-涉及到資產(chǎn)部分應交接得當。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范企業(yè)內(nèi)組織工作 一、內(nèi)部工作需要配合的內(nèi)容一、內(nèi)部工作需要配合的內(nèi)容 1、征文宣傳及組稿。 2、部門重要會議、活動、時間的及時通知或新聞組稿。 3、刊物發(fā)放并做好領(lǐng)取記錄。 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 公司文體活動的組織二、企業(yè)活動組織需配合工作二、企業(yè)活動組織需配合工作1、宣傳各項活動，組織員工參與。2、做好活動安排及部門工作安排的協(xié)調(diào)工作3、擔當公司文化的基層宣傳員，傳播企業(yè)文化及人文、理論、活動精神。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范一、相關(guān)制度

12、一、相關(guān)制度 績效方案、部門績效考核表、數(shù)據(jù)統(tǒng)計表每月20-21日部門考勤統(tǒng)計表統(tǒng)計表（需部門負責人確認，紙質(zhì)交至人力資源部。部門月報（電子檔）、相關(guān)附件（電子檔，并發(fā)給相關(guān)部門）。第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范績效考核管理規(guī)范二、文員考核二、文員考核 考核標準：管理部40%+部門60%第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范績效考核管理規(guī)范管理部40%a、考勤統(tǒng)計（10%） 一次失誤扣4分 a、考勤統(tǒng)計不及時，不準確一次扣4分； b、請假、調(diào)休、加班單等未及時或未按手續(xù)辦理一次扣4分。b、培訓達成率（8%） 一次失誤扣3分 a、新入職人員培訓未完成或遺漏 b、公司培訓未參加、主

13、持培訓不及時（月度培訓未按時完成） c、培訓記錄不完善第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范 績效考核管理規(guī)范績效考核管理規(guī)范 c、績效數(shù)據(jù)及時準確性10% 一次失誤扣4分 a、相關(guān)資料提供不及時或不準確 d、部門人事信息及時準確性6%一次扣2分 a、新員工入職手續(xù) b、自離、離職手續(xù) c、轉(zhuǎn)崗、晉升手續(xù)等以上項辦理不及時 e、活動組織能力6% a、部門投稿情況 b、公司活動部門組織情況（組織、協(xié)助、跟進）第三部分 總結(jié) 平時需要做到的工作平時需要做到的工作人事管理人事管理1、組織架構(gòu)、外遷、離職（包括自離）、員工職位變更應及時通知管理部。2、新員工到部門報到文員先檢查新員工入職表程序是否辦理完畢。3、新員工試用期結(jié)束前一周，給員工發(fā)相關(guān)轉(zhuǎn)正表格，部門主管簽字，再統(tǒng)一攜帶文件交至人力資源部。第三部分 總結(jié) 培訓管理培訓管理1、每位新來員工，文員必須監(jiān)督其通知參加新員工入職培訓2、新員工到部門，文員需組織、跟進新員工做好上崗培訓并做好個人培訓檔案。3、新員工上崗培訓合格后，各部門需向管理部申請發(fā)放上崗證。4、晉升、轉(zhuǎn)崗等員工需提交只為調(diào)動表第三部