[盡管去做：無壓工作的藝術].gtd

1、盡 管 去 做一無壓工作的藝術美戴維艾倫著張靜 譯fatdragoncat（ 胖龍貓 ） 手打 中信出版社10目錄第一部分 通向從容之道第1章新情況，新做法像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。第 2章橫向管理工作進程的5 個階段我們應該使任何事物都變得越簡單越好，而不是比較簡單。第3章 第 3 章 縱向管理：巧妙制定工作計劃當著手處理平凡瑣事的時候，必須著眼于大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。第二部分 遠離壓力， 提高效率第 4章 確定時間、空間和工具提升個人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。第 5章 收集階段：填充工作籃訓練自己發(fā)現那些沒有到

2、位的事情。第 6章處理階段：清空工作籃工作籃是一個處理問題的站點，而不是一個存儲容器。第 7章管理階段：建立好清單在從局部管理向全局總攬的轉化過程中，一個完整和同步的工作清單堪稱為一個主要的運作手段。第 8章 檢查階段：回過頭看看只要你保證在適當的時間查閱適當的資料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時間。第 9章行動階段：選最佳方案你的工作是發(fā)現你的工作，然后全身心地投入到其中去。第10章創(chuàng)造性地思考工作準備行動、創(chuàng)造條件，對工作進行一些創(chuàng)造性的思考。然后，你就把大多數人遠遠地拋在后面了。第三部分 事半功倍的幾個竅門第11章 竅門 1：養(yǎng)成收集和自省的習慣焦慮感和內疚感并非是由于承擔太多的

3、工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協議而自然導致的后果。第12章竅門 2：下一步行動無論問題有多么大、多么嚴峻，你總可以向解決它們的方向邁出小小的一步，來根除掉束手無策的感覺。行動起來吧。第13章竅門 3：關注結果沒有明確任務的展望充其量只是一個夢想，而缺乏前景的任務只是痛苦和艱辛的勞作。同時擁有前景和任務才是世界的希望。結論歡迎來到蘊涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫。這里介紹了如 何獲取更加旺盛的精力，變得更加輕松自如，事半功倍的方法。 如果你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的 滋味，這不再是一種魚和熊掌不可兼得的選擇了。你完全有可能 做到在快樂地享受生活的同時，高效地處

4、理工作上的事務。我認為高效是一種非常有價值的東西。也許你目前從事著十 分重要、妙趣橫生或者值得贊揚的工作；又或許并非如此，但是你仍不得不面對這一切。在第一種情況下，你希望所投入的時間 和精力收獲盡可能豐厚的回報。在第二種情況下，你希望能夠盡 快地投入到其他工作中去，同時不遺留任何令你念念不忘的問題。無論正在做什么，你都希望更輕松更自信，這正是你需要做 的事情你可能正在同你的員工們一道舉杯痛飲；夜深人靜時， 你正溫柔憐愛地凝視著搖籃中安然酣睡的愛子； 也許你正忙忙碌碌地回復著涌向你面前的電子郵件，或者在會議結束后抽幾分鐘 的時間與具有潛力的新客戶攀談。放松精神的技巧和使其遠離煩惱與憂慮的力量，很

5、可能就是我們那些偉人的秘訣。J A 哈特菲爾德(J. A. Hatfield )本書寫作的宗旨在于：教你在有需要或期望之時，如何才能盡管去做達到高效和 輕松的最佳境界。我已經探求了很長一段時間(也許你也曾嘗試過)，一直希望找到下列問 題的答案，即做什么，什么時間去做，以及如何去做。根據 2 0 多年發(fā)展和應用提高效率的新方法的實踐，我可以斷言，沒有一種萬能的解決方案。當你跋涉在每天、每周乃至一生的 漫長旅途中，沒有任何一種軟件產品、研討會、一流的個人計劃手冊或者個人使命的宣言， 可以簡化你的工作或者代替你作出選擇。而當你剛剛掌握如何在某一個層面提升辦事效率和 決策能力時，又會不知不覺地接受一批

6、新的任務和富于創(chuàng)意的目標。由此所產生的新的挑戰(zhàn)， 公然否定了任何一個促成你達到目的、解決問題可以套用的簡單公式或者人們最近流行的某 種方法。不過，即使不存在一種通用手段，我們還是可以通過采取某些措施來提高效率和完 善個人管理。當我逐漸地成熟起來，我發(fā)現了許多層次更深刻、內容更豐富、意義更重大的事情，值得我去關注、探討和付諸行動。而且，我已經找到了一些完全可以學習到的簡單方法，它們將顯著地提高我們處理日常煩瑣事務的能力。下面是對 2 0 多年來有關個人效率各種發(fā)現的匯編：最大程度地增加輸出和最小程度地縮減輸入，并且在工作量變得日益龐大且性質模糊不定的現實世界推行這種做法。我曾經耗費幾千個小時，在

7、工作臺邊實地培訓，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學校里，也已經證明是功效卓著的。在我花費了 2 0 年的時間培養(yǎng)和訓練了一些最為精明干練的專業(yè)人士之后，我才領悟到當今社會正如饑似渴地尋求這些方法。長期以來，頂層的經理主管們一直不遺余力地向他們自己和 其他員工灌輸“冷酷執(zhí)行”這個基本標準。他們知道，我也清楚，每一天，在緊閉的大門后，經過幾個小時的苦苦奮斗，還存在著 一大堆沒來得及回復的電話，需要應付的電子郵件，有待指派他人處理的任務，會后尚未處理的事務，以及缺乏管理的個人工作。而無數的商業(yè)人士之

8、所以成功， 是因為他們解決的危機和把握的機遇，遠遠多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問題。一方面，我們需要一些大家公認的手段，可以幫助人們從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術的雙重角度來集中精力，不遺漏任何一件事情。另一方 面，我們需要創(chuàng)造工作氛圍和技能，以保證那些投入最為徹底的 人們，不會因為不堪重負而慘敗。我們急需積極而正確的工作標 準，來吸引和挽留精英和奇才們。我們知道各種企業(yè)機構迫切地需要這個信息，同時在學校也存在著這種需求。在那里，我們的孩子尚未受到有關如何處理信息、如何關注成果，和采取哪些行動達到目標的教育。而對于我們每個人來說，這樣的信息也是不可或缺的。只有這樣，我們才能夠充分地利用機遇，積極、長

9、久地為這個世界增添價值。我在盡管去做一書中所討論的簡單性和高效性最好成為 你在生活中實時的親身體驗，因此，本書必須將工作流程管理法 的精髓用直線的形式體現出來。我試圖這樣安排本書，以便使你 在實踐的過程中，一面領悟到鼓舞人心的全局總覽，一面品嘗立竿見影的成效。本書分為三個部分。第一部分扼要地介紹了這個系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨特性和時效性。接著，又以最為凝練和基礎的形式提出了這些方法論。第二部分展示了如何實施這個系統(tǒng)。它是你的私人培訓顧問，指導你循序漸進地在真刀真槍的現實生活中運用這些行動模式。第三部分進入更加深刻的討論。描述了當你把這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以產生的形式更加微

10、妙、意義更加深遠的眾多成果。我希望你加入這個行列，我盼望你檢驗這些內容，甚至提出質疑。我渴 望你向自己證明，我所承諾的效果對你個人來說，不僅可能而且伸手可及。此 外，我還希望你了解，我提出的每一項建議都是簡單易行的，根本沒有涉及任 何的新技能。你早已經掌握了如何關注問題，如何把它們記錄下來，如何判定 成果和行為，以及如何回顧各種選擇并作出決定。你將證實，你長久以來一直 憑借本能和直覺對許多問題進行的處理都是正確而恰當的。我將為你提供一些 方法，幫助你充分地利用這些基礎技能，將它們推向高效的新境界。我希望能 夠激勵你把它們納入一個令你為之振奮的全新的行為模式中。在本書中，我自始至終地提及針對這些

11、資料所開展的培訓工作和研討會。在過去的20多年中，我作為一名“管理學顧問”獨立地工作著，并與別人進行 了小范圍的合作。我的工作主要是圍繞本書中介紹的方法，針對個人進行提升效 率的培訓，以及舉辦各種講座。我（和我的同事們）已經指導了一千多人，訓 練了幾十萬名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開研討會。這就是我提取經驗和總結 實例的背景情況。我的一位客戶曾經生動形象地描述了我所作出的承諾：“當我習以為常 地采納著本書中的各項原則時，它拯救了我的生命；當我一絲不茍地運用它 們時，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預防日常生活中的救火現象（在某個工作日中，出現的所謂的緊急事件和危機）；同時也是一種 解毒劑，能

12、有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力?！钡谝徊糠滞ㄏ驈娜葜赖?章新情況，新做法可能有這樣一種情況：一個人整日事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒， 輕松自如地控制這一切。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美 妙的境界。同時，這也是那些經驗豐富的專業(yè)人士要獲取成功所必備的一種 關鍵性的運作模式，你已經知 如何做才能達到這種高效率的境界，然而， 如果你本人同其他大多數人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運 用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而不會有一種被深埋其中的感覺。盡管 本書中所描寫的方法和技巧具有極強的實用價值，并且源于生活常理，但是， 大多數人都已經養(yǎng)成了自成體系的工作習慣，他

13、們只有對自身這些工作習慣 加以調整之后，才有可能實施本系統(tǒng)。不要小看這些微小的調整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來清新的變化。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變 (paradigm shift )。焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準備和行動不足所造成的。戴維凱克奇 (David Kekich )我在這里所介紹的方法主要基于兩個目的：(1)抓住所有一切需要處理 的事情(現在的、以后的、將來某時的；大的、小的、或者不大不小的)把它們統(tǒng) 統(tǒng)置入一個脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。(2 )訓練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。這樣一來， 在任何時候， 你都把下一步行動計劃掌握在手，可以實

14、施或者進行再議。本書 提供了一種經過實踐驗證的、高效的工作流程管理方法。為推動這一方法的實施, 還列舉了一些實用的手段、技巧及竅門。你將發(fā)現，這些原理和方法無論是在你的個人生活中，還是在你的職業(yè)生 涯里都可以立即派上用場。(我是從最普遍的意義出發(fā)來考慮“工作”的。它 可以是指你希望或者需要改變任何一種有別于當前狀況的事情。許多人把“工作”和“個人生活”嚴格區(qū)分開來，但我不是這樣：對于我來說，清除 花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫本書或者培訓一名客戶的工作。 本書中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個領域中 去。)正如在你之前的很多人已經體驗到的那樣，你可以把我所描述

15、的這種頗 具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去?；蛘?，你也可以仿效其他一些人 的做法，當你感覺必要時，把它僅僅選定為一個向導，以獲得更佳的控制狀態(tài)。問題：新的要求， 匱乏的資源這些日子以來，幾乎我遇到的每個人都感嘆自己要處理的事情過于繁多， 而且總是缺乏足夠的時間來一一搞定。在僅僅一周的時間里，我與一位在一家 較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見。他承擔著公司的管理工作，但 他擔心沉重的工作負荷將會影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經 理打算在一年的時間內，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1 100人擴增到2000人。由于受到這一目標的驅使，她每天都要拼命地處理15 0 多封電子郵

16、件。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千 年伊始，就出現了這樣一個自相矛盾的現象：人們的生活質量得到了顯著提 高，但是同時又承擔著自己力所不能及的工作，結果導致他們承受了越來越大的壓力。這似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數人都對怎樣改善這種局 面感到茫然。工作不再有清楚的界線我們感到身上的壓力與日俱增，一個主要的原因在于：工作的性質發(fā)生 了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿?目繁多的培訓都追趕不上的。僅僅在20世紀的后50年中，在這個工業(yè)化 的世界里，工作的性質已經由流水線裝配、制造，以及搬運一類的活動轉變?yōu)?彼得德魯克(P e t e

17、 r D r u c k e r)所恰如其分地描述的那種“知識工作” (k n o w l e d g e work )。我試圖一次處理一天的事情，但是有時，幾天的問題一起洪水猛獸般地向 我襲來。阿什利布里連特(Ashley Brilliant )以前，工作是一件不言而喻的事情。人們耕田種地，用機器加工工具， 裝箱搬運，擠牛奶，擺弄精密的工具。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已 經大功告成，哪些問題還懸而未決，一切都明明白白?，F在，大多數人接手 的大部分工作都不具備明確的邊界。我所認識的大多數人，他們手頭上都至 少堆積著半打子的事情要處理。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力， 也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。這次會議有多大的潛 力可以挖掘？這個培訓計劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結構是否合 理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開的員工會議能否令人為 之振奮不已？公司的重組計