文書(shū)照片檔案整理課件

1、n文書(shū)檔案的整理文書(shū)檔案的整理 文書(shū)檔案，又稱管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、文書(shū)檔案，又稱管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值領(lǐng)導(dǎo)和管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件。的文件。 歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。收集確定“件”文件修整裝訂分類排列編號(hào)編目裝盒排架1. 任免、獎(jiǎng)懲非本單位人員或部門(mén)的文件；2. 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件；3. 上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件；4. 無(wú)

2、查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；5. 重份文件；6. 未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、定稿除外）、鉛印文件的各次校對(duì)稿（領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；7. 從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；8. 無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；9. 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；10.本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料；11.為參考目的從各方面收集的文件材料；12.參加非主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文

3、件材料；13.越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；14.下級(jí)機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性文件材料。 編史修志工作已經(jīng)結(jié)束的要開(kāi)始整理歸檔，各門(mén)類史志檔案都?xì)w在史志類，是專門(mén)檔案，單獨(dú)用目錄號(hào)（與檔案局聯(lián)系后確定）。（二）確定（二）確定“件件” 文件正本與定稿為一件（定稿不易裝訂的也可單獨(dú)作為一件）； 正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多也可各為一件）； 原件與復(fù)制件為一件（對(duì)制成材料或字跡材料不利于長(zhǎng)期保管的、以及破損的文件，要復(fù)制后與原件一起歸檔）； 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。 歸檔文件整理方法是以歸檔文件整理方法是以“件件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。確定理。確定“件件”是歸檔文件整

4、理工作的關(guān)鍵之一。是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一?！凹钡拇_定一定要把握尺度，不可過(guò)嚴(yán)也不可太松。的確定一定要把握尺度，不可過(guò)嚴(yán)也不可太松。 一般以每份文件為一件，但實(shí)踐中文件的情況很多，一般以每份文件為一件，但實(shí)踐中文件的情況很多，要用以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定件。要用以下標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確定件。 一本會(huì)議記錄、介紹信存根應(yīng)作多一本會(huì)議記錄、介紹信存根應(yīng)作多件處理，即以每次會(huì)議記錄、每份介紹信件處理，即以每次會(huì)議記錄、每份介紹信各作為一件。各作為一件。（但我們平時(shí)工作中往往是整本會(huì)議記錄、介紹信存根出現(xiàn)，目前我們可（但我們平時(shí)工作中往往是整本會(huì)議記錄、介紹信存根出現(xiàn)，目前我們可以暫時(shí)變通不必拆開(kāi)，逐步實(shí)現(xiàn)一次會(huì)議

5、一件、一份介紹信一件）。以暫時(shí)變通不必拆開(kāi)，逐步實(shí)現(xiàn)一次會(huì)議一件、一份介紹信一件）。 *最容易犯的錯(cuò)最容易犯的錯(cuò)誤是把一套會(huì)議材料誤是把一套會(huì)議材料裝訂成一件處理。裝訂成一件處理。 * *重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須重要文件的正文與歷次修改稿為一件（重要文件須保留歷次修改稿的保留歷次修改稿的, ,應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可應(yīng)作為一件，如修改稿數(shù)量較多也可各為一件）。各為一件）。 *成套的會(huì)議材成套的會(huì)議材料各為一件（一個(gè)料各為一件（一個(gè)會(huì)議的材料不能簡(jiǎn)會(huì)議的材料不能簡(jiǎn)單作一件處理，而單作一件處理，而要分別以件歸檔）。要分別以件歸檔）。 發(fā)文稿紙：欄目發(fā)文稿紙：欄目填寫(xiě)齊全

6、、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆填寫(xiě)齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正簽發(fā)的發(fā)文稿紙，與正本、定稿一并歸檔。本、定稿一并歸檔。 文件處理單：正文件處理單：正文與文件處理單為一件；文與文件處理單為一件； 不論有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、不論有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、有無(wú)處理結(jié)果的文件處有無(wú)處理結(jié)果的文件處理單，均應(yīng)與文件一起理單，均應(yīng)與文件一起歸檔。歸檔。 來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）各為一件。函與復(fù)函）各為一件。報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)的裝訂方報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；式，一冊(cè)（本）為一件； 充分尊充分尊重和利用原來(lái)的基礎(chǔ)。輸入每份報(bào)表、重

7、和利用原來(lái)的基礎(chǔ)。輸入每份報(bào)表、名冊(cè)的題名名冊(cè)的題名+ +單位名（人名）。單位名（人名）。 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。行。 需保管需保管3030年以上的文件要進(jìn)行修整，保管年以上的文件要進(jìn)行修整，保管1010年以下的文件保持原年以下的文件保持原狀就行了，減少不必要的勞動(dòng)

8、。狀就行了，減少不必要的勞動(dòng)。 文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張文件修整工作內(nèi)容有修裱、復(fù)制、去除易銹金屬物，及大紙張折疊。折疊。 修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。修裱：對(duì)破損紙張進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。 復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制：對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。 去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書(shū)釘、回形針、去除易銹金屬物：最主要的工作是除去普通的訂書(shū)釘、回形針、大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。大頭針等，防止時(shí)間長(zhǎng)了生銹。 大紙張折疊：歸檔文件盒尺寸是按照大紙張折疊：歸檔文件盒尺寸是按照A4 規(guī)格設(shè)計(jì)的，所以大紙張要進(jìn)行折疊后才能裝規(guī)格設(shè)計(jì)的，所以大

9、紙張要進(jìn)行折疊后才能裝入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，文件頁(yè)數(shù)多的要單入，折疊時(shí)盡量減少折數(shù)，文件頁(yè)數(shù)多的要單張折疊。張折疊。 歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。歸檔文件經(jīng)修整后要按件裝訂。 從從2009年度開(kāi)始數(shù)字化掃描后，檔案須進(jìn)館單位年度開(kāi)始數(shù)字化掃描后，檔案須進(jìn)館單位就不需要再換不銹鋼釘了，一般訂兩只釘就夠了。就不需要再換不銹鋼釘了，一般訂兩只釘就夠了。不銹鋼釘裝訂方式不銹鋼釘裝訂方式 注：裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊（左邊齊、底注：裝訂時(shí)，紙張要對(duì)齊裝訂的一邊（左邊齊、底邊齊），一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存十年的邊齊），一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。保存十年的文件材料可保持原裝訂方式不變。文

10、件材料可保持原裝訂方式不變。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。 裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序：裝訂時(shí)注意件內(nèi)文件的排列順序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；有文件處理單的，文件處理被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。單在前，正文在后。n有兩種常用的分類方法：有兩種常用的分類方法：n 二級(jí)分類方法：保管期限二級(jí)分類方法：保管期限年度，即將一個(gè)年度，即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限分開(kāi)；年度的文件材料按不同保管

11、期限分開(kāi)；n 三級(jí)分類方法：保管期限三級(jí)分類方法：保管期限年度年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限題），即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限分開(kāi)，再將同一保管期限的文件材料按機(jī)構(gòu)或問(wèn)分開(kāi)，再將同一保管期限的文件材料按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分開(kāi)。題分開(kāi)。n 單位較小形成文件材料較少的可采用二級(jí)分單位較小形成文件材料較少的可采用二級(jí)分類方法：保管期限類方法：保管期限年度，即將一個(gè)年度的文件年度，即將一個(gè)年度的文件材料按不同保管期限分開(kāi)。材料按不同保管期限分開(kāi)。因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有文件的最后，可排在同一年度、期限

12、的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在盒內(nèi)備考表中加以說(shuō)明，件。上述情況應(yīng)在盒內(nèi)備考表中加以說(shuō)明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。1、根據(jù)各單位編制的文件材料歸檔范圍和保管期限表，逐件確定期限。 期限按照國(guó)家檔案局第八號(hào)令分為： 永久、 30年、 10年；2、企業(yè)可按照企業(yè)檔案工作規(guī)范、國(guó)家檔案局第10號(hào)令去判定期限；3、機(jī)關(guān)常見(jiàn)歸檔文件材料期限確定參考： 、會(huì)議材料：黨代會(huì)、人大政協(xié)會(huì)、工青婦代會(huì)及常委會(huì)、執(zhí)委會(huì)、主席團(tuán)會(huì)、委員會(huì)、政府常務(wù)會(huì)、專題會(huì)、辦公會(huì)、黨委會(huì)、黨組會(huì)、行政辦公會(huì)、工作會(huì)、主

13、辦會(huì)議等n主要文件材料（除討論未通過(guò)和一般性文件材料都是主要文件） 永久n典型材料、代表發(fā)言、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)等 30年n未通過(guò)的文件材料 10年、會(huì)議記錄：n上述會(huì)議的記錄、紀(jì)要 永久n中心組學(xué)習(xí)、以學(xué)習(xí)和傳達(dá)會(huì)議精神為主的職工大會(huì)記錄、紀(jì)要 10年、黨政工婦團(tuán)協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)工作計(jì)劃、要點(diǎn)、總結(jié)、報(bào)告、報(bào)表、調(diào)研材料:n本機(jī)關(guān)年度及以上的；重要職能活動(dòng)的；重要專題調(diào)研形成的材料 永久n下級(jí)機(jī)關(guān)重大問(wèn)題事項(xiàng)的專項(xiàng)報(bào)告 30年n本機(jī)關(guān)年度（不含）以下的；下級(jí)機(jī)關(guān)年度及以上的材料 10年、規(guī)定性文件：n本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件 永久 n上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)

14、主管業(yè)務(wù)的一般性文件；同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料 10年、代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性、規(guī)范性、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿 30年、行政管理工作制度、規(guī)定、程序、執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)、整改通知、處理決定等 永久 、聯(lián)合行文：n本機(jī)關(guān)為主辦的重要業(yè)務(wù)問(wèn)題 永久n本機(jī)關(guān)為主辦的一般業(yè)務(wù)問(wèn)題 30年n本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的，統(tǒng)一降一個(gè)檔次、請(qǐng)示與批復(fù)：n上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問(wèn)題請(qǐng)示的批復(fù)；本機(jī)關(guān)對(duì)同級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的批復(fù)、復(fù)函 永久n上述一般問(wèn)題的批復(fù)、復(fù)函（如對(duì)人大建議、政協(xié)提案的） 30年n無(wú)批復(fù)、復(fù)函的重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的請(qǐng)示 10年、來(lái)信來(lái)訪文件：n有領(lǐng)導(dǎo)重要批示

15、和處理結(jié)果的 永久n其他有處理結(jié)果的 30年n不需辦理的 不歸n這里要強(qiáng)調(diào)的是：通常我們?cè)趯?shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，有好多上訪材料即便沒(méi)有處理結(jié)果，還經(jīng)常會(huì)遇到再次上訪、多次上訪，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)過(guò)問(wèn)有關(guān)情況，我們建議把這些材料也要?dú)w檔，期限可根據(jù)實(shí)際不要太高，便于我們平時(shí)工作。、組織人事工作文件：n本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)撤更名并轉(zhuǎn)、編制確定增減 、印信啟用廢棄、人事任免考核、職稱評(píng)審晉升、轉(zhuǎn)錄聘用、離退辭、調(diào)整工資、津貼、傷殘、死亡撫恤等材料 ； 永久n入黨入團(tuán)入會(huì)的請(qǐng)示與上級(jí)部門(mén)的批復(fù)；黨政工團(tuán)婦協(xié)會(huì)學(xué)會(huì)人員花名冊(cè)；黨組織、行政、調(diào)動(dòng)、工資介紹信及存根 永久n單位組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗介紹、大事記等編研材料 永久n

16、簡(jiǎn)報(bào)、簡(jiǎn)訊、信息等 10年、獎(jiǎng)勵(lì)與處分（含取消處分）n縣級(jí)及以上獎(jiǎng)勵(lì)；嚴(yán)重及以上警告處分 永久n縣級(jí)以下獎(jiǎng)勵(lì)；警告及以下處分 30年 、資產(chǎn)權(quán)益與財(cái)務(wù)預(yù)算：n固定資產(chǎn)投資；房產(chǎn)、地產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的兩權(quán)確認(rèn)；職工承租、購(gòu)置本單 位住房的合同、協(xié)議等以及與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的重要合同、協(xié)議 永久n本單位財(cái)務(wù)預(yù)算材料 ，上級(jí)單位下達(dá)年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算、重要項(xiàng)目預(yù)算 30年n上級(jí)部門(mén)、同級(jí)部門(mén)下達(dá)的一般日常費(fèi)用文件材料 10年n歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，如一排列。同一事由中的文

17、件，按文件形成先后順序排列，如一套會(huì)議文件材料屬同一個(gè)事由，其相關(guān)材料應(yīng)按時(shí)間順序排套會(huì)議文件材料屬同一個(gè)事由，其相關(guān)材料應(yīng)按時(shí)間順序排列在一起；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。列在一起；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。n特別提示：事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或特別提示：事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議，一段較緊密的工作過(guò)程。一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，可視為事均可分別視為一個(gè)事由。一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。事由不能與由辦理完畢。事由不能與

18、“問(wèn)題問(wèn)題”這一概念混淆，如這一概念混淆，如“人事人事工作工作”、“黨務(wù)工作黨務(wù)工作”等都不能稱為一個(gè)事由。等都不能稱為一個(gè)事由。 運(yùn)用文檔一體化管理軟件的單位，應(yīng)在軟件中專門(mén)設(shè)置運(yùn)用文檔一體化管理軟件的單位，應(yīng)在軟件中專門(mén)設(shè)置事由欄目，同一事由的一組文件，要分別在事由欄里輸入相事由欄目，同一事由的一組文件，要分別在事由欄里輸入相同的關(guān)聯(lián)詞，使它們自動(dòng)排列在一起。同的關(guān)聯(lián)詞，使它們自動(dòng)排列在一起。 在同年度內(nèi)，堅(jiān)持同類別、同期限原則，按照事由將“件”劃分成若干個(gè)部分，每個(gè)事由再按照重要程度或時(shí)間排列 原則：同年度、同類別、同期限。以單位年度行政類永久文件為例： A E B C C D先分事由：

19、D 對(duì)事由排序： F E B F A 在同一事由內(nèi)，按照文件的形成時(shí)間或重要程度排列，形成一個(gè)自然號(hào)-室編件號(hào)，填入歸檔章。n緊接前面例子： E C事由順序 D F B A abcdabcababcabcabc E C D F B A 1a-12c-23b-34d-41b-52a-61b-72a-83c-91a-102c-113b-121c-132a-143b-151b-162c-173a-18形成室編件號(hào)同一事由內(nèi)件排序 歸檔文件經(jīng)分類、排列等系統(tǒng)整理后，要逐件編制檔歸檔文件經(jīng)分類、排列等系統(tǒng)整理后，要逐件編制檔號(hào)章，檔號(hào)章是將歸檔文件在全宗中的位置，予以固定的號(hào)章，檔號(hào)章是將歸檔文件在全宗

20、中的位置，予以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。 編制要求：編制要求：在在“件件”的的正上方、居中、空白處正上方、居中、空白處加蓋加蓋紅紅色色歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白歸檔章，如居中處有批注等文字，可選擇上方其他空白位置。然后在方格內(nèi)填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。位置。然后在方格內(nèi)填寫(xiě)對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。 歸檔章一歸檔章一般用般用紅色印泥紅色印泥加蓋，檔號(hào)填加蓋，檔號(hào)填寫(xiě)用黑色或藍(lán)寫(xiě)用黑色或藍(lán)黑墨水筆填寫(xiě)。黑墨水筆填寫(xiě)。 全宗號(hào)：填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。沒(méi)列入進(jìn)館序列的企事業(yè)單位，就沒(méi)有全宗號(hào)，可不填寫(xiě)。 年度：填寫(xiě)文件形成年度。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元年，如“ 2010 ”。 如在2

21、011 年整理的是2010 年應(yīng)歸檔文件，應(yīng)填寫(xiě)“2010”。 檔案室編件號(hào)：填寫(xiě)歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)內(nèi)的排列順序號(hào)，從“1”開(kāi)始流水標(biāo)注。（如2010年度的歸檔文件，永久1n件，30年1n件， 10年1n件）。 此格空白，不填任何數(shù)字和文字。 歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫(xiě)內(nèi)容與要求：歸檔章按標(biāo)準(zhǔn)制作，歸檔章的填寫(xiě)內(nèi)容與要求： 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）此格由三級(jí)分類的單位填寫(xiě)，如“辦公室”或”行政類”。一般我們都不填。 保管期限：填寫(xiě)歸檔文件實(shí)際的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。 檔案館編件號(hào)：移交進(jìn)檔案館時(shí)經(jīng)鑒定后重新編制的流水號(hào)，檔案室不用填寫(xiě)。 總頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)該歸檔文件中有

22、圖文內(nèi)容頁(yè)面的總數(shù)。若這份文件有連續(xù)頁(yè)碼的則不必重新編頁(yè)碼；若無(wú)頁(yè)碼或頁(yè)碼不連續(xù)的，則在件的正面有字的右下角、反面有字的左下角，用鉛筆重編頁(yè)碼。(為選擇項(xiàng)可不選) 特別提醒：一個(gè)類一個(gè)流水號(hào)，如采用特別提醒：一個(gè)類一個(gè)流水號(hào)，如采用“年度保管期限年度保管期限”分類分類方法，永久、方法，永久、30年、年、 10 年分別自年分別自1開(kāi)始編流水號(hào)（件號(hào)），第開(kāi)始編流水號(hào)（件號(hào)），第二年仍然分別從二年仍然分別從1開(kāi)始編號(hào)。開(kāi)始編號(hào)。 最容易出現(xiàn)的問(wèn)題：最容易出現(xiàn)的問(wèn)題：（歪章）（歪章）（用藍(lán)色、黑色印泥）（用藍(lán)色、黑色印泥）（在文字上蓋章）（在文字上蓋章）（位置不對(duì)）（位置不對(duì)）（不按規(guī)定填寫(xiě)）（不按

23、規(guī)定填寫(xiě)） 件號(hào)：件號(hào)：填寫(xiě)歸檔章上的室填寫(xiě)歸檔章上的室編件號(hào)。編件號(hào)。 責(zé)任者：責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱。填寫(xiě)責(zé)任者使或署名者的名稱。填寫(xiě)責(zé)任者使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，用全稱或通用簡(jiǎn)稱，責(zé)任者多責(zé)任者多的可適當(dāng)省略，但必須填寫(xiě)主要的可適當(dāng)省略，但必須填寫(xiě)主要責(zé)任者。責(zé)任者。 文號(hào)：文號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文字填寫(xiě)文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫(xiě)序號(hào)組成，要求照實(shí)抄錄，填寫(xiě)完整，不得省略。如完整，不得省略。如 題名：歸檔文件的標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件

24、內(nèi)容的（正題名） ，填寫(xiě)時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無(wú)須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄，外加“（）”標(biāo)注。在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進(jìn)一步細(xì)化著錄。 特別提示：題名十分重要，特別提示：題名十分重要，是以后查找檔案時(shí)的最重要的要是以后查找檔案時(shí)的最重要的要素，填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄；任素，填寫(xiě)時(shí)一般應(yīng)照實(shí)抄錄；任免文件和表彰文件中本單位人員免文件和表彰文件中本單位人員未列在題名中的，在題名后將本未列在題名中的，在題名后

25、將本單位人員列出，原題名簡(jiǎn)單的要單位人員列出，原題名簡(jiǎn)單的要重?cái)M，這些補(bǔ)充的內(nèi)容都要加重?cái)M，這些補(bǔ)充的內(nèi)容都要加“（）（）”。 日期：日期：文件的形成文件的形成時(shí)間，以時(shí)間，以8 位阿拉伯?dāng)?shù)字位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如標(biāo)注年月日，如20100909或或2010 0909。 （國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中年月日之間（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中年月日之間不不加加點(diǎn)，檔案管理軟件自動(dòng)生成）點(diǎn)，檔案管理軟件自動(dòng)生成） 頁(yè)數(shù)：頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文頁(yè)面的總歸檔文件中有圖文頁(yè)面的總數(shù)（歸檔章上的總頁(yè)數(shù)）。數(shù)（歸檔章上的總頁(yè)數(shù)）。 備注：備注：注釋文件需注釋文件需說(shuō)明的情況包括密級(jí)、破損、說(shuō)明的情況包括密級(jí)、破損、修改、

26、補(bǔ)充、移出、銷毀等修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等（一般情況下空著）。計(jì)算（一般情況下空著）。計(jì)算機(jī)文檔一體化管理系統(tǒng)中，機(jī)文檔一體化管理系統(tǒng)中，備注項(xiàng)內(nèi)可錄入其他內(nèi)容，備注項(xiàng)內(nèi)可錄入其他內(nèi)容，如機(jī)構(gòu)或問(wèn)題名稱、事由、如機(jī)構(gòu)或問(wèn)題名稱、事由、二級(jí)目錄。二級(jí)目錄。 特別提示：日期的書(shū)寫(xiě)方式不特別提示：日期的書(shū)寫(xiě)方式不得省略，不能只寫(xiě)月日，要寫(xiě)全年得省略，不能只寫(xiě)月日，要寫(xiě)全年月日。月日。常見(jiàn)的錯(cuò)誤常見(jiàn)的錯(cuò)誤 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，這要根據(jù)單

27、位年度歸檔的數(shù)量來(lái)定。這要根據(jù)單位年度歸檔的數(shù)量來(lái)定。 歸檔文件目錄用紙封面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件目錄用紙封面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型。型。 全宗名稱：全宗名稱：立檔單位的名立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。化簡(jiǎn)稱。 年度：年度：文件形成年度。文件形成年度。（注意不是整理年度）（注意不是整理年度） 保管期限：保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件對(duì)應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫(xiě)永久、的保管期限，填寫(xiě)永久、30年、年、10 年。年。 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)分類根據(jù)分類方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文件的類方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文件的類目。目。 歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，歸檔文件目錄裝訂

28、成冊(cè)，由檔案人員保管。由檔案人員保管。 將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限不同年度的不得裝在同一盒內(nèi)，不同年度的不得裝在同一盒內(nèi)， 裝盒按歸檔的件號(hào)順序裝入，裝滿一盒后再裝裝盒按歸檔的件號(hào)順序裝入，裝滿一盒后再裝下一盒下一盒 。 盒內(nèi)備考表放置在盒內(nèi)文件之后，要簽署完備。盒內(nèi)備考表放置在盒內(nèi)文件之后，要簽署完備。（十）裝盒 封面應(yīng)標(biāo)明全宗名封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。統(tǒng)一采用黑色字體。稱。統(tǒng)一采用黑色字體。 檔案盒在盒脊設(shè)置檔案盒在盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、全宗號(hào)

29、、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，起止件號(hào)、盒號(hào)等必填項(xiàng)，設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）選填項(xiàng)。設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）選填項(xiàng)。用黑色或藍(lán)黑墨水加蓋印用黑色或藍(lán)黑墨水加蓋印章或書(shū)寫(xiě)。章或書(shū)寫(xiě)。 起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。件的件號(hào)。 盒號(hào)即檔案盒的排盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)，檔案室可根據(jù)需列序號(hào)，檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制（后面要講）要用鉛筆編制（后面要講） 特別提醒：紙張中的酸性對(duì)檔案有很大危害，酸會(huì)使紙張變硬發(fā)脆，嚴(yán)重的特別提醒：紙張中的酸性對(duì)檔案有很大危害，酸會(huì)使紙張變硬發(fā)脆，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要會(huì)導(dǎo)致紙張成粉沫。確保檔案安全最重要，所以長(zhǎng)期保存的檔案必須要采用無(wú)所以長(zhǎng)期保存的檔案必須要采用無(wú)酸紙書(shū)寫(xiě)，裝具也要用無(wú)酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無(wú)酸紙盒。酸紙書(shū)寫(xiě)，裝具也要用無(wú)酸檔案盒。要求使用檔案局監(jiān)制的無(wú)酸紙盒。 盒的背面有監(jiān)制標(biāo)志盒的背面有監(jiān)制標(biāo)志 脊背字體適脊背字體適中，用黑色或藍(lán)中，用黑色或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)或蓋黑墨水書(shū)寫(xiě)或蓋章，字跡要端正。章，字跡要端正。盒號(hào)的編制：盒號(hào)的編制：n按按“保管期限保管期限-年度年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題機(jī)構(gòu)（問(wèn)題 ）” 分類分類n以以XX單位永久為例：?jiǎn)挝挥谰脼槔?n2001年度：黨群類年度：黨群類 行政類行政類 業(yè)務(wù)類業(yè)務(wù)類n 0000003盒盒 00040006盒盒