報銷單填寫及黏貼規(guī)范

1、北京潤宇環(huán)保工程有限公司 財務(wù)報銷填寫及黏貼規(guī)范財務(wù)報銷填寫及黏貼規(guī)范為規(guī)范公司各類報銷單據(jù)的填寫和黏貼方法，保證財務(wù)單據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性，財務(wù)憑證保管和查閱的方便，特對報銷單據(jù)填寫及黏貼的要求通知以下。一、 報銷填寫規(guī)范：1、 總體要求（1）原則上，差旅費報銷、支出報銷、借款申請等所有費用報銷均應(yīng)走OA線上審批流程，報銷單據(jù)必須等審批人員簽批完成，轉(zhuǎn)回經(jīng)辦人員時，才能打印報銷單、支出單據(jù)，至財務(wù)部報銷。（2）費用報銷單必須用藍(lán)、黑鋼筆、中性筆或簽字筆書寫，不可使用鉛筆、圓珠筆等書寫。（3）填寫報銷單據(jù)需字跡清晰、工整，不得隨意勾劃、刮擦、涂改；凡涉及大小寫金額尤其不得任何涂改；報銷單據(jù)涉及相關(guān)內(nèi)容均

2、需填寫完整、清晰。 單據(jù)上有涂改單據(jù)，一律退回。（4）原則上遞交到財務(wù)部的全部費用報銷單均應(yīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)已簽字審批完畢。 （5）當(dāng)發(fā)票金額大于實際報銷金額時，要按照實際報銷金額填寫報銷金額，需在“備注”處注明實報金額。2、差旅費報銷規(guī)范（1）差旅費報銷，需要附送，需提前走出差審批單，由出差人或經(jīng)辦人逐一如實填寫相關(guān)內(nèi)容。差旅費報銷單及出差審批單一同交由財務(wù)部報銷。無出差審批單不給予報銷。（2）出差報銷單上“項目名稱”此處填寫此處出差服務(wù)的項目名稱及編碼，項目編碼按照公司定期公布的項目編碼。項目上的費用，除項目經(jīng)理以外其他人員的費用要歸屬于這個項目，需要項目經(jīng)理確認(rèn)簽字。（3） “車船票機(jī)

3、票費”、“住宿費”、“汽車費”均按實際支出取得的報銷票據(jù)金額填寫，“汽車費”指同城機(jī)場往返酒店、接送客戶等的交通費，往返異地的客運大巴票計入“車船票機(jī)票費”，“汽車費”應(yīng)為0，由“補(bǔ)助車補(bǔ)”部分一天50定額包干，如報“交通費”，需請示總經(jīng)理，由總經(jīng)理簽批，方可報銷。（4）“其他”（紙制報銷單為“雜費”）處填寫出差期間發(fā)生的其他費用支出，如汽油費、行李托運費等，不包括招待費，出差期間發(fā)生的招待費單獨報銷。如在此處填寫金額，則需在“備注”處注明其他費用具體是何種費用。由訂機(jī)票發(fā)生的機(jī)票訂票費、退票費及機(jī)票郵寄費可直接計入“車船票機(jī)票費”；（5）“補(bǔ)助”項下“人”“天”按實際出差人數(shù)、天數(shù)據(jù)實填寫（

4、需扣除請假、休假天數(shù)），不掐頭不去尾，如6月1日出發(fā)，6月19日回來，出差開數(shù)為19天?！败囇a(bǔ)”“餐補(bǔ)”除公司高管外均各為50，“合計”處填寫“補(bǔ)助”合計金額。招待費每發(fā)生一次，抵扣餐補(bǔ)50，如有招待費，需在此處按抵扣餐補(bǔ)后的金額填寫實際補(bǔ)助金額。（“補(bǔ)助”項原為財務(wù)人員填寫，現(xiàn)由出差人或經(jīng)辦人自行填寫。）（6） “招待費”處選擇“有”或“無”。如有招待費，“抵消餐補(bǔ)”處填寫次數(shù)，“抵消餐補(bǔ)金額”由OA系統(tǒng)自動計算填寫。招待費每發(fā)生一次，抵扣餐補(bǔ)50。（7）如出差前有差旅費借款，則出差完畢報銷時在“預(yù)借款”處填寫差旅費借款金額；沒有差旅費借款，則填寫0。（8）“備注”處可選擇性填寫其他需要說明

5、的事項，如費用報銷需分付給不同人不同金額或出差事由的補(bǔ)充說明等。（9）OA系統(tǒng)上的“小寫合計”“大寫”“實際報銷/退還金額”由OA系統(tǒng)自動計算填寫，“實際報銷/退還金額”為出差人最后實際報銷金額。紙面單據(jù)的“報銷總額人民幣（大寫）”由經(jīng)辦人填寫，為此張報銷單合計報銷金額。（10）長期派駐在工地上的項目人員，無法提供完整出差來回票據(jù)的情況下，采取以下方式按3個月期限，報銷出差補(bǔ)助：A、將從總部出發(fā)至項目派駐地的車船費作為出差報銷的啟始報銷，以3個自然月為報銷期間，報銷期間發(fā)生出差離開派駐地的出差票據(jù)，按照出差日期順序填列，計算相應(yīng)的補(bǔ)助和出差報銷金額。B、將上次報銷單復(fù)印件和從總部出發(fā)的車船票作

6、為下次報銷依據(jù)，以3個自然月為報銷期間，期間出差離開派駐地的出差票據(jù)，按照出差日期順序填列，計算相應(yīng)的補(bǔ)助和出差報銷金額。原先從派駐地出差不計算補(bǔ)助的規(guī)定改為按照出差順序分別計算補(bǔ)助。3、支出報銷規(guī)范（1）“項目名稱”此處填寫費用歸屬的完整項目名稱及代碼(詳見附件1)。項目編碼按照公司定期公布的項目編碼。除項目經(jīng)理以外其他人員的費用要歸屬于這個項目，需要項目經(jīng)理確認(rèn)簽字。（2）“摘要”處不能空白，簡潔明了的填寫費用發(fā)生的具體內(nèi)容、支出費用的原因等。（3）“報銷內(nèi)容”處分類、完整、清晰的填寫費用發(fā)生的具體內(nèi)容。分類標(biāo)準(zhǔn)為：A、市內(nèi)交通費（含市內(nèi)停車費、過路費、打車費、公交地鐵）；B、外埠交通費（

7、含市外停車費、過路費、打車費、公交地鐵）；C、辦公用品（筆記本、電腦耗材、紙張、筆）；D、招待費（含餐費、食品、煙酒、禮品等）；E快遞費；F、汽油費；G、維修費；H、房租費；I、租車費；及項目上發(fā)生的各項費用等。（4）項目部按照月度匯總報銷，一個月的同類型單據(jù)放至一張報銷單上，不能分拆報銷。（5）車輛管理費補(bǔ)助報銷按照季度報銷，每季初報銷上一季度費用，12月份報銷最后一季度費用。（6）采購設(shè)備或提供咨詢服務(wù)發(fā)票報銷時，需要填寫支出報銷單，填寫明確發(fā)票所屬的項目名稱及代碼，對于設(shè)備類發(fā)票，需要附送提供設(shè)備入庫單或項目部提供的收貨確認(rèn)單。 增值稅專用發(fā)票的抵扣聯(lián)不能粘貼在報銷單上，需要用曲別針別在

8、報銷單后報送財務(wù)部。4、借款申請單規(guī)范（1）“借款理由”處填寫借款的原因，借款用途等，不能空白。（2）“項目名稱”此處填寫費用歸屬的完整項目名稱或代碼(詳見附件1)。不同項目的借款，需要分別填寫不同的借款單。（3） “備注”處可選擇性填寫其他需要說明的事項，如借款內(nèi)容的補(bǔ)充說明等。5、合同款項付款審批單規(guī)范（1）“合同名稱”處需要完整清晰的填寫本次需付款的合同名稱和項目名稱。（2）“合同編號”處填寫本次需付款的合同編號，必填項，不得留白。（3）“附件內(nèi)容”處填寫收據(jù)、預(yù)驗收單、完工確認(rèn)單等。本項應(yīng)填寫與合同規(guī)定的付款條件相符的收款單位應(yīng)提供的文件、票據(jù)、其他資料等，并將其作為附件黏貼在合同款項

9、付款審批單后（增值稅專用發(fā)票單據(jù)填寫支出報銷單上交財務(wù)部）。二、 財務(wù)報銷單據(jù)黏貼規(guī)范：1、報銷單據(jù)粘貼總體：原始票據(jù)不能直接粘貼在“報銷單”后面，而需要粘貼在 “粘貼單”（可自行用A4紙裁剪，一般為一半A4紙大小）上，粘貼單大于不得超過報銷單，粘貼票據(jù)不得超過粘貼單邊緣，力求達(dá)到“四邊齊、表面平、無凹凸、書本型”的標(biāo)準(zhǔn)，即表面平整，左邊和中間無凹凸現(xiàn)象，上下左右各成平面；票據(jù)內(nèi)部分類清晰、位置到位、排列美觀、數(shù)量易記。（1）整齊、牢固、美觀，報銷單及票據(jù)粘貼單無撕裂、損壞現(xiàn)象，不得隨意、無序粘貼；（2）票據(jù)、附件統(tǒng)一用膠水粘貼，不得使用釘書針、回形針、燕尾夾裝訂夾別，以方便憑證打孔裝訂歸檔；

10、（3）原始票據(jù)粘貼后應(yīng)保證能清晰看到每張票據(jù)的內(nèi)容、金額，票據(jù)與票據(jù)間不得大量累壓黏連，必須保證原始票據(jù)內(nèi)容的清晰完整性；（4）附件應(yīng)貼在報銷單的左上角與報銷單上側(cè)對齊，附件整體與報銷單左側(cè)留2-3CM距離；（5）原始票據(jù)粘貼后應(yīng)不超過報銷單的范圍，對超出報銷單的票據(jù)、附件要折疊與報銷單平齊；（6）原始票據(jù)有比較多的小票或不好粘貼的發(fā)票一定要用單獨的粘貼單粘貼，如火車票、過路過橋費等；（7）對不符合本規(guī)范的報銷單，予以退回，由經(jīng)辦人更正、補(bǔ)充、重新黏貼。  2、報銷單粘貼方法：（1）差旅費報銷單黏貼方法：對所附票據(jù)較多，且票據(jù)大小不一致的差旅費，應(yīng)按照票據(jù)發(fā)生的日期從前往后依次粘貼，不同類別的原始票據(jù)需分類別進(jìn)行粘貼。應(yīng)按照類別:機(jī)票、火車票、路橋費、油費、交通費、住宿費等，進(jìn)行分類整理，同類單據(jù)應(yīng)粘貼在一起。出差期間因工作需要支出的招待費憑證需單獨粘貼另行報銷，不得混同于差旅費報銷。粘貼時，應(yīng)先將票據(jù)粘貼在粘貼單上，然后將旅差費報銷單粘貼在票據(jù)和粘貼單的上方，不得直接在旅差費報銷單的背面粘貼報銷票據(jù)。差旅費報銷時,單據(jù)粘貼排放順序從上到下依次為：差旅費報銷單機(jī)票、火車票黏貼單住宿票粘貼單交通費汽車票粘貼單其他費用黏貼單。（2）支出報銷單黏貼方法對各類原始