采購合同審計

1、采購合同審計一、合同主體審計合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證采購合同的有效性、 合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟損失，必須對合同主體資格、經(jīng)營范 圍、履約能力等進行審計。1 .審查簽訂合同的主體。重點審查供貨方是否為依法登記的企業(yè)法人，審查 供貨方提供的營業(yè)執(zhí)照（要求企業(yè)提供營業(yè)執(zhí)照副本原件），確認供貨方是否為法 人企業(yè)，避免與不能獨立享有經(jīng)濟權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的、不具備法定條件的公司職 能部門、分公司簽訂合同。審查企業(yè)最近一期在工商部門的年檢情況，是否及時 年檢；企業(yè)營業(yè)期限是否已經(jīng)過期或即將到期。2 .審查供貨方經(jīng)營范圍。重點審查營業(yè)執(zhí)照注明的經(jīng)營范圍是否包括合同標 的

2、，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍。3 .審查供貨方有無履約能力。審查供貨方提供的注各種資質(zhì)文件，關(guān)各種資 質(zhì)的取得日期、到期期限及業(yè)務(wù)主管部門的年檢情況；審查企業(yè)的年度財務(wù)報告， 了解資產(chǎn)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)經(jīng)營人員狀況、生產(chǎn)能力及上一年度生產(chǎn)供應(yīng)情況、庫存狀 況，判斷供貨方的履約能力；適當(dāng)審查企業(yè)的資產(chǎn)負債情況，了解企業(yè)的償債能 力。4 .審查授權(quán)委托代理人的代理資格是否合法。審查授權(quán)代理書是否經(jīng)公司法 人授權(quán)批準，授權(quán)書是否簽章齊全，提供證明身份的有效證件是否與授權(quán)人及被 授權(quán)人相符。二、合同簽訂前進行招標比價審計1 .注重對價格信息的收集。采購合同審計不僅需要一般的財務(wù)會計知識、基 本

3、審計取證方法，也要求審計人員掌握采購物資的市場供需變化、價格變動趨勢、 供應(yīng)渠道、運輸方式等等。審計人員平時應(yīng)加強這方面的知識積累，做好市場調(diào) 查，通過親臨市場、電話查詢以及網(wǎng)上詢價等途徑，了解各種物資材料的來源和 供銷價格，并建立對應(yīng)的市場信息庫。2 .充分運用信息化管理手段。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需大宗物資的采購，一般具有 重復(fù)性，其結(jié)果可以為以后的物資采購提供參考。事先將歷次采購物資的價格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同訂單號等情況按物料編碼存入計算機系統(tǒng)，審計采購合同時, 可及時從計算機中得到該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應(yīng)商、訂單 號及審核日期等情況。審計人員可在此基礎(chǔ)上，結(jié)合市場變化情況，估

4、算現(xiàn)階段 合理的采購價格，并與合同價格進行對比，以保證工作質(zhì)量，提高審計效率。3 .加強對招標過程的審查監(jiān)督。通常情況下，企業(yè)小量、小額采購業(yè)務(wù)由企 業(yè)自購，批量、大額采購進行公開招標，審計人員應(yīng)重點審查招標程序是否合法, 操作是否規(guī)范；審查招標文件中對投標方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以 及采購物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。三、對合同條款的審計1 .對合同內(nèi)容的審計。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存管理辦法、合同管理審 批程序等要求，對采購合同內(nèi)容的合法性、真實性、有效性及可行性進行嚴格審 查。首先檢查合同是否違反國家的法律法規(guī)，違反法律法規(guī)的合同自簽訂起就是 無效合同，不受法

5、律保護；合同是否以真實的經(jīng)濟交易為基礎(chǔ)；合同是否有缺陷、 是否遺漏必要條款、是否存在不利條款；合同是否可行、是否顯失公平等。2 .對合同條款的審計。合同法中規(guī)定了購銷合同的必備條款，對這些條 款應(yīng)逐項進行審計。當(dāng)事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實合 同權(quán)利和義務(wù)的前提。主要審查合同單位名稱與中標單位、營業(yè)執(zhí)照名稱是否一 致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致，住址是否與營業(yè)執(zhí)照公司登記的法定 地址一致。重點審查合同標的物資是否與公司按計劃要實施采購的物資相符， 型號及規(guī)格是否準確、齊全。數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務(wù)、 責(zé)任大小的關(guān)鍵條款。應(yīng)重點審查合同上是

6、否清楚具體地寫明了確切的數(shù)量及計 量單位，質(zhì)量要求要明確執(zhí)行的是國家標準、行業(yè)標準、技術(shù)標準等。價款或 報酬。該條款是采購合同的核心條款。實行招標采購的，應(yīng)重點審查采購合同價 格是否為中標價格，是否為一口價；非招標采購的，應(yīng)審查價格是否進行過市場 調(diào)查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價，是否包括運費、裝卸費等 相關(guān)費用。結(jié)算方式及期限。審查采購合同是否明確結(jié)算方式和付款期限，是 否符合有關(guān)結(jié)算規(guī)定，如大額資金收支不能以現(xiàn)金結(jié)算。付款期限應(yīng)明確是一次 性付款，還是分期付款，是否預(yù)留一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金返還的最后期限等。 交付標的物的方式、時間、地點。審查采購合同是否明確了交貨方式、交

7、貨時 間、交貨地點。驗收標準、方法、地點及期限。審查驗收標準是否明確，是用 國家標準、行業(yè)標準還是技術(shù)標準；是在賣方現(xiàn)場驗收還是到貨后在買方驗收；是否約定了驗收期限的違約責(zé)任及解決辦法。審查合同的違約處罰是否明確具體, 如違約金的比例、賠償范圍、賠償方式等；解決爭議的方式是否確定，如協(xié)商、 仲裁，還是訴訟，首選法院是哪家。四、合同執(zhí)行情況及變更情況的審計審查合同的實際履行情況，是否存在不執(zhí)行或執(zhí)行不完全的合同，分析原因, 以利于企業(yè)盡快采取措施，將合同損失降到最低，也為企業(yè)將來簽訂采購合同提 供經(jīng)驗教訓(xùn)；審查合同的變更情況，變更理由是否真實、合理，變更合同是否采 用了書面形式，是否履行了變更批

8、準、審簽手續(xù)等。物資采購合同審計的建議編輯（一）審“該不該買”，即對采購計劃進行源頭控制。要審查采購計劃是否合理，審批程序是否健全。采購計劃不合理，會造成資 源浪費，影響企業(yè)預(yù)期收益。首先各生產(chǎn)分廠應(yīng)中報需求計劃，經(jīng)本廠領(lǐng)導(dǎo)審批; 業(yè)務(wù)主管部門在分廠需求計劃基礎(chǔ)上，與庫存定額掛鉤，結(jié)合實際情況，確定需 求計劃，對多報的計劃予以核減，編報物資采購計劃，并報本部門領(lǐng)導(dǎo)審批和審 計部備案。（二）審“怎么買”，即對采購時間的審查。企業(yè)要充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，主管業(yè)務(wù)部門應(yīng)對采購計劃進行分類、合 并，以大批量采購質(zhì)量好、價格低、售后服務(wù)好的物資。實行集中招標采購，采 購單價比市場價格有顯著優(yōu)勢，能有效

9、地降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。（三）審“買誰的”，即對供應(yīng)商的審查。企業(yè)對供應(yīng)商的選擇應(yīng)制定嚴格的標準，將遵紀守法、商業(yè)信譽好、經(jīng)營狀 況好、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務(wù)好作為選擇供應(yīng)商的條件，保證在支付合理價格的 同時，獲得較好的產(chǎn)品質(zhì)量。1、對新入圍的廠家進行實地考察。審計部參加聯(lián)合考察組，考察企業(yè)廠容廠貌、生產(chǎn)工藝、工商登記證、稅務(wù) 登記證、組織機構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證以及近年來主要經(jīng)營業(yè)績、企業(yè)總資 產(chǎn)、實收資本、凈利潤、現(xiàn)金凈流量、資產(chǎn)負債率、固定資產(chǎn)成新率等方面。聯(lián) 合考察組在考察的基礎(chǔ)上，寫出考察報告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理合格供應(yīng)商資 格認定手續(xù)，增加到供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中。對合格供應(yīng)商實行

10、動態(tài)管理，每年審核，按照經(jīng)營狀況、資質(zhì)信譽、售后服務(wù)進行三級認定，優(yōu)勝劣汰，對優(yōu)秀的供應(yīng)商 建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，穩(wěn)定供應(yīng)主渠道，為實現(xiàn)物資采購質(zhì)優(yōu)價廉目標奠定基 礎(chǔ)。2、對招投標全過程進行審計監(jiān)督。對招標過程的審查主要是為了防止開標過程中的“暗箱”操作，以維護公開、 公平、公正競爭的原則。審計部門主要是對招標文件和評議標準進行審查，看是 否有漏項、表達不滿和不合理的事項；是否存在責(zé)任不清的事項和與法律法規(guī)不 一致的事項；招標程序是否規(guī)范，開標前是否已召開招標預(yù)備會，投標書是否密 封并在騎縫處加蓋投標單位印章，投標函是否加蓋印章。企業(yè)法人委托代理人是 否有合法、有效的委托書，投標函關(guān)鍵內(nèi)容是否

11、清晰并按招標書要求投標，是否 存在招標者內(nèi)定中標單位或向投標者泄露標底等違規(guī)行為。（四）審“合同”，即對合同簽訂的合法性、規(guī)范性、效益性進行審查。合同標的物是否明確。標的物數(shù)量、質(zhì)量是否明確，規(guī)格、型號填寫是否完 整、正確，質(zhì)量標準、技術(shù)要求是否明確，對常用物資，占生產(chǎn)成本比重較大的 物資采購計劃進行審核。物資供應(yīng)部門應(yīng)實行定額管理，合理確定庫存，編制年 度、季度、月度采購計劃，并經(jīng)主管部門批準后執(zhí)行采購，目的是在保證生產(chǎn)經(jīng) 營的基礎(chǔ)上，防止積壓浪費，加速資金周轉(zhuǎn)。審計部建立物資采購臺賬，嚴格按 照審批后的采購計劃審計，對超計劃采購要求退回。價款的審計。標的物價格是 否按招標結(jié)果簽訂，招標結(jié)果的有關(guān)手續(xù)、資料是否完整齊全；相關(guān)的運費、保 險費等費用負擔(dān)是否明確；是否明確預(yù)付款進度及結(jié)算辦法，支付預(yù)付款是否要 求供應(yīng)商提供與預(yù)付款同等金額的銀行保函，最大限度地降低采購風(fēng)險。合同履 行期限、地點、驗收方法是否明確具體，合同雙方單位名稱等資料是否明確，完 整。明確雙方的違約責(zé)任，提高合同的約束力和嚴肅性，保證合同的履約率。（五）對”驗收和結(jié)算”的跟蹤審計。這是一個不容忽視的環(huán)節(jié)，它關(guān)系到整個采購活動的成敗。有的供應(yīng)商以合 理價格中標后，在供貨時采用偷工減料