公司物資采購管理辦法試行

1、第1頁共 8 頁公司物資采購管理辦法（試行）第一章總則第一條為規(guī)范公司市場部采購行為并對采購過程進(jìn)行控 制，保證采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的要求，杜絕費(fèi)用浪費(fèi)，結(jié)合公司 實(shí)際，特制訂本管理辦法。第二條 本管理辦法適用于公司市場部的采購活動。第三條 市場部采購范圍包括但不限于：項(xiàng)目設(shè)備及辦公設(shè) 備。其中辦公設(shè)備包括：傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、碎 紙機(jī)、掃描儀、一體機(jī)、復(fù)合機(jī)、考勤機(jī)、電教設(shè)備、電腦及其 配件、程控交換機(jī)、網(wǎng)關(guān)、集線器、移動存儲設(shè)備、錄音筆、相 機(jī)、辦公電話等辦公相關(guān)設(shè)備。第二章職責(zé)分工第四條 市場部分管副總負(fù)責(zé)審批合格供應(yīng)商名單及采購詢 價結(jié)果。第五條 相關(guān)業(yè)務(wù)承辦部門負(fù)責(zé)提供采購

2、物品詳細(xì)資料。第六條 資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)物品采購發(fā)起及出入庫。第七條 市場部負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商的評價并實(shí)施物品的采購。第八條 各技術(shù)部門負(fù)責(zé)職能范圍內(nèi)的項(xiàng)目和外購產(chǎn)品的檢 驗(yàn)。第三章供應(yīng)商的控制第九條供應(yīng)商檔案的建立（一） 市場部負(fù)責(zé)對日常商務(wù)合作中的供應(yīng)商進(jìn)行評價。評價內(nèi)容包括但不限于供方的生產(chǎn)能力、交貨能力、產(chǎn)品信譽(yù)及 質(zhì)n體系狀況。（二）評定合格的供應(yīng)商，市場部需建立供應(yīng)商檔案。第2頁共 8 頁供貨商檔案包括：公司名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、供 貨商資質(zhì)文件及產(chǎn)品資料（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、 組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品專利證書等）。第十條 供應(yīng)商的審批（一）由市場部根據(jù)供方

3、檔案建立 “合格供應(yīng)商名單”，記 錄供貨質(zhì)雖，發(fā)現(xiàn)問題及時對供應(yīng)商進(jìn)行警告，造成損失的需要供應(yīng)商負(fù)責(zé)，情節(jié)嚴(yán)重者取消其合格供應(yīng)商資格。（二）市場部負(fù)責(zé)組織對“合格供應(yīng)商名單”每年評審一次，結(jié)果交由部門分管副總審批。第四章 采購行為的常批及實(shí)施第十一條 采購物品資料的控制采購物品資料包括但不限于產(chǎn)品型號、規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)、技術(shù)要求、數(shù)雖、單位等。第十二條 采購行為的審批（一）物品的申領(lǐng)由相關(guān)業(yè)務(wù)承辦部門發(fā)起，需提前填寫“資產(chǎn)申請表”，報部門經(jīng)理、部門分管副總審批后，交付資產(chǎn)管 理員。如果倉庫內(nèi)有所申請物品，倉庫管理員直接辦理領(lǐng)用手續(xù)； 如倉庫沒有，由資產(chǎn)管理員根據(jù)采購界限填寫“采購申請表”，報部門

4、經(jīng)理、分管副總審批，進(jìn)行委托購置后辦理領(lǐng)用手續(xù)。（二）承辦人需填寫 采購申請表”，注明申購日期、申購 單位、用途說明、品名、規(guī)格、數(shù)雖等資料，由部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第3頁共 8 頁（三）市場部接到經(jīng)批準(zhǔn)“米購申請表”后，則辦理米購 程序，依米購程序辦理完成核簽。（四）資產(chǎn)收到后，由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收， 并填寫 入 庫單”，在驗(yàn)收清單中應(yīng)詳細(xì)填寫資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號，并同時對 資產(chǎn)進(jìn)行編號。及時更新臺賬，落實(shí)使用責(zé)任人。第十三條 采購的實(shí)施（j）市場部在執(zhí)行采購任務(wù)時，首先檢查所采購物品資料是否齊全，當(dāng)資料不齊全時，應(yīng)通知業(yè)務(wù)承辦部門申請人，補(bǔ) 充必需的資料。（二）市場部根據(jù)“采購申請單

5、”，從合格供方處進(jìn)行采購，采購分為兩種情況，對于常規(guī)采購應(yīng)選擇三家以上供應(yīng)商通過“采購詢價單”進(jìn)行傳真或電子郵件的詢價，對于專用設(shè)備廠商或其 授權(quán)代理商進(jìn)行商務(wù)談判，采購人員應(yīng)保存所有的記錄文件。（三）對于常規(guī)采購的三方詢價結(jié)果，由市場部保留“采 購詢價單”，并根據(jù)詢價結(jié)果提供紙質(zhì)采購建議說明，連同擬定的 采購協(xié)議，交由部門分管副總審批。（四）部門分管副總審批通過以后，市場部開始組織簽訂 采購協(xié)議，并跟進(jìn)具體采購過程。如果審批不通過，市場部根據(jù) 審批意見，重新組織采購或詢價。第五章采購物品的驗(yàn)收及出入庫第十四條 采購產(chǎn)品的驗(yàn)收產(chǎn)品到貨以后，由市場部和相關(guān)技術(shù)部門根據(jù)采購合同中規(guī) 定驗(yàn)收第4頁共

6、 8 頁的安排進(jìn)行檢驗(yàn)，常規(guī)驗(yàn)貨內(nèi)容可包括：（一）設(shè)備名稱、數(shù)雖、型號、外觀、包裝等。（二）隨機(jī)文檔、相關(guān)證書等。（三）加電測試。驗(yàn)收不合格按照規(guī)定流程執(zhí)行。驗(yàn)收合格后，由市場部通知 資產(chǎn)管理部門實(shí)施物品的入庫流程。第十五條 米購產(chǎn)品的入庫及出庫（一）采購產(chǎn)品入庫辦理完畢以后，由資產(chǎn)管理部門出具 相關(guān)入庫證明，并交給市場部一份，作為市場部本次采購行為完 成的依據(jù)。（二）資產(chǎn)管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)承辦部門的“資產(chǎn)申請表” 進(jìn)行物品的發(fā)放和出庫手續(xù)辦理。第六章附則第十六條 本辦法由市場部負(fù)責(zé)解釋。第十七條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1.合格供應(yīng)商名單2.資產(chǎn)申請表3.資產(chǎn)采購申請表4.采購詢價單2第5頁共 8 頁附件1:合格供應(yīng)商名單供方名稱供應(yīng)產(chǎn)品名稱/施 工系統(tǒng)名稱地址聯(lián)系電話聯(lián)系人備注第6頁共 8 頁附件2:資產(chǎn)申請表詳見資產(chǎn)管理辦法附件1附件3:資產(chǎn)采購申請表詳見資產(chǎn)管理辦法附件2第7頁共 8 頁附件4:采購詢價單單位名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話地 址傳真電話名稱型號標(biāo)準(zhǔn)配置數(shù)量單價分項(xiàng)總價交貨期質(zhì)保期1234567891011供應(yīng)商須知：1.所有產(chǎn)品必須保證為原廠原包裝產(chǎn)品，供應(yīng)商均應(yīng)認(rèn)問并遵守本詢價單中的要求。2.供應(yīng)商必須嚴(yán)格按照詢價單中所提供的標(biāo)準(zhǔn)配置進(jìn)行報價，如對以上詢價單中的要求有異議， 請及時進(jìn)行溝通。3.供應(yīng)商報價時必須注明交貨時間及質(zhì)保期， 如未提供或