水利工程檔案管理信息化建設之我見

1、水利工程檔案管理信息化建設之我見 水利工程檔案管理信息化建設之我見 摘要：信息化時代的來臨，給水利工程檔案管理工作帶來了開展和機遇。文章以某單位水利工程檔案管理工作的現(xiàn)狀為例，分析了水利檔案工作目前存在的問題，并從“制度、環(huán)境、技術、人員、保密幾個方面，論述了如何做好檔案管理工作，怎樣開展水利工程檔案管理信息化建設。 關鍵詞：水利工程檔案；管理；信息化 中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X09-00-02 一、水利工程與水利工程檔案 1.水利工程 水利工程是防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、圍墾、水土保持、移民、水資源保護等工程及其配套和附屬工程的統(tǒng)稱。用于控制和調配

2、自然界的地表水和地下水，到達除害興利目的而修建的工程。水是人類生產和生活必不可少的珍貴資源，但其自然存在的狀態(tài)并不完全符合人類的需要。只有修建水利工程，才能控制水流，防止洪澇災害，并進行水量的調節(jié)和分配，以滿足人民生活和生產對水資源的需要。 水利工程有很強的系統(tǒng)性和綜合性，對環(huán)境有舉足輕重的影響。水利工程一般規(guī)模大、技術復雜、工期較長、投資較多，從而形成了大量的檔案資料。提高水利工程檔案的管理水平，對促進工程建設、保證工程建成后的運行與管理有著重大意義。 2.水利工程檔案 水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數據等各種歷史資料的記載，也是水利工程開

3、展規(guī)劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據。水利工程檔案對于整個水利工程的開展有著舉足輕重的作用。 水利工程檔案管理是水利技術根底資料，它反映了水利工程建設的全過程，不僅準確地記錄了工程建設情況，而且能為今后工程施工、運行、驗收、維修、提供可靠依據。加強水利工程檔案管理，為其它工程工程提供理論參考價值，更好地效勞于水利事業(yè)。 3.水利工程檔案的特點 內容上涉及面廣。在修筑堤防、興建水庫、開溝修渠、建設閘壩時，必然牽涉到農業(yè)、工業(yè)、交通、電力通訊等各個方面，水利專業(yè)本身又與建筑、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此而形成的水利工程檔案也是綜合性很強的信息反映。 歷時周期

4、長。根據不同的工程，水文地質條件不同，所確定的水利建設工程、周期長度亦不同，一般的農田水利工程，通常僅需幾個月完成，而水庫、防洪堤工程建設那么需幾年來完成。 文書、科技檔案一體化。水利工程是科研、規(guī)劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因而形成業(yè)務性文書與科技檔案聯(lián)系密切，明顯具有文書、科技檔案一體的趨向。 二、某單位水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題 1.工作現(xiàn)狀 該單位成立近60年，設計的水利工程工程大大小小有1000余個，形成的水利工程檔案至今有案卷7萬余冊、圖紙20多萬張。近年更是以每年案卷約2000冊、圖紙3000-4000張的速度增加。 該單位的水利工程檔案工作大局部仍以手工操作

5、為主，計算機運用于檔案收集、檔案整理、檔案編目和檢索、檔案統(tǒng)計這些工作環(huán)節(jié)。但也多是利用計算機進行登記，檢索工具只有“目錄檢索一種，檔案信息化程度低。 2.存在的問題及原因 思想觀念上因循守舊。 領導不重視，認為檔案工作就是簡單的體力勞動，檔案工作人員就是倉庫保管員，不能帶來經濟效益； 檔案工作人員自身因為待遇低，加上多年工作習慣，缺乏學習，對檔案工作的開展認識缺乏，認為自己就是辛苦勞碌的勞動力，導致工作手段傳統(tǒng)落后，不愿意改變； 工作方式上，手段原始。 手工操作。從檔案資料的收集、整理、裝訂、入庫上架，到借閱，都是由工作人員手工操作。 檔案載體傳統(tǒng)。檔案的載體絕大局部是紙質，只有近幾年才開始

6、收集檔案的電子版本。 檢索與查詢利用方式單一。目前使用的檢索方式是在電腦上進行檔案目錄檢索，如果設計人員并不完全清楚自己所需檔案的名稱，而是只對某種類型工程某個專業(yè)某個局部的信息進行查詢，在這種情況下，現(xiàn)有的檢索方式就難以做到快速準確。這種情況下，設計人員不能準確檢索到自己所需的檔案，勢必會調閱多份工程檔案進行查詢，這樣就增加了檔案工作人員的勞動量，工作效率降低。 開柜查閱，館庫塵封。 都是使用傳統(tǒng)的方式進行工作。 資金方面，投入缺乏，設備缺乏。 每年用于檔案建設上的資金投入有限，庫房內檔案裝具是多層鐵制檔案柜，與密集架相比容量缺乏，無法滿足檔案數量日益增加的需求 資金缺乏，進行檔案信息化的設

7、備也不完備。計算機、大型掃描儀等進行檔案資料數據處理的設備不能滿足需求。 人員方面，素質有待提高。 局部檔案工作人員責任心欠缺，缺少把檔案工作當作一項事業(yè)的事業(yè)心，不肯用心鉆研業(yè)務，每天機械地重復著枯燥繁瑣的簡單勞動，業(yè)務水平不高。 三、水利工程檔案工作與檔案信息化建設 1.檔案信息化的背景 現(xiàn)今的社會，是信息飛速開展的社會；如今的時代，是資訊時代，是“大數據時代。 檔案的信息化是由檔案屬性所決定，檔案信息化是檔案工作的自身要求。 信息技術的迅猛開展和廣泛應用，為檔案事業(yè)改革和開展創(chuàng)造了前所未有的契機和條件。水利工程建設的開展更是需要檔案信息化加快步伐。 2.水利工程檔案工作與信息化建設 轉變

8、觀念，變“倉庫保管員為“寶庫管理者。 實際上，檔案是一個機關、單位、部門的重要知識財產資源，檔案工作起著管理這些資源的作用?？偟膩碚f，檔案是珍貴的財富，檔案部門是財富集中的“寶庫，而檔案工作人員那么是寶庫的“管理者。 該單位水利工程檔案，是幾輩水利工作者的心血結晶。它們記載了該單位、全省乃至全國水利事業(yè)開展的歷史，更承載著無數水利工作者的夢想與努力。所以，檔案館保存的絕非只是一本本報告、一張張圖紙，而是無價之寶。檔案工作人員的職責就是管理好這些寶藏，讓它們發(fā)揮應有的作用，實現(xiàn)其自身的價值。而要更好地實現(xiàn)檔案的價值，僅僅靠目前的以手工操作的工作方式是不夠的，還要依靠現(xiàn)代化的設備和技術，實現(xiàn)檔案信

9、息化，才能夠到達其追求的目的，實現(xiàn)檔案的利用價值。 “把目光從紙質記錄轉向電子記錄，從柜架存儲轉向數據倉庫，從資料查閱轉向網絡資訊，這不僅是檔案工作人員需要做的，也是檔案管理部門上級領導及其他部門人員需要共同做的。 制度先行，建立健全檔案管理制度，用制度來保障檔案信息化工作的順利進行。 以國家和地區(qū)的檔案法律、法規(guī)為依據，結合水利工程檔案的特點，制定本院的水利工程檔案管理制度、操作規(guī)程、獎罰制度等。堅持“以法管理檔案，以制度管理檔案，以制度管人。做到“有制度就要執(zhí)行，執(zhí)行需要監(jiān)督。制度執(zhí)行監(jiān)督，缺一不可。 保障資金投入，配備齊全的設備。 除了轉變觀念、制度先行，還要有資金保證、設備齊全作為檔案

10、信息化工作的有力支持。 從物質條件方面講，資金缺乏，設施落后，是制約檔案信息化工作的重要原因之一。上述本院水利工程檔案管理工作存在的問題中，多數與資金缺乏、設備設施不到位有關。不過，這些因素不是一朝一夕就能解決得了的，需要方方面面的共同努力，逐步加以解決。 3.檔案館如何進行水利工程檔案信息化工作。 要從制度、環(huán)境、技術、人員、保密這幾個方面，做好檔案管理工作。 制度方面，建立內部管理制度，嚴謹工作作風，明確工作責任，標準工作流程，提高工作效率。 要制訂從檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用8項工作的管理性標準標準、業(yè)務性標準標準、

11、技術性標準標準。做到堅持制度先行、以制度管檔、以制度管人。要做到嚴格按制度辦事；有錯必懲，有錯必糾；鼓勵創(chuàng)新，有創(chuàng)新有成效就有獎勵。制度的執(zhí)行要有監(jiān)督，不使制度成為一紙空文。 環(huán)境方面，從網絡環(huán)境建設、硬件根底設施建設、軟件根底設施建設幾個方面，為檔案信息化建設提供良好的條件。 網絡環(huán)境建設，是基于局域網面向檔案館工作人員和利用者的館內檔案利用效勞平臺。 該單位已有的局域網，為檔案信息的利用創(chuàng)造了條件。 該單位的綜合信息化管理系統(tǒng)中的“圖檔管理模塊，是從檔案的收集、整編、檢索到利用一系列工作環(huán)節(jié)相聯(lián)系的模塊。但目前因為這個系統(tǒng)使用的時間不長，有局部功能沒有啟用，尚不能完全發(fā)揮它的作用。而檔案工

12、作人員需要做的事情就是不斷地補充完善這個系統(tǒng)，使其早日發(fā)揮應有的成效。這些工作需要添置檔案數據處理設備并進行大量的數據處理工作才能最終完善。 硬件根底設施建設，包括檔案數字化與輸入設備、網絡設備、存儲設備、輸出設備；軟件根底設施建設包括系統(tǒng)軟件和應用軟件。這些要依靠資金投入不斷完善。而檔案工作人員要做的就是將現(xiàn)有的設備充分利用起來。 技術方面，有了良好的環(huán)境，還要有相應的技術來運用相關設備，做到物盡所用，才能實現(xiàn)檔案信息化建設的目標。 因此，檔案工作人員不能只單一地掌握檔案方面的知識，還要學習計算機及網絡方面的知識。需要知道如何運用設備進行檔案信息化工作。知道如何利用計算機建立多個數據庫；如何

13、使用掃描儀將檔案資料的內容從紙張上的文字、數字、圖表，轉換到電腦上，成為數據；如何采集檔案上的有用信息，建立多種檢索方式，擴大檔案的利用效率。這些都需要有一定的技術作為支撐。 當然，不能要求檔案工作人員成為什么都懂的全才，涉及計算機和網絡方面專業(yè)性較強的問題時，仍然需要相關專業(yè)人員的協(xié)作。因此，檔案信息化工作是個要求多專業(yè)人員共同完成的工作。 人員方面，建立健全人才引進與培養(yǎng)機制，建立責任心強、知識結構、學歷層次、年齡層次合理的人員隊伍。 數字化環(huán)境下檔案管理人才要求是：信息資源的組織者、管理者、分析者、提供者、信息利用的導航者。要求檔案工作人員要有較高的文化素養(yǎng)；除了有本職工作的根本技術技能

14、之外，還要有與信息相關的技能，如對計算機的運用、對網絡的熟悉等；要有較強的信息意識。 水利工程檔案的科學性、效勞性和技術性都很強，其管理工作更是一項復雜、細致而瑣碎的工作，這就要求檔案管理工作者具備較高的綜合素質。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂科技檔案，還要懂與水利工程相關的一些專業(yè)類別檔案以及不同類別的檔案的分類整理。檔案人員不但要學習檔案理論知識和專業(yè)技能，精通檔案業(yè)務，同時，要提高思想素質，提倡愛崗敬業(yè)，增強效勞意識，當好使用者的參謀。培養(yǎng)良好的職業(yè)道德和心理素質，提高法律意識，做到依法治檔；塑造復合型人才，既要有較高的檔案管理專業(yè)

15、能力，又要知曉計算機應用和網絡信息管理，還應熟悉水利工程知識。使檔案管理人員切實擔負起水利檔案的管理的重任。 檔案工作要做好，必須強調人才隊伍建設。檔案部門是能夠做成事、能夠做大事的地方，但也容易成為“安樂窩，成為“養(yǎng)人的地方；強調振奮精神，“有為才有位；突出拔尖人才、技術型人才培養(yǎng)，突出崗位成才，創(chuàng)造人才成長環(huán)境。 保密方面，要成立保密委員會制定保密條例，并嚴格執(zhí)行。要解決“保密與“公開之間的矛盾，各專業(yè)人員組成檔案鑒定組，對館藏檔案進行鑒定，在不違反保密條例的條件下，對局部檔案內容進行解密，將檔案資料轉變?yōu)橘Y訊，加大檔案的利用效率。 四、結語 做好檔案信息化工作的條件，不外乎“人、“財、“物三個方面，而其中最重要的是“人的因素。 “人是水利