新奧公司公文管理制度

1、新奧集團(tuán)公文管理制度 總則1.1為使集團(tuán)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，制定本制度。1. 2集團(tuán)的公文（包括電報(bào)、傳真，下同），是集團(tuán)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹集團(tuán)經(jīng)營(yíng)方針、策略、計(jì)劃，發(fā)布行政命令和規(guī)章制度，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流信息的重要工具。1.3公文的處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。1.4集團(tuán)辦公室及各單位行政辦公部門是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本單位公文處理工作,其中集團(tuán)辦公室負(fù)有指導(dǎo)下級(jí)單位公文處理工作的責(zé)任。1.5公文管理部門在公

2、文處理工作中應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。1.6集團(tuán)辦公室、集團(tuán)公司各部門及各單位行政辦公部門，應(yīng)當(dāng)配備專（兼）職的文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。1.7在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度和有關(guān)保密規(guī)定，確保集團(tuán)秘密的安全。2 公文種類2.1 命令（令） 適用于發(fā)布規(guī)章制度；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)人員；撤銷下屬單位不適當(dāng)?shù)臎Q定。2.2 決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。2.3 公告、通告 “公告”適用于向集團(tuán)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。 “通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。2.4 通知 適

3、用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家行政機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下屬單位辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。2.5 通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。2.6 議案 適用于提請(qǐng)國(guó)家代表機(jī)關(guān)或一定組織的會(huì)議討論、處理的建議。2.7 報(bào)告 適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。2.8 請(qǐng)示 適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2.9 批復(fù) 適用于答復(fù)下屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。2.10 函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。2.11 會(huì)議紀(jì)要 適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)

4、。3 公文格式3.1公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。3.2發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文時(shí)主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。3.3秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”， 其中“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。3.4緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.5發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文時(shí)只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。3.6上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中“請(qǐng)示”

5、應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。3.7公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3.8主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。3.9公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。3.10公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。3.11成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。3.12公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。3.13文字從

6、左至右橫寫、橫排。3.14公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則參見(jiàn)新奧集團(tuán)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（Q/XAG001-2000）新奧集團(tuán)公文格式。3.15公文用紙一律采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米、寬210毫米）。左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。4 行文規(guī)則4.1集團(tuán)行文權(quán)僅限于集團(tuán)公司、行業(yè)控股公司及其所屬的各成員企業(yè)。4.2集團(tuán)各單位在本單位職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，可以向下一級(jí)單位行文。4.3向下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送上級(jí)主管部門。4.4各單位之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自行文。如擅自行文，集團(tuán)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。4.5同級(jí)單位、同級(jí)單位各職能部門、上級(jí)單位職能部門與下一級(jí)單位可以

7、聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過(guò)多。4.6各單位一般不得越級(jí)請(qǐng)示。因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)單位。4.7“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，如需同時(shí)送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。4.8“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4.9受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)單位請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負(fù)責(zé)答復(fù)。上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)單位 。 5 發(fā)文辦理5.1集團(tuán)公司發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過(guò)程,包括申請(qǐng)、審批、簽發(fā)、登記、打印、校對(duì)、用印、分發(fā)等過(guò)

8、程。5.2為簡(jiǎn)化辦公程序，以集團(tuán)名義發(fā)出的文件歸為六類： (1)通知，發(fā)布目標(biāo)責(zé)任書，確認(rèn)工作計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；公布公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、職工工作、生活福利等工作的決定；發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；其它有關(guān)全公司的重大事項(xiàng) (2)集團(tuán)級(jí)會(huì)議紀(jì)要 (3)制度 (4)黨團(tuán)工文件 (5)督委會(huì)文件 (6)外發(fā)文件，根據(jù)政府部門的要求呈報(bào)的有關(guān)文件；根據(jù)業(yè)務(wù)單位的要求通報(bào)的有關(guān)文件。5.3本部門或本企業(yè)職能范圍內(nèi)的工作布署、業(yè)務(wù)事項(xiàng)等以本部門、本企業(yè)名義行文。5.4 申請(qǐng)5.4.1各單位、部門需要以集團(tuán)或行業(yè)公司名義行文的,應(yīng)事先提出申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)將文件草稿與

9、經(jīng)本部門或企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批的發(fā)文批審單（附件4）一并交由集團(tuán)辦公室文秘人員審核。5.4.2發(fā)文批審單應(yīng)詳細(xì)填寫文件標(biāo)題，發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿單位與擬稿人等,并簽名、蓋章，標(biāo)明日期和密級(jí)。5.4.3文稿須是打印稿,要求做到以下幾點(diǎn): (1)情況屬實(shí)，觀點(diǎn)鮮明,條理清楚,文字簡(jiǎn)煉,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確,篇幅短小，不說(shuō)廢話、贅話; (2)人名、地點(diǎn)、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)該先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)該寫具體的年、月、日。 (3)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“.”，第四層為“（）”。 (4)必須使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。 (5)用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱,一般應(yīng)當(dāng)先用

10、全稱,并注明簡(jiǎn)稱。5.4.4對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重，內(nèi)容不妥，格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。5.5 審批5.5.1經(jīng)文秘人員審核后的文稿，交送集團(tuán)辦公室主任審批，辦公室主任從以下幾個(gè)方面對(duì)文稿進(jìn)行審核把關(guān),對(duì)文件的質(zhì)量和內(nèi)容負(fù)責(zé)。 (1)是否需要行文。 (2)是否符合黨和國(guó)家的方針、政策及有關(guān)法律、法規(guī)。 (3)涉及到其他部門的問(wèn)題是否協(xié)商一致。 (4)提出的要求和措施是否切實(shí)可行。 (5)涉及的人名和文件是否確切。 (6)文字表達(dá)是否準(zhǔn)確。 (7)文種使用、文件格式、發(fā)送范圍是否恰當(dāng)符合規(guī)定。5.5.2集團(tuán)辦公室主任在對(duì)上述有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核后,簽署意見(jiàn)。對(duì)審核時(shí)修改較多有礙打印和存

11、檔的文稿，應(yīng)由擬稿單位重新打印，涉及到兩個(gè)部門以上的部門文件還需將文稿交由有關(guān)部門會(huì)簽。5.6 簽發(fā)5.6.1文稿審核會(huì)簽后，由文書按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)，形成定稿。簽發(fā)應(yīng)遵循以下原則： (1)涉及全局性的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理或三總師簽發(fā)。 (2)對(duì)涉及某一方面或?qū)I(yè)的文件由分管副總經(jīng)理或三總師簽發(fā)。 (3)凡屬涉及兩位以上副總經(jīng)理或三總師分管的事項(xiàng)由各分管副總經(jīng)理或三總師共同簽發(fā)。 (4)黨團(tuán)工、督委會(huì)文件由直接領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽發(fā)。5.6.2已經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿，即為定稿，不許擅自改動(dòng)，如需改動(dòng)，須請(qǐng)示原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審定。5.7 登記編號(hào) 登記編號(hào)是指文稿

12、經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后，在送印之前，需要進(jìn)行發(fā)文登記，并編排發(fā)文字號(hào)。集團(tuán)文件由董事長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)登記編號(hào)，行業(yè)控股公司文件由其行政辦公部門負(fù)責(zé)登記編號(hào)。文秘人員在進(jìn)行發(fā)文登記前，要檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得登記編號(hào)。5.8 打印 打印由集團(tuán)辦公室打字員負(fù)責(zé)。打印須以簽發(fā)人及簽發(fā)時(shí)間的定稿為依據(jù)。5.9 校對(duì) 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，并在發(fā)文批審單上簽名。校對(duì)的基本職責(zé)就是對(duì)原稿負(fù)責(zé)，即“忠實(shí)原稿”。校對(duì)由行文部門負(fù)責(zé)。5.10 印制 校對(duì)修改好的文件由打字員按統(tǒng)一的公文格式及印數(shù)要求進(jìn)行印制。版面要清楚、整潔。對(duì)印制質(zhì)量不好的文

13、件應(yīng)重新印制。5.11 上報(bào)或下發(fā) 文件印制完畢后交由董事長(zhǎng)辦公室用印、分發(fā)，并做好登記。用印須印跡清晰、端正，位置正確（騎年壓月），不得出現(xiàn)印跡模糊、歪斜以及不正確用印。各部門、各單位自己行文的,由各單位、各部門用印、分發(fā)，并按照新奧集團(tuán)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理辦法的有關(guān)規(guī)定在“奇跡2000”辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中發(fā)布。 收文辦理6.1集團(tuán)公司收文是指送本單位的公務(wù)性文件和材料等。包括政府部門、社會(huì)各界及企業(yè)間的文件、電報(bào)、信函、集團(tuán)各成員企業(yè)上報(bào)的各種報(bào)告等。定期供應(yīng)、交換的公開性圖書雜志，不屬于收文范圍。執(zhí)行相應(yīng)的圖書資料、報(bào)刊雜志的管理規(guī)定。集團(tuán)技術(shù)資料由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)日常管理，最后統(tǒng)一歸檔到集團(tuán)

14、辦公室檔案管理處。6.2收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。6.3簽收6.3.1凡來(lái)集團(tuán)的公啟文件(含各成員企業(yè))，除注明領(lǐng)導(dǎo)或職能部門親啟的之外，均由集團(tuán)收發(fā)員登記簽收。6.3.2簽收時(shí)收發(fā)員應(yīng)點(diǎn)收信件和文件包裹的數(shù)量，并注意以下幾點(diǎn)： (1)信件有無(wú)破損、散包、被拆現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時(shí)查明原因、作出處理。 (2)清點(diǎn)收件總數(shù)與清單上是否一致，如有不符，可暫不簽收，經(jīng)查明原因后再予簽收。 (3)檢查來(lái)件是否是發(fā)給本單位的，如有錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)退回。 (4)對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕等，要經(jīng)集團(tuán)辦公室主任或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可簽收。6.3.3收發(fā)員與集團(tuán)辦公室文秘人員交接時(shí)要

15、填好收文登記表（附件）。6.4拆封6.4.1拆封由辦公室專人負(fù)責(zé)，注明機(jī)密以上文件由辦公室主任拆封。署名領(lǐng)導(dǎo)人親啟的由文秘人員送達(dá)本人拆啟。除被授權(quán)者外，其他人員不得擅自拆封。6.4.2拆封時(shí)要注意遵循以下原則: (1)使用剪刀，不要用手硬撕。 (2)檢查主送單位、來(lái)件單位與封皮報(bào)寫是否相符。如不相符時(shí)應(yīng)把封皮附在文件后面?zhèn)洳椤?(3)注意封皮的保存利用。拆封后，應(yīng)盡可能把來(lái)件封皮集中保存一段時(shí)間后再行銷毀，以備萬(wàn)一發(fā)生差錯(cuò)時(shí)重新檢查之用。6.4.3拆封后對(duì)文件仔細(xì)核對(duì)檢查，包括文題、編號(hào)、數(shù)量等是否一致，文件是否完整無(wú)缺，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。6.4.4凡下屬單位直接收到的應(yīng)由集團(tuán)

16、辦理的外來(lái)函、電及文件，由各單位文秘人員簽收后轉(zhuǎn)集團(tuán)總部辦理。6.5登記6.5.1文秘人員對(duì)來(lái)文拆封后要登記編號(hào)填寫收文登記表（附件1），編號(hào)按收文時(shí)間先后順序采用流水編號(hào)法。6.5.2登記后的文件及時(shí)附上收文處理專用單（附件），交集團(tuán)辦公室主任簽批擬辦意見(jiàn)。6.5.3由集團(tuán)辦公室承辦或歸檔的單位領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，本人拆封后也應(yīng)交辦公室主任簽批，辦理登記手續(xù)。6.5.4公司外出人員帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)交辦公室專人并辦理登記手續(xù)。6.6閱批與分轉(zhuǎn)6.6.1凡正式文件均需由集團(tuán)辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)后，由文秘人員分送承辦部門（單位）閱辦；重要文件應(yīng)呈送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積

17、壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，最遲不得超過(guò)兩天，緊急文件即閱即辦。6.6.2一般函、電、單據(jù)、通知及文件資料，由辦公室文秘人員直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位、部門會(huì)辦的文件，應(yīng)與主辦單位、部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。6.6.3為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，文秘人員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況除外）。6.7傳閱6.7.1 文秘人員在傳閱過(guò)程及傳閱完畢后要負(fù)責(zé)填好文件傳閱單（附件8）和傳閱文件登記表（附件9）。6.7.2傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。對(duì)尚未

18、傳達(dá)的文件不得向外泄漏內(nèi)容，對(duì)機(jī)要文件如有丟失或泄密，將視情況追究責(zé)任。6.7.3閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給辦公室文秘人員。閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)，如有領(lǐng)導(dǎo)批示、“批辦意見(jiàn)”，辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和領(lǐng)導(dǎo)指示辦理有關(guān)事宜。6.7.4讀帶有密級(jí)的文件時(shí)不得抄錄，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，以防丟失泄密。6.7.5文件閱完后，應(yīng)送交辦公室文秘人員，切忌橫傳。6.8催辦與承辦6.8.1辦公室文秘人員對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查和督促的責(zé)任，以提高辦文速度。了解辦理情況可采用發(fā)函催辦單、電話催辦、登門催辦及

19、請(qǐng)承辦部門來(lái)人匯報(bào)等方式，發(fā)函催辦要填寫催辦單（附件）。6.8.2文秘人員對(duì)需要催辦的文件應(yīng)填寫催辦單，并保留存根以便于催辦和查考。6.8.3承辦部門接到文件后要按批示要求立即指定專人辦理，不得將文件積壓分散。承辦中，如接到催辦單，應(yīng)將辦理情況和結(jié)果填寫在催辦單上，并及時(shí)退還辦公室文秘人員。6.8.4承辦處理期限： (1)快件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 (2)一般文件由部門主管領(lǐng)導(dǎo)斟酌經(jīng)辦人的工作量、指定處理期限。一般文件以三日內(nèi)處理完畢為原則。 (3)來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。7 文件存檔、清退、借閱處理程序7.1 存檔7.1.1各單

20、位、各部門要設(shè)專門存放資料柜，并用文件夾或檔案盒對(duì)文件分門別類，妥善保存。7.1.2文件發(fā)出后，要將文件底稿連同正式文件單獨(dú)保存，放入待存檔文件盒內(nèi)。7.1.3余存文件要放在余存文件袋內(nèi)，并填好余存文件登記表（附件）附在一起。7.2 清退7.2.1集團(tuán)辦公室、行業(yè)控股公司行政辦公部門負(fù)責(zé)按規(guī)定對(duì)應(yīng)退的集團(tuán)公司級(jí)文件進(jìn)行收繳清退工作。7.2.2清退文件包括： （1）絕密文件； （2）有重大錯(cuò)誤的文件； （3）征求意見(jiàn)稿和送審文件； （4）承辦文件； （5）傳閱文件； （6）撤銷合并單位的文件； （7）需要收回的會(huì)議文件； （8）未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)講話材料； （9）離職人員手中的文件； （10）其

21、它要求清退的文件。7.2.3清退采用“隨機(jī)”和“定期”兩種形式。對(duì)于傳閱件，征求意見(jiàn)、會(huì)簽、送審件和承辦件、有重大錯(cuò)誤的文件等應(yīng)隨時(shí)收繳清退，“定期”則根據(jù)實(shí)際情況確定為月底一小結(jié)，季末一中結(jié)，年底一總結(jié)的原則。7.2.4清退工作中發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向上級(jí)匯報(bào)。各部門、單位應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)文件的收交、保管、保密、催辦、檢查等一系列工作。7.2.5每年根據(jù)檔案管理制度有關(guān)規(guī)定，將各類文件分類整理，裝訂成冊(cè)，向檔案管理部門移交歸檔。7.3 借閱7.3.1各部門、成員企業(yè)有關(guān)工作人員到集團(tuán)辦公室、行業(yè)控股公司行政辦公部門借閱文件，需履行借閱登記手續(xù)，填寫文件借

22、閱登記表（附件），機(jī)密重要文件需經(jīng)集團(tuán)辦公室主任審核同意后方可借閱。7.3.2外單位人員借閱集團(tuán)文件應(yīng)持有介紹信，并注明所借文件文號(hào)、目的、借閱人姓名、職務(wù)、時(shí)間等事項(xiàng)。7.3.3借閱文件應(yīng)盡量縮短時(shí)間，一般為就地閱看或約定時(shí)限。在限定時(shí)限內(nèi)過(guò)期不還者，應(yīng)及時(shí)催退回收，以免文件散失和影響他人借閱。7.3.4借閱人對(duì)借閱文件要保密，不得丟失、。一般不得抄錄、翻印和復(fù)印，如確有需要，需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。7.3.5借閱文件只限本人閱讀，不得轉(zhuǎn)借他人。要按時(shí)退返，嚴(yán)禁拍照、抽頁(yè)、剪裁、勾劃、涂改等。7.3.6機(jī)密類文件只限在規(guī)定地點(diǎn)閱讀。7.4 翻印7.4.1因工作需要翻(復(fù))印上級(jí)文件，要認(rèn)真執(zhí)行報(bào)告批準(zhǔn)制度，嚴(yán)禁亂翻亂印，不得隨意擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍。7.4.2翻(復(fù))印文件須經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，下發(fā)時(shí)要登記，編號(hào)按正式文件管理。7.4.3發(fā)文后要向原制發(fā)機(jī)關(guān)備案。8 附則8.1本制度由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)解釋。8.2各成員企業(yè)可按照本制度的原則和程序制