一、文書檔案立卷歸檔制度

1、一、文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條根據(jù)郵電部 郵電文書立卷歸檔辦法為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整 ( 公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存 ) 。結(jié)案后及時(shí)交專 ( 兼 ) 職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。( 二 ) 文件材料的收集管理第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專( 兼 ) 職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條 凡本公司

2、繕印發(fā)出的公文 ( 含定稿和兩份打印的正件與附件、 批復(fù)請示、 轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件 ) 一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸1. 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、 考察、調(diào)查研究、 參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)， 必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、 檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。2. 本公司召開會議， 由會議主辦部門指定專人將會議材料、 聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會議費(fèi)用。第七條各部門專 ( 兼) 職文書的職責(zé)：1. 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本

3、部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2. 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3. 承辦人員借用文件材料時(shí)， 應(yīng)積極地提供利用， 做好服務(wù)工作， 并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。( 三 ) 歸檔范圍 HT第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、第九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文第十條第十一條本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。第十

4、四條信訪工作材料。第壹拾伍條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第壹拾陸條第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、 錄像等。( 四) 平時(shí)歸卷第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專( 兼 ) 職文書集中統(tǒng)一保管。第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目 " 。 " 案卷類目 " 的條款必須簡明確切，并編上條款號。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集

5、齊全，加以整理，送交本部門專 ( 兼 ) 職文書歸卷。第二十二條 專 ( 兼 ) 職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照 " 案卷類目 " 條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi) " 對號入座 " ，并在收發(fā)文登記薄上注明。( 五 ) 立卷 ( 案卷質(zhì)量要求) HT第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，第二十五條第二十六條 在歸檔的文件材料中， 應(yīng)將每份文件的正件與附件、 印件與定稿、 請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立

6、在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷； 沒有復(fù)文的， 放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，第三十二條第叁拾叁條案卷裝訂。 裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物， 對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并