總經(jīng)辦籌建方案

1、總經(jīng)辦籌建方案總經(jīng)辦籌建方案總經(jīng)辦二。九年三月前言總經(jīng)辦籌建草案總體思路為： “職”即做什么， “能”即能起到的作用，明確部門 工作目標(biāo)、工作性質(zhì) “責(zé)”即要實現(xiàn)職能應(yīng)該負的責(zé)任，明確部門工作范圍、工作內(nèi)容根據(jù)部門職責(zé)明確組織架構(gòu)、崗位設(shè)置、人員編制將職能、 職責(zé)分解到各崗位， 編制崗位說明書， 明確責(zé)、 權(quán)、利關(guān)系根據(jù)崗位職責(zé)制訂對工作結(jié)果的評估評價標(biāo)準(zhǔn)和具體的考核辦法總經(jīng)辦籌建草案一、部門定位及其職能描述（暨工作目標(biāo)及工作性質(zhì)）總經(jīng)理辦公室，簡稱總經(jīng)辦，系為總經(jīng)理、集團公司各直屬部門及其屬下各子公司服務(wù)的辦事機關(guān)，在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下工作?？偨?jīng)辦的部門職能是做好集團公司的“五員” ，即服務(wù)

2、員、辦事員、宣傳員、信息員及參謀員。通過為總經(jīng)理、集團公司各直屬部門及其屬下各子公司提供服務(wù)、處理事務(wù)、傳遞信息，達到為總經(jīng)理分憂解勞和在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下為集團公司各直屬部門及其屬下各子公司排憂解難的工作目標(biāo)。二、部門職責(zé)描述（暨工作范圍及工作內(nèi)容） 1、部門職責(zé)概述 總經(jīng)辦擬建立起和維護好一套科學(xué)、完善、可行的公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)和行政事務(wù)處理系統(tǒng)，通過上述“三個系統(tǒng)”提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，準(zhǔn)確完備的管理信息及勤奮務(wù)實地處理好部門各項行政事務(wù)工作來體現(xiàn)其部門職能，達成其工作目標(biāo)。 因此， 總經(jīng)辦的工作職責(zé)相應(yīng)分為公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)和行政事務(wù)處理系統(tǒng)三大部分： （ 1）公

3、共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)包括：總經(jīng)理訪客接待；企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象的維護；協(xié)助總經(jīng)理處理及維護公共關(guān)系。 （ 2）管理信息系統(tǒng)包括：來電、來函、傳真的處理；文件、單據(jù)處理（ OA 系統(tǒng)） ；辦公電腦及局域網(wǎng)絡(luò)的維修、維護、保養(yǎng)和管理，管理軟件的開發(fā)、應(yīng)用和管理；總經(jīng)理指示的傳達、催辦、跟蹤及落實；內(nèi)部管理信息的收集、整理、統(tǒng)計、分析、匯報，政策動態(tài)研究。 （ 3）行政事務(wù)處理系統(tǒng)包括：總經(jīng)理后勤服務(wù)；檔案資料管理；總經(jīng)理的文務(wù)、會務(wù)及事務(wù)；協(xié)助總經(jīng)理處理內(nèi)部投訴（公司制度上無明文規(guī)定的事項） ?？偨?jīng)辦職能魚骨圖總經(jīng)理后勤服務(wù)總經(jīng)理訪客接待總經(jīng)理檔案資料管理企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)和企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象維護總經(jīng)理的

4、文務(wù)、會務(wù)、事務(wù)協(xié)助總經(jīng)理處理及維護公共關(guān)系協(xié)助總經(jīng)理處理內(nèi)部投訴（制度上未明文規(guī)定的）3、行政事務(wù)處理系統(tǒng) 1 、公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)總經(jīng)辦2 、管理信息系統(tǒng)內(nèi)部管理的檢查監(jiān)督、政策動態(tài)研究指示的傳達、催辦、跟蹤、落實辦公電腦及局域網(wǎng)絡(luò)的維修、維護、保養(yǎng)和管理；管理軟件開發(fā)、應(yīng)用和管理 文件、單據(jù)的處理來電、來函、傳真處理2、總經(jīng)辦工作職責(zé)明細一、公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)序號工作事項工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門 1 總經(jīng)理訪客接待（ 1） 訪客進門， 立刻起身， 并致以問候。 （您好！ ）（ 2 ）引導(dǎo)訪客到等候區(qū)就座，遞上茶水，問詢是否有預(yù)約后，向總經(jīng)理請示是否面見。 （ 3）總經(jīng)理同意面見后

5、，方可引導(dǎo)訪客進入總經(jīng)理辦公室。 不同意面見， 則予于婉拒。 （ 4）重要訪客須提供茶水、水果服務(wù)。 （ 5）根據(jù)總經(jīng)理指示，負責(zé)協(xié)助訪客到公司其他部門辦理事務(wù)。主辦行政助理總經(jīng)理秘書行政部 2 企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)（ 1 ）隨時收集或定期征集企業(yè)重大發(fā)展動態(tài)信息。分類、匯總、分析、研究后，擬制宣傳文稿充實網(wǎng)站內(nèi)容。（ 2 ）關(guān)注行業(yè)內(nèi)知名企業(yè)網(wǎng)站，在IT主辦的技術(shù)支持下推動企業(yè)網(wǎng)站的優(yōu)化、美化及合理化建設(shè)工作。 主辦總經(jīng)理秘書 IT 主辦行政部、 營銷部 3企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象的維護（ 1）每天不定時瀏覽和搜索與企業(yè)及企業(yè)合作方的相關(guān)信息，分類、匯總、分析、研究后，對有損企業(yè)形象的不實信息，有針對性的提出

6、維護方案。（ 2）通過報紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒介關(guān)注昆明地區(qū)樓盤動態(tài)信息，在營銷部的協(xié)作下每月擬制若干企業(yè)網(wǎng)絡(luò)宣傳軟文，增加企業(yè)正面信息宣傳力度。 主辦總經(jīng)理秘書 IT 主辦所有職能部門 4 公共關(guān)系的處理和維護（ 1）根據(jù)總經(jīng)理的要求，做好重要來訪客人的接待工作。 （ 2）在總經(jīng)理事務(wù)繁忙時，根據(jù)其指示，代為出席部分社會活動及處理一些力所能及的事務(wù)。配合總經(jīng)辦主任總經(jīng)理秘書二、管理信息系統(tǒng)序號工作事項工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門 5 來電、來函的處理（包括公司內(nèi)外部） （ 1）及時（電話響起3 聲內(nèi)） 、禮貌（ “你好！天祐集團總經(jīng)辦。 ” ） 、穩(wěn)妥（態(tài)度友好、認(rèn)真傾聽、處理果斷、匯報

7、準(zhǔn)確）地處理來電及來函。 （ 2）需要提供公司材料的，在行政部的協(xié)作下，做好報表填寫、文稿編制等工作，并按時完成。主辦行政助理總經(jīng)理秘書行政部 6 上報到部門的文件、單據(jù)處理（ 1 ）接收單據(jù)，復(fù)核、審查后，向總經(jīng)理匯報審批；已批準(zhǔn)的文件，登記后返回有關(guān)部門；存在問題的直接退回或拒收，并闡明原由；每月進行統(tǒng)計匯總。 （ 2）對于存在嚴(yán)重問題的文件、單據(jù)，根據(jù)總經(jīng)理的指示，協(xié)助有關(guān)部門進行問責(zé)和追究。主辦行政助理總經(jīng)理秘書無 7 辦公電腦及辦公網(wǎng)絡(luò)的維修、維護、保養(yǎng)（ 1）根據(jù)其他部門對辦公電腦、 辦公網(wǎng)絡(luò)的報修情況， 及時出修， 有效排除故障，并給出維護建議。 （ 2）每月定期對公司所有電腦，

8、進行一次有針對性的維護和保養(yǎng)。 （ 3）根據(jù)平時收集到的電腦故障情況，有針對性地提供技術(shù)支持或培訓(xùn)服務(wù)。 （ 4）公司機房、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備的管理和維護。 主管 IT 主辦行政助理所有職能部門 8 辦公電腦、辦公網(wǎng)絡(luò)的管理（ 1 ）協(xié)助總經(jīng)辦主管出臺、完善公司網(wǎng)絡(luò)管理辦法及電腦使用規(guī)定。 （ 2）對公司辦公電腦、辦公網(wǎng)絡(luò)管理提供技術(shù)方面的建設(shè)性和具可操作性的建議，并負責(zé)實施、監(jiān)督和管理。主管IT 主辦行政助理9公司信息化建設(shè)，管理軟件的開發(fā)、應(yīng)用及管理（ 1）根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，擬訂公司信息化建設(shè)方案，并負責(zé)組織實施和監(jiān)督管理。 （ 2 ）根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務(wù)需要，開發(fā)管理軟件、并進行使用指導(dǎo)和相關(guān)培訓(xùn)

9、。 主辦 IT 主辦行政助理序號工作事項工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門 10 總經(jīng)理指示的傳達、檢查、督促、跟進及落實（ 1）根據(jù)總經(jīng)理指示的輕重緩急程度，以面對面溝通、下發(fā)通知、組織協(xié)調(diào)等方式進行傳達，并定期進行檢查、督促及跟進。 （ 2）根據(jù)實際情況，不定期對指示的落實情況向總經(jīng)理口頭匯報或書面報告。主辦總經(jīng)辦主任總經(jīng)理秘書所有職能部門 11 內(nèi)部管理信息的收集、統(tǒng)計、分析、研究、匯報（ 1）每天關(guān)注企業(yè)管理信息， 對行政助理的月度業(yè)務(wù)量統(tǒng)計匯總表， 進行分析、研究，并向總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任匯報。 （ 2）根據(jù)對月度業(yè)務(wù)量統(tǒng)計匯總表的分析研究，分析企業(yè)運營狀況，并為總經(jīng)理提供決策參考。

10、主辦總經(jīng)理秘書行政助理12 行業(yè)動態(tài)、國家政策動態(tài)的研究、報告（ 1）每天瀏覽行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站、關(guān)注行業(yè)動態(tài)及國家政策動態(tài)。并以周報的形式上報總經(jīng)理。（ 2 ）企業(yè)運營經(jīng)典案例推薦，每月一篇。主辦總經(jīng)理秘書行政助理無三、行政事務(wù)處理系統(tǒng)序號工作事項工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門13 總經(jīng)理后勤服務(wù)（1）為總經(jīng)理泡茶、送報紙、遞資料等。 （ 2）總經(jīng)理辦公用品的領(lǐng)用和管理。 （ 3）部門內(nèi)花草動物的養(yǎng)護。 （ 4 ）總經(jīng)理交辦的其他雜務(wù)。 主辦行政助理IT 主辦無 14 總經(jīng)理檔案資料管理（ 1）總經(jīng)理檔案資料的接收、征集、整理、歸類、保管、編號、建檔、歸檔及查找。 （ 2）檔案資料的定期清理。主管行政助理總經(jīng)理秘書無 15 總經(jīng)理文務(wù)、會務(wù)及事務(wù)辦理（ 1）總經(jīng)理文稿的起草， 包括講話稿、 重要指示、 會議紀(jì)要、 公函等。（ 2 ）負責(zé)集團領(lǐng)導(dǎo)小組會議的召集、主持、組織、安排，并做好會議記錄。 （ 3）總經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。主辦總經(jīng)理秘書行政助理行政部序號工作事項工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門 16 內(nèi)部行政管理監(jiān)督（ 1）配合行政部不定期抽查公司各部門行政管理工作，對于違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象進行整肅或處罰。 （ 2）根據(jù)抽查或檢查的情況，配合行政部組織有關(guān)培訓(xùn)或制訂更可行、更有效、更科學(xué)的行政管理辦法。配合總經(jīng)辦主任行政助理行政部 17 內(nèi)部投訴處理（公司制度上無明