總經(jīng)辦籌建方案

1、總經(jīng)辦籌建方案總經(jīng)辦籌建方案總經(jīng)辦二。九年三月前言總經(jīng)辦籌建草案總體思路為： “職”即做什么， “能”即能起到的作用，明確部門(mén) 工作目標(biāo)、工作性質(zhì) “責(zé)”即要實(shí)現(xiàn)職能應(yīng)該負(fù)的責(zé)任，明確部門(mén)工作范圍、工作內(nèi)容根據(jù)部門(mén)職責(zé)明確組織架構(gòu)、崗位設(shè)置、人員編制將職能、 職責(zé)分解到各崗位， 編制崗位說(shuō)明書(shū)， 明確責(zé)、 權(quán)、利關(guān)系根據(jù)崗位職責(zé)制訂對(duì)工作結(jié)果的評(píng)估評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和具體的考核辦法總經(jīng)辦籌建草案一、部門(mén)定位及其職能描述（暨工作目標(biāo)及工作性質(zhì)）總經(jīng)理辦公室，簡(jiǎn)稱(chēng)總經(jīng)辦，系為總經(jīng)理、集團(tuán)公司各直屬部門(mén)及其屬下各子公司服務(wù)的辦事機(jī)關(guān)，在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下工作?？偨?jīng)辦的部門(mén)職能是做好集團(tuán)公司的“五員” ，即服務(wù)

2、員、辦事員、宣傳員、信息員及參謀員。通過(guò)為總經(jīng)理、集團(tuán)公司各直屬部門(mén)及其屬下各子公司提供服務(wù)、處理事務(wù)、傳遞信息，達(dá)到為總經(jīng)理分憂解勞和在總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下為集團(tuán)公司各直屬部門(mén)及其屬下各子公司排憂解難的工作目標(biāo)。二、部門(mén)職責(zé)描述（暨工作范圍及工作內(nèi)容） 1、部門(mén)職責(zé)概述 總經(jīng)辦擬建立起和維護(hù)好一套科學(xué)、完善、可行的公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)和行政事務(wù)處理系統(tǒng)，通過(guò)上述“三個(gè)系統(tǒng)”提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，準(zhǔn)確完備的管理信息及勤奮務(wù)實(shí)地處理好部門(mén)各項(xiàng)行政事務(wù)工作來(lái)體現(xiàn)其部門(mén)職能，達(dá)成其工作目標(biāo)。 因此， 總經(jīng)辦的工作職責(zé)相應(yīng)分為公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)和行政事務(wù)處理系統(tǒng)三大部分： （ 1）公

3、共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)包括：總經(jīng)理訪客接待；企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象的維護(hù)；協(xié)助總經(jīng)理處理及維護(hù)公共關(guān)系。 （ 2）管理信息系統(tǒng)包括：來(lái)電、來(lái)函、傳真的處理；文件、單據(jù)處理（ OA 系統(tǒng)） ；辦公電腦及局域網(wǎng)絡(luò)的維修、維護(hù)、保養(yǎng)和管理，管理軟件的開(kāi)發(fā)、應(yīng)用和管理；總經(jīng)理指示的傳達(dá)、催辦、跟蹤及落實(shí)；內(nèi)部管理信息的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、分析、匯報(bào)，政策動(dòng)態(tài)研究。 （ 3）行政事務(wù)處理系統(tǒng)包括：總經(jīng)理后勤服務(wù)；檔案資料管理；總經(jīng)理的文務(wù)、會(huì)務(wù)及事務(wù)；協(xié)助總經(jīng)理處理內(nèi)部投訴（公司制度上無(wú)明文規(guī)定的事項(xiàng)） ?？偨?jīng)辦職能魚(yú)骨圖總經(jīng)理后勤服務(wù)總經(jīng)理訪客接待總經(jīng)理檔案資料管理企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)和企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象維護(hù)總經(jīng)理的

4、文務(wù)、會(huì)務(wù)、事務(wù)協(xié)助總經(jīng)理處理及維護(hù)公共關(guān)系協(xié)助總經(jīng)理處理內(nèi)部投訴（制度上未明文規(guī)定的）3、行政事務(wù)處理系統(tǒng) 1 、公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)總經(jīng)辦2 、管理信息系統(tǒng)內(nèi)部管理的檢查監(jiān)督、政策動(dòng)態(tài)研究指示的傳達(dá)、催辦、跟蹤、落實(shí)辦公電腦及局域網(wǎng)絡(luò)的維修、維護(hù)、保養(yǎng)和管理；管理軟件開(kāi)發(fā)、應(yīng)用和管理 文件、單據(jù)的處理來(lái)電、來(lái)函、傳真處理2、總經(jīng)辦工作職責(zé)明細(xì)一、公共關(guān)系服務(wù)系統(tǒng)序號(hào)工作事項(xiàng)工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門(mén) 1 總經(jīng)理訪客接待（ 1） 訪客進(jìn)門(mén)， 立刻起身， 并致以問(wèn)候。 （您好！ ）（ 2 ）引導(dǎo)訪客到等候區(qū)就座，遞上茶水，問(wèn)詢是否有預(yù)約后，向總經(jīng)理請(qǐng)示是否面見(jiàn)。 （ 3）總經(jīng)理同意面見(jiàn)后

5、，方可引導(dǎo)訪客進(jìn)入總經(jīng)理辦公室。 不同意面見(jiàn)， 則予于婉拒。 （ 4）重要訪客須提供茶水、水果服務(wù)。 （ 5）根據(jù)總經(jīng)理指示，負(fù)責(zé)協(xié)助訪客到公司其他部門(mén)辦理事務(wù)。主辦行政助理總經(jīng)理秘書(shū)行政部 2 企業(yè)網(wǎng)站的建設(shè)（ 1 ）隨時(shí)收集或定期征集企業(yè)重大發(fā)展動(dòng)態(tài)信息。分類(lèi)、匯總、分析、研究后，擬制宣傳文稿充實(shí)網(wǎng)站內(nèi)容。（ 2 ）關(guān)注行業(yè)內(nèi)知名企業(yè)網(wǎng)站，在IT主辦的技術(shù)支持下推動(dòng)企業(yè)網(wǎng)站的優(yōu)化、美化及合理化建設(shè)工作。 主辦總經(jīng)理秘書(shū) IT 主辦行政部、 營(yíng)銷(xiāo)部 3企業(yè)網(wǎng)絡(luò)形象的維護(hù)（ 1）每天不定時(shí)瀏覽和搜索與企業(yè)及企業(yè)合作方的相關(guān)信息，分類(lèi)、匯總、分析、研究后，對(duì)有損企業(yè)形象的不實(shí)信息，有針對(duì)性的提出

6、維護(hù)方案。（ 2）通過(guò)報(bào)紙、雜志、網(wǎng)絡(luò)等媒介關(guān)注昆明地區(qū)樓盤(pán)動(dòng)態(tài)信息，在營(yíng)銷(xiāo)部的協(xié)作下每月擬制若干企業(yè)網(wǎng)絡(luò)宣傳軟文，增加企業(yè)正面信息宣傳力度。 主辦總經(jīng)理秘書(shū) IT 主辦所有職能部門(mén) 4 公共關(guān)系的處理和維護(hù)（ 1）根據(jù)總經(jīng)理的要求，做好重要來(lái)訪客人的接待工作。 （ 2）在總經(jīng)理事務(wù)繁忙時(shí)，根據(jù)其指示，代為出席部分社會(huì)活動(dòng)及處理一些力所能及的事務(wù)。配合總經(jīng)辦主任總經(jīng)理秘書(shū)二、管理信息系統(tǒng)序號(hào)工作事項(xiàng)工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門(mén) 5 來(lái)電、來(lái)函的處理（包括公司內(nèi)外部） （ 1）及時(shí)（電話響起3 聲內(nèi)） 、禮貌（ “你好！天祐集團(tuán)總經(jīng)辦。 ” ） 、穩(wěn)妥（態(tài)度友好、認(rèn)真傾聽(tīng)、處理果斷、匯報(bào)

7、準(zhǔn)確）地處理來(lái)電及來(lái)函。 （ 2）需要提供公司材料的，在行政部的協(xié)作下，做好報(bào)表填寫(xiě)、文稿編制等工作，并按時(shí)完成。主辦行政助理總經(jīng)理秘書(shū)行政部 6 上報(bào)到部門(mén)的文件、單據(jù)處理（ 1 ）接收單據(jù)，復(fù)核、審查后，向總經(jīng)理匯報(bào)審批；已批準(zhǔn)的文件，登記后返回有關(guān)部門(mén)；存在問(wèn)題的直接退回或拒收，并闡明原由；每月進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。 （ 2）對(duì)于存在嚴(yán)重問(wèn)題的文件、單據(jù)，根據(jù)總經(jīng)理的指示，協(xié)助有關(guān)部門(mén)進(jìn)行問(wèn)責(zé)和追究。主辦行政助理總經(jīng)理秘書(shū)無(wú) 7 辦公電腦及辦公網(wǎng)絡(luò)的維修、維護(hù)、保養(yǎng)（ 1）根據(jù)其他部門(mén)對(duì)辦公電腦、 辦公網(wǎng)絡(luò)的報(bào)修情況， 及時(shí)出修， 有效排除故障，并給出維護(hù)建議。 （ 2）每月定期對(duì)公司所有電腦，

8、進(jìn)行一次有針對(duì)性的維護(hù)和保養(yǎng)。 （ 3）根據(jù)平時(shí)收集到的電腦故障情況，有針對(duì)性地提供技術(shù)支持或培訓(xùn)服務(wù)。 （ 4）公司機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備的管理和維護(hù)。 主管 IT 主辦行政助理所有職能部門(mén) 8 辦公電腦、辦公網(wǎng)絡(luò)的管理（ 1 ）協(xié)助總經(jīng)辦主管出臺(tái)、完善公司網(wǎng)絡(luò)管理辦法及電腦使用規(guī)定。 （ 2）對(duì)公司辦公電腦、辦公網(wǎng)絡(luò)管理提供技術(shù)方面的建設(shè)性和具可操作性的建議，并負(fù)責(zé)實(shí)施、監(jiān)督和管理。主管IT 主辦行政助理9公司信息化建設(shè)，管理軟件的開(kāi)發(fā)、應(yīng)用及管理（ 1）根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，擬訂公司信息化建設(shè)方案，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督管理。 （ 2 ）根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，開(kāi)發(fā)管理軟件、并進(jìn)行使用指導(dǎo)和相關(guān)培訓(xùn)

9、。 主辦 IT 主辦行政助理序號(hào)工作事項(xiàng)工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門(mén) 10 總經(jīng)理指示的傳達(dá)、檢查、督促、跟進(jìn)及落實(shí)（ 1）根據(jù)總經(jīng)理指示的輕重緩急程度，以面對(duì)面溝通、下發(fā)通知、組織協(xié)調(diào)等方式進(jìn)行傳達(dá)，并定期進(jìn)行檢查、督促及跟進(jìn)。 （ 2）根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)指示的落實(shí)情況向總經(jīng)理口頭匯報(bào)或書(shū)面報(bào)告。主辦總經(jīng)辦主任總經(jīng)理秘書(shū)所有職能部門(mén) 11 內(nèi)部管理信息的收集、統(tǒng)計(jì)、分析、研究、匯報(bào)（ 1）每天關(guān)注企業(yè)管理信息， 對(duì)行政助理的月度業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)匯總表， 進(jìn)行分析、研究，并向總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任匯報(bào)。 （ 2）根據(jù)對(duì)月度業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)匯總表的分析研究，分析企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況，并為總經(jīng)理提供決策參考。

10、主辦總經(jīng)理秘書(shū)行政助理12 行業(yè)動(dòng)態(tài)、國(guó)家政策動(dòng)態(tài)的研究、報(bào)告（ 1）每天瀏覽行業(yè)相關(guān)網(wǎng)站、關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)及國(guó)家政策動(dòng)態(tài)。并以周報(bào)的形式上報(bào)總經(jīng)理。（ 2 ）企業(yè)運(yùn)營(yíng)經(jīng)典案例推薦，每月一篇。主辦總經(jīng)理秘書(shū)行政助理無(wú)三、行政事務(wù)處理系統(tǒng)序號(hào)工作事項(xiàng)工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門(mén)13 總經(jīng)理后勤服務(wù)（1）為總經(jīng)理泡茶、送報(bào)紙、遞資料等。 （ 2）總經(jīng)理辦公用品的領(lǐng)用和管理。 （ 3）部門(mén)內(nèi)花草動(dòng)物的養(yǎng)護(hù)。 （ 4 ）總經(jīng)理交辦的其他雜務(wù)。 主辦行政助理IT 主辦無(wú) 14 總經(jīng)理檔案資料管理（ 1）總經(jīng)理檔案資料的接收、征集、整理、歸類(lèi)、保管、編號(hào)、建檔、歸檔及查找。 （ 2）檔案資料的定期清理。主管行政助理總經(jīng)理秘書(shū)無(wú) 15 總經(jīng)理文務(wù)、會(huì)務(wù)及事務(wù)辦理（ 1）總經(jīng)理文稿的起草， 包括講話稿、 重要指示、 會(huì)議紀(jì)要、 公函等。（ 2 ）負(fù)責(zé)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議的召集、主持、組織、安排，并做好會(huì)議記錄。 （ 3）總經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。主辦總經(jīng)理秘書(shū)行政助理行政部序號(hào)工作事項(xiàng)工作內(nèi)容工作性質(zhì)責(zé)任崗協(xié)助崗協(xié)作部門(mén) 16 內(nèi)部行政管理監(jiān)督（ 1）配合行政部不定期抽查公司各部門(mén)行政管理工作，對(duì)于違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象進(jìn)行整肅或處罰。 （ 2）根據(jù)抽查或檢查的情況，配合行政部組織有關(guān)培訓(xùn)或制訂更可行、更有效、更科學(xué)的行政管理辦法。配合總經(jīng)辦主任行政助理行政部 17 內(nèi)部投訴處理（公司制度上無(wú)明