文書檔案整理歸檔驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)

1、附件：1文書檔案整理歸檔驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)(一)保證歸檔文件數(shù)量與內(nèi)容的完整性。任何單位或個(gè)人不得以任何理由和形式扣留對(duì)本機(jī)關(guān)工作有價(jià)值的文件材料。文書人員應(yīng)根據(jù)收文簿、發(fā)文簿仔細(xì)核對(duì)，確保發(fā)文和應(yīng)歸檔的收文收集齊全。(二)裝訂應(yīng)整齊、安全、美觀。歸檔文件按“件”裝訂。5頁(yè)以上的以“三孔一線"的方式縫訂，須將文件左、下邊對(duì)齊；5頁(yè)及以下的以“包邊角"的方式縫訂，須將文件左、下邊對(duì)齊。確保不壓字、無(wú)金屬物，超過(guò)A4紙張的應(yīng)按要求折疊，使其便于查閱和翻印。(三)文件保管期限劃分應(yīng)科學(xué)、準(zhǔn)確。以省擔(dān)保集團(tuán)文書檔案歸檔范圍和保管期限表為基礎(chǔ)，結(jié)合集團(tuán)工作實(shí)際和為積累集團(tuán)工作歷史的需要，正確分

2、析和鑒別文件資料內(nèi)容和作用，全面確定和區(qū)分不同文件的保存價(jià)值，準(zhǔn)確劃分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。(四)歸檔文件排列應(yīng)正確、有序。應(yīng)首先遵循“事由原則”，同一事由的文件應(yīng)相鄰排列。不同事由的文件，依次按照先發(fā)文后收文、文件字號(hào)類別、文件字號(hào)由小到大等條件進(jìn)行排列。每件檔案總頁(yè)數(shù)以阿拉伯?dāng)?shù)字用鉛筆在文件末頁(yè)外邊上角標(biāo)注。(五)檔案排列應(yīng)體現(xiàn)其特征與邏輯聯(lián)系。歸檔文件依據(jù)分類方式和排列順序逐件編寫件號(hào)，一個(gè)裝訂件為一件，永久、30年、10年各一個(gè)流水號(hào)，分別從1號(hào)起編。(六)加蓋、填寫歸檔章應(yīng)清晰無(wú)誤。在文件首頁(yè)上端的空白處中間位置加蓋歸檔章并仔細(xì)填入對(duì)應(yīng)內(nèi)容。歸檔章式

3、樣如下圖： 全宗號(hào) 文件年度 件號(hào) 處室名稱 保管期限 例：擔(dān)保辦201198號(hào)文件總經(jīng)辦2011年度永久保存第26件文書檔案，則該文件歸檔章應(yīng)為： 66 2011 26 總經(jīng)辦 永久 (七)檔案著錄應(yīng)做到真實(shí)、完整。文件機(jī)讀目錄各項(xiàng)應(yīng)照實(shí)錄入，不得簡(jiǎn)化或縮寫。發(fā)文可使用“文件管理”內(nèi)“文件歸檔”功能直接轉(zhuǎn)入并補(bǔ)齊著錄項(xiàng)。對(duì)沒有題名或題名含義不清的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并用“ ”號(hào)填寫在目錄中，力求清楚、規(guī)范、準(zhǔn)確、便于查找。(八)配套目錄應(yīng)報(bào)送齊全。歸檔文件移交檔案室時(shí)，每盒內(nèi)應(yīng)有該盒歸檔文件目錄一份，放于該盒內(nèi)文件上方，并另交本部門全部歸檔文件目錄打印件一式兩份。(九)紙

4、質(zhì)公文應(yīng)與電子公文并行存檔。文書人員應(yīng)將電子公文(包括定稿的WORD文檔、電子附件等)與紙質(zhì)公文一并收集完整，錄入計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，并保證其原始性和真實(shí)性。電子文檔與電子附件在文件生成時(shí)未存入檔案管理系統(tǒng)的，各處室應(yīng)在移交檔案前及時(shí)補(bǔ)齊。轉(zhuǎn)發(fā)公文時(shí)，若被轉(zhuǎn)發(fā)文無(wú)電子文檔，文書人員應(yīng)同時(shí)掃描被轉(zhuǎn)發(fā)公文，一并作為電子公文上傳至檔案管理軟件。(十)文書人員應(yīng)根據(jù)移交前檢查情況及時(shí)糾錯(cuò)。對(duì)移交的文書檔案，檔案人員檢查后發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，文書人員應(yīng)立即收回糾正，直至全部檔案符合標(biāo)準(zhǔn)后方可履行交接手續(xù)，完成文書歸檔財(cái)政廳照片檔案移交整理要求一、收集范圍 1記錄主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。 2領(lǐng)

5、導(dǎo)人參加與我廳有關(guān)重大活動(dòng)的照片。 注：本次需移交22 o 09年度照片資料，每年度選取約2 0張內(nèi)容重要、拍攝清晰的照片。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。二、整理內(nèi)容 根據(jù)照片檔案整理規(guī)范(GBT 11 8 2 12 o o 2)，移交廳檔案室的照片資料須包括照片和說(shuō)明兩部分。 1照片為JPEG格式，每年所有照片放在一個(gè)文件夾中，照片名稱改為：年度一順序號(hào)。每個(gè)文件夾內(nèi)的照片按名稱序號(hào)排列。共4個(gè)文件夾； 2說(shuō)明為woRD格式，每張照片附一條說(shuō)明，說(shuō)明的序號(hào)應(yīng)與照片題名相對(duì)應(yīng)。將所有說(shuō)明寫在一個(gè)wORD文件中，按照片對(duì)應(yīng)序號(hào)排列。說(shuō)明包括 序號(hào)：照片題名 標(biāo)題：標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明概

6、括、準(zhǔn)確，主要可概括為照片人物和活動(dòng) 時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1 9 5 3年3月2日寫作1 9 5 3 O 3 02 攝影者：攝影者一般填寫個(gè)人，外單位的可加寫單位 文字說(shuō)明：即對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充，包括照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等，盡可能齊全集團(tuán)各部門廳機(jī)關(guān)各處室(局)：經(jīng)研究，定于3月6日一5月20日開展集團(tuán)2011年度檔案歸檔工作。請(qǐng)各部門兼職檔案員將2011年度有保管價(jià)值的文件材料和已經(jīng)執(zhí)行完畢的項(xiàng)目資料，對(duì)照財(cái)政廳文書檔案整理歸檔驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)(附件1)進(jìn)行收集、整理，并按照移交時(shí)間安排(附件2)移交至廳檔案室。本年度文書歸檔工作完成后，廳辦公室將組織文

7、書歸檔工作考評(píng)，考評(píng)情況列為年終處室考核評(píng)先依據(jù)。附件：1財(cái)政廳文書檔案整理歸檔驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) 2各處室(局)移交檔案時(shí)間安排表省財(cái)政廳2011年度檔案工作年檢自查報(bào)告省檔案局： 按照你局關(guān)于開展2 o 11年省直機(jī)關(guān)檔案年檢工作的通知相關(guān)要求(皖檔辦2 o 118 8號(hào))，我廳對(duì)2 o 1 1年度檔案工作情況進(jìn)行了認(rèn)真自查，現(xiàn)將自查情況報(bào)告如下： 一、檔案工作概況 近年來(lái)，在省檔案局的科學(xué)指導(dǎo)下，在廳黨組的高度重視下，我廳檔案工作不斷加強(qiáng)資源建設(shè)，強(qiáng)化配套措施，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，不斷提高財(cái)政檔案科學(xué)化、精細(xì)化管理水平，為財(cái)政各項(xiàng)工作的有序開展提供了強(qiáng)有力的保障。進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，安徽省財(cái)政廳曾連續(xù)7年獲

8、得“省直檔案管理工作先進(jìn)單位"榮譽(yù)稱號(hào)，2 o o 2年獲財(cái)政部“全國(guó)財(cái)政系統(tǒng)檔案工作先進(jìn)單位榮譽(yù)稱號(hào)，2 o o 3年獲得國(guó)家檔案局頒發(fā)“全國(guó)檔案先進(jìn)集體”榮譽(yù)稱號(hào)。廳機(jī)關(guān)檔案白成立以來(lái)共形成文書檔案1 6 6 2 2卷、4 9 6 3 7件。會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、項(xiàng)目檔案、基建檔案等門類清晰、收集齊全。2 o 11年，我廳檔案室共收集2 o 1 o年文書檔案7 1 3 4件，較去年增加11 2 1件，排架3 9米，其中永久保存的檔案7 3 2件，3 o年保存的34 6 7件；會(huì)計(jì)檔案4 9 2卷，照片檔案6 5件，基建檔案3 3卷。截至8月中旬，檔案室以多種形式向廳內(nèi)外提供利用檔案

9、約4 5 o o余件(卷)次，主要利用方向是工作查考與編研。二、檔案管理工作組織與領(lǐng)導(dǎo)省財(cái)政廳黨組始終將檔案管理工作列為機(jī)關(guān)工作重要組成部分，與財(cái)政業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核，著力形成“上下聯(lián)動(dòng)、齊抓共管的工作格局。一是堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)重視與處室參與相結(jié)合，強(qiáng)化組織保障。建立健全以廳長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管副廳長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，各處室主要負(fù)責(zé)同志為成員的廳檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。嚴(yán)格檔案工作責(zé)任制，各處室都配備兼職檔案員，專門負(fù)責(zé)檔案收集與整理工作，形成了“主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、處室各司其職、辦公室牽頭實(shí)施”的分級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。二是堅(jiān)持加強(qiáng)監(jiān)管與考核評(píng)議相結(jié)合，強(qiáng)化監(jiān)督獎(jiǎng)懲。廳領(lǐng)導(dǎo)明確要求辦公室加大對(duì)各處室檔案工

10、作的督促指導(dǎo)力度，確保檔案收集、整理、歸檔的各個(gè)技術(shù)環(huán)節(jié)都力求規(guī)范操作，每一道工作流程都做到嚴(yán)格把關(guān)；將檔案工作情況納入安徽省財(cái)政廳效能建設(shè)績(jī)效考核辦法，列為處室考核范圍，進(jìn)一步加大檔案工作考核評(píng)議、責(zé)任追究和監(jiān)督獎(jiǎng)懲，構(gòu)建了一套工作有部署、責(zé)任有分解、實(shí)施有檢查、年終有考核、違規(guī)有追究的行之有效的工作機(jī)制。三、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與安全保管情況在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上保證投入，按照“八防(防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠)要求，及時(shí)更新配備密集架、密碼柜、專用微機(jī)、防磁柜等一批專業(yè)檔案設(shè)備。目前，我廳檔案室總占用面積達(dá)3 5 2平方米，其中庫(kù)房2 o 51 5平方米，辦公室3 84 6平

11、方米，調(diào)閱資料室9 27平方米，做到“庫(kù)房、辦公、閱文”三分開，滿足對(duì)文書、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等各門類和載體進(jìn)行綜合管理的環(huán)境條件。同時(shí)，按照要求配備了檔案日常管理設(shè)備，包括打印機(jī)3臺(tái)、掃描儀1臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)，以及中央空調(diào)系統(tǒng)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、監(jiān)控器、二氧化碳自動(dòng)滅火裝置、自動(dòng)防盜報(bào)警裝置等，并專門配置了除濕機(jī)、吸塵器等，有效保證了檔案安全和便于管理。四、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)情況檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范與提高是檔案工作的核心內(nèi)容。近年來(lái)，我廳按照省檔案局關(guān)于檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的有關(guān)要求，主動(dòng)對(duì)照自查，細(xì)化各項(xiàng)目標(biāo)，為踏實(shí)地鞏固檔案管理基礎(chǔ)、提高檔案管理業(yè)務(wù)水平不斷努力。(一) 立足長(zhǎng)效，完善制度認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案法

12、和安徽省檔案條例，把加強(qiáng)制度建設(shè)作為檔案管理工作的重中之重切實(shí)抓緊抓好。針對(duì)機(jī)關(guān)工作部門多、形成的材料多、收集歸檔困難多等特點(diǎn)，及時(shí)印發(fā)關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的通知，明確立卷歸檔做好四項(xiàng)工作：一是定期移交。各處室形成的已滿規(guī)定期限的文書檔案，必須按時(shí)或提前移交檔案室統(tǒng)一保管，電子檔案與項(xiàng)目檔案定期移交、驗(yàn)收，加強(qiáng)各類檔案的集中管理，做到檔案門類齊全、不偏不缺。二是電子歸檔。按照電子文件收集齊全、安全保管的要求，逐步完善檔案管理軟件，擴(kuò)大檔案電子管理系統(tǒng)范圍，實(shí)現(xiàn)部門形成電子文件“隨辦隨歸，紙質(zhì)公文與電子公文并存。三是監(jiān)督指導(dǎo)。廳辦公室主動(dòng)為處室提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)幫助，對(duì)于達(dá)不到規(guī)范要求的

13、處室，責(zé)令限期整改，逐步實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范化。四是質(zhì)量驗(yàn)收。制定檔案整理質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案移交程序，嚴(yán)格檔案工作標(biāo)準(zhǔn)與流程，嚴(yán)把檔案移交質(zhì)量關(guān)，努力實(shí)現(xiàn)全廳檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，結(jié)合廳里開展的“規(guī)范管理年”、“學(xué)習(xí)提升年”等活動(dòng)，進(jìn)一步清理、修改和完善檔案管理規(guī)章制度，如廳檔案工作人員崗位責(zé)任制、機(jī)關(guān)檔案工作暫行條例、檔案安全應(yīng)急預(yù)案、汛期檔案安全管理、檔案庫(kù)房管理制度以及各類檔案的保管保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等制度，為促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作良性循環(huán)提了供了堅(jiān)實(shí)保障。 (二)整合資源，豐富收藏 近年來(lái)，我廳高度重視接收和整合檔案資源，積極拓寬檔案收藏范圍，突出室藏特點(diǎn)，著力做好“民生檔案&quo

14、t;文章，優(yōu)化收藏結(jié)構(gòu)。2 O O 7年，省財(cái)政廳牽頭組織實(shí)施1 2項(xiàng)民生工程，2 O 08年1 8項(xiàng)，2 0 09年2 8項(xiàng)，2 01 0年3 3項(xiàng)，累計(jì)投入達(dá)8 5 38億元，惠及6 0 0 O多萬(wàn)城鄉(xiāng)群眾。兩年多來(lái)，我廳注重發(fā)揮保存民生檔案資源的主渠道作用，切實(shí)做到“三個(gè)到位”：一是思想認(rèn)識(shí)到位，突出工作重點(diǎn)。充分意識(shí)到加強(qiáng)民生檔案工作是“堅(jiān)持以人為本、構(gòu)建和諧安徽”的新任務(wù)對(duì)財(cái)政檔案管理提出的新要求，進(jìn)一步開闊收集視野，拓展收集領(lǐng)域，將收藏民生工程辦公室檔案作為建立“民生資料寶庫(kù)”的重點(diǎn)，納入廳機(jī)關(guān)檔案資料保管范圍，與機(jī)關(guān)檔案同整理、同保管、同考評(píng)。二是工作方法到位，科學(xué)整合資源。按照

15、統(tǒng)籌兼顧、科學(xué)整合、整體推進(jìn)的原則，將民生檔案在我廳的收藏要求，定義為收集有關(guān)“社會(huì)保障體系建設(shè)、農(nóng)村綜合改革、新農(nóng)村建設(shè)等涉及人民切身利益”的工作檔案，創(chuàng)新分類方式，適度提高民生檔案保管期限，使財(cái)政檔案走下“高架子”，更加貼近基層、貼近民眾、為民造福。三是工作機(jī)制到位，豐富檔案收藏。建立健全主動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與民政、教育、衛(wèi)生、勞保等單位的交流合作，深入挖掘各類民生檔案資源，確保重要民生檔案資料按時(shí)完好地收集、整理及保存，著力建立覆蓋安徽民生、具有安徽財(cái)政特色的檔案資源體系。 (三)創(chuàng)新手段，優(yōu)化服務(wù) 檔案管理工作的最終目的，就是要開發(fā)利用檔案資源，更好地為財(cái)政政策出謀劃策，服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。多年來(lái)，我們堅(jiān)持編纂財(cái)政志、組織沿革，編寫財(cái)政年鑒、大事記、專題文件匯編、財(cái)政預(yù)決算說(shuō)明等檔案參考資料；累計(jì)編制案卷目錄34本、文件目錄2 9本、專題目錄2 2種、全引目錄8 O卷、全宗卷1 9本；建立榮譽(yù)檔案室，將歷年廳里獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書進(jìn)行集中統(tǒng)一管理；積極采用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案查詢檢索自動(dòng)化。 2 o 1 1年，廳檔案室補(bǔ)充著錄了照片檔案、實(shí)物檔案、基建檔案，建立了完整的機(jī)讀文件目錄(包括案卷級(jí)和文件級(jí))電子條目。同時(shí)，我廳積極響應(yīng)省檔案局“移交進(jìn)館”的有關(guān)要求，于2 o 1 1年3月整理移交原國(guó)