關(guān)于項(xiàng)目管理中溝通的作用

1、關(guān)于項(xiàng)目管理中溝通的作用隨著經(jīng)濟(jì)全球化，企業(yè)面對的環(huán)境日趨復(fù)，競爭越發(fā)激烈，在重大機(jī) 遇面能否把握機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)戰(zhàn)略，項(xiàng)目化管理必大行其道。在 項(xiàng)目管理中，溝通與調(diào)是進(jìn)行各方面管的紐帶，是在人、想和信息之 間建立的聯(lián)，它對于項(xiàng)目取得成功是必可少的，而且是非常要的。溝 通與協(xié)調(diào)可矛盾著的各個(gè)方面居統(tǒng)一體中， 使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均， 使項(xiàng)目實(shí) 施和運(yùn)行過程順利。以，大多數(shù)的企業(yè)管理人和目執(zhí)行者都將溝通、 判列為推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程發(fā)的首要步驟，而為此投入大量精力。 每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)都要了解項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每位成員需什么類型的信息， 并在項(xiàng)目 工中根據(jù)不同的目的采用不同的溝方式。 對于目前來說， 越來越達(dá)的 科技將引導(dǎo)著我們

2、今后的活方式向多元性發(fā)， 相對應(yīng)的， 溝通方式和 途徑也會(huì)越來越多樣。其中包括：書面材料、電郵件、電話、短信、 議、實(shí)地溝通、正式論壇、非正式溝通活動(dòng)。其中： 一、書面材料 對于一些要的、 需雙方確認(rèn)信息可以采取這種正式的式進(jìn)行溝通。 例 如在項(xiàng)目管理中， 對溝通過的認(rèn)可的、 重要的事項(xiàng)需通過書面材的形 式予以備案留存。、電子郵件 通過這種方式可及時(shí)、 方便地傳遞與戶、 供應(yīng)商、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間、 層管理者之間的文件，比項(xiàng)目計(jì)劃、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要工作報(bào)告、項(xiàng) 目預(yù)算項(xiàng)目文檔等等。三、提一個(gè)正式的論壇 在此上面可以公布用來溝的政策和工作程序。四、項(xiàng)目會(huì)議通過目會(huì)議可以比較直接地溝項(xiàng)目狀況、 存在

3、的問題， 并及時(shí)得解決 的方式等。五、電視電話網(wǎng)絡(luò)議 為身處異地的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)員提供一個(gè)參與溝通的方式既快捷、 直觀也可 多方討論。六內(nèi)部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)留板可與全體成員進(jìn)行正地溝通項(xiàng)目狀況， 進(jìn)展目標(biāo)， 并可及時(shí)發(fā)布最新 通。、實(shí)地溝通 與你的團(tuán)隊(duì)客戶、供應(yīng)商等面對地實(shí)地溝通并當(dāng)場解決問題 八、正式溝通活動(dòng) 如聯(lián)誼活動(dòng)、聚會(huì)、別交流等，都可使其與項(xiàng)目關(guān)方關(guān)系更加融洽， 更于及時(shí)、有效、順利地完成項(xiàng)目。所這些溝通方式，無論多雜，實(shí)際上都可以簡成一對一的溝通形式， 是具體到溝通的最終形態(tài)都只是兩之間的事情， 即信息發(fā)出者信息接 收者。相對于目管理當(dāng)中溝通起到的主要作用是建立一個(gè)由信息發(fā)出 者出的參考和信息

4、接收者獲得的思的一個(gè)平臺(tái)， 例如項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)團(tuán) 隊(duì)對于項(xiàng)目進(jìn)展之的信息互動(dòng)。因作為一名項(xiàng)目經(jīng)理就要承擔(dān)起個(gè)項(xiàng)目管理的溝通環(huán)節(jié)。 項(xiàng)目經(jīng)的溝 通能力是影響管理和領(lǐng)導(dǎo)核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要因素， 以在項(xiàng)目運(yùn)營中項(xiàng) 目經(jīng)理不應(yīng)該埋在一大堆技術(shù)、 管理工作中甚至可能需要花費(fèi)百之九 十或更多的時(shí)去與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通， 以他們應(yīng)站在較高的度去審 視整個(gè)項(xiàng)目使自己既能準(zhǔn)確地把客的意圖傳遞給項(xiàng)目相人員， 同時(shí)又 能及時(shí)正確地去理項(xiàng)目相關(guān)人員的需， 達(dá)成一種共識， 使他們可更好 的理解你、支持你、助你。 計(jì)劃和組織是項(xiàng)目管理重要的兩個(gè)步驟， 同樣，優(yōu)秀的項(xiàng)經(jīng)理還應(yīng)懂 得如何計(jì)劃溝工作，這就要要牢記 5個(gè) C”。1.

5、 清( Clear)：明主題；圍繞主題幫助接收者理解信息；恰地使用術(shù) 語。2. 簡潔( Concise)：抓住重點(diǎn)不讓信息漫無邊際。3. 貌( Courteous)：講禮貌，注意語調(diào)。4. 一貫( Consistent)：使用恰的語調(diào)和媒介傳遞想要傳的信息；所有 信息要素應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。5. 令人信服( Compelling )：讓他們理由去注意。 項(xiàng)目理的過程包括項(xiàng)目啟動(dòng)、 求確認(rèn)、計(jì)劃安排項(xiàng)目實(shí)施、 項(xiàng)目驗(yàn)收、 項(xiàng)目收款等在各個(gè)階段都需要有目經(jīng)理圍繞項(xiàng)目的進(jìn)度、 成本質(zhì)量等 要素與客戶、目組成員、供應(yīng)商、上層管理者及他相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理等進(jìn) 溝通、協(xié)調(diào)和控制。與目各個(gè)相關(guān)方之間保持持續(xù)、效的溝

6、通，是促 成項(xiàng)目成功諸多因素中最重要一項(xiàng)因素。 作為項(xiàng)經(jīng)理， 為調(diào)動(dòng)項(xiàng)目組 成員的工作熱情、提高其效，還應(yīng)充分了解項(xiàng)目成員的個(gè)、喜好等， 并采取不的溝通方法，使項(xiàng)目組成員的作協(xié)調(diào)一致，從而保證按時(shí)、 質(zhì)、按量完成預(yù)期的任務(wù)。 溝通的目是為了兩者之間的交流，交換信、拓寬思路和統(tǒng)一認(rèn)。在執(zhí) 行項(xiàng)目的過程因受到慣例時(shí)間、 財(cái)政因素以及資限制的影響， 很容在 意見分歧當(dāng)中發(fā)生突。 沖突大多是由錯(cuò)誤的知、 缺乏信息或不存在的 問題等素引起的， 歸根結(jié)底還是溝通無導(dǎo)致的。 即使發(fā)生沖突也要以 整個(gè)目為根本， 用比較圓潤易接受溝通方式、 積極和適當(dāng)?shù)姆饺ソ鉀Q 問題，保持和諧的氣氛。何作為都是有成本的， 溝通

7、亦。 最主要的溝通成本包括三方面一是直 接的時(shí)間成本，通所花費(fèi)的時(shí)間和精力；二是溝通過程中，由于溝通 不利，息的失真和損失；三是溝通之職場發(fā)展的價(jià)值。其中，信息傳 遞的過程中，成本的大小取于表達(dá)能力、理解力、觀點(diǎn)和思維的一致 以及表達(dá)成一致的意愿強(qiáng)程度等多種因素。而且，很多情況下，即使 是兩個(gè)同樣有很強(qiáng)的表達(dá)和理解能力的人， 們進(jìn)行溝通要達(dá)成一致所 需要花費(fèi)的溝通成本也有可是巨大的，而且很可能是沉沒本。所以， 在項(xiàng)目管理中，若項(xiàng)目理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通不暢很容易發(fā)生上令下不 達(dá)；若項(xiàng)目團(tuán)成員之間的溝通不位，鏈接協(xié)調(diào)能力也不會(huì)強(qiáng)。如此， 溝通是學(xué)問，溝是藝術(shù)，若能做到溝通和，自然也會(huì)成為贏家。 客戶是

8、項(xiàng)目成果使用者。因此，在項(xiàng)的整個(gè)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)與其 決策層、業(yè)部門保持及時(shí)有效溝通， 以便獲得他們的支持、 與和推動(dòng)， 特別是項(xiàng)目啟動(dòng)的前更為重要。 良好的溝通能使雙對于項(xiàng)目目標(biāo)和范 圍達(dá)成共， 保證項(xiàng)目健康的進(jìn)行。 與客戶的溝通中首先要培養(yǎng)戶對項(xiàng) 目的價(jià)值與戰(zhàn)略重要性認(rèn)同感，形成雙向交流，以保信息的一致性， 增項(xiàng)目進(jìn)度的透明度，并確保雙了解項(xiàng)目的進(jìn)展。其次，必須通良好 的溝通就客戶的需求達(dá)成一致否則會(huì)給項(xiàng)目帶來無窮的隱患， 至?xí)?項(xiàng)目前功盡棄再次，還要與客戶在管理思、管理理念上要達(dá)成一致， 爭客戶的理解和支持， 如果項(xiàng)目初就沒有得到客戶的支持認(rèn)同， 那么 真不知道還什么方式能夠推動(dòng)項(xiàng)目

9、的啟動(dòng)和續(xù)。 項(xiàng)經(jīng)理在與上層管理者的溝通還需注意很多細(xì)節(jié)， 上層管理者往更加 關(guān)心的是項(xiàng)目的工、成本、質(zhì)量等等。作為項(xiàng)目經(jīng)，就應(yīng)該經(jīng)常主動(dòng) 地上層管理者保持溝，及時(shí)地反饋信息，特別將可能會(huì)延期、將增加 項(xiàng)成本、會(huì)產(chǎn)生質(zhì)量問題的苗頭等提早匯報(bào)， 使上層管理者能及時(shí)適 時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，在力、物力、財(cái)力等方面給支持，保證項(xiàng)目的順利 進(jìn)行。目經(jīng)理還需要保證溝通有效性， 任何經(jīng)過深思熟慮充滿信心的計(jì)劃都 可能百密一疏， 溝通不例外， 而要建立有效溝通的前條件是需要樹立 一定的信，在解決和處理事物的能力中人一籌，得到別人的認(rèn)可。沒 有些先決條件，或許的努力在對方的眼里就只是一出蹩的表演。 最后在項(xiàng)目管理溝

10、通過程當(dāng)中最為重要一點(diǎn)就是要保證信息的正確 遞，信息的傳遞一定是雙向。首，必須保證你所傳遞是正確的、有價(jià) 值的信息，不是給他們提供過量的、相關(guān)的或是重復(fù)性信息，也就是 說傳遞信息質(zhì)量要高。 其次，須保證信息被接收者以準(zhǔn)確及時(shí)的收到。 無論通過哪一種溝通的形式必須要有回饋的機(jī)制， 以確保信息及時(shí)性 和有效性。再次，須保證對收到信息的理解正確的，以免給項(xiàng)目帶來 或大或小損失。對于一些重要的信息在可行的情況下采用雙方會(huì)談的方可能會(huì)更快更準(zhǔn)確地讓對方接收 綜上所，在項(xiàng)目管理中， 溝是關(guān)乎項(xiàng)目成功與的重要因素而且是管理 工作至重要的組成部分。 所有的項(xiàng)目是在不斷的溝通與交流的過程建 立起來的， 有效的溝通都是目管理一個(gè)策略性過程， 起著非重要的作 用。項(xiàng)目管理涉及到眾多的項(xiàng)目干系人，為保項(xiàng)目溝通的有效性，項(xiàng) 目經(jīng)理只有立項(xiàng)目溝通計(jì)劃、 靈活運(yùn)用各溝通形式、 盡早和主動(dòng)與項(xiàng) 目干系人進(jìn)行溝、保持暢通的溝通渠道、運(yùn)溝通技巧等方法，才能保 證信息遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、理解誤，以保證項(xiàng)目順