辦公自動(dòng)化系OA學(xué)習(xí)要點(diǎn)

1、文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)OA學(xué)習(xí)要點(diǎn) 1、OA的發(fā)展歷史： 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（office Autumtion System，OA）是指：基于先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)互連的分布式軟件系統(tǒng)，通過(guò)有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達(dá)到提高工作效率，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，減少重復(fù)勞動(dòng)的 目的。它強(qiáng)調(diào)人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進(jìn)行有效的交流和溝通。 1.1 OA的背景 辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生背景 辦 公自動(dòng)化是70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問(wèn)題的背景下，發(fā)展起來(lái)的一門綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科 學(xué)技術(shù)

2、，使人們借助各種設(shè)備解決對(duì)一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。OA的知識(shí)領(lǐng)域覆蓋了行為科學(xué)、管理科 學(xué)、社會(huì)學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，并且OA體現(xiàn)了多學(xué)科的相互交叉、相互滲透性，所以O(shè)A的應(yīng)用是企業(yè)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一。 辦公自動(dòng)化的處理范圍 OA的核心問(wèn)題是如何提高日常的辦公效率。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫(xiě)、傳真、申請(qǐng)審批、辦公用品、公文管 理、會(huì)議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，庫(kù)存管理，生產(chǎn)計(jì)劃，器材需求，技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財(cái)務(wù)計(jì)算、勞資、人事管理等等，這些 都是辦公 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)

3、絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 軟件的處理范圍。 由于OA承載過(guò)多，以至于我們無(wú)法定義和處理這么豐富的內(nèi)涵的名詞，又由于它如此耳熟，更換一個(gè)名詞的成本太高，我們現(xiàn) 在還不得不和這個(gè)有著豐富內(nèi)涵的變色龍一樣的名詞打交道，并且通過(guò)上下文來(lái)揣摩它的確切含義。一般情況下，如果有兩個(gè)人在討論辦公自動(dòng)化的問(wèn)題，我們對(duì)雙 方達(dá)成對(duì)該名詞的一致意見(jiàn)的可能性表示悲觀。實(shí)際上完全可能的是，大家都在使用同一名詞，但誰(shuí)也聽(tīng)不清誰(shuí)在說(shuō)什么。 1.2第一代辦公自動(dòng)化：個(gè)體工作自動(dòng)化 1972年,靠磁芯存儲(chǔ)技術(shù)起家的美籍華人科學(xué)家王安博士開(kāi)創(chuàng)了王安公司,并推出了2200文字處理系統(tǒng)（Word Process

4、ing System，WPS），從此WPS一詞正式出現(xiàn)。WPS把王安公司推向了事業(yè)的頂峰，使辦公自動(dòng)化發(fā)展到一個(gè)嶄新的階段。之后，由于微處理器速度和性能 的不斷提高，使個(gè)人電腦走向輝煌，為辦公自動(dòng)化創(chuàng)造了更加有利的硬件環(huán)境。 1995年8月微軟推出了Windows 95,1998年又升級(jí)為功能更加強(qiáng)大的Windows 98以及后來(lái)的Windows 2000。在這些爭(zhēng)奇斗艷的操作平臺(tái)上，Lotus公司首先推出了著名的表格處理軟件Lotus 123；Lotus合并到IBM后，先后開(kāi)發(fā)了Lotus123 Office、OfficePro。操作系統(tǒng)的更新?lián)Q代和辦公套件的不斷升級(jí)，為辦公自動(dòng)化提供了越來(lái)

5、越多的功能，包括文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)、簡(jiǎn)報(bào) 和幻燈片制作等功能，為辦公自動(dòng)化創(chuàng)造了非常有利的軟件環(huán)境。 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 第一代辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)是： 要有一臺(tái)中檔以上的個(gè)人（或商用）電腦并安裝一個(gè)高版本的操作系統(tǒng)（如Windows 98或OS/2 Warp Server）和一組跨平臺(tái)的辦公套件（如MS Office 97或Lotus OfficePro）。 它是面向辦公室管理層和事務(wù)處理人員的管理信息系統(tǒng)（MIS），它基于傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要處理和存儲(chǔ)對(duì)象，只限于企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)。 這 一時(shí)期的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)即為第一

6、代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，它是以個(gè)人電腦和辦公套件為主要特征，應(yīng)用基于文件系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為存儲(chǔ)和處理 對(duì)象，強(qiáng)調(diào)對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)能力，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫(xiě)作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)向電子的飛躍，實(shí)現(xiàn)個(gè)體工作的自動(dòng)化。 第二代辦公自動(dòng)化：工作流程自動(dòng)化 從信息技術(shù)的發(fā)展來(lái)看，基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的第一代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存在著以下不足： （1）PC的負(fù)擔(dān)過(guò)重，且價(jià)格偏高； （2）由于缺乏公共的基礎(chǔ)通信平臺(tái)，不僅通用性差、可再用性低，而且沒(méi)有通信和協(xié)同工作的能力，不能建立統(tǒng)一的集成辦公平臺(tái)； （3）系統(tǒng)自適應(yīng)能力差，只能按開(kāi)發(fā)時(shí)確定的思路、流程和功能處理信息； （4）信息管

7、理只限于企業(yè)內(nèi)部，沒(méi)有或缺少外部信息來(lái)源。 隨 著局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和因特網(wǎng)的高速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也發(fā) 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 生了變化。1999年底全球聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)增至1.5億臺(tái)。全世界越來(lái)越多的個(gè)人電腦聯(lián)到了Internet上瀏覽世界各個(gè)地方的信息資源。在這種大環(huán)境下，人們開(kāi)始考慮把個(gè)人電腦聯(lián)到因特網(wǎng)上，來(lái)解決第一代辦公自動(dòng)化所存在的諸多不足，并擴(kuò)展 辦公自動(dòng)化的功能。 個(gè)人電腦聯(lián)了網(wǎng)，很多軟件資源可以通過(guò)ISP的服務(wù)器從網(wǎng)上免費(fèi)或廉價(jià)下載，瘦客戶機(jī)、胖服務(wù)器的研究大大減輕了個(gè)人電腦的負(fù)擔(dān)。使用基于對(duì)象關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)（ORDB）和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)（Data

8、Warehouse），增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的通用性和可再用性。 基 礎(chǔ)通信平臺(tái)的使用，大大提高了通信和協(xié)同工作的能力。1995年，IBM公司CEO郭士納（Gerstner）提出“以網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算”（NetworkCentric Computing）模式，極大地影響了辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，出現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)為中心，以信息（或工作流）為主要處理內(nèi)容的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。 第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)： （1）以網(wǎng)絡(luò)為中心，以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的信息流（或工作流）為主要存儲(chǔ)和處理對(duì)象； （2）有利于在企業(yè)內(nèi)部建立通信基礎(chǔ)平臺(tái)，不僅提高了辦公的效率，減少了扯皮和內(nèi)耗，還增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性。 這 一時(shí)期的辦公自動(dòng)化系

9、統(tǒng)更多地承擔(dān)了一個(gè)信息通道的責(zé)任，建立和完善各個(gè)職能部門之間的溝通和信息共享機(jī)制，建立協(xié)同工作的環(huán)境。在辦公自動(dòng)化覆蓋到的辦 公機(jī)構(gòu)內(nèi)，所有員工都可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)自己的權(quán)限，了解自己需要完成的工作，包括上 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 級(jí)交辦的事情、需要交給別人做的事情、需要與別人合作的事 情、自己需要的信息以及與別人共享的信息，也就是說(shuō)，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，員工能夠?qū)ψ约核獙?shí)施的任務(wù)和目標(biāo)“知其然”。 與第一代相比，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前進(jìn)了一大步，但缺少的是對(duì)知識(shí)的管理，這與知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不相適應(yīng)。 第三代辦公自動(dòng)化： 以 知識(shí)管理為核心(一

10、)：從20世紀(jì)80年代中期至今的短短10多年時(shí)間內(nèi)，國(guó)內(nèi)辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段，實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫(xiě)作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式 的飛躍。從20世紀(jì)90年代中期開(kāi)始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長(zhǎng)足發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工 作技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動(dòng)化方式的飛躍。 隨著21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨，知

11、識(shí)已成為 經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和社會(huì)發(fā)展及企業(yè)成長(zhǎng)的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識(shí)越來(lái)越成為企業(yè)與機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的核心。對(duì)知識(shí)前所未有的重視使以工作流為中心的辦 公自動(dòng)化系統(tǒng)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)與機(jī)構(gòu)不僅要求員工對(duì)他所要實(shí)施任務(wù)目標(biāo)能夠“知其然”，更要求員工特別是管理者能夠“知其所以 然”。在上述背景下，辦公自動(dòng) 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 化領(lǐng)域不可避免地孕育著一場(chǎng)新的革命：從以工作流程為中心的第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提升到以知識(shí)管理為核心的第三代辦公自動(dòng)化 系統(tǒng)。以公文流轉(zhuǎn)為例，第二代辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了收發(fā)文和檔案管理一體化的自動(dòng)處理，第三代辦公自

12、動(dòng)化在此基礎(chǔ)上更為文件處理的每一個(gè)環(huán)節(jié)提供了該步驟所需 要的相關(guān)知識(shí)，包括在線的專家、文件背景資料及企業(yè)其他的有關(guān)信息，確保每一個(gè)使用者都能夠隨時(shí)隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦 公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位從被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造能力的過(guò)程中，大大提高了企業(yè)與機(jī)構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。 第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的理念 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的辦公已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的文件處理和行政事務(wù)了，其目的在于達(dá)到整個(gè)企業(yè)的最終目標(biāo)，這就需要依靠先進(jìn)的管理思想和方法。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯(lián)系是溝通、協(xié)調(diào)和控制，這些基本要求在以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都將得到更好的滿足。

13、所謂知識(shí)管理，實(shí)際上是一種系統(tǒng)，是幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知道什么，如何定位擁有專門知識(shí)的人，如何傳遞這些知識(shí)，以及如何有效利用知識(shí)的系統(tǒng)。通過(guò)利用先進(jìn)的協(xié)作技術(shù)，能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，將正確的知識(shí)傳給正確的人，幫助企業(yè)提高整體業(yè)務(wù)水平。 辦 公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展恰好與數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的演變同步，即由以數(shù)據(jù)為主要處理內(nèi)容的第一代辦公自動(dòng)化發(fā)展到以信息為主要處理內(nèi)容的第二代辦公自動(dòng)化，再發(fā) 展到以知識(shí)為主要處理內(nèi)容的第 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 三代辦公自動(dòng)化。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展中，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人員范圍逐步擴(kuò)大，由企業(yè)行政人員擴(kuò)展到企業(yè)的管理層，再 擴(kuò)展到企業(yè)的全

14、體員工。另外，在運(yùn)作機(jī)制上，也是從辦公室的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理到企業(yè)內(nèi)部和外部信息的處理，再到有用知識(shí)的處理。從簡(jiǎn)單的電子郵件、群件，到 構(gòu)建Web應(yīng)用等各種方式中獲取、存儲(chǔ)、提煉和再用知識(shí)。 在部署實(shí)施基于知識(shí)管理的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)過(guò)程中，企業(yè)與機(jī)構(gòu)需要： （1）把知識(shí)管理融入BPR（業(yè)務(wù)流程重組） 將知識(shí)創(chuàng)造與發(fā)布同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，不僅可以節(jié)省大量開(kāi)支，更重要的是能夠產(chǎn)生巨大的價(jià)值，通過(guò)知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程中無(wú)序的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和再利用，從而提高業(yè)務(wù)水平和效率。 （2）改造企業(yè)文化 知識(shí)管理的成功首先取決于鼓勵(lì)信息共享的企業(yè)文化。改造傳統(tǒng)的企業(yè)文化、建立有利于知識(shí)共

15、享的新型企業(yè)文化，是企業(yè)能夠在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代不斷發(fā)展的關(guān)鍵因素。 （3）通過(guò)知識(shí)管理提高企業(yè)的核心能力建立學(xué)習(xí)型企業(yè) 所 謂學(xué)習(xí)型企業(yè)，是指通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)來(lái)改進(jìn)企業(yè)自身、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的企業(yè)，善于不斷地學(xué)習(xí)是它的本質(zhì)特征。這里所說(shuō)的學(xué)習(xí)并不僅僅是單純的看書(shū)、辦學(xué)習(xí) 班，而是包括了企業(yè)在系統(tǒng)研究項(xiàng)目和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷、技術(shù)支持過(guò)程中學(xué)習(xí)，它強(qiáng)調(diào)全員學(xué)習(xí)、全程學(xué) 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 習(xí)和團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。全員學(xué)習(xí)，從決策層、管理層到具體操作層 都要全身心地投入學(xué)習(xí)；全程學(xué)習(xí)，任何企業(yè)的運(yùn)作都包括準(zhǔn)備、計(jì)劃、推行3個(gè)階段，把學(xué)習(xí)融入企業(yè)運(yùn)作的所有階段；團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)，不僅重

16、視個(gè)人學(xué)習(xí)和個(gè)人智力 的開(kāi)發(fā)，更重視團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)和群體智力的開(kāi)發(fā)。 以知識(shí)管理為核心(二) 第三代OA的架構(gòu) 自Lotus 公司11年前首創(chuàng)“群件”概念并推出世界上第一個(gè)實(shí)現(xiàn)群件概念的軟件產(chǎn)品Lotus Notes至今，群件技術(shù)獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展。隨著Internet技術(shù)的迅速發(fā)展，Lotus進(jìn)一步將Internet/Intranet /Extranet(因特網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、外聯(lián)網(wǎng))的技術(shù)和應(yīng)用與群件技術(shù)進(jìn)行成功的集成，從而形成了新一代的以知識(shí)管理為核心的信息技術(shù)。 在底層是 企業(yè)的基本信息支撐環(huán)境，它包括MRPII、MIS系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各種層次生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程的信息化支撐，以及對(duì)企業(yè)外部Interne

17、t的信息獲取。通 過(guò)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)優(yōu)秀的Internet信息獲取工具，可以有效地利用外部的有用信息為企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程服務(wù)，幫助企業(yè)更好地把握來(lái)自市場(chǎng)的機(jī)遇與挑 戰(zhàn)。第二層是企業(yè)多維知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，存在于底層企業(yè)信息支撐環(huán)境中的企業(yè)信息資源是龐雜而海量的，需要在數(shù)據(jù)挖掘與模式提取的工具支持下，發(fā)掘其中有價(jià)值的模 式與知識(shí)，進(jìn)行緊密而科學(xué)的組織，這是支持知識(shí)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的有利依據(jù)。知識(shí)管理的目的就在于更好地支持各個(gè)層次企業(yè)員工的工作流過(guò)程，包括： (1)員工與企業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)之間的個(gè)人知識(shí)挖掘與融合過(guò)程，用于完成員 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 工不斷根據(jù)個(gè)人需求在知識(shí)倉(cāng)

18、庫(kù)中的映射與知識(shí)提取，以及員工個(gè)人知識(shí)不斷融合進(jìn)入企業(yè)整個(gè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的過(guò)程； (2)員工之間的知識(shí)流轉(zhuǎn)與共享過(guò)程，提供了不同知識(shí)映射集合之間共享與交叉的可能，同時(shí)也提供了無(wú)法進(jìn)入企業(yè)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中的非結(jié)構(gòu)化個(gè)人頭腦知識(shí)的交流與互動(dòng)的機(jī)會(huì)，從而可能引發(fā)新的知識(shí)的產(chǎn)生； (3)個(gè)人知識(shí)支持的工作過(guò)程與信息回饋過(guò)程，是在個(gè)人知識(shí)平臺(tái)支持下指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)員工的工作過(guò)程，以及工作結(jié)果的信息回饋過(guò)程。充分利用這一過(guò)程，可以及時(shí)地收集知識(shí)利用的反饋信息，為閉環(huán)知識(shí)管理系統(tǒng)的完善與控制提供了必要基礎(chǔ)。 基于企業(yè)多維知識(shí)倉(cāng)庫(kù)還可以通過(guò)進(jìn)一步的知識(shí)支持與決策分析過(guò)程建立面向決策的企業(yè)決策支持系統(tǒng)。通過(guò)建立決策模型與先進(jìn)系統(tǒng)理

19、論的應(yīng)用，支持企業(yè)決策者高層次的管理決策過(guò)程，從根本上決定與引導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展演變過(guò)程。 在上述分析中，我們看到知識(shí)在企業(yè)內(nèi)部的縱向提取過(guò)程、員工與知識(shí)系統(tǒng)的發(fā)散性融合作用、企業(yè)員工工作環(huán)境中員工知識(shí)的相互交叉作用、相增相長(zhǎng)，以及員工知識(shí)在企業(yè)信息管理中的循環(huán)更新過(guò)程，這正是知識(shí)管理系統(tǒng)的邏輯實(shí)現(xiàn)模型。 上面的Lotus解決方案框架(Lotus Solutions Framework)描述了九種不同的基于Lotus Domino/Notes和I-Net技術(shù)的應(yīng)用解決方案類型： (1)工作組通信：在工作組的成員間提高信息交換的效率，如電子郵件、在線日歷等。 (2)企業(yè)級(jí)通信：跨越企業(yè)內(nèi)部門間的界限，

20、提供全企業(yè)的復(fù)雜的信息 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 傳遞系統(tǒng)。 (3)企業(yè)間通信：企業(yè)間郵件、EDI、電子化文檔交換(例如基于Web發(fā)布文檔)。 (4)工作組協(xié)作：利用在線討論組和共享資源，發(fā)揮工作組中每個(gè)人的技能達(dá)到共同探索和集體決策。 (5)企業(yè)級(jí)知識(shí)管理：跨越企業(yè)內(nèi)部門間的界限，更好地利用企業(yè)內(nèi)的各類智力資源，避免企業(yè)內(nèi)各種寶貴的經(jīng)驗(yàn)和專長(zhǎng)埋沒(méi)于個(gè)人或某個(gè)部門內(nèi)部。將這些智力資源與企業(yè)的工作環(huán)境相集成，形成可以指導(dǎo)員工的實(shí)際工作和學(xué)習(xí)培訓(xùn)的“知識(shí)”。 (6)電子社區(qū)開(kāi)發(fā)：跨越企業(yè)間的界限，在某些方面具有共同利益的實(shí)體形成虛擬的電子化共同空間，利用該空間

21、為各個(gè)參與者服務(wù)，例如在線交換創(chuàng)意和分布式的學(xué)習(xí)工具。 (7)工作組級(jí)流程創(chuàng)新：將工作組內(nèi)部的信息流和知識(shí)流應(yīng)用于工作流程中，以創(chuàng)造新的或改進(jìn)現(xiàn)有的工作方式和流程(例如銷售自動(dòng)化)。 (8)企業(yè)級(jí)流程創(chuàng)新：打破部門間的界限，在企業(yè)內(nèi)重新協(xié)調(diào)工作流程，以實(shí)現(xiàn)減少停頓時(shí)間、避免冗余和相互抵觸的目標(biāo)和激勵(lì)機(jī)制。例如很多企業(yè)在改造“從概念到市場(chǎng)”的產(chǎn)品制造流程，使其更加有效和迅速。 (9)價(jià)值鏈創(chuàng)新：將企業(yè)級(jí)的流程創(chuàng)新擴(kuò)展到企業(yè)之間，從企業(yè)所處的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值鏈入手，改造企業(yè)間的工作流程，為所有的企業(yè)帶來(lái)收益。 1.3 中國(guó)需要什么樣的OA 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持

22、. 中 國(guó)的辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，政府對(duì)企業(yè)的管理出了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè) 在進(jìn)行許多決策的時(shí)候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門請(qǐng)示匯報(bào)。另外，當(dāng)時(shí)的政府官員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常是你來(lái)我往難以分辨，并且存在著比較嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，即 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員行政級(jí)別掛鉤，因此在企業(yè)應(yīng)用紅頭文件就比較自然。 此時(shí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)：以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)。辦公就是辦文，其主要的功能包括： 收文管理、發(fā)文管理、會(huì)議管理、檔案管理等內(nèi)容。管理的中心內(nèi)容是依據(jù)國(guó)家的公文管理辦法和檔案管理法規(guī)以及各部委或者行業(yè)的檔案管理規(guī)

23、定的需要存檔的文件以及企業(yè)內(nèi)部的其他文件等。 各 地政府機(jī)關(guān)和企業(yè)主管部門一般根據(jù)國(guó)務(wù)院下發(fā)的關(guān)于公文管理的行政法規(guī)制作出相應(yīng)的執(zhí)行措施，基本保持系統(tǒng)內(nèi)的一致性，規(guī)范了辦公中的公文處理和檔案管理 流程。同時(shí)也起到了的內(nèi)部信息溝通、上行下達(dá)以及和上級(jí)主管部門的溝通作用。因?yàn)椴捎秒娔X和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行處理，提高了工作效率，減少了紙張浪費(fèi)。 盡管如此，由于大部分企業(yè)的組織架構(gòu)都有明顯的層級(jí)結(jié)構(gòu)，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會(huì)簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜，流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，導(dǎo)致辦公效率低，決策緩慢等問(wèn)題。 由 于在機(jī)構(gòu)和流程上很難作很大的改動(dòng)，因此解決之道就是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，

24、不僅將辦文內(nèi)容電子化，而且實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 過(guò)程電子化，從根本上改變了傳 統(tǒng)的工作模式。辦文者可隨時(shí)了解文件到達(dá)哪里，辦理的情況怎樣，對(duì)逾期沒(méi)有辦理的文件，可以自動(dòng)催辦，文件辦理完畢，可以自動(dòng)歸檔，歸檔后的文件可供借閱 和調(diào)閱等，消除手工工作過(guò)程中的存在流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，文件去向不明以及不便于跟蹤等問(wèn)題。 在此種情況下，辦公自動(dòng)化做的所有工作不過(guò)是將手工工作搬到 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，并利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的一些先進(jìn)特點(diǎn)，卻沒(méi)有增加任何先進(jìn)的管理理念和方法。另外辦公自動(dòng)化的處理的信息范圍實(shí)在有限。如果我們仔細(xì)觀察市面 上的辦公自動(dòng)化產(chǎn)品，所提供的附加功

25、能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實(shí)和困境，這也是我們的客戶對(duì)辦公自 動(dòng)化不滿意的焦點(diǎn)所在。 面對(duì)這樣困境，我們會(huì)問(wèn)：客戶究竟需要什么樣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)？辦公自動(dòng)化會(huì)發(fā)展到哪里去呢？ 當(dāng)我們的目光移開(kāi)辦 公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)除了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外，還有財(cái)務(wù)、庫(kù)存、生產(chǎn)、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能 夠緊密協(xié)調(diào)起來(lái)。就前端來(lái)說(shuō)，我們經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個(gè)系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個(gè)系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不一致，我可以比較肯定地說(shuō)，目前中國(guó)具有信息系統(tǒng)的 企業(yè)絕大部分都是這種情況。他們往往具有多個(gè)供應(yīng)商提供的多個(gè)系統(tǒng)

26、，但很少集成。也有少數(shù)企業(yè)采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企業(yè)鳳毛麟 角。 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 對(duì)于后臺(tái)數(shù)據(jù)的完全集成，由于集成的工作量和供應(yīng)商數(shù)量成非線性增長(zhǎng)，在一定時(shí)期內(nèi)，我們幾乎不抱信心。于是希望能夠由前臺(tái)（界面）集成這些 信息，如果能夠從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以獲得所需的全部信息，就太好不過(guò)了。辦公自動(dòng)化在這里變成了一個(gè)黏合劑，把所有的系統(tǒng)集成在一起（與其說(shuō)是集成，不如 說(shuō)是拼湊）。讓我們有了整體的感覺(jué)，雖然還有遺憾，總算進(jìn)了一步。 集成，這是第一點(diǎn)需求。 從目前用戶的使用技能和接受程度以及系統(tǒng)的維護(hù) 成本考慮，Web界面最容易接受。

27、另外從集成方面來(lái)講，必須采用人人支持的Web標(biāo)準(zhǔn)如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一個(gè)界面下容納，否則的化，技術(shù)難度就會(huì)導(dǎo)致集成不可 能實(shí)現(xiàn)。 完全基于Web，這是第二點(diǎn)需求。 對(duì)于流程，熟悉辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的人就會(huì)想起收發(fā)文的流程。那是非常完善的、符合層級(jí)結(jié)構(gòu)的、效率低下的流程。對(duì)于如何優(yōu)化該流程，如果我們局限于原有的思維模式和知識(shí)領(lǐng)域，我們無(wú)法獲得更多。必須基于現(xiàn)代的流程管理思想對(duì)目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。 流程優(yōu)化，這是第三點(diǎn)需求。 進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我們?nèi)巳硕际侵R(shí)工作者，要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須具有知識(shí)內(nèi)涵，或者說(shuō)是基于知識(shí)。提

28、供知識(shí)管理所需的最基本的IT工具，知識(shí)存儲(chǔ)庫(kù)和知識(shí)交流場(chǎng)所，更高級(jí)的意義上提供，基于知識(shí)的崗位要求和評(píng)估體系。 管理知識(shí)的，這是第四點(diǎn)需求。 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 總之我們要求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)系統(tǒng)是和其他應(yīng)用系統(tǒng)緊密集成的，完全采用Web技術(shù)的，流程優(yōu)化以及具有知識(shí)管理功能的辦公管理系統(tǒng)。 1.4 辦公自動(dòng)化企業(yè)信息化的核心 當(dāng) 今，辦公自動(dòng)化軟件已進(jìn)入到第三代了，即以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化，其目的是把企業(yè)長(zhǎng)期保存下來(lái)的信息資源，連同專家、知識(shí)員工積累的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新 思想進(jìn)行有效地整理、挖掘、共享和利用，使企業(yè)了解自己擁有哪些獨(dú)特的知識(shí)，以及如何

29、利用這些知識(shí)來(lái)進(jìn)一步發(fā)展、壯大。實(shí)際上，應(yīng)用好第三代辦公自動(dòng)化軟 件，將大大地提高企業(yè)內(nèi)部信息化水平，促使企業(yè)內(nèi)部信息資源重新整合、配置，以適應(yīng)于電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái)，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)大潮中始終立于不敗之地。 然而，縱觀國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)，真正能把OA軟件用好的還是為數(shù)不多的，這里面涉及到方方面面，綜合因素較多。 OA發(fā)展的瓶頸： （1）OA（Office Automation）概念普及宣傳力度不夠：目前在報(bào)刊雜志、電視廣播、廣告、市場(chǎng)策劃等方面對(duì)OA的宣傳很有限，OA涉及知識(shí)面較廣，如群件平臺(tái)、工 作流管理、協(xié)同辦公、安全權(quán)限、知識(shí)管理等等，讓企業(yè)員工一下子接受這些概念，需要一個(gè)過(guò)程，對(duì)于非IT企

30、業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，要使他理解這些概念，并非易事。 （2） 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本企業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)重要性認(rèn)識(shí)不夠：許多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為電子商務(wù)主要是與生產(chǎn)有關(guān)的原料的購(gòu)進(jìn)、產(chǎn)品的賣出以 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 及市場(chǎng)的開(kāi)拓，只注意到了網(wǎng)絡(luò)信 息對(duì)降低原料、推廣成本的作用，卻沒(méi)有意識(shí)到當(dāng)市場(chǎng)這一外在環(huán)境透明后，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的源泉就是內(nèi)部管理的成本降低。 （3）企業(yè)實(shí)施OA外部軟硬件 環(huán)境不夠：OA重點(diǎn)在于協(xié)同辦公、工作流，因而要求在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)運(yùn)行。然而在IT行業(yè)飛速發(fā)展的今天，有些企業(yè)電腦尚未聯(lián)網(wǎng)。單機(jī)工作，無(wú)法運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán) 境、共享信息，更談不上運(yùn)行OA；有的企業(yè)即使組建

31、了局域網(wǎng)，但也僅是擺設(shè)而已，缺乏網(wǎng)絡(luò)操作經(jīng)驗(yàn)、缺乏網(wǎng)絡(luò)管理人才。 （4）企業(yè)員工素質(zhì)參差不齊，電腦操作技能差、電腦知識(shí)不夠：企業(yè)OA建設(shè)是個(gè)系統(tǒng)工程，需要多人的參與與協(xié)作，人人要懂電腦，要會(huì)操作，否則系統(tǒng)信息流如何流轉(zhuǎn)？ （5） 缺乏對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、規(guī)范化的評(píng)估體系：一個(gè)企業(yè)在實(shí)施OA系統(tǒng)時(shí)，其企業(yè)內(nèi)部在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)、信息管理規(guī)范化方面需要達(dá)到一定程度，方能使 OA系統(tǒng)順利實(shí)施，許多企業(yè)不規(guī)范內(nèi)部管理，忽略了對(duì)管理的改革，基于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理模式還沒(méi)有建設(shè)起來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)一拍板，就一窩蜂上， 而不管OA實(shí)施效果。 （6）缺乏對(duì)OA的統(tǒng)一定義：OA是干什么的？國(guó)內(nèi)沒(méi)有一個(gè)權(quán)威的定

32、義，許多傳統(tǒng)企業(yè)的決策者在習(xí)慣思維、傳統(tǒng)模式的框框下還沒(méi)跳出來(lái)，對(duì)于OA能給企業(yè)帶來(lái)什么、企業(yè)需要OA做什么，沒(méi)有做深層次的思考。 （7）缺乏OA軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)：目前國(guó)內(nèi)開(kāi)發(fā)OA軟件的公司相當(dāng)多， 文檔來(lái)源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯.歡迎下載支持. 大家各顯神通、百花齊放，有的是專業(yè)公司開(kāi)發(fā)，有的是企業(yè)內(nèi)部組織開(kāi)發(fā)，各自為戰(zhàn)，尚未形成統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，因而OA軟件的通用性、適用性較差。 （8）缺乏OA軟件產(chǎn)品化：由于各企業(yè)對(duì)OA認(rèn)識(shí)不同、需求不同、標(biāo)準(zhǔn)不同，一些開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)的OA軟件只是專為某些客戶訂制的，或是僅適應(yīng)一小范圍的企業(yè)，不具備產(chǎn)品化的特征，因而OA軟件的產(chǎn)品化道路是曲折的。 對(duì)發(fā)展OA產(chǎn)業(yè)的幾點(diǎn)看法： （1）加大力度推廣OA：宣傳OA理念，傳播OA知識(shí)，讓OA得到全社會(huì)的認(rèn)識(shí)和支持，使企業(yè)具備實(shí)施OA系統(tǒng)的環(huán)境和條件。 （2）盡快規(guī)劃、定義OA：國(guó)家相關(guān)單位如能出臺(tái)有關(guān)OA標(biāo)準(zhǔn)性定義文檔、有關(guān)OA產(chǎn)業(yè)政策，將對(duì)OA產(chǎn)業(yè)的發(fā)展起到推波助瀾的作用。 （3） 加強(qiáng)對(duì)客戶的實(shí)施培訓(xùn)工