《安全評(píng)價(jià)檔案管理規(guī)范》

1、安全評(píng)價(jià)檔案管理規(guī)范河南省地方標(biāo)準(zhǔn)編制說(shuō)明一、目的意義與任務(wù)來(lái)源國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)及安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定 ，編制了安全評(píng)價(jià)過(guò)程控制文件編寫(xiě)指南 ，其中明確指出了安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行過(guò)程控制，并指出過(guò)程控制文件內(nèi)容包括：風(fēng)險(xiǎn)分析、實(shí)施評(píng)價(jià)、報(bào)告審核、技術(shù)支撐、作業(yè)文件、內(nèi)部管理、檔案管理和檢查改進(jìn)等。為積極貫徹落實(shí)安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定 （國(guó)家安監(jiān)總局令第 22 號(hào)）及關(guān)于印發(fā) 安全評(píng)價(jià)過(guò)程控制文件編寫(xiě)指南 的通知 （安監(jiān)總規(guī)劃字 2005 177 號(hào)） 等文件要求，進(jìn)一步規(guī)范從事安全評(píng)價(jià)的社會(huì)組織在檔案文件收集、整理、立卷、歸檔等方面的管理，確保檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、實(shí)用

2、、安全和保密，提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力，特制定河南省地方標(biāo)準(zhǔn)安全評(píng)價(jià)檔案管理規(guī)范 （以下簡(jiǎn)稱標(biāo)準(zhǔn) ）河南省共有甲級(jí)和乙級(jí)安全評(píng)價(jià)社會(huì)組織幾十家，各社會(huì)組織開(kāi)展安全評(píng)價(jià)過(guò)程控制與檔案管理的工作水平參差不齊，同時(shí)我省又尚無(wú)安全評(píng)價(jià)檔案管理的相關(guān)規(guī)范進(jìn)行指導(dǎo)，因此制定河南省安全評(píng)價(jià)檔案管理的地方標(biāo)準(zhǔn)是十分迫切和必要的。本標(biāo)準(zhǔn)為首次起草，主要根據(jù)國(guó)家安監(jiān)總局和我省安監(jiān)局對(duì)安全評(píng)價(jià)過(guò)程控制與檔案管理的相關(guān)要求，以及我省安全評(píng)價(jià)社會(huì)組織開(kāi)展相關(guān)工作的特點(diǎn)，參照相關(guān)標(biāo) 準(zhǔn)制定。根據(jù) 2016 年第二批河南省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求和修訂計(jì)劃，河南省安全科學(xué)技術(shù)研究院起草了本標(biāo)準(zhǔn)。二、編制原則和依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)編制遵

3、循“先進(jìn)性、實(shí)用性、統(tǒng)一性、科學(xué)性”的原則，管理標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)接軌，重點(diǎn)突破為規(guī)范我省安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)開(kāi)展評(píng)價(jià)文件歸檔與檔案管理的工作，并注重標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，嚴(yán)格按照 GB/T 1.1 進(jìn)行編寫(xiě)。本標(biāo)準(zhǔn)在編制過(guò)程中參照的主要標(biāo)準(zhǔn)及依據(jù)如下：GB/T 9705文書(shū)檔案案卷格式GB/T 11821照片檔案管理規(guī)范GB/T 17678.1 CAD 電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范三、編制工作過(guò)程本標(biāo)準(zhǔn)的起草編制由河南省安全科學(xué)技術(shù)研究院標(biāo)準(zhǔn)編制工作小組

4、完成。本標(biāo)準(zhǔn)的制定嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 ( GB/T 1.1 )關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)規(guī)定等要求進(jìn)行。2015 年 6 月至 8 月期間，首先安排專業(yè)技術(shù)人員組建河南省安全評(píng)價(jià)檔案管理地方標(biāo)準(zhǔn)編制工作小組，對(duì)我國(guó)相關(guān)檔案管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，以及國(guó)家安監(jiān)總局有關(guān)安全評(píng)價(jià)檔案文件進(jìn)行學(xué)習(xí)、研討，制定本標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)研計(jì)劃和調(diào)研提綱。2015 年 9 月至 12 月期間， 編制小組依據(jù)調(diào)研計(jì)劃和調(diào)研提綱，先后經(jīng)過(guò)5 次研討會(huì)編制完成標(biāo)準(zhǔn) （草稿） 。2016 年 1 月， 標(biāo)準(zhǔn) （草稿）提交院標(biāo)準(zhǔn)制定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審查，并形成了審查意見(jiàn)，經(jīng)補(bǔ)充調(diào)查、修訂、完善后，形成標(biāo)準(zhǔn) （征求意見(jiàn)稿） ，并向河南省安全生產(chǎn)

5、監(jiān)督管理局有關(guān)處室、領(lǐng)導(dǎo)和安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)征求了意見(jiàn)。2016 年 9 月 13 日， 編制小組在河南省安全科學(xué)技術(shù)研究院召開(kāi)河南省地方標(biāo)準(zhǔn)安全評(píng)價(jià)檔案管理規(guī)范 （征求意見(jiàn)稿）專家座談會(huì)，分別邀請(qǐng)了來(lái)自省內(nèi)政府監(jiān)管部門(mén)、企業(yè)、 高等院校、 科研機(jī)構(gòu)的專家、 學(xué)者和檔案管理負(fù)責(zé)人，就標(biāo)準(zhǔn) （征求意見(jiàn)稿）的整體架構(gòu)、術(shù)語(yǔ)定義、適用范圍、總則、收集、整理與歸檔、保存與借閱等主要條款進(jìn)行了深入、細(xì)致的研討和論證。四、條款說(shuō)明1 、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于河南省安全評(píng)價(jià)項(xiàng)目文件的收集、存檔以及檔案管理，包括河南省本省的評(píng)價(jià)項(xiàng)目，以及河南省的評(píng)價(jià)社會(huì)組織參與其他省份的評(píng)價(jià)項(xiàng)目O3、術(shù)語(yǔ)和定義 3.1 、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于

6、 檔案工作基本術(shù)語(yǔ) (DA/T1-2000 )2.1 。原文定義為“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”考慮到本標(biāo)準(zhǔn)15為河南省地方標(biāo)準(zhǔn)，且主要針對(duì)本省安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)，故在本 標(biāo)準(zhǔn)中未寫(xiě)“國(guó)家機(jī)構(gòu)” 。參照檔案的定義，安全評(píng)價(jià)檔案可定義為：社會(huì)組織在安全評(píng)價(jià)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄和文件。3.2 、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T1-20002.4。3.3 、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T1-20003.1.1 。3.4 、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T1-20005.10。3.5 、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA

7、/T1-20005.9。3.6 、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于檔案工作基本術(shù)語(yǔ)DA/T1-20005.5 。原文定義為“一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”O(jiān)考慮到本標(biāo)準(zhǔn)為河南省地方標(biāo)準(zhǔn)， 且主要針對(duì)本省安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)， 故在本標(biāo)準(zhǔn)中未寫(xiě)“國(guó)家機(jī)構(gòu)” 。3.7、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于 檔案工作基本術(shù)語(yǔ) (DA/T1-2000 ) 中 6.11.1 。3.8、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)(DA/T1-2000 )中 6.11.2 。3.9、 本術(shù)語(yǔ)來(lái)源于 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)(DA/T1-2000 )中 5.12 。4、總則在總則中，主要對(duì)安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的制度、涉及人員、文件收集同步性和

8、原則進(jìn)行了規(guī)定。4.1 、 本條款要求建立實(shí)行責(zé)任制， 把檔案管理人員的崗位職責(zé)納入到安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)的整個(gè)制度體系當(dāng)中，可以使其成為有機(jī)的整體，相互間補(bǔ)充、協(xié)調(diào)，確保各司其職、政令暢通、管理有序。4.2 、 本條款主要對(duì)檔案管理工作中涉及到的人員進(jìn)行了規(guī)定。 在安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)中， 檔案管理工作主要由兩部分組成，前期文件收集、歸納，后期文件歸檔與管理。安全評(píng)價(jià)歸檔文件主要產(chǎn)生于安全評(píng)價(jià)項(xiàng)目開(kāi)展的始末，故需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織評(píng)價(jià)人員進(jìn)行收集與歸納。待項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)移交檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)合理地歸檔與管理。4.3 、 本條款為規(guī)定檔案文件的收集、 整理工作的同步性。安全評(píng)價(jià)歸檔文件主要產(chǎn)生于安全評(píng)價(jià)項(xiàng)目開(kāi)

9、展的始末，故收集、整理工作應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)、委托、簽約、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研、文件收集以及評(píng)價(jià)報(bào)告的編制、審核等同步進(jìn)行。同時(shí)，檔案管理作為安全評(píng)價(jià)過(guò)程控制體系的主要組成部分，是為了保證安全評(píng)價(jià)工作的質(zhì)量和便于安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)主管部門(mén)的監(jiān)督管理；文件收集與整理則是檔案管理的重要前期工作，應(yīng)貫穿于評(píng)價(jià)工作的始末， 確保完整、 準(zhǔn)確， 嚴(yán)禁文件收集、整理工作與評(píng)價(jià)過(guò)程脫節(jié)，事后彌補(bǔ)。4.4 、安全評(píng)價(jià)機(jī)構(gòu)的檔案管理是過(guò)程控制的組成部分，是為保障安全評(píng)價(jià)工作有序開(kāi)展和確保項(xiàng)目質(zhì)量服務(wù)的，故應(yīng)具有完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、合理性、可擴(kuò)充性。5、收集在本章中，主要對(duì)文件收集范圍、收集時(shí)間以及文件質(zhì)量進(jìn)行要求。5.1 、 本

10、條款對(duì)安全評(píng)價(jià)檔案管理工作應(yīng)收集哪些文件進(jìn)行了規(guī)定。根據(jù)國(guó)家安監(jiān)總局和我省安監(jiān)局對(duì)評(píng)價(jià)項(xiàng)目監(jiān)管要求，并結(jié)合我省安全評(píng)價(jià)社會(huì)組織開(kāi)展評(píng)價(jià)項(xiàng)目的特點(diǎn)，共將安全評(píng)價(jià)歸檔文件產(chǎn)生階段分為：評(píng)價(jià)項(xiàng)目立項(xiàng)階段、評(píng)價(jià)項(xiàng)目組成立階段、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研階段、評(píng)價(jià)報(bào)告編制階段、評(píng)審修改階段、備案階段以及評(píng)價(jià)報(bào)告附件。本標(biāo)準(zhǔn) 對(duì)這七個(gè)階段中產(chǎn)生文件的內(nèi)容進(jìn)行了羅列，但收集的文件型式不是固定的，可以一份文件包含標(biāo)準(zhǔn)所羅列出的多項(xiàng)內(nèi)容；對(duì)不涉及的文件可不列入收集范圍；同時(shí)，未列出的評(píng)價(jià)文件，可根據(jù)評(píng)價(jià)項(xiàng)目特點(diǎn)，進(jìn)行收集歸檔。對(duì)不需要評(píng)審和備案的評(píng)價(jià)項(xiàng)目，可根據(jù)項(xiàng)目具體情況收集其他相應(yīng)階段的文件。同時(shí)，收集的文件應(yīng)為原始文件，宜

11、采用原件；并建議收集的文件加蓋相應(yīng)公章。5.2 、本條款對(duì)文件收集時(shí)間進(jìn)行規(guī)定。 5.1 中已經(jīng)將文件產(chǎn)生分為 7 個(gè)階段，文件收集應(yīng)從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，直至項(xiàng)目完成，貫徹于項(xiàng)目的全過(guò)程。并根據(jù)實(shí)施安全評(píng)價(jià)時(shí)間的先后順序，逐階段地收集。5.3 、 本條款對(duì)收集文件質(zhì)量進(jìn)行規(guī)定。 本條款中 5.3.1 、5.3.2 和 5.3.3 來(lái)源于 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 ( DA/T28-2002 )中 5.5.1 、 5.5.2 和 5.5.4 ；本條款中 5.3.4 要求電子文件格式應(yīng)參照電子文件歸檔與管理規(guī)范 ( GB/T18894-2002 )的要求。6、整理與歸檔6.1 、整理

12、本節(jié)中，對(duì)文件整理工作提出了基本要求，又對(duì)文件保存載體、案卷目錄編制、卷內(nèi)文件目錄編制、案卷封面、案卷脊背提出了要求。6.1.1 、a)條款規(guī)定了在遇到跨年度評(píng)價(jià)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)放在評(píng)價(jià)項(xiàng)目完結(jié)時(shí)所在的年份立卷，而不放在評(píng)價(jià)項(xiàng)目立項(xiàng)的年份立卷。文件立卷的時(shí)間不影響文件收集時(shí)間，收集時(shí)間依然是從評(píng)價(jià)項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，貫徹于評(píng)價(jià)項(xiàng)目開(kāi)展的始末；而在檔案室立卷時(shí)，為便于檔案號(hào)排序和檔案查閱，時(shí)間統(tǒng)一定為評(píng)價(jià)項(xiàng)目完結(jié)時(shí)的年份。6.1.2 、b）條款的要求是為了便于隨后文件歸檔、檔案管理工作的開(kāi)展，使檔案具有完整性、合理性，同時(shí)能正確反映對(duì)應(yīng)評(píng)價(jià)活動(dòng)的全過(guò)程。6.1.3 、 c） 條款規(guī)定了文書(shū)檔案案卷格式的要求

13、。 在文書(shū)檔案案卷格式 （ GB/T9705 ）中，對(duì)文書(shū)檔案案卷格式的內(nèi)容構(gòu)成和基本方法進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，故可以直接參照?qǐng)?zhí)行。6.1.4 、d）條款是考慮到部分評(píng)價(jià)項(xiàng)目會(huì)涉及軍工保密項(xiàng)目或企業(yè)重要技術(shù)機(jī)密，故在文件整理中，標(biāo)明密級(jí)和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量。便于檔案歸檔、保存與借閱時(shí)，能夠采取相應(yīng)保密措施。本條款中的密級(jí)和保密期限，應(yīng)根據(jù)國(guó)家秘密定密管理暫行規(guī)定 （國(guó)家保密局令2014 年第 1 號(hào) ）第十條和第十五條的要求執(zhí)行。第十條： “國(guó)家秘密的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密級(jí)國(guó)家秘密是最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密級(jí)國(guó)家秘密是重要的國(guó)家秘

14、密，泄露會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害；秘密級(jí)國(guó)家秘密是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受損害。 ”第十五條： “國(guó)家秘密的保密期限，應(yīng)當(dāng)根據(jù)事項(xiàng)的性質(zhì)和特點(diǎn)，按照維護(hù)國(guó)家安全和利益的需要，限定在必要的期限內(nèi)；不能確定期限的，應(yīng)當(dāng)確定解密的條件。國(guó)家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級(jí)不超過(guò)三十年，機(jī)密級(jí)不超過(guò)二十年，秘密級(jí)不超過(guò)十年。機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要， 確定具體的保密期限、 解密時(shí)間或者解密條件。 機(jī)關(guān)、單位對(duì)在決定和處理有關(guān)事項(xiàng)工作過(guò)程中確定需要保密的事項(xiàng)，根據(jù)工作需要決定公開(kāi)的，正式公布時(shí)即視為解密。 ”6.1.5 、 根據(jù)安全評(píng)價(jià)項(xiàng)目產(chǎn)生文件的特點(diǎn)， 文件保存載體主

15、要包括：紙質(zhì)文件、電子文件、現(xiàn)場(chǎng)照片和 CAD 圖紙。本條款主要根據(jù)文件保存載體不同，做出相應(yīng)要求： a )紙質(zhì)文件整理應(yīng)符合DAT22 歸檔文件整理規(guī)則 的要求； b)電子文件整理應(yīng)符合GBT18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范的要求；c)現(xiàn)場(chǎng)照片整理應(yīng)符合 GBT11821照片檔案管理規(guī)范 的要求； d) CAD 圖紙整理應(yīng)符合GBT17678.1 CAD 電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求的要求。6.1.6 、 本條款規(guī)定了案卷目錄編制的基本要求， 分別對(duì)序號(hào)、案卷題名、保管期限備注進(jìn)行了規(guī)定。6.1.7 、 本條款規(guī)定了卷內(nèi)文件目錄編制的基本要求， 分別對(duì)序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注

16、進(jìn)行了規(guī)定。6.1.8 、 本條款規(guī)定了案卷封面的基本要求， 分別對(duì)案卷題名、保管期限、檔號(hào)、立卷單位、立卷人、密級(jí)和起止日期進(jìn)行了規(guī)定。6.1.9 、 本條款規(guī)定了案卷脊背所有填寫(xiě)的內(nèi)容。 案卷脊背在檔案管理、查閱中起著重要作用，案卷脊背的填寫(xiě)內(nèi)容既要準(zhǔn)確反映保存檔案的內(nèi)容，又要簡(jiǎn)潔、有效。6.2 、歸檔6.2.1 、本條款規(guī)定了文件的歸檔時(shí)間，并與 4.3 條款以及 6.1.1 a ）條款相呼應(yīng)。6.2.2 、 本條款在歸檔環(huán)節(jié)， 再一次規(guī)定了歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，與4.4 條款相呼應(yīng)。同時(shí)，在歸檔環(huán)節(jié)做出要求，是為了與收集環(huán)節(jié)形成雙效規(guī)定，對(duì)收集文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)

17、行檢查，確保評(píng)價(jià)項(xiàng)目過(guò)程控制有效開(kāi)展，保證評(píng)價(jià)項(xiàng)目的質(zhì)量。6.2.3 、本條款規(guī)定了項(xiàng)目委托書(shū)、安全評(píng)價(jià)合同書(shū)、風(fēng)險(xiǎn)分析記錄、評(píng)價(jià)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、評(píng)價(jià)項(xiàng)目組長(zhǎng)及人員安排、任務(wù)分工通知單、 評(píng)價(jià)報(bào)告匯總 （初稿） 、 評(píng)價(jià)報(bào)告內(nèi)部 （三級(jí)）審核流轉(zhuǎn)記錄、報(bào)告修改痕跡記錄、評(píng)價(jià)人員簽名吧、整改情況復(fù)查表、 評(píng)價(jià)報(bào)告專家組審查意見(jiàn)、 專家評(píng)審意見(jiàn)、專家簽到表、資質(zhì)及印章使用登記表應(yīng)為原件。6.2.4 、 本條款規(guī)定了案卷及卷內(nèi)文件不重份， 且同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長(zhǎng)。6.2.5 、 本條款規(guī)定了電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。6

18、.2.6 、 本條款規(guī)定了電子文件的歸檔要求可參照 電子文件歸檔與管理規(guī)范 （ GB/T18894 ）和 CAD 電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)歸檔與檔案管理要求 （ GB/T17678.1 ） 。6.2.7 、 本條款規(guī)定了文件形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文件填寫(xiě)檔案交接清單，檔案交接清單可參照 6.1.4 卷內(nèi)目錄編制的樣 式。6.2.8 、 本條款規(guī)定了檔案交接程序， 可以有效規(guī)范評(píng)價(jià)人員與檔案管理人員的歸檔程序，同時(shí)也便于安全評(píng)價(jià)項(xiàng)目過(guò)程控制的追查。7、保存與借閱7.1 、保存7.1.1 、a）、c）、d）條款對(duì)檔案室設(shè)施、人員、日常檢 查進(jìn)行了規(guī)定，是使檔案得到有效、長(zhǎng)期保存的基本要求。b）條款規(guī)定了檔案室環(huán)境溫度選定范圍宜為：14 C24 C ；相對(duì)濕度選定范圍宜為：45 %60 %。本條款主要依據(jù)檔 案