淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法

1、淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法 淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法 摘 要：社保檔案管理是社保工作的重點(diǎn)，檔案的完整和標(biāo)準(zhǔn)，一方面保障了職工的合法權(quán)益，也為統(tǒng)計、監(jiān)督等工作提供了依據(jù)。目前，社會保險檔案管理存在假設(shè)干問題：社保檔案管理意識薄弱，管理手段和方法落后，缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊伍，管理制度不統(tǒng)一，不注重檔案信息開發(fā)。因此，為了有效管理社會保險檔案，應(yīng)抓標(biāo)準(zhǔn)，完善相關(guān)制度，抓素質(zhì)，強(qiáng)化隊伍建設(shè)，抓效勞，強(qiáng)化信息利用。 關(guān)鍵詞：社會保險；檔案管理；問題；解決方法 檔案管理一直是社保工作的重點(diǎn)，其中包括了參保職工的就業(yè)、繳費(fèi)、調(diào)動、退休等內(nèi)容。社會保險業(yè)務(wù)檔案是社會保險

2、經(jīng)辦工作的歷史記載，是參保單位和個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是實(shí)現(xiàn)為參保者個人“記錄一生、跟蹤一生、效勞一生、保障一生目標(biāo)的重要保證，也是確保參保者享受相應(yīng)待遇的重要依據(jù)。社保檔案管理的好壞、檔案資料的平安完整與否，直接關(guān)系到參保者個人的切身利益。隨著社會保險覆蓋范圍的增大以及參保人數(shù)的不斷增多，給社會保險檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。面對新形勢的開展，應(yīng)不斷地提高社會保險檔案的管理水平，提高社會保險檔案管理工作的效率，為廣闊的參保人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案效勞。 一、社會保險檔案管理存在的問題分析 社保檔案管理意識薄弱 社保檔案管理意識薄弱是檔案管理工作中的突出問題。由于缺乏對社會保險檔案管理工作的正確認(rèn)識

3、，大多社會保險的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只注重對社會保險工作的領(lǐng)導(dǎo)和資金投入，將社會保險的檔案管理當(dāng)做可有可無的工作，而無視了對其的資金支持和技術(shù)支持，這增加了社會保險檔案管理工作的難度。有些管理部門的領(lǐng)導(dǎo)只重視社會保險的業(yè)務(wù)工作，而對社保檔案管理工作沒有采取一定的宣傳措施，使得檔案管理工作人員意識不到社會保險檔案管理的必要性，嚴(yán)重降低了社會保險檔案管理的工作效率。 管理手段和方法落后 多頭管理是當(dāng)前我國社保檔案管理工作的突出問題，社會保險檔案管理的多頭管理與我國社會保險開展歷程有關(guān)。社會保險檔案涵蓋的范圍廣泛，內(nèi)容繁雜，并且全部的社會保險資料并不在一個部門保存，因此，參保人員假設(shè)想查詢與自己相關(guān)的全部社保信

4、息，那么需訪問全部的社保檔案管理部門才能完成。雖然近些年來計算機(jī)技術(shù)開展迅速，有些社會保險檔案管理部門逐漸在工作中使用信息技術(shù)，但是受現(xiàn)實(shí)條件如資金、設(shè)備、專業(yè)技術(shù)人員等的限制，難以實(shí)現(xiàn)社保檔案管理的信息化，大多社保機(jī)構(gòu)仍采用紙質(zhì)材料檔案管理，增加了社保檔案查詢訪問的難度。有些經(jīng)濟(jì)條件差的地方社保部門甚至沒有建立專門的檔案室，各類檔案資料被分割保管，容易造成社會保險檔案資料的喪失現(xiàn)象。 缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊伍 缺乏專業(yè)的檔案資料管理隊伍，對社保檔案資料的管理工作造成了不良影響。社保檔案信息效勞質(zhì)量與社保檔案管理人員的素質(zhì)息息相關(guān)，但是多數(shù)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)為了節(jié)約檔案管理的經(jīng)費(fèi)，不注重對檔案

5、管理工作人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，并且很少聘用專業(yè)的檔案管理人才，造成檔案管理專業(yè)隊伍缺乏的局面。此外，在有些社保檔案管理部門存在案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，對檔案管理工作投入的精力和時間不夠，降低了社會保險檔案管理的工作效率。 管理制度不統(tǒng)一 近些年來，社保檔案管理工作為了滿足社會保險改革的需求，逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的方向開展，各地的社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)根據(jù)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定而制定了一些必要的社會保險檔案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差異性，沒有統(tǒng)一的社保檔案管理的文件，各地的制度也不盡相同，使社保檔案在管理和應(yīng)用上差異很大。 不注重檔案信息開發(fā) 很多社會保險經(jīng)辦單位無視了檔案信息開發(fā)的重

6、要性，不僅浪費(fèi)了大量的信息資源，同時也使得社會保險檔案管理工作效率低下。在我國的某些地方，雖然社會保險改革已經(jīng)歷了十多年的開展歷程，但是社會保險檔案信息開發(fā)工作依然停留在“初級管理型的階段，不能根據(jù)當(dāng)?shù)厣鐣ｋU的實(shí)際情況對各種檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用，使得大量有利于推動社會保險改革的信息資源變得毫無意義。 二、有效管理社會保險檔案的對策 抓標(biāo)準(zhǔn)，完善相關(guān)制度 進(jìn)一步完善檔案管理制度、操作規(guī)程和業(yè)務(wù)流程，修訂?檔案管理人員崗位職責(zé)?、?檔案室管理制度?等項制度，標(biāo)準(zhǔn)檔案資料從產(chǎn)生、傳遞、歸檔、保管、查閱、檢查、保密、銷毀、移交等全過程的程序、方法和要求。為實(shí)現(xiàn)檔案管理嚴(yán)格化、為檔案室配齊密

7、集架、滅火器、計算機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等各類檔案管理專用設(shè)備，做到庫房、調(diào)閱、辦公、實(shí)物陳列室“四分開。 認(rèn)真開展檔案審核自查工作。每年定期檢查審核業(yè)務(wù)檔案中各項材料是否完備，是否準(zhǔn)確一致，是否真實(shí)有效，對所缺的材料進(jìn)行詳細(xì)登記，對在普遍性、階段性工作中形成的材料和特殊性材料，主動與相關(guān)部門聯(lián)系、索要，及時補(bǔ)充好檔案材料，并對檔案材料進(jìn)行重新分類、整理和歸檔，做到業(yè)務(wù)檔案的完整和業(yè)務(wù)檔案信息的準(zhǔn)確、全面、有效。 抓素質(zhì)，強(qiáng)化隊伍建設(shè) 除在專職檔案管理人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實(shí)將工作經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的干部選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、派送檔案管理人

8、員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，努力提高檔案管理隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。各級社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)定期開展社會保險業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的檔案管理專業(yè)技能。要求相關(guān)工作人員掌握一定的計算機(jī)技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)社會保險檔案微機(jī)化管理打好根底，便于檔案信息的開發(fā)與利用。 抓效勞，強(qiáng)化信息利用 按照檔案專業(yè)管理部門對檔案管理信息化建設(shè)的要求，狠抓檢索工具的標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)化工作，編制各種載體的案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、全宗卷等索引工具，清晰標(biāo)準(zhǔn)，能夠從多個角度進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的檢索。在檔案利用方面，要堅持“以管促用、以用促管的原那么，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改良管理方法，全方位為參保單位和個人

9、效勞。利用檔案為自身工作提供方便，為辦事群眾提供效勞。標(biāo)準(zhǔn)檔案查閱管理，制作借閱登記和利用效果登記薄，對查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，并及時反應(yīng)利用效果，著實(shí)解決了幾個疑難問題。不斷加大業(yè)務(wù)檔案利用的深度和廣度，將計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，建立了業(yè)務(wù)檔案根本信息庫，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化；提高了檔案信息資源的查閱效率，為社保征繳工作提供了高效、快捷的效勞。 檔案的完整和標(biāo)準(zhǔn)，一方面保障了職工的合法權(quán)益，也為統(tǒng)計、監(jiān)督等工作提供了依據(jù)。人社局應(yīng)高度重視，把檔案工作當(dāng)作大事來抓，任務(wù)層層分解，指定專人負(fù)責(zé)，全員參與，把檔案工作落到了實(shí)處，檔案管理工作逐步走向精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化。把社會保險檔案管理作為強(qiáng)根底、促開展的一項重要工作，按照“記錄一生、跟蹤一生、效勞一生、保障一生的管理要求，不斷加強(qiáng)檔案管理工作力度，社會保險檔案管理工作邁上了新臺階。 參考文獻(xiàn)： 【1】肖生樂.淺談從業(yè)人員勞動和社會保障檔案的構(gòu)成及管理J.河北企業(yè).2021 【2】杜巖.基于提高檔案管理科學(xué)化水平的措施研究J.湖北函授大學(xué)學(xué)報.2021 【3】