行政人事部-行政管理手冊(某央企)

1、*物業(yè)管理有限公司* PROPERTY MANAGEMENT CO，LTD編號：WI/O-02版本：E行政管理手冊編制：行政人事部 日期：2008年12月10日 審核：質量管理部 日期： 批準：_日期：_文件受控章聲明：行政人事部工作手冊未經(jīng)許可，不得翻印。責任部門：行政人事部WI/O-02-目錄ZHPM目 錄E/0 2/2序號編 號標 題1 WI/O-02-前言前 言2 WI/O-02-001行政人事部組織架構圖3 WI/O-02-002行政人事部職責4 WI/O-02-003行政人事部經(jīng)理職責5 WI/O-02-004行政人事部崗位職責（行政管理組）6 WI/O-02-005黨委工作條例7

2、 WI/O-02-008檔案管理制度8 WI/O-02-006收、發(fā)文管理規(guī)定9 WI/O-02-009保密管理制度10 WI/O-02-007印章管理制度11 WI/O-02-022宣傳工作管理規(guī)定12 WI/O-02-024大型活動組織管理規(guī)定13 WI/O-02-023大事記編寫報送管理規(guī)定14 WI/O-02-010危機公關管理辦法15 WI/O-02-011來賓來訪接待辦法16 WI/O-02-012自用辦公區(qū)域管理標準17 WI/O-02-013公司總部節(jié)假日值班制度18 WI/O-02-014辦公用品管理規(guī)定19 WI/O-02-015公務車輛使用管理規(guī)定20 WI/O-02-0

3、16員工食堂就餐管理規(guī)定21 WI/O-02-017食堂管理制度22 WI/O-02-018宿舍管理制度23 WI/O-02-019會議室使用管理規(guī)定24 MR-001O公司公告25 MR-002O擬文稿紙26 MR-003O發(fā)文登記表27 MR-004O收文登記表28 MR-005O收文處理專用單29 MR-006O印鑒使用登記表30 MR-007O公司總部節(jié)假日值班記錄31 MR-008O車輛使用申請表32 MR-009O車輛維修申請表33 MR-010O車輛管理檔案34 MR-011O車輛路橋費、停車費、油料費登記表35 MR-012O會議室申請單36 MR-013O會議簽到表37 MR

4、-014O刻制印章申請表38 MR-015O公司總部食堂就餐人員審批表39 MR-016O印章借用申請表40 MR-017O危機公關事件處理報告表41 MR-018O來訪接待安排表WI/O-02-前言ZHPM前 言E/0 1/11.0目的明確行政管理制度及工作流程，準確履行行政工作的服務、協(xié)調、指導、管理等綜合職能，確保行政辦公、品牌宣傳、資源配置、印鑒使用、檔案管理、外事接待、后勤支持的系統(tǒng)化、規(guī)范化、程序化運作，為公司可持續(xù)發(fā)展提供行政保障。2.0范圍適用于*物業(yè)管理有限公司所屬部門、子公司、管理處。3.0參考資料3.1中國*集團總經(jīng)理辦公室管理制度3.2*地產(chǎn)集團有限公司行政公關管理制度

5、3.3深圳*地產(chǎn)有限公司行政管理制度3.4*物業(yè)管理有限公司管理手冊4.0解釋本手冊各項規(guī)定及表格由公司行政人事部負責制訂， 在實施過程中的解釋權歸行政人事部。WI/O-02-001 行政人事部組織架構圖 E/0 1/1WI/O-02-002ZHPM行政人事部職責E/0 2/21.0行政管理1.1負責匯總公司年度綜合性資料，草擬公司年度工作總結、工作計劃和其它綜合性文稿，及時撰寫、審核以公司名義發(fā)言文稿。1.2根據(jù)公司領導意見，負責安排公司的各種工作會議及公司領導辦公會議，做好記錄，編寫會議紀要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時了解和反饋有關信息。1.3負責公司行政文書的處理，做好文書的登記、

6、傳遞、催辦、歸檔、立卷和行政文書檔案的管理工作。1.4負責上級和外部來文來電的簽收、登記和領導批示后的傳閱、督辦、回復。1.5負責公司對外宣傳的組織、實施，做好公司的宣傳報道工作。1.6負責公司黨務工作。1.7負責公司對外聯(lián)系以及外單位來訪的接待工作。1.8負責公司及子公司印鑒管理和印章使用的審批把關，負責公司、職能部門、子公司及管理處的印鑒審批刻制工作。1.9負責公司總部辦公用品的采購、發(fā)放、登記和管理工作；負責公司寫字樓電話系統(tǒng)的統(tǒng)一管理；負責公司、各子公司、管理處報刊訂閱工作。1.10負責公司總部機動車輛的調度、使用和維修保養(yǎng)工作。1.11負責公司房產(chǎn)管理及員工宿舍的安排、管理工作，負責

7、公司食堂的管理工作。1.12完成公司領導交辦的其它工作。2.0人力資源管理2.1根據(jù)國家有關勞動政策法規(guī)和企業(yè)實際運營情況，科學制訂、修改公司人事管理制度、獎懲條例、績效考核方案、員工薪金架構、福利待遇等相關制度，并報公司審批。2.2負責保障公司人力資源的需求，辦理除物管員外其他員工的錄用、考核、選拔、培訓、調配、續(xù)約、合同簽訂、離職等相關人事手續(xù)，協(xié)助相關職能部門辦理物管員相關人事手續(xù)。2.3負責對公司管理人員的任職情況進行考核，并在此基礎上提出任免、獎罰建議，供公司領導決策時參考。同時，結合職能部門意見，對基層員工任職情況進行考核并適時作出調整。2.4負責管理層員工的職業(yè)生涯規(guī)劃設計及實施

8、。2.5負責公司員工滿意度的調查，并在此基礎上向公司提出改進建議。2.6負責公司招、調人員和年度勞動用工指標的申請及勞動年審工作。2.7負責公司員工的社會保險、居住證及其他證件的辦理工作。2.8負責公司員工檔案的管理，指導與監(jiān)督公司各下屬單位作好人事管理工作。2.9負責公司員工工作紀律的檢查、監(jiān)督。2.10負責專業(yè)公司人事管理制度的審批，檢查、指導各下屬單位人事制度的執(zhí)行，以促進人力資源的開發(fā)。2.11負責審批公司各下屬單位的薪金與福利。2.12負責審核各單位年度培訓計劃，根據(jù)各單位培訓需求編制公司年度培訓計劃并組織協(xié)調，檢查指導各單位培訓工作的實施情況。2.13完成公司領導交辦的其它工作。W

9、I/O-02-003ZHPM行政人事部經(jīng)理職責E/0 1/11.0全面負責公司行政人事部工作，并對行政人事部人員的工作做出合理的調度和安排。2.0在公司分管領導的指導下，結合公司戰(zhàn)略，制定行政人事部工作規(guī)劃，并負責督促各級目標的實現(xiàn)。負責行政人事部人員的績效考核工作。3.0負責公司公文運轉，協(xié)調公司各部門、子公司、管理處關系，推動日常工作。負責上級和外部來文來電的簽收及處理工作。4.0負責公司日常行政事務、對外聯(lián)系、各單位來訪接待的管理和安排，做好重要會議組織、安排及會務工作。負責公司對外宣傳的策劃、組織、實施工作。5.0負責組織公司員工參與社會公益活動、大型政治文化活動和文化體育活動。6.0

10、負責公司辦公設備用品的采購審批工作。負責公司車輛、食堂、宿舍等方面管理制度的制訂、補充、完善，為各項工作提供良好的后勤保障。7.0負責審核公司人力資源開發(fā)與管理的各項規(guī)章制度，報公司領導批準后安排實施。8.0負責審核公司各單位定崗、定編，報公司領導批準后執(zhí)行。9.0負責提出公司管理人員、子公司部門經(jīng)理級及以上管理人員招聘、錄用、轉正、選拔、調配、續(xù)約、職位及薪酬福利待遇調整的建議，報公司領導批準后實施。負責管理層員工的職業(yè)生涯規(guī)劃設計及實施。10.0負責審核公司基層員工招聘、錄用、轉正、選拔、調配等事項，審核基層員工薪金、福利待遇調整建議。11.0負責管理層員工個人績效考核方案的規(guī)劃，并組織對

11、公司管理人員、子公司部門經(jīng)理級及以上管理層員工的考核，提出相關建議，報公司領導批準后執(zhí)行。12.0負責公司內部培訓的全面統(tǒng)籌工作。13.0負責對各部門、子公司、管理處的人力資源管理工作進行指導、監(jiān)督。14.0完成公司領導交辦的其他任務。WI/O-02-004ZHPM行政人事部崗位職責（行政管理組）E/0 3/31.0黨務文秘專員1.1在行政人事部經(jīng)理領導下工作，協(xié)助行政人事部經(jīng)理推動日常工作，并在行政人事部經(jīng)理委托期間行使職權。1.2根據(jù)公司領導意見，負責安排公司的月度、季度、年度工作會議及公司領導辦公會議，做好記錄，編寫會議紀要和決議，并督促各單位貫徹執(zhí)行，及時了解和反饋有關信息。1.3負責

12、匯總公司年度綜合性資料，草擬公司年度工作總結、工作計劃和其它綜合性文稿，及時撰寫、審核以公司名義發(fā)言文稿。1.4負責公司紅頭文件、公司公告的的審核、編號、立卷、分發(fā)、存檔等工作，負責相關書面文件材料的撰寫、審核、發(fā)放。1.5負責做好信息收集工作，及時發(fā)現(xiàn)新問題、總結新經(jīng)驗，編制季度信息匯編。1.6負責公司黨務工作。1.7負責公司、職能部門、子公司及管理處的印鑒刻制、變更及注銷工作。1.8完成公司領導及行政人事部經(jīng)理交辦的其他工作。2.0公關宣傳專員一：2.1在行政人事部經(jīng)理領導下工作，協(xié)助行政人事部經(jīng)理推動日常工作，并在行政人事部經(jīng)理委托期間行使職權。2.2協(xié)助經(jīng)理負責行政人事部內部制度建設工

13、作。2.3協(xié)助經(jīng)理負責公司大中型會議的會務工作以及重大活動的組織安排和協(xié)調工作。2.4協(xié)助經(jīng)理負責企業(yè)文化綱領的貫徹落實工作。2.5負責具體組織和實施公司對外宣傳工作及媒體的公關工作。2.6負責與集團公司、各兄弟公司及新聞媒體就宣傳出版方面進行聯(lián)系、供稿和協(xié)調。2.7負責公司大事記和統(tǒng)計資料的編纂工作。2.8負責向上級行業(yè)主管部門、行業(yè)協(xié)會的資料報送工作。2.9行政人事部的其他外聯(lián)工作、來訪人員接待工作。2.10完成公司領導及行政人事部經(jīng)理交辦的其他工作。3.0公關宣傳專員二：3.1負責上級和外部來文來電的簽收、登記和領導批示后的傳閱、催辦、回復，并定期做好檔案的立卷、歸檔、管理工作。3.2負

14、責公司日常行政事務、對外聯(lián)系、各單位來訪接待的管理和安排，做好重要會議組織、安排及會務工作。3.3負責協(xié)助公司對外宣傳的組織、實施，做好公司的宣傳報道工作。3.4負責牽頭組織編寫公司大事記。3.5負責保密管理，抓好保密教育、保密檢查和對失泄密事件的調查處理。3.6協(xié)助完成組織和實施公司對外宣傳工作及媒體的公關工作。3.7負責向上級行業(yè)主管部門、行業(yè)協(xié)會的資料報送工作。3.8公司及行政人事部領導安排的臨時性工作和其他同事外出期間的配合工作。4.0行政后勤專員：4.1在行政人事部經(jīng)理領導下工作，協(xié)助行政公關部經(jīng)理推動日常工作，并在行政公關部經(jīng)理委托期間行使職權。4.2負責公司大型活動的組織、安排工

15、作。4.3負責公司寫字樓維修、保養(yǎng)的聯(lián)系工作。4.4負責公司辦公家私、總部食堂餐飲設備等資產(chǎn)的采購工作。4.5辦公用品的采購及管理。4.6負責公司總部車輛的統(tǒng)一調度及車輛保險、養(yǎng)護的審批。4.7負責公司房產(chǎn)的管理工作。4.8負責公司食堂的管理工作。4.9安排落實節(jié)假日值班工作。4.10負責員工宿舍的建設和日常管理工作。4.11負責公司及子公司印鑒管理和印章使用的審批把關。4.12完成公司領導及行政人事部經(jīng)理交辦的其他工作。5.0司機職責：5.1遵守員工守則，遵守公司制定的各項車輛管理制度。5.2堅守崗位，做好開車前的一切準備工作，任務下達后及時出車。5.3保證安全行車，做到態(tài)度和藹、熱情。5.

16、4負責車輛日常保養(yǎng)與清潔，保持車輛內外干凈整潔；定期做好車輛的檢修，保持車況良好，節(jié)約各種費用，并做好行駛及維修記錄。5.5遵守交通規(guī)則。如屬個人行為違章，罰款一律由個人承擔。5.6任務完成后立即返回，不準私自出車。5.7協(xié)助、配合做好行政人事部其他日常工作。5.8公司領導交辦的其他事宜。6.0炊事員職責：6.1保證個人健康、衛(wèi)生，持健康證上崗，有傳染性疾病者不得上崗。6.2保證食物原材料、輔料的采購暢通、安全衛(wèi)生。6.3食物烹調程序衛(wèi)生、科學，杜絕不熟、不干凈的食物。6.4保證食堂操作間及用餐場所的衛(wèi)生清潔。6.5保證用火、用電、用水、用氣及操作安全。6.6負責監(jiān)督用餐人數(shù)；負責客餐登記。6

17、.7厲行節(jié)約，杜絕浪費。6.8重大活動期間，保障員工、到訪人員的及時用餐。6.9完成領導交辦的其他工作。WI/O-02-007ZHPM黨委工作條例E/0 3/31.0總則1.1為加強和改善黨的領導，根據(jù)中華人民共和國公司法和中央及地方有關文件規(guī)定，結合公司實際，制定本條例。1.2公司黨組織處在公司政治核心地位，并依法開展活動。2.0黨組織設置2.1根據(jù)黨章規(guī)定和上級黨委批準，公司設黨委，在下屬部門、子公司、管理處設立黨的支部委員會。2.2公司黨組織根據(jù)結構的變化和黨員變動情況，及時相應調整公司內黨組織的設置，保證黨組織體系的健全。 3.0黨組織內部機構 3.1在上級黨組織指導協(xié)調下，征求公司董

18、事會意見后，公司黨組織根據(jù)工作需要、高效精干的原則，設立黨的委員會。 3.2黨的委員會由公司黨員（代表）大會選舉產(chǎn)生，黨委員會下設黨委辦公室。3.3公司黨委對黨支部實行宏觀領導和管理。 4.0領導班子與工作人員 4.1公司黨委成員由5-9人組成，黨支部班子為 3人。 4.2按照黨的干部選拔標準，選配領導班子成員。尤其選配黨性強、作風正、懂業(yè)務、會管理，有駕馭全局能力、受群眾擁戴的同志擔任黨委書記。 5.0黨組織職責與任務 5.1主要職責： 5.1.1認真貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策，保證監(jiān)督黨和國家的方針、政策在本公司的貫徹落實； 5.1.2參與公司重大問題決策和人事管理工作，支持董事會和總經(jīng)

19、理依法行使職權； 5.1.3加強黨組織思想、組織、作風建設，充分發(fā)揮黨支部戰(zhàn)斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用。 5.1.4領導公司的思想政治工作和精神文明建設，努力建設一支有理想、有道德、有文化、有紀律的員工隊伍； 5.1.5領導和支持聯(lián)誼會、共青團等群眾組織按各自的章程獨立開展工作，協(xié)調公司內部各方面的關系。 5.2宣傳和執(zhí)行黨的路線、方針、政策，貫徹執(zhí)行黨中央、上級黨委和公司黨組織的各項決議決定，完成各項任務。 5.3貫徹黨管干部的組織原則，按照黨的干部隊伍四化和德才兼?zhèn)涞脑瓌t，負責黨、政領導班子的思想作風建設，會同有關方面和部門做好公司管理人員日常教育、培養(yǎng)、考察、調配工作。 5.4支持董事

20、會和總經(jīng)理依法行使職權，協(xié)調好公司關系，增強公司合力。 5.5搞好全公司黨員的黨建理論、形勢和國情教育，以及市場經(jīng)濟、科技知識培訓，全面提高黨員素質，樹立良好的黨員形象。 5.6加強公司各級黨組織班子建設，發(fā)揮黨支部的戰(zhàn)斗堡壘作用和黨員（在各自崗位上）先鋒模范作用。00205.7搞好黨風、嚴肅黨紀。每個黨員尤其是黨員領導應自覺按黨員標準規(guī)范言行、勤奮工作、廉潔自律、不搞腐敗、加強紀檢，對違紀黨員及時處理。 5.8堅持黨的組織生活，監(jiān)督黨員切實履行義務，維護和執(zhí)行黨的紀律，保障黨員的權利不受侵犯。 5.9經(jīng)常了解和研究黨員的思想動態(tài)，幫助黨員解決思想問題和實際困難。黨員要經(jīng)常向組織做思想?yún)R報。

21、5.10按照黨員標準，做好經(jīng)常性發(fā)展黨員工作，注意培養(yǎng)優(yōu)秀分子入黨。 5.11有針對性、有效地開展思想政治工作，進行愛國主義、集體主義、民主與法制、道德、敬業(yè)等方面的教育，并保護、引導、發(fā)揮員工參與企業(yè)改革、經(jīng)營管理的積極性。 5.12促進精神文明建設與塑造企業(yè)文化、培育企業(yè)精神相結合。 5.13密切聯(lián)系群眾，傾聽群眾呼聲，接受群眾的批評和監(jiān)督，做好群眾工作。 5.14定期或及時向上級黨組織匯報工作、請示工作。 6.0工作制度與方式 6.1公司黨委根據(jù)上級黨委的指示精神和計劃，以及本公司的工作規(guī)劃，制定黨組織活動計劃。 6.2黨支部委員會負責人可兼任適當?shù)幕鶎訂挝恍姓殑铡?6.3為確保黨組織

22、參與重大決策，具體措施有： 6.3.1董事會成員中的黨員有責任及時向黨組織報告工作； 6.3.2黨員領導干部增強黨性觀念，自覺按黨的方針、政策和國家法律、法規(guī)行使職權，貫徹黨組織的意圖于生產(chǎn)經(jīng)營管理決策和指揮之中； 6.3.3行政領導向黨組織通報決策意向，黨組織召開會議討論研究，提出意見和建議； 6.3.4按照人事管理權限，協(xié)助上級黨組織和有關機構對董事會選提出意見和建議；對公司總經(jīng)理、中高級管理人員的聘任、解聘，提出意見和建議。 6.3.5適應形勢變化，不斷改進工作方式。公司黨委定期或不定期召開各種民主生活會、學習會、匯報會、座談會，傳達上級指示、交流思想、掌握動態(tài)、總結布置工作。 6.3.

23、6公司黨委加強對聯(lián)誼支會、共青團總支的領導。 6.3.9公司黨組織的活動經(jīng)費由留存黨費和在公司管理費中列支，日常開支由黨組織書記審批。 7.0附則 7.1本條例與中央、省市黨組織規(guī)定不符的，按上級黨組織規(guī)定執(zhí)行。 7.2本條例未盡事宜，按黨章和上級黨組織規(guī)定辦理。7.3本條例由公司黨委負責解釋和修改。WI/O-02-008ZHPM檔案管理制度E/0 2/21.0 文書檔案是公司在社會活動中形成的，能反映公司一定時期、一定方面重要情況的歷史記錄。2.0 公司文書檔案的主管部門為行政人事部。3.0 公司文書檔案的范圍為：3.1 上級公司的有關方針、政策性的文件材料。3.2 其他公司總部的與公司工作

24、密切相關的文件材料。3.3 公司總經(jīng)理辦公會議及重要會議的記錄。3.4 公司關于整體工作的或關于某項工作重要的規(guī)劃、計劃、安排、指示、決定、總結、匯報等文件資料。3.5 公司關于機構變更、印章使用、管理人員任免、員工獎懲的有關文件資料。3.6 公司領導在重要會議上的講話的文稿或記錄稿。3.7 新聞媒體刊載、播發(fā)的反映公司情況的報道材料。3.8 其他有參考利用價值的各類資料。4.0 收集報刊應注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復印件供利用。5.0 對收集到的檔案資料，要逐件確定其保存價值，保存期限及是否需要補充相關資料。6.0 充分占用檔案資料并經(jīng)過鑒定的基礎上，要進一步對其進行整理，即進行基

25、本的分類、組合、排列和編目。7.0 裝訂之前，要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除，以免銹蝕案卷。8.0 檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。要做到：8.1 防火、防光。保管檔案的器具要遠離火源，附近要備有滅火設施，要避免陽光直射。8.2 防潮、防霉。要采取措施，控制好檔案存放環(huán)境的溫度和濕度，保持通風。8.3 防塵、防蟲。檔案存放要相對密封，要防止和抑制檔案害蟲的繁殖和發(fā)育。8.4 保管以錄音帶、錄像帶為載體的檔案還要注意防磁，只允許使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁帶。照片保管要防潮，要收集底片并附樣照。8.5 檔案案卷擺放采取年度排列前提，即以年度流水編號，按年度因素置

26、前序次排列。9.0 行政人事部積極提供文書檔案為公司的經(jīng)營管理和生存發(fā)展服務，提供利用的主要方式是：9.1 查閱。即在保管檔案的室內閱讀需要利用的檔案，但不準轉抄。9.2 借閱。將檔案借走要有嚴格的交接簽字手續(xù)，并限定歸還日期。9.3 復制。復制檔案的副本或摘錄要在行政人事部工作人員的監(jiān)督下進行，對重要的復制件視同正本管理。9.4 咨詢。由行政人事部秘書查閱檔案后，回答利用者的詢問。10.0 文書檔案屬于公司機密，無論采取何種方式利用文書檔案，都必須事先經(jīng)過行政人事部經(jīng)理批準。11.0 積極推行文書檔案的電腦化管理，逐步增加文書檔案的機讀載體。WI/O-02-006ZHPM收發(fā)文管理規(guī)定E/0

27、 3/31.0 收文1.1收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。1.2集團公司、地產(chǎn)集團公司、深圳地產(chǎn)公司、相關政府部門等單位來文，均由行政人事部統(tǒng)一登記編號，經(jīng)行政人事部經(jīng)理簽署擬辦意見后，送交相關領導批閱。1.3根據(jù)閱批范圍，由行政人事部負責送閱及催辦，公司領導及相關部門對文件應及時閱看并簽字，之后應退回行政人事部，不得自行傳遞，以防丟失和延時誤事。1.4來文處理必須做到及時、準確、安全，必須嚴格執(zhí)行保密原則和有關保密的規(guī)定，確保公司商業(yè)秘密的安全。1.5各有關部門對公司領導已批示的公文要及時處理，并將處理意見或結果標注于收文處理專用單上，退回行

28、政人事部歸檔備案。1.6經(jīng)有關人員帶回的發(fā)給公司的公文及有關會議文件，應統(tǒng)一交行政人事部登記、收存。2.0 發(fā)文2.1發(fā)文程度包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。2.2*物業(yè)管理有限公司常用的公文種類：決定（意見）：適用于對重要事項或重大行動做出安排。通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。通知：適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；員工的職務任免和聘用。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。報告：適用于向上級公司匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級公司的詢問

29、，不得夾帶請示事項。請示：適用于向上級公司請求指示、批準，要求一文一事。批復：適用于答復下級單位請示事項。函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題。會議紀要：適用于記載和傳達會議情況的決定事項。2.3*物業(yè)管理有限公司公文格式及字體規(guī)則：文號：四號 仿宋GB2312 左齊標題：三號 黑體 居中正文：小三號，仿宋GB2312 ，每行28-30字，每頁28-30行。視正文內容多少，行間距定義為最小值或單(雙)倍行距，盡量避免“此頁無正文”和段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實、完整、美觀。正文中的結構層次序數(shù)為，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”

30、。 除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。附件：正文之后，成文時間之前，注明順序和名稱。成文時間：四號 仿宋GB2312 右齊 以領導簽發(fā)日期為準印章：除會議紀要外，應加蓋印章(需“騎年壓月”)。抄報、抄送：四號 仿宋GB2312 與正文齊2.4公文用紙統(tǒng)一采用國際標準A4型(長297mm、寬210mm)，左側裝訂。以公司名義發(fā)文，要分別采用相應的公司信箋，并加蓋相應印章，不得混用。2.5文稿由各相關部門草擬，部門負責人核簽，呈公司總經(jīng)理(或授權副總經(jīng)理)簽發(fā)，然后交行政人事部負責審定文稿格式或語法錯誤，核定

31、發(fā)文文號、范圍及印發(fā)份數(shù)后發(fā)布。2.6發(fā)布后的文稿由行政人事部進行登記、打印，發(fā)布部門和行政人事部各留存一份原件。2.7*物業(yè)管理有限公司名義發(fā)文，其發(fā)文號為：*物業(yè)(部門)字(年份)第(序號)號，如下：行政人事部：*物業(yè)行字(年份)第()號財務資金部：*物業(yè)財字(年份)第()號質量管理部：*物業(yè)質字(年份)第()號安全管理事業(yè)部：*物業(yè)安字(年份)第()號工程管理部：*物業(yè)工字(年份)第()號社區(qū)文化部：*物業(yè)社字(年份)第()號公司黨委： *物業(yè)黨字(年份)第()號2.9*物業(yè)管理有限公司發(fā)文范圍：上行文主送：深圳*地產(chǎn)有限公司上行文抄報：*地產(chǎn)集團有限公司上行文抄送：相關部門下行文主送：

32、所屬部門、子（分）公司、管理處下行文抄報：深圳*地產(chǎn)有限公司下行文抄送：相關部門、子（分）公司、管理處2.10公文不得抄報領導個人或部門，也不得抄送領導個人。需公司領導及各部門周知的，由行政人事部負責傳閱。2.11屬于部門或子公司職權范圍的事項，應當由部門或子公司自行發(fā)文，不受公司格式限制，且只呈報送公司分管領導和有關部門，避免濫送。2.12嚴肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。詳見行政管理表格：1、發(fā)文登記表2、收文登記表 WI/O-02-009ZHPM保密管理制度E/0 2/21.0為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。2.0公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確

33、定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。公司所有員工都有保守公司秘密的義務。3.0保密范圍：3.1公司重大決策中的秘密事項。3.2公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。3.3公司內部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。3.4公司財務預決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。3.5公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。3.6公司員工人事檔案，工資性、勞務性收入及資料。3.7其他經(jīng)公司確定應當保密的事項。3.8一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。4.0密級種類：公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

34、絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害。5.0密級確定5.1公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；5.2公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；5.3公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密。6.0保密措施6.1屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由行政人事部或主管領導委托專人執(zhí)行；采用電腦技術存取、處理、傳

35、遞的公司秘密由財務資金部信息中心負責保密。6.2對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：6.2.1非經(jīng)總經(jīng)理或主管公司領導批準，不得復制和摘抄；6.2.2收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員負責，并采取必要的安全措施；6.2.3在設備完善的保險裝置中保存。6.3屬于公司秘密的設備或者產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運輸、使用、保存、維修和銷毀， 由公司指定專門部門負責執(zhí)行，并采用相應的保密措施。6.4在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經(jīng)總經(jīng)理批準。 6.5舉辦屬于公司秘密內容的會議或其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：6.5.1選擇具備保密條件的會議場所；6.5.2根據(jù)工作需要，限

36、定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定；6.5.3依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件。6.5.4確定會議內容是否傳達及傳達范圍。6.6不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。6.7公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告行政人事部。行政人事部接到報告，應立即做出處理。7.0責任與處罰7.1出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告處分：7.1.1泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；7.1.2已泄露公司秘密但采取補救措施的。7.2出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟損失：7.2.1

37、故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；7.2.2違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；7.2.3利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。8.0附則8.1本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：8.1.1使公司秘密被不應知悉的；8.1.2使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉。WI/O-02-009ZHPM印章管理制度E/0 2/2為加強對公司各單位（包括公司、子公司、管理處）及部門各類印章的管理，防范經(jīng)營風險，預防企業(yè)內部的違法違紀行為，確保公司的各項經(jīng)營活動正常有序的開展，特制定本管理制度。1.0印章范疇：1.1公司及各子公司的行政公章、財務專用章

38、、合同專用章、發(fā)票專用章、各部門行政公章；1.2黨委、黨委辦公室及各支部公章；1.3管理處行政公章、財務專用章、發(fā)票專用章、收款專用章；1.4公司及各子公司法人代表名章、公司財務負責人名章、管理處負責人名章等所有代表公司（子公司、管理處）承擔民事責任的各類公用印章。2.0印章的刻制：根據(jù)業(yè)務及相關工作的需求，由各用章單位或部門提出申請，提交公司主管領導審批，由公司行政人事部統(tǒng)一辦理，其他任何單位和個人均不得私自刻制。3.0印章的保管：3.1公司公章、合同專用章、各子公司公章、公司黨委及黨委辦公室的日常管理工作由公司行政人事部負責；3.2公司及各子公司法人代表名章、公司財務負責人名章由本人（或指

39、定授權人）負責管理；3.3公司及各子公司財務專用章的日常管理工作由公司財務資金部經(jīng)理負責，發(fā)票專用章由出納員負責；3.4各部門行政公章的日常管理工作由各部門經(jīng)理負責，各黨支部公章的日常管理工作由各黨支部書記負責；3.5各管理處行政公章的日常管理工作由管理處主任負責，財務專用章及發(fā)票專用章由出納員負責，收款專用章由收款員負責，銀行印鑒中的私章由會計主管負責。4.0印章的使用：4.1需加蓋公司及各子公司行政公章的文件、函件及各類證明等，須由總經(jīng)理（或總經(jīng)理授權人）簽署，并在公司行政人事部登記后方可辦理；4.2管理處需加蓋其行政公章的文件、函件及各類證明等，必須由管理處主任同意，并在資料管理員處登記

40、后方可辦理，各管理處不能將行政公章用于收款用途；4.3各管理處的行政公章不能代表公司用于簽訂各類對外經(jīng)濟合同；4.4財務專用章是專用于簽發(fā)銀行支票和對外收款的，各管理處除業(yè)主管理費及水電費以外的零星收費項目，必須使用公司統(tǒng)一收款收據(jù)，并加蓋財務專用章；4.5各管理處的收款專用章只能用于收取業(yè)主的管理費及水電費，不能用于收取其他零星收費項目；4.6部門因對外業(yè)務經(jīng)營需要簽訂的各項經(jīng)濟業(yè)務合同，按照合同會簽程序進行審批，經(jīng)審核的合同由財務資金部加蓋合同審核章后，方可加蓋公司行政公章或合同專用章，多頁合同還需加蓋騎縫章。4.7因特殊情況，需在空白紙上加蓋公司及各子公司、管理處印章時，必須經(jīng)公司行政人

41、事部經(jīng)理（或管理處主任）批準，由公司行政人事部文員（或管理處資料管理員）登記辦理。如未使用，必須退回。非簽約等特殊情況，不得攜帶各類印章外出。如必須攜帶時，須經(jīng)公司主管領導同意，并由經(jīng)辦人辦理借用手續(xù)，使用完畢須按時歸還。各類印章外借期間，責任由借用人承擔。5.0變更：根據(jù)各單位營業(yè)執(zhí)照的變更及公司組織架構的變更，需要辦理印章變更的單位或部門，須提出申請，提交公司主管領導審批，由公司行政人事部統(tǒng)一辦理。6.0保管使用責任：6.1妥善保管各自范圍內使用的各類印章，若不慎遺失，應立即報公司行政人事部，由行政人事部登報注銷；6.2各單位或部門應嚴格遵守用印制度，認真履行登記簽字手續(xù)，不得擅自擴大使用

42、范圍，不得隨意轉交他人；6.3各單位或部門在各類業(yè)務活動中，如違反本規(guī)定，用行政公章進行收款活動，屬貪污公款行為，由單位負責人承擔主要責任；6.4各單位或部門在各類業(yè)務活動中，如沒有經(jīng)公司財務資金部審核并加蓋合同審核章，而用行政公章簽訂合同，屬違規(guī)行為；6.5對于違規(guī)或私自使用公司各類印章的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將按照有關管理制度規(guī)定追究責任人的經(jīng)濟或法律責任。詳見行政管理表格：印鑒使用登記表WI/O-02-010ZHPM宣傳工作管理規(guī)定E/0 2/21.0總則1.1為加強宣傳工作，擴大對外影響，推動公司宣傳工作規(guī)范化、制度化，特制定本規(guī)定。1.2公司宣傳工作的主要載體包括公司網(wǎng)站（內網(wǎng)和外網(wǎng)）、*

43、物業(yè)報、各小區(qū)宣傳欄、刊物、集團中國海外、中建總公司中國建筑雜志及其它新聞媒體。1.3公司行政人事部是公司宣傳工作的主管部門，負責組織和協(xié)調公司的宣傳工作。各單位負責人是本單位宣傳工作主管領導。1.4公司各單位和個人的對外宣傳報道及其宣傳活動均須執(zhí)行本規(guī)定。1.5對于不執(zhí)行本規(guī)定，在對外宣傳中給公司造成不良影響的，追究有關人員的責任，并嚴肅處理。2.0信息報送2.1社區(qū)文化部及各單位的通訊員應及時將重要信息報送到行政人事部，以便行政人事部向外部新聞媒介投稿和發(fā)布。 2.2信息報送的內容主要包括以下幾方面：2.2.1各單位主辦的大型會議、重要活動及重要人物來訪；2.2.2各單位物業(yè)管理和服務模式

44、的重大創(chuàng)新和先進經(jīng)驗；2.2.3各單位重大合同的簽訂事宜；2.2.4各單位榮譽獲得事項；2.2.5各單位重大事故及處理結果；2.2.6各單位工作中涌現(xiàn)的優(yōu)秀人物、典型事跡等；2.2.7各小區(qū)發(fā)生的奇聞趣事或業(yè)主故事；2.2.8對社會熱點或人們普遍關注問題的見解、看法；2.2.9涉及員工學習、工作和生活的文學藝術作品和員工自行創(chuàng)作的文學藝術作品，如：詩歌、散文、小說等。2.2.10信息報送要注意時效性，重大信息應立即報送，其他信息在事發(fā)2天內成文報送，最遲不超過4天。3.0新聞發(fā)布3.1新聞稿件的處理3.1.1公司所有對外發(fā)出的新聞稿件，必須經(jīng)過公司行政人事部審核發(fā)出，重要稿件需經(jīng)公司總經(jīng)理批準

45、，必要時報上級公司批準；3.1.2公司行政人事部和有關部門協(xié)商確定新聞發(fā)放對象，并登記備案有關資料，以確保宣傳內容的準確無誤。3.2新聞發(fā)布的主要方式3.2.1發(fā)布新聞稿一般采用傳真、電郵或郵寄的方式發(fā)出新聞稿，必要時安排專人發(fā)送，也可在新聞發(fā)布會等活動中直接派發(fā)，新聞稿的發(fā)放要確保及時、準確，避免遺漏、延誤。3.2.2記者采訪接受和邀請記者采訪，均必須事先報公司行政人事部，經(jīng)總經(jīng)理批準后，具體采訪事宜由行政人事部安排。公司行政人事部負責與新聞傳媒和記者保持聯(lián)絡，并依據(jù)有關新聞傳媒采訪的目的、內容擬訂采訪提綱，由公司有關部門準備采訪所需的資料。未經(jīng)公司領導同意及行政人事部安排，不得接受任何記者

46、以任何形式進行的采訪。3.2.3記者招待會記者招待會的舉辦，事先由有關業(yè)務部門提出申請，報總經(jīng)理批準，公司行政人事部審定并予以安排執(zhí)行；記者招待會的具體事務由公司行政人事部會同有關業(yè)務部門負責辦理；記者招待會由公司最高領導主持或由公司最高領導委托人代行主持；記者招待會主持人發(fā)言材料及回答記者提問的有關資料，事先由有關部門準備，經(jīng)公司行政人事部報總經(jīng)理審閱，重要內容需經(jīng)上級公司批準。記者招待會上所回答問題，應與主持人發(fā)言基調保持一致，避免出現(xiàn)矛盾。3.3新聞發(fā)布應注意的問題3.3.1堅持客觀和真實原則，既對公司負責，也對社會負責；3.3.2要求公司員工保密的資料，公司員工要嚴格保密，對外發(fā)布的新

47、聞，要注意與公司核準稿件保持一致，不得任意更改或增加內容。3.3.3遵守新聞發(fā)言人制度，嚴守公司紀律。WI/O-02-010ZHPM大型活動組織管理規(guī)定E/0 1/11.0一般例行每年舉辦之節(jié)慶活動，經(jīng)公司總經(jīng)理或公司總經(jīng)理辦公會同意后，由公司行政人事部統(tǒng)籌，其他相關部門協(xié)助實施。2.0其他大型活動，如研討會、記者招待會、展覽會、簽約儀式、文體活動等，須由提議主辦部門提交詳細策劃書和活動書，經(jīng)公司行政人事部審核后，交公司領導審批后予以執(zhí)行。3.0由各業(yè)務部門提議的大型活動，一般以提議部門為主辦單位，公司行政人事部協(xié)助辦理。4.0大型活動參加者必須遵守以下紀律：4.1服從活動組織者和管理者的統(tǒng)一

48、管理，服從指揮和調度；4.2文明禮貌，尊重他人。不起哄，不喝倒彩，不中途退場；4.3愛護環(huán)境衛(wèi)生，不亂扔果皮紙屑等雜物，不吸煙；4.4遵守紀律。若對活動組織者有意見，應向組織者提出，不得以任何借口，采用任何形式，干擾活動的正常進行；4.5衣著整潔，舉止文雅。禁止穿背心、短褲、拖鞋等參加活動，禁止酒后參加活動。5.0活動結束后，主辦部門須向公司行政人事部提交活動詳細資料（包括策劃書、文件資料、活動總結、照片等），供公司存檔。WI/O-02-010ZHPM大事記編寫報送管理規(guī)定E/0 1/11.0為使大事記編輯工作制度化、規(guī)范化，特制定本制度。2.0*物業(yè)大事記編輯、管理工作由行政人事部負責,各單

49、位的通訊員兼管此項工作。每年度大事記由公司主管領導審定,次年1月底印發(fā)至公司領導及各部門,并上報上級公司。 3.0各單位通訊員要認真完成本單位大事記編寫工作。每月23日前，報送本單位當月大事記。每年1月15日以前，報送本單位上年度大事記。 4.0大事記的主要內容:4.1經(jīng)營管理服務中的重大里程碑事件（合并、分立、改制、重大改革事項等）；4.2重要的來訪、參觀活動和社會活動；4.3媒體對單位及員工的報道情況；4.4重要合同的簽訂事宜；4.5單位、員工及產(chǎn)品的榮譽獲得情況；4.6重大安全事故及處理結果；4.7單位領導人的變更等重大人事變動；4.8重大財產(chǎn)的購置、報廢、丟失等事項；4.9員工重大的獎

50、懲事項；4.10年度主要的經(jīng)濟指標及完成情況；4.11單位重要制度的制訂、頒布、執(zhí)行情況；4.12單位管理、服務模式的重大創(chuàng)新情況；4.13單位重要會議的組織召開；4.14小區(qū)、單位內有新聞價值的重要事件；4.15其他重要事項。5.0大事記編寫要求：5.1大事記應按時間順序記載；5.2正文由時間、地點、參加人、主題、情況概述等五個要素構成；5.3論述要準確清楚,簡明扼要,一事一記。WI/O-02-010ZHPM危機公關管理辦法E/0 3/31.0為規(guī)范各單位危機公關工作，維護公司品牌，特制定本辦法。2.0定義2.1危機：一種使企業(yè)遭受嚴重損失或面臨嚴重損失威脅的突發(fā)事件，這種突發(fā)事件在很短時間

51、內波及很廣的社會層面，對企業(yè)或品牌會產(chǎn)生惡劣影響。2.2 危機公關：指企業(yè)在日常生產(chǎn)和經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)具有重大不利影響的突發(fā)事件時采取的應急公關策略,其目的是通過公關手段使企業(yè)危機對企業(yè)的負面影響降到最低限度。2.3 新聞媒體：主要包括報紙、電視、廣播、網(wǎng)絡。3.危機公關管理小組3.1組長：邵國利3.2副組長：李民、劉忠、張鐵民3.3成員：景駁、王全力、門成太、李凱、毛帆、王萍、海島3.4媒體聯(lián)絡：毛帆3.5辦公室設在行政人事部4.媒體曝光事件等級劃分4.1特級事件：在省級及以上媒體出現(xiàn)負面報導。4.2一級事件：在市級電視臺出現(xiàn)負面報導；在市級及以上報紙（包括但不限于深圳特區(qū)報、深圳商報、南

52、方都市報、晶報、深圳晚報）頭版或者是篇幅達到半版以上的負面報導。4.3二級事件：在市級及以上報紙（包括但不限于深圳特區(qū)報、深圳商報、南方都市報、晶報、深圳晚報）出現(xiàn)低于半版以下的負面報導；在主流網(wǎng)絡媒體（包括但不限于新浪、搜房、奧一網(wǎng)等）在首頁的位置出現(xiàn)負面報導。4.4三級事件：在主流網(wǎng)絡媒體（新浪、搜房、奧一網(wǎng)等）出現(xiàn)負面報導。4.5上述曝光事件是指未隱去*、COB、小區(qū)名稱等相關信息的負面報導。5.危機公關處理相關規(guī)定5.1.公司行政人事部負責日常搜集、分析、檢討公司形象的工作以及與社會傳媒和社會公眾溝通的具體事宜。對于與公司形象有關的事件及時提出策略性意見，并積極做好輿論的引導工作。5.

53、2各單位要及時發(fā)現(xiàn)各種潛在的危機，如若發(fā)生突發(fā)事件，要在第一時間內向公司主管領導和行政人事部匯報事件詳細經(jīng)過、處理方案、處理進展情況和反饋的各種信息。5.3對于危機事件，要由相關部門在公司領導的統(tǒng)籌下成立危機公關處理小組，危機公關處理小組成員除上述管理小組成員外，還應包含危機事件發(fā)生單位及相關專業(yè)的職能部門。5.4危機公關處理小組制訂應變策略和措施，在實施前，要征求公司內、外法律顧問的意見，以求得到法律上的支持和保障。5.5對于重大危機事件，由危機公關處理小組指定發(fā)言人，確定發(fā)言范圍和發(fā)言重點，除發(fā)言人外，其他任何人不得隨意發(fā)表有關言論。發(fā)言人應準確地向社會及公眾傳達有關信息，同時保持前后一致

54、，態(tài)度鮮明。5.6接待新聞媒體，應熱情、有禮，主動收集媒體人員的聯(lián)系方式。對于涉及上級公司、本公司及管理處的問題，應及時向公司危機公關管理小組報告，同時，以合理的方式安撫新聞媒體。5.7接待媒體采訪時，為防止日后爭議，應用錄音筆或其它錄音、錄像設施，保留現(xiàn)場采訪時的證據(jù)。5.8危機事件處理完成后，相關單位在一日內向行政人事部提交*物業(yè)危機公關事件處理記錄表，由行政人事部進行案例分析并報公司領導及上級公司。6.0違反上述規(guī)定，危機事件處理不當，參照以下標準對責任人進行處罰：6.1對于發(fā)生特級事件責任人，公司將即時解除其勞動合同，并不予支付經(jīng)濟補（或賠）償金。6.2對于發(fā)生一級及以下事件責任人，根

55、據(jù)危機事件對公司品牌的影響，給予降職、降薪或調崗的處分。7.0危機事件處理流程圖（詳見下頁）WI/O-02-011ZHPM來賓來訪接待辦法E/0 2/21.0為促進公共關系，擴大宣傳效果，兼顧公司機密，特制定本辦法。2.0來訪種類：2.1普通來訪：一般客戶、合作伙伴或業(yè)務有關人員來訪。2.2貴賓來訪：政府領導、社會名流、國內外知名企業(yè)負責人以及兄弟單位來訪。3.0接待方式：3.1普通來訪：以茶水招待，由行政人事部或相關部門派員陪同。3.2貴賓來訪：以茶水、飲料、水果招待，并由公司領導、行政人事部及其它有關部門人員陪同。4.0接待程序：4.1貴賓來訪：由公司領導核準并確定參加接待人員名單。行政人事部于來訪前二日將來訪接待安排說明發(fā)至每個參加接待人員，以做好相關準備。來訪接待安排說明內容應包括：來訪單位、來訪時間、來訪人員、來訪要求、我司參與接待人員、來訪日程安排等。4.2普通來訪：由