儲值卡管理辦法

1、儲 值 卡 管 理 辦 法為保證儲值卡發(fā)放流程的準確、順利,保證儲值卡在定制、移 交、充值、銷售、使用過程中的平安有效,制定本方法.儲值卡的進銷存業(yè)務(wù)通過“會員治理系統(tǒng)進行治理.系統(tǒng)由市 場部、財務(wù)結(jié)算中央、各門店效勞中央、收銀部、財務(wù)部相關(guān)人員操 作,各部門均須配備相應(yīng)業(yè)務(wù)負責(zé)人,并明確責(zé)任.第一條職能分工一市場部負責(zé)儲值卡的需求統(tǒng)計、定制、驗收、寫磁、售后 效勞換卡除外,同時負責(zé)儲值卡全面治理.二財務(wù)結(jié)算中央負責(zé)儲值卡的注冊、分發(fā)、換卡.三信息中央保證會員治理系統(tǒng)的正常運行, 及時解決系統(tǒng)出 現(xiàn)的問題.四各門店財務(wù)部負責(zé)儲值卡的需求上報、領(lǐng)用,并且監(jiān)督儲 值卡的使用；效勞中央負責(zé)儲值卡的銷

2、售、問題卡的處理；收銀部負 責(zé)儲值卡銷售時的收款.第二條辦卡流程1、內(nèi)部員工辦卡流程不含效勞臺人員：各門店員工辦卡均可到效勞臺進行辦理, 主要步驟：辦理人交現(xiàn) 金一一詢問員工編號一一辦卡人遞卡或辦理人使用新卡一一充卡人錄入辦理一一核對資料一一交還辦卡人儲值卡及電腦小票.2、效勞臺員工辦卡流程僅限本店效勞臺人員門店效勞臺員工辦卡均可到效勞臺進行辦理, 主要步驟：辦理人 交現(xiàn)金一一詢問員工編號一一辦卡人遞卡或辦理人使用新卡一一充 卡人錄入辦理 核對資料 交還辦卡人儲值卡及電腦小票 辦卡人登記一一授權(quán)人簽字確認備注：辦卡授權(quán)人不得自行操作該系統(tǒng)為本人辦卡；3、顧客辦卡流程：顧客辦理儲值卡均可在各店效

3、勞臺辦理,主要步驟：辦理人交現(xiàn)金辦卡人遞卡或辦理人使用新卡 充卡人錄入辦理 告知使用方法及考前須知一一交還辦卡人儲值卡及電腦小票第三條 辦卡額度授權(quán)及監(jiān)督方法(1)根據(jù)充值額度,操作人員必須為授權(quán)人員,不得越級操作,假設(shè) 授權(quán)人員或?qū)徍巳藛T因調(diào)休或外出必須有一方在場方可操作,否那么視同違規(guī)操作.(2)審核人員因調(diào)休或其他原因不能到場,可按金額升序依次上調(diào) 審核人員,直到店長級,如：因前臺主管不在可由防損員進行審核； 假設(shè)無監(jiān)督人和審核人簽字,視同違規(guī)處理.(后附?辦卡授權(quán)及監(jiān)督 登記表?).(3)因授權(quán)人員不在場,其他人員代操作或代監(jiān)督、審核,必須在?辦卡授權(quán)及監(jiān)督登記表?例外欄上說明原因,并

4、有授權(quán)人員簽字確 認.第四條儲值卡治理業(yè)務(wù)流程一空白儲值卡的定制1 .定制.市場部根據(jù)市場需求,確定空白儲值卡的面額及相應(yīng)數(shù) 量,并進行設(shè)計定稿卡面的內(nèi)容、卡號的準確、卡的磁性 .2 .驗收.市場部負責(zé)按批次隨機抽檢 10張空白儲值卡.3 .保管.市場部負責(zé)空白儲值卡的保管,并建立?空白儲值卡庫 存登記表?附件2.二充值交付1 .儲值卡申請.各門店制定次月儲值卡需求方案表,由財務(wù)部于 當(dāng)月5日前報財務(wù)結(jié)算中央.2 .卡號注冊.每月8日前,財務(wù)結(jié)算中央根據(jù)儲值卡需求和市場 部提供的卡號,注冊相應(yīng)的儲值卡信息,制作?儲值卡注冊單?附件3 一式兩聯(lián),一聯(lián)由財務(wù)結(jié)算中央記賬,一聯(lián)交市場部留存.3 .刷

5、卡寫磁.信息中央根據(jù)財務(wù)結(jié)算中央提供的 ?儲值卡注冊單? 進行刷卡寫磁,于當(dāng)月22日前完成遇中秋、春節(jié)兩大節(jié)日,提前 1個月內(nèi)分批完成.在刷卡寫磁前應(yīng)核對每盒儲值卡的初始卡號, 并在刷卡寫磁充值后進行復(fù)核,以核實卡號的準確性,復(fù)核率須不低 于5%對無法刷卡寫磁的廢卡,由財務(wù)結(jié)算中央制作?儲值卡注銷單? 附件4 一式兩聯(lián),財務(wù)結(jié)算中央與市場部各存一聯(lián),分別進行注 銷、封存.4 .交付財務(wù)結(jié)算中央.市場部與財務(wù)結(jié)算中央在 ?儲值卡部門交 接單?附件6上簽字后,將已充值的儲值卡交付財務(wù)結(jié)算中央. 財務(wù)結(jié)算中央以?儲值卡部門交接單?作為記賬憑證,根據(jù)此表進行 入賬,形成儲值卡的庫存.財務(wù)結(jié)算中央核實已

6、寫磁儲值卡與 ?儲值卡注冊單?數(shù)量是否一 致,于每月24日前入賬.三門店領(lǐng)用及保管門店每月25日起到財務(wù)結(jié)算中央領(lǐng)用本月儲值卡.財務(wù)結(jié)算中 心根據(jù)門店報送儲值卡需求,制作?儲值卡申領(lǐng)單?附件7 一式兩聯(lián),一聯(lián)由財務(wù)結(jié)算中央留存記賬,一聯(lián)由門店留存記賬.清點后的儲值卡,須在包裝后加上封條,至分店后存入銀庫,由 兩人以上共同啟封.效勞中央到財務(wù)部領(lǐng)用儲值卡時,須制作?儲值 卡申領(lǐng)單?,一式兩聯(lián),一聯(lián)由門店財務(wù)留存記賬,一聯(lián)由效勞中央 留存記賬.每日下班后,效勞中央須將剩余儲值卡加封,存放于銀庫.四門店銷售1 .門店效勞中央人員制作?儲值卡售卡單?附件8一式兩聯(lián), 一聯(lián)由效勞中央記賬,一聯(lián)由收銀部記

7、賬,并根據(jù)顧客要求的支付 方式選擇“開通類型.2 .顧客持?儲值卡售卡單?到指定收款臺,收銀員根據(jù)其支付方 式進行收款,再在前臺銷售治理系統(tǒng)的外掛程序中操作, 門店效勞中 心收取顧客帶回的已蓋章的?儲值卡售卡單?,并在會員治理系統(tǒng)中 確認儲值卡已付款,再發(fā)放儲值卡.3 .門店財務(wù)部、收銀部每日與效勞中央核對單據(jù)、收款額.4 .因系統(tǒng)問題或顧客要求改變儲值卡面額等原因需作退卡處理 的,門店效勞中央應(yīng)首先確認儲值卡無消費記錄,方可填寫?儲值卡 退卡申請表?附件10,經(jīng)門店總經(jīng)理簽字后,制作?儲值卡退卡 單?附件11進行處理.未經(jīng)審批,門店效勞中央不得私自進行退 卡處理.1儲值卡已發(fā)放時,作退卡操作

8、,應(yīng)選擇“真正退回 儲值卡統(tǒng)一交予信息中央處理后,方可再次銷售、使用2儲值卡尚未發(fā)放時,作退卡操作,應(yīng)選擇“沖紅,方可再 次銷售.五庫存盤點每月23日由市場部負責(zé)空白儲值卡進行盤點,財務(wù)結(jié)算中央、 門店財務(wù)部、門店效勞中央負責(zé)對保管的儲值卡進行盤點, 并詳實填 制?儲值卡盤點表?附件9.公司安排相關(guān)部門對儲值卡庫存狀況進行隨機抽檢.六補磁、重寫、換卡門店效勞中央負責(zé)問題卡的處理,填制?問題儲值卡登記表?附 件5以收取顧客的問題儲值卡,并統(tǒng)一交予信息中央處理,收到顧 客儲值卡的日期至通知顧客領(lǐng)取的日期, 不能超過5天,禁止門店由 顧客直接到公司自行處理.1 .儲值卡磁力減弱導(dǎo)致無法正常使用或卡號

9、出現(xiàn)錯誤時,門店 效勞中央負責(zé)將問題卡統(tǒng)一交予信息中央處理, 并填寫?儲值卡補磁 登記表?附件12或?儲值卡重寫登記表?附件13.2 .儲值卡因磁條損壞、卡面折斷等原因?qū)е聼o法使用時,門店 效勞中央負責(zé)將問題卡統(tǒng)一交于公司處理, 先到財務(wù)結(jié)算中央更換無 卡號的空白儲值卡,并填寫?儲值卡更換登記表?附件14,再由信息中央進行重寫.?儲值卡更換登記表?一式兩聯(lián),財務(wù)結(jié)算中央 與信息中央部各存一聯(lián).更換掉的儲值卡由信息中央封存.3 .重寫前操作人員,須查看受理期間此儲值卡是否仍有操作, 如消費、補磁等,確認沒有前方可操作,否那么,須落實原因后,再進 行相關(guān)處理.七儲值卡回收儲值卡金額消費為空后,收銀

10、員將其收回,在磁條上打孔并剪斷 作廢.如顧客不同意交回儲值卡,須在儲值卡磁條處作打孔處理后, 再交予顧客.考前須知：儲值卡業(yè)務(wù)流程中的所有表格須按要求填寫完整, 并嚴格審批 流程.儲值卡銷售的支付方式不受限制,包括銀聯(lián)卡、支票等,并不 得收取手續(xù)費,款到帳前方可開通.第七條 收銀員受理儲值卡支付時,須先刷卡,再輸入版面卡 號,核對儲值卡版面卡號與系統(tǒng)卡號一致后,方可收款.第八條顧客用儲值卡支付時,須在發(fā)票上蓋“儲值卡消費部 分不作報銷憑證章.第九條 儲值卡不記名、不掛失、不兌現(xiàn)、逾期作廢.第十條 違反以上條款者,視情節(jié)輕重,處以50200元不等 罰款.第十一條 本方法自發(fā)布之日起執(zhí)行,本方法最

11、終解釋權(quán)歸和 豐園水果精品超市所有.附件：1.?儲值卡發(fā)行流程?2 .?空白儲值卡庫存登記表?3 .?儲值卡注冊單?4 .?儲值卡注銷單?5 .?問題儲值卡登記表?6 .?儲值卡部門交接單?7 .?儲值卡申領(lǐng)單?8 .?儲值卡售卡單?9 .?儲值卡盤點表?10 .?儲值卡退卡申請表?11 .?儲值卡退卡單?12 .?儲值卡補磁登記表?13 .?儲值卡重寫登記表?14 .?儲值卡更換登記表?和豐園精品水果超市儲值卡發(fā)行及售后流程金額數(shù)量日期：日期：日期：日期：日期：進/出余進/出余進/出余進/出余進/出余200箱數(shù)張數(shù)500箱數(shù)張數(shù)800箱數(shù)張數(shù)1000箱數(shù)張數(shù)箱數(shù)張數(shù)附件3:系統(tǒng)單據(jù)儲值卡注冊

12、單時間:單據(jù)號面值元起始卡號終止卡號數(shù)量張錄入日期記賬日期財務(wù)結(jié)算中央:市場部:附件4:系統(tǒng)單據(jù)儲值卡注銷單時間：單據(jù)號面值元起始R勺終止卡號數(shù)量張備注記帳日期財務(wù)結(jié)算中央：市場部:問題儲值卡登記表接收日期顧客卡號現(xiàn)余額顧客簽名聯(lián)系電話經(jīng)辦人返還日期現(xiàn)余額顧客簽名經(jīng)辦人備注附件6:儲值卡部門交接單日期:單張面額元起始R勺終止卡號制卡數(shù)量張實際數(shù)量張合計金額萬元備注合計市場部:財務(wù)結(jié)算中央:附件7:系統(tǒng)單據(jù)儲值卡申領(lǐng)單單據(jù)號：打印時間:發(fā)卡單位：發(fā)卡部門:中領(lǐng)組織：申領(lǐng)部門:面值起始卡面號結(jié)束卡面號數(shù)量金額中領(lǐng)數(shù)量：申領(lǐng)金額:發(fā)卡人：申領(lǐng)人:附件8:系統(tǒng)單據(jù)儲值卡售卡單單據(jù)號：打印時間：記賬時間:售卡組織：售卡部門:卡面值卡面號數(shù)量金額合計銷售額：支付方式：制單人：收款員：顧客:儲值卡盤點表日期:卡面值4庫存數(shù)量庫存金額實盤數(shù)量實盤金額盈了數(shù)量盈虧金額合計：盤點人：監(jiān)點人:附件10:儲值卡退卡申請表門店：日期：卡面值4數(shù)量額計 金合退卡