公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法(382號)

1、公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法交通運(yùn)輸部辦公廳交辦發(fā) 2010 382號2011年 02月 09日第一章 總 則第一條為規(guī)范公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作，保 證項(xiàng)目檔案質(zhì)量，更好地為公路建設(shè)事業(yè)服務(wù)，根據(jù)科學(xué) 技術(shù)檔案工作條例 、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 (GB/T11822-2008 )、國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與 檔案整理規(guī)范( DA/T28-2002 )、公路建設(shè)監(jiān)督管理辦 法、交通檔案管理辦法等有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法適用于新建、改建和擴(kuò)建公路建設(shè)項(xiàng)目文 件材料立卷歸檔管理工作。第三條本辦法所稱公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料，是指自項(xiàng)目 立項(xiàng)審批(核準(zhǔn)) 至竣工驗(yàn)收

2、全過程產(chǎn)生的， 反映項(xiàng)目質(zhì)量、 進(jìn)度、 費(fèi)用和安全管理基本情況， 對建成后工程管理、 維護(hù)、 改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種不同載體形式的 歷史記錄。本辦法所稱公路建設(shè)項(xiàng)目檔案，是指按照項(xiàng)目檔案組卷 要求，經(jīng)系統(tǒng)整理并歸檔的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料。第二章公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作組織與職責(zé)第四條各級交通運(yùn)輸主管部門根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé) 的原則，依法對所轄區(qū)域內(nèi)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔 工作進(jìn)行管理，同時(shí)接受公路建設(shè)項(xiàng)目所在地上級及同級檔 案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料 的收集、整理

3、和歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收 集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；將項(xiàng)目 文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招投標(biāo) 制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證項(xiàng)目 文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安 全。第六條項(xiàng)目竣工文件材料立卷歸檔工作應(yīng)納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容， 按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則， 由文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)，不得委托他人。項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)對施工單位竣工文件材料形成、收 集和整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在交工驗(yàn)收前向項(xiàng)目法 人單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見。第七條各參建單位應(yīng)配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識、能夠 適

4、應(yīng)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作需要的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性；明確本單位有關(guān)崗位和人員項(xiàng)目文件材料 收集歸檔的職責(zé)和要求；按規(guī)定做好項(xiàng)目文件材料的立卷歸 檔和移交工作。第三章公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集第八條公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料具體收集范圍按照交通 運(yùn)輸部關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通 知（交公路發(fā) 201065 號）中附件 2公路工程項(xiàng)目文 件歸檔范圍的規(guī)定執(zhí)行。已經(jīng)實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助項(xiàng)目管理的，電子文件須與紙質(zhì)文 件同步歸檔；在與設(shè)計(jì)單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)對電子版設(shè)計(jì)文 件歸檔提出明確要求；如無條件形成電子文件的，對利用率 高的竣工文件， 可采取圖像掃描或縮微方式， 進(jìn)行檔案復(fù)制。第

5、九條公路建設(shè)項(xiàng)目各階段文件收集歸檔責(zé)任分工按 照本辦法附件 1公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集歸檔單位執(zhí) 行。第十條各有關(guān)單位應(yīng)按照收集歸檔責(zé)任分工，建立健全 項(xiàng)目文件材料收集歸檔制度和預(yù)立卷制度，按照公路建設(shè)項(xiàng) 目建設(shè)程序的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程，分別做好 預(yù)立卷工作。第十一條收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)為原件。其中，項(xiàng) 目立項(xiàng)審批等文件，原件保存在項(xiàng)目主管單位的，項(xiàng)目法人 可將復(fù)印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證 文件為復(fù)印件的，須在復(fù)印件上加蓋銷售單位印章并注明原 件存放處后歸檔保存；熱敏紙傳真件，需復(fù)印保存。復(fù)印件 應(yīng)清晰。第十二條收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)能全面、準(zhǔn)確地反 映工

6、程建設(shè)的實(shí)際過程。勘察及測量基礎(chǔ)資料、施工記錄須 是現(xiàn)場原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄 文件一并歸檔保存；表單填寫內(nèi)容規(guī)范，產(chǎn)生及使用部位標(biāo) 注清楚，相關(guān)簽署手續(xù)完備，且為相關(guān)責(zé)任人親筆簽名。第十三條項(xiàng)目文件材料應(yīng)書寫工整，字跡、線條清晰， 修改規(guī)范；紙張優(yōu)良，規(guī)格基本統(tǒng)一，小于 A4 紙規(guī)格的出 廠證明、材質(zhì)合格證等應(yīng)粘貼在 A4 紙上；書寫材料應(yīng)符合 耐久性要求。第十四條數(shù)碼照片應(yīng)刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時(shí)還須沖印出 6 英寸紙質(zhì)照片與說明一并整理歸檔；照片檔案 的整理應(yīng)符合國家檔案局照片檔案管理規(guī)范 (GB/T11821-2002 )要求。第十五條電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)

7、字化的形成和保存應(yīng) 符合國家檔案局電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18994-2002 )、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求( GB/T17678.1-1999 )和紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范(DA/T31-2005 )的要求。第十六條竣工圖編制要求：(一) 竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。編制完成的竣工圖 應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認(rèn) 可；如項(xiàng)目法人指定由設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單 位編制的，應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核及簽字認(rèn)可責(zé) 任。(二) 竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確、清晰地反映項(xiàng)目竣工時(shí) 的實(shí)際情況?？⒐D編制說明應(yīng)能充分體現(xiàn)已完工項(xiàng)目的建 設(shè)過程和完工時(shí)的實(shí)

8、際情況，包括主要建設(shè)內(nèi)容、完成工程 量、執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、主要施工方案、采用的新技術(shù)新工藝 新材料、特殊問題的處理、施工圖的版本、變更情況以及修 改完善情況、完工時(shí)間等。(三) 一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施 工圖上修改， 要注明修改依據(jù)， 并加蓋竣工圖章作為竣工圖； 凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大變更及圖面變更面積超過 10% 的，須重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖的圖簽如能全面反 映施工和監(jiān)理單位簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪 竣工圖紙?jiān)谠┕D號前加“竣”字。（四）同一構(gòu)筑物、建筑物重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖 可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖 所在位置并在編

9、制說明中注明；不同構(gòu)筑物、建筑物應(yīng)分別 編制。第四章公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的整理第十七條公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔移交前，由文件材 料形成單位，在項(xiàng)目文件材料預(yù)立卷的基礎(chǔ)上，按照文件材 料的自然形成過程并保持其內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)化整理 組卷，要做到分類科學(xué)，便于保管和利用。合同段未完成項(xiàng) 目檔案整理的，項(xiàng)目法人單位不得組織交工驗(yàn)收。（一）立項(xiàng)審批階段文件材料根據(jù)審批事項(xiàng)內(nèi)在聯(lián)系分 別整理組卷。（二）勘察設(shè)計(jì)階段文件材料按照設(shè)計(jì)的不同階段和專 業(yè)分別整理組卷。（三）招投標(biāo)及合同文件材料按照招投標(biāo)工作程序和合 同內(nèi)容分別整理組卷。（四）工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批事項(xiàng)及相關(guān)手續(xù) 辦理過程分別整理組

10、卷。（五）工程管理文件材料按照問題結(jié)合時(shí)間分別整理組 卷。（六）變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號依 次匯總整理組卷，并編制設(shè)計(jì)變更與修改后的竣工圖檔號對 照一覽表（見附件 2設(shè)計(jì)變更文件與竣工圖檔號對照一覽 表）。（七）計(jì)量支付報(bào)表與附件、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表按照合同段 結(jié)合時(shí)間分別整理組卷。（八）施工日志按照合同段結(jié)合時(shí)間集中整理組卷。（九）施工文件材料：1原材料質(zhì)量保證文件、配合比設(shè)計(jì)文件屬單位（分 部、分項(xiàng)）工程專用的，按單位（分部、分項(xiàng)）工程，分別 集中整理組卷。除此之外，可以合同段為單位分別集中整理 組卷。2施工原始文件，包括就工序施工質(zhì)量控制問題印發(fā) 的整改指令性文件及相關(guān)整改報(bào)告

11、等， 均應(yīng)按照分項(xiàng) （分部、 單位）工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分分別整理組卷3竣工圖按照專業(yè)、圖號分別整理組卷。（十）監(jiān)理文件：1監(jiān)理管理文件以監(jiān)理合同段為單位，按照依據(jù)性文 件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計(jì) 劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件等分別整理組卷。2平行試驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料按照單位工程分別 整理組卷。3旁站監(jiān)理記錄按施工合同段整理組卷。4監(jiān)理日志按照監(jiān)理機(jī)構(gòu)和形成時(shí)間整理組卷。（十一）工程試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收工作文件材料按照檢測 觀測記錄及報(bào)告、缺陷整改情況、各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工 作內(nèi)容分別整理組卷。第十八條卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)化排列：（一）立項(xiàng)審批文件按照批復(fù)、請

12、示、相關(guān)審查及專家 評審文件材料的順序依次排列。（二）設(shè)計(jì)審批文件按照批復(fù)、請示、相關(guān)審查及專家評審文件材料的順序依次排列（三）工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批及相關(guān)手續(xù)辦理 程序依次進(jìn)行排列。（四）項(xiàng)目法人及監(jiān)理就質(zhì)量控制、計(jì)劃進(jìn)度控制、費(fèi) 用控制及安全管理等問題普發(fā)的文件材料，按照文件材料所 反映問題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。（五）施工文件材料：1原材料質(zhì)量保證文件按照原材料類別依次進(jìn)行排列。2變更文件按照變更文件的文號順序依次進(jìn)行排列。3各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表及匯總文件按 照匯總及各單位、分部、分項(xiàng)工程評定工作程序依次進(jìn)行排 列。4按照分項(xiàng)（分部、單位）工程分別整理組卷

13、的文件 材料，依照分項(xiàng)（分部、單位）工程施工進(jìn)程，結(jié)合施工工 序順序依次進(jìn)行排列。5合同段交工驗(yàn)收文件按照交工驗(yàn)收證書、交工驗(yàn)收 報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)出具的交工驗(yàn)收質(zhì)量檢測意見、各項(xiàng)工 程總結(jié)依次進(jìn)行排列。6竣工圖按照專業(yè)結(jié)合圖號依次進(jìn)行排列7設(shè)備安裝及調(diào)試文件按照依據(jù)性、設(shè)備開箱驗(yàn)收、 設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、隨機(jī)文件等順序依次進(jìn)行 排列。（六）監(jiān)理文件：1監(jiān)理管理文件按照文件材料所反映問題的有機(jī)聯(lián)系， 結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。2旁站監(jiān)理記錄和平行試驗(yàn)及獨(dú)立抽檢文件材料按照 單位、分部、分項(xiàng)工程依次進(jìn)行排列。3監(jiān)理日志按照監(jiān)理機(jī)構(gòu)和日志形成時(shí)間依次進(jìn)行排 列。（七）計(jì)量支付文件與附件及

14、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表以合同段為 單位，按時(shí)間依次進(jìn)行排列。（八）試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收工作文件材料按照檢測觀測記 錄、車輛通行情況、缺陷整改落實(shí)情況及各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工 驗(yàn)收工作程序依次進(jìn)行排列。第十九條經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件材料，雙面書寫的文 件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材 料，在其正面右下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁號。已裝訂 成冊的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫頁號，如與其他文件材料組成一卷的，該冊文件材料排列在其他文件材 料之后， 并將其作為一份文件編寫冊號， 不需重新編寫頁號。第二十條案卷由案卷卷盒、內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文 件材料及備考表（封底）組成，其格式均應(yīng)符合科學(xué)技

15、術(shù) 檔案案卷構(gòu)成的一般要求（ GB/T11822-2008 ）。第二十一條卷盒正面及卷脊可只填寫案卷的檔號和立 卷單位。（卷盒內(nèi)裝有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊應(yīng)填 寫盒內(nèi)案卷的起止檔號。）第二十二條內(nèi)封面由下列內(nèi)容構(gòu)成：案卷題名、立卷單 位、起止日期、保管期限、密級及檔號。案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映本案卷的基本內(nèi)容，包括公路建 設(shè)項(xiàng)目名稱、起訖里程、分項(xiàng)（分部、單位）工程名稱及文 件材料名稱。立卷單位指案卷的組卷單位或部門。起止日期指本案卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的時(shí) 間年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字）。保管期限填寫劃定的保管期限。保管期限分為永久、 30 年、10 年三種。應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況、項(xiàng)

16、目文件材料的特 性及利用價(jià)值，分別確定案卷的保管期限。密級根據(jù)國家及交通運(yùn)輸部有關(guān)保密規(guī)定確定并填寫 第二十三條卷內(nèi)目錄由下列項(xiàng)目組成：（一）序號，按照文件排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字從 依次標(biāo)注。（二）文件編號，填寫文件材料的原始編號或圖號。（三）責(zé)任者，填寫文件材料的形成單位或主要形成單 位。屬原材料報(bào)驗(yàn)和工序報(bào)驗(yàn)文件，責(zé)任者應(yīng)填寫施工單位 和監(jiān)理單位。（四）文件題名，填寫卷內(nèi)文件材料標(biāo)題的全稱，沒有 標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件材料內(nèi)容的，應(yīng)自擬標(biāo)題，并加 符號。案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件及單獨(dú)辦理報(bào)驗(yàn)和批準(zhǔn)手續(xù)形成 的文件材料，均應(yīng)逐件填寫文件標(biāo)題。（五）日期，填寫文件材料形成最終日期。（六）頁次，填寫每

17、份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號，最 后一份文件標(biāo)注起止頁號；屬已裝訂成冊的文件材料，在卷 內(nèi)文件目錄頁次欄中填寫冊數(shù)，并在備注欄中注明累計(jì)總頁 數(shù)。1起（七）備注，填寫需注明的情況。卷內(nèi)目錄需紙質(zhì)目錄及電子目錄各一份第二十四條備考表中須注明本案卷組卷情況及本案卷 包含文件份數(shù)；說明復(fù)印件歸檔原因和原件存放地；立卷人 指案卷組卷人員，檢查人應(yīng)為部門或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人及監(jiān) 理。第二十五條公路建設(shè)項(xiàng)目檔案除藍(lán)圖及成冊文件材料 外，按照三孔一線方式進(jìn)行裝訂。裝訂前，應(yīng)去除塑膠、塑 封、塑膜、膠圈等易老化腐蝕紙張的封面或裝訂材料。不裝訂的圖紙及成冊文件材料，每份需加蓋檔號章。檔 號章內(nèi)容包括該份文件材料所在案

18、卷的檔號和本案卷中所 在頁次（檔號章式樣見附件 3檔號章式樣）。第二十六條案卷系統(tǒng)化排列及編號：案卷的編制單位應(yīng)按工程進(jìn)展的自然過程，對已經(jīng)整理 好的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列，并用鉛筆在封面及卷脊編寫案卷 流水號。其中，施工單位應(yīng)對本合同段形成的案卷，按照其 自然形成過程，依照路線進(jìn)行方向，結(jié)合單位工程排列順序 依次進(jìn)行排列。監(jiān)理單位按照監(jiān)理工作程序，以合同段為單 位，對形成的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列。第二十七條案卷目錄的編制：經(jīng)系統(tǒng)化排列和編號的案卷須編制案卷目錄一式二份 （含電子版），其格式應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一 般要求（ GB/T11822-2008 ）。第五章 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交與匯總整理第二十八條公路建設(shè)項(xiàng)目各承包單位應(yīng)在合同段交工 驗(yàn)收前，將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄（含電 子版目錄）和案卷編制說明，經(jīng)項(xiàng)目法人單位和監(jiān)理檢查合 格后，移交項(xiàng)目法人單位，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷編制說明內(nèi)容包括本合同段項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、檔案整 理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及案卷數(shù)量、竣工圖編制 質(zhì)量及其他需要說明的問題。移