檔案鑒定銷毀工作規(guī)定

1、實(shí)用文檔檔案鑒定銷毀工作規(guī)定1目的為貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案管理法律法規(guī)，促進(jìn) * （以下簡 稱：公司）檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、特制訂本規(guī)定。2適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門。3檔案鑒定銷毀范圍及鑒定原則3.1 鑒定銷毀檔案范圍3.1.1 保管期限已滿的檔案。3.1.2 無保存利用價(jià)值的檔案。3.2 鑒定檔案的原則3.2.1 鑒定檔案本著“充分利用原卷，一般不拆卷重整，保管期 限就高不就低”的原則，采取直接鑒定法。逐卷逐件審查卷內(nèi)文件， 切忌只看案卷標(biāo)題而部審查卷內(nèi)文件。3.2.2 鑒定中要具體對(duì)待保管期限混雜的案卷。永久卷混有與卷 內(nèi)文件內(nèi)容聯(lián)系密切的個(gè)別長期、短期文件可以不拆卷，但混雜的

2、長 期、短期保管的文件，應(yīng)拆卷重新組卷。長期保管案卷內(nèi)混有少數(shù)短 期文件，保管期限可以重長，一般不拆卷。3.2.3 鑒定要考慮檔案的價(jià)值，應(yīng)以反映公司只要職能活動(dòng)面貌 為出發(fā)點(diǎn)，以檔案的內(nèi)容為中心，保證單位歷史沿革的延續(xù)，結(jié)合考 慮公司的工作性質(zhì)、地位、活動(dòng)范圍以及檔案的產(chǎn)生事件、完整程度、 可靠性、有效性和外形特點(diǎn)等因素，弄清檔案與公司之間的關(guān)系，確 定檔案的價(jià)值，進(jìn)行鑒定。3.2.4 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀按照財(cái)政部、國家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀要根據(jù)特殊性進(jìn)行鑒定，鑒定銷毀應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：3.2.4.1 對(duì)于涉及債權(quán)債務(wù)的會(huì)計(jì)憑證檔案在解決債權(quán)債務(wù)問題 之前應(yīng)予以保留，

3、延長保管期限，待問題解決后在進(jìn)行鑒定，已決定 取舍。3.2.4.2 對(duì)于涉及固定資產(chǎn)的會(huì)計(jì)憑證在固定資產(chǎn)使用期間不宜 銷毀。固定資產(chǎn)的使用年限不一，其會(huì)計(jì)憑證保管期限應(yīng)高于使用年 限。3.2.4.3 對(duì)于涉及國外的期滿會(huì)計(jì)憑證不宜銷毀。3.2.4.4 對(duì)于涉及員工權(quán)益的期滿會(huì)計(jì)憑證不宜銷毀。3.2.4.5 對(duì)于涉及案件的期滿會(huì)計(jì)憑證，在案件辦理完畢前不宜 銷毀。3.2.4.6 對(duì)于涉及土地、房產(chǎn)等各種經(jīng)濟(jì)糾紛的期滿會(huì)計(jì)憑證檔 案，在糾紛解決完畢前不宜銷毀。4鑒定銷毀檔案工作程序4.1 制訂計(jì)劃。對(duì)于符合鑒定銷毀條件的檔案，檔案部門在制訂 檔案鑒定銷毀工作計(jì)劃，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行鑒定銷毀

4、工作。 對(duì)于會(huì)計(jì)檔案要向財(cái)務(wù)部經(jīng)理請(qǐng)示， 待批準(zhǔn)后，再組織鑒定銷毀工作4.2 鑒定工作。定期對(duì)已到保管期限或無保存利用價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于符合鑒定銷毀條件的檔案，首先經(jīng)鑒定小組進(jìn)行鑒定， 得出鑒定結(jié)果，并擬寫鑒定報(bào)告。報(bào)告中陳述鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、方式和方 法，對(duì)于符合銷毀條件的檔案說明銷毀原因，對(duì)于仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限。檔案鑒定清冊（表格：1）要求填寫清楚每件文件的信息，并附經(jīng)檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)的鑒定小組成員名單。檔案鑒定清冊永久保存。4.3 編制檔案銷毀清冊。經(jīng)過鑒定小組人員的鑒定，對(duì)確無保存 價(jià)值的檔案，必須以全宗為單位編制銷毀清冊，銷毀清冊由辦公室依 照鑒定小組鑒定結(jié)

5、果編制。銷毀清冊封面應(yīng)設(shè)置全宗號(hào)（暫不填寫）、 銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時(shí)間、批準(zhǔn)人的簽字及時(shí) 間（銷毀檔案的批準(zhǔn)人為企業(yè)法人代表）、監(jiān)銷人的簽字及銷毀時(shí)間 等項(xiàng)目。清冊中檔案銷毀登記表（表格：）準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件 的內(nèi)容和成分，為日后查找檔案銷毀情況提供依據(jù)。4.4 編制銷毀檔案分析報(bào)告。檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)待銷毀 檔案的鑒定結(jié)果及檔案銷毀清冊， 組織編制銷毀檔案分析報(bào)告，報(bào)告 中對(duì)需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡要介紹。并提出銷毀意見、陳述銷毀原因。4.5 審核工作。將檔案銷毀清冊及銷毀檔案分析報(bào)告提供給辦公 室進(jìn)行審批。審批后將檔案銷毀清冊以及簽批手續(xù)， 向總經(jīng)理上報(bào)并

6、由總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。4.6 延期銷毀。為慎重起見，準(zhǔn)備銷毀的檔案，在經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) 后，還需要繼續(xù)保存一段時(shí)間后銷毀，一般以半年為宜，以避免因檔 案潛在作用尚未被發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。4.7 銷毀工作?？偨?jīng)理批準(zhǔn)銷毀的檔案，由 2名工作人員將其銷 毀，不能當(dāng)作其他用途。無論采用什么方法，檔案鑒定銷毀小組必須 指定2人以上監(jiān)銷（其中一人為辦公室人員），確已銷毀后，監(jiān)銷人 在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣、銷毀日期和簽字，以示負(fù)責(zé)。銷 毀清冊永久保存。實(shí)用文檔表格編號(hào):檔案鑒定清冊序 號(hào)題名年度6#卷內(nèi)文件原期限已保 管 年限簽定意見鑒定人 簽字備注件數(shù)頁數(shù)銷毀/保留實(shí)用文檔檔案鑒定小組人員名單序號(hào)姓名公司崗位小組內(nèi)任職1組長2組員3組員4組員5組員6組員7組員8組員附件1:檔案銷毀清冊編號(hào)：全宗號(hào)：銷