檔案室安全管理制度

1、檔案室安全管理制度（一）檔案工作制度1、檔案工作是管理工作的一部分，須有一名主要領(lǐng)導(dǎo) 分管。2、檔案人員應(yīng)及時將上級檔案部門的有關(guān)指示向分管 領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便及時了解檔案工作動向，領(lǐng)導(dǎo)檔案工作。3、檔案工作由辦公室負責(zé)，對檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 在檔案移交時檢驗案卷質(zhì)量。4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本單位各類檔案應(yīng) 集中存放在檔案室，實行統(tǒng)一管理。5、根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合單位檔案工作 的實際，制定適用于本單位的保管期限表、歸檔范圍等。6、編制各種檢索工具、參考工具，積極為單位管理提 供便利，及時做好登記和統(tǒng)計工作。7、檔案人員應(yīng)加強學(xué)習(xí)，不斷提高思想覺悟和不斷更 新業(yè)務(wù)知識，使檔案

2、工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。（二）檔案工作人員崗位責(zé)任制1、檔案工作人員必須嚴格遵守中華人民共和國檔案 法和中華人員共和國保密法規(guī)定的各項條款，依法 辦事；認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。2、指導(dǎo)各部門的立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員按時做好文 件材料的收集、立卷歸檔工作，努力提高案卷質(zhì)量。3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ) 工作，熟悉所保管的檔案情況。4、做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工作和參 考資料做到調(diào)卷及時迅速、準確無誤。5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光 等安全防護工作，維護檔案不受損失。6、刻苦學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水 平，努力實現(xiàn)檔案管理科

3、學(xué)化、現(xiàn)代化。7、遵守保密制度。未經(jīng)批準，不得利用職權(quán)擅自擴大 檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密和內(nèi)容，確保檔案 機密的安全。（三）檔案資料歸檔制度1、凡是在單位各項活動中形成的具有查閱利用價值的 各種文件資料均屬歸檔范圍。2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各部門的任 務(wù)之一，建立崗位責(zé)任制，檔案室做好指導(dǎo)和監(jiān)督的同時 搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。3、各部門在工作中形成的具有保存價值的文件資料， 均應(yīng)整理立卷后歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，不得分散在部 門或個人手中。4、每年三月底以前，各部門必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷，并將上一年度檔案材料移交檔案室。5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號

4、、案卷號、填寫案 卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，做好向檔案室移交的準備工作。6、部門移交案卷時應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員驗收，移交時 應(yīng)履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。（四）檔案庫房管理制度1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫房管理更 趨科學(xué)化。2、庫房由檔案人員負責(zé)管理，并負責(zé)每天檢查門窗電 的開關(guān)情況。3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等 基本保護條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4、明確各類檔案的界限，實行分類分柜存放保管。5、庫房必須具有專用櫥柜，并被有必要的安全保護設(shè) 施，以確保檔案的安全。6、非檔案室工作人員不得進入庫房，查閱檔案不得在 庫房內(nèi)進行。7、庫房內(nèi)不得堆放其他物品，以

5、保證庫房的整潔。（五）檔案保密保衛(wèi)制度1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責(zé)。2、檔案室設(shè)專用檔案庫房，配置專用檔案櫥柜存放檔案。3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室，建立監(jiān)閱制度，防止失密、泄密。4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理，鑰匙由專 管人員使用。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或探親訪友，或由入公共場所。6、不得擅自翻印、復(fù)印上級機密文件或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密；不準向無關(guān)人員談 論、泄露有關(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙 等不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。7、非檔案人員不得進入庫房，不得在庫房中接待

6、親 友。（六）檔案資料借閱制度根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。1、外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，一般應(yīng)有二 人。查閱機、絕密或組織、人事方面的文件，必須是黨 員。2、查閱各種檔案必須在查閱室進行，未經(jīng)同意，不準 私自帶走。3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內(nèi) 控制使用的檔案，應(yīng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意。4、單位檔案嚴格控制借由，如確因工作需要，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準，借由時間一般不得超過三天。借閱期間, 要確保檔案的安全。5、凡摘抄本單位檔案材料，應(yīng)寫明年代、卷號、張 號，并認真校核。由具證明材料，要加蓋公章，方能有 效。如需要復(fù)制，須經(jīng)經(jīng)辦部門同意。6、查閱檔案者，必須注意保守機密，不得

7、任意瀉漏和 向外公布。7、查閱檔案，必需注意保護檔案不得在文件材料上圈 點。批注、勾畫、污損，更不得拆卷抽?。凰簹г?，違 者將依據(jù)檔案法規(guī)定追究責(zé)任。（七）檔案銷毀制度1、檔案銷毀必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門負責(zé)人審核同意。2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊，并撰寫包括：本單 位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限 及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的 書面報告。3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷，在銷毀清冊 上注明“已銷毀”字樣和日期，并需簽名蓋章以示負責(zé)。4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行， 打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。（八）檔案保管制度1、檔案庫房和

8、檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號，檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊，重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查，對破損和模 糊不清的檔案、資料及時修復(fù)和復(fù)制。2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內(nèi)嚴禁吸煙和 存放易燃品，庫房內(nèi)外放置滅火器材，以應(yīng)急需；庫房門 窗要裝置防盜設(shè)備，及時關(guān)開、上鎖，鑰匙由專人專柜保 管，不得隨身攜帶；經(jīng)常清掃、整理庫房內(nèi)外和櫥架內(nèi)外 的清潔衛(wèi)生；注意觀測庫房溫濕度，盡量控制在規(guī)定標 準；每年四月份放置一次殺蟲劑，并視情況及時采取措 施，防止鼠咬蟲蛀。3、對檔櫥、架要經(jīng)常進行保養(yǎng)，防止銹蝕，保持美觀 清潔。4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查， 并作記錄。（九）檔案

9、統(tǒng)計與匯報制度檔案統(tǒng)計，是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的 一種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學(xué)管理水 平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作， 特制度如下統(tǒng)計制度。1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作；負責(zé)全校檔 案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作；負責(zé)上級檔案部門需要的各種報表的 填報工作。2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案 統(tǒng)計的基礎(chǔ)，應(yīng)結(jié)合實際，做好各項原始材料的登記，主 要包括下述內(nèi)容：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檔案收進、移由 登記、檔案利用與利用效益登記。3、建立健全統(tǒng)計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利 用、移由、銷毀和室內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按上級部門的要求 及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類 別清楚、數(shù)字準確無誤。4、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準 確無誤地報由，所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。5、