最常見(jiàn)的使用技巧

1、在工作當(dāng)中用電子表格來(lái)處理數(shù)據(jù)將會(huì)更加迅速、 方便，而在各種電子表格處理 軟件中， Excel 以其功能強(qiáng)大、操作方便著稱(chēng)，贏得了廣闊用戶(hù)的青睞。雖然 E xcel 使用很簡(jiǎn)單，不過(guò)真正能用好 Excel 的用戶(hù)并不多，很多人一直停留在錄 入數(shù)據(jù)的水平， 本文將向你介紹一些非常使用的技巧， 掌握這些技巧將大大提高 你的工作效率。1快速定義工作簿格式首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式菜單的“樣式命令，翻開(kāi) “樣式對(duì)話(huà)框；然后從“樣式名列表框中選擇適宜的“樣式種類(lèi)，從“樣 式包括列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對(duì)齊、邊框、圖案、保 護(hù)等格式內(nèi)容；單擊“確定按鈕，關(guān)閉“樣式對(duì)話(huà)框

2、， Excel 工作簿的格式 就會(huì)按照用戶(hù)指定的樣式發(fā)生變化， 從而滿(mǎn)足了用戶(hù)快速、 大批定義格式的要求。2快速?gòu)?fù)制公式復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：一是拖動(dòng)制復(fù)制。 操作方法是： 選中存放公式的單元格， 移動(dòng)空心十字光標(biāo)至單 元格右下角。待光標(biāo)變成小實(shí)心十字時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵沿列對(duì)行計(jì)算時(shí)或行 對(duì)列計(jì)算時(shí) 拖動(dòng)，至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計(jì)算。 公式復(fù)制的快慢可由 小實(shí)心十字光標(biāo)距虛框的遠(yuǎn)近來(lái)調(diào)節(jié)：小實(shí)心十字光標(biāo)距虛框越遠(yuǎn)，復(fù)制越快； 反之，復(fù)制越慢。也可以輸入復(fù)制。 此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。 操作方法： 選 中需要使用該公式的所有單元格，用上面

3、介紹的方法輸入公式，完成后按住 Ctr l 鍵并按回車(chē)鍵，該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。還可以選擇性粘貼。 操作方法是： 選中存放公式的單元格， 單擊 Excel 工具欄中 的“復(fù)制按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右 鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼命令。翻開(kāi)“選擇性粘貼對(duì)話(huà)框后選中 “粘貼命令，單擊“確定，公式就被復(fù)制到已選中的單元格。3.快速顯示單元格中的公式如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的， 如果想要快速知道每個(gè)單元格中的公 式形式，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具菜單，選取“選項(xiàng)命令，出現(xiàn) “選項(xiàng)對(duì)話(huà)框，單擊“視圖選項(xiàng)卡，接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)欄下的“公

4、式 項(xiàng)有效，單擊“確定按鈕。這時(shí)每個(gè)單元格中的公式就顯示出來(lái)了。如果想恢 復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，再設(shè)置“窗口選項(xiàng)欄下的“公式項(xiàng)失效即可。4快速刪除空行有時(shí)為了刪除 Excel 工作簿中的空行， 你可能會(huì)將空行一一找出然后刪除， 這樣 做非常不方便。你可以利用“自動(dòng)篩選功能來(lái)簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)。先在表中插入新的一 行全空，然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)菜單中的“篩選，再選擇 “自動(dòng)篩選命令。在每一列的項(xiàng)部，從下拉列表中選擇“空白。在所有數(shù)據(jù) 都被選中的情況下，選擇“編輯菜單中的“刪除行，然后按“確定即可。 所有的空行將被刪去。插入一個(gè)空行是為了防止刪除第一行數(shù)據(jù)。5自動(dòng)切換輸入法當(dāng)你使用 Excel 2

5、000 編輯文件時(shí)，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母 和數(shù)字， 于是對(duì)于不同的單元格， 需要不斷地切換中英文輸入方式， 這不僅降低 了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在 Excel 200 0 中對(duì)不同類(lèi)型的單元格，實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。新建或翻開(kāi)需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)菜單中的“有效性，再 選擇“輸入法模式選項(xiàng)卡，在“模式下拉列表框中選擇“翻開(kāi)，單擊“確 定按鈕。選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)菜單中的“有效性，再 選擇“輸入法模式選項(xiàng)卡，在“模式下拉列表框中選擇 “關(guān)閉英文模式 ， 單擊“確定按鈕。之后，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，

6、Excel 2000 能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置， 自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換。 就是說(shuō)，當(dāng)插入點(diǎn)處于剛剛我們?cè)O(shè)置為輸入漢 字的單元格時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)切換到中文輸入狀態(tài)， 當(dāng)插入點(diǎn)處于剛剛我們?cè)O(shè)置為輸 入數(shù)字或字母單元格時(shí)，系統(tǒng)又能自動(dòng)關(guān)閉中文輸入法。6自動(dòng)調(diào)整小數(shù)點(diǎn)如果你有一大批小于 1 的數(shù)字要錄入到 Excel 工作表中，如果錄入前先進(jìn)行下面 的設(shè)置，將會(huì)使你的輸入速度成倍提高。單擊“工具菜單中的“選項(xiàng)，然后單擊“編輯選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小 數(shù)點(diǎn)復(fù)選框，在“位數(shù)微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在 此，我們鍵入“ 2單擊“確定按鈕。完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入“ 4，那么

7、在你按了回車(chē)鍵之后，該 單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?0.04 。方便多了吧！此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是 “8888，那么在你結(jié)束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?88.88 。7用“記憶式輸入有時(shí)我們需要在一個(gè)工作表中的某一列輸入相同數(shù)值， 這時(shí)如果采用 “記憶式輸 入會(huì)幫你很大的忙。如在職稱(chēng)統(tǒng)計(jì)表中要屢次輸入“助理工程師，當(dāng)?shù)谝淮?輸入后，第二次又要輸入這些文字時(shí)，只需要編輯框中輸入“助字， Excel20 00 會(huì)用“助字與這一列所有的內(nèi)容相匹配，假設(shè)“助字與該列已有的錄入項(xiàng) 相符，那么 Excel2000 會(huì)將剩下的“助理工程師四字自動(dòng)填入。按以下方法設(shè)置 “記憶式輸入 ：選擇“工具中的

8、“選項(xiàng) 命令，然后選擇 “選 項(xiàng)對(duì)話(huà)框中的“編輯選項(xiàng)卡，選中其中的“記憶式鍵入即可。8用“自動(dòng)更正方式實(shí)現(xiàn)快速輸入使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤， 也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義 為一條短語(yǔ)，當(dāng)輸入該條短語(yǔ)時(shí)，“自動(dòng)更正便會(huì)將它更換成所定義的文字。 你也可以定義自己的“自動(dòng)更正工程： 首先，選擇“工具中的“自動(dòng)更正 命令；然后，在彈出的“自動(dòng)更正對(duì)話(huà)框中的“替換框中鍵入短語(yǔ)“愛(ài)好 者，在“替換為框中鍵入要替換的內(nèi)容“電腦愛(ài)好者的讀者； 最后，單擊 “確定退出。以后只要輸入“愛(ài)好者，那么整個(gè)名稱(chēng)就會(huì)輸?shù)奖砀裰?。Word是學(xué)生和職場(chǎng)人士最常用的一款辦公軟件之一，99.99% 的人知道它，但其實(shí)，這個(gè)軟件背后，還有一大批隱藏技能你不知道。掌握他們，你將開(kāi)啟新世界的大門(mén)。Tab+Enter,在編過(guò)號(hào)以后，會(huì)自動(dòng)編號(hào)段落Ctrl + D 調(diào)出字體欄，配合 Tab+Enter 全鍵盤(pán)操作吧Ctrl + L 左對(duì)齊， Ctrl + R 右對(duì)齊， Ctrl + E 居中Ctrl + F 查找，Ctrl + H 替換。然后關(guān)于替換，里面又大有學(xué)問(wèn)！有時(shí)候Word文檔中有許多多余的空行需要?jiǎng)h除，這個(gè)時(shí)候我們可以完全可以用查找替換來(lái)輕松解決。翻開(kāi) 編輯菜單中的 替換對(duì)話(huà)框，把光標(biāo)定位在 查找內(nèi)容輸入框中，單擊 高級(jí)按鈕，選擇 特 殊字符中的段落標(biāo)記兩次，在輸入框中會(huì)顯