法律事務(wù)總部業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案

1、法律事務(wù)總部業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方案一、業(yè)務(wù)流程中的幾個(gè)控制點(diǎn)：1、雙人簽字制度： 為保證部門工作的質(zhì)量，凡經(jīng)我部審查的合同、出具的法律 意見等，必須經(jīng)經(jīng)辦人員與部門領(lǐng)導(dǎo)共同簽署方可對外提供。 部門領(lǐng)導(dǎo)不在期間， 必須堅(jiān)持雙人簽字制度， 即必須由兩個(gè)以上業(yè)務(wù)人員共同簽字并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)后方可對外提供。2、業(yè)務(wù)登記制度： 為科學(xué)衡量每人工作量、為業(yè)績考核打好基礎(chǔ)，凡各業(yè)務(wù)人 員經(jīng)辦業(yè)務(wù)，原則上應(yīng)在業(yè)務(wù)秘書處登記備案，業(yè)務(wù)秘書也應(yīng)定期向各人統(tǒng)計(jì)、 匯總有關(guān)數(shù)據(jù)并上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)。3、書面?zhèn)浒钢贫?：凡經(jīng)我部審查的合同、出具的法律意見等，除口頭咨詢外， 必須由相關(guān)部門以書面形式正式報(bào)送， 并經(jīng)其部門領(lǐng)導(dǎo)簽

2、字。 凡經(jīng)我部以書面形 式出具的各類意見，作為部門檔案留存，業(yè)務(wù)秘書作為部門檔案保管的責(zé)任人。4、保密制度： 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)注意對經(jīng)辦業(yè)務(wù)中涉及到的公司商業(yè)機(jī)密、個(gè)人 隱私等保密，凡有違反且情節(jié)嚴(yán)重者，按公司有關(guān)制度處理。二、主要業(yè)務(wù)流程：1、合同審查：指重大合同在訂立、變更或正式解除前均應(yīng)由我部進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評估和審 查。部門之間流程：凡加蓋公司合同專用章的合同應(yīng)按照公司合同審查蓋章流轉(zhuǎn)程序， 由經(jīng) 辦部門負(fù)責(zé)人簽字后直接報(bào)送風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室，經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室評審后， 再由其轉(zhuǎn)到我部業(yè)務(wù)秘書處。以公司名義對外簽署的合同，合同正本一經(jīng)簽 署，應(yīng)交我部分類保管，我部再定期移交公司檔案部門。（該部分需

3、要與風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室協(xié)商確定） 對采用我部公告的標(biāo)準(zhǔn)文本的 合同，我部原則上豁免審查，風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室可直接將其轉(zhuǎn)至下一合同蓋章 流程；但對于修改標(biāo)準(zhǔn)文本中部分條款的合同或未經(jīng)我部確認(rèn)、 公告的合同， 不能豁免審查，必須經(jīng)我部審查后方可轉(zhuǎn)至下一合同蓋章流程；我部將定期 公告予以豁免審查的標(biāo)準(zhǔn)合同文本；對于以各種方式規(guī)避我部審查的，由經(jīng)辦部門（人）自行承擔(dān)責(zé)任凡不需加蓋公司合同專用章而又需要我部審核的分公司、營業(yè)部合同， 由所在分公司、營業(yè)部負(fù)責(zé)人簽字后直接報(bào)送我部，我部審查后將意見直接 反饋至分公司、營業(yè)部；該類合同也可通過經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)總部轉(zhuǎn)至我部，我部則 將意見直接反饋回經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)總部。 部門內(nèi)部流程

4、：業(yè)務(wù)秘書登記后根據(jù)各人分工及工作量進(jìn)行分配。業(yè)務(wù)人員 對合同的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審查，并直接和經(jīng)辦人員聯(lián)系，達(dá)成一致且經(jīng)我部領(lǐng) 導(dǎo)簽字后再由業(yè)務(wù)秘書把修改好的合同轉(zhuǎn)到總裁辦，進(jìn)入蓋章程序，或直接 將意見反饋回經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)總部、分公司、營業(yè)部。2、出具法律意見： 指應(yīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門、分公司、營業(yè)部要求，我部就公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中 某一問題的法律風(fēng)險(xiǎn)及可行性出具書面的獨(dú)立意見。部門之間流程：凡只需我部就公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的法律問題出具法律意見的， 應(yīng)由經(jīng)辦部 門負(fù)責(zé)人簽字后直接向我部報(bào)送有關(guān)報(bào)告、請示、意見征詢等；凡要求我部 出具的法律意見還涉及其他部門的， 應(yīng)分別向有關(guān)部門報(bào)送有關(guān)報(bào)告、 請示、 意見征詢等

5、，我部原則上不負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)送。為增強(qiáng)法律服務(wù)的及時(shí)、有效性，我部除在出具法律意見前主動(dòng)與有關(guān) 部門聯(lián)系、加強(qiáng)事前溝通外，還需要相關(guān)部門積極主動(dòng)地介紹有關(guān)情況、提 供背景材料。部門內(nèi)部流程： 業(yè)務(wù)秘書登記并向部門領(lǐng)導(dǎo)請示后根據(jù)各人分工及工作量進(jìn) 行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦。業(yè)務(wù)人員出具相應(yīng)意見（采用統(tǒng)一格式）且 經(jīng)我部領(lǐng)導(dǎo)簽字后由業(yè)務(wù)秘書及時(shí)反饋報(bào)送部門， 或按報(bào)送部門需求及視具 體情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)送其他部門。3、法律咨詢： 指應(yīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門、分公司、營業(yè)部要求，我部具體業(yè)務(wù)人員就公 司業(yè)務(wù)活動(dòng)中某一問題的法律風(fēng)險(xiǎn)及可行性、 非必需我部審查的合同進(jìn)行口 頭咨詢，僅代表個(gè)人意見而不作為部門意

6、見向外提供。 部門之間流程：凡只需我部提供法律咨詢的，應(yīng)直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián)系，或直 接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系。部門內(nèi)部流程：直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián)系的，業(yè)務(wù)秘書登記后根據(jù)各人分工及工 作量進(jìn)行分配，業(yè)務(wù)人員再進(jìn)行解答；直接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系的，業(yè)務(wù)人員在 解答咨詢后，應(yīng)及時(shí)在業(yè)務(wù)秘書處登記。4、法律研究 /業(yè)務(wù)研究： 指通過對國家立法動(dòng)態(tài)、最新法律法規(guī)、公司各種業(yè)務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新業(yè)務(wù)等領(lǐng) 域的分析研究，準(zhǔn)確把握國家立法動(dòng)態(tài)及內(nèi)容、新的立法對公司業(yè)務(wù)的影響 及公司應(yīng)做的調(diào)整、業(yè)務(wù)創(chuàng)新涉及的法律障礙及風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避等。 部門之間流程：凡需要我部提供法律研究 /業(yè)務(wù)研究的， 應(yīng)直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián) 系，或直接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系。部門內(nèi)部

7、流程：直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián)系的，業(yè)務(wù)秘書登記并向部門領(lǐng)導(dǎo)請示后 根據(jù)各人分工及工作量進(jìn)行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦；業(yè)務(wù)人員完成研究 報(bào)告后直接報(bào)送部門領(lǐng)導(dǎo)， 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過后業(yè)務(wù)人員方能通知業(yè)務(wù)秘 書根據(jù)需求方要求進(jìn)行下一步處理。 直接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系或業(yè)務(wù)人員自主研 究的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)在業(yè)務(wù)秘書處登記，并按上述流程進(jìn)行。5、訴訟仲裁管理： 指我部對公司的訴訟仲裁實(shí)行統(tǒng)一管理，隨時(shí)掌握公司訴訟仲裁的整體情 況。部門之間流程：凡發(fā)生或可能發(fā)生以公司、分公司、營業(yè)部為原告、被告或第三人的訴訟仲裁事項(xiàng)時(shí)，相關(guān)部門、分公司、營業(yè)部應(yīng)及時(shí)向我部報(bào)送有 關(guān)報(bào)告。部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后

8、，業(yè)務(wù)秘書登記并向部門領(lǐng)導(dǎo)請示后根據(jù)各人分工及工作量進(jìn)行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦。業(yè)務(wù)人員根據(jù)案件的復(fù)雜程度，從便于解決糾紛的角度出發(fā)，決定部門自己代理或由相關(guān)部門自行聘請律師代理，出具相應(yīng)意見（采用統(tǒng)一格式）且經(jīng)我部領(lǐng)導(dǎo)簽字后由業(yè)務(wù)秘書及時(shí)反饋報(bào)送部門， 或按報(bào)送部門需求及視具體情況上 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)送其他部門。6、聘請律師管理： 指我部對公司的聘請律師實(shí)行統(tǒng)一管理。部門之間流程：凡需要以公司名義聘請律師或涉案標(biāo)的超過人民幣 100 萬元的部門或分 公司、營業(yè)部，應(yīng)事前報(bào)經(jīng)我部審批，相關(guān)部門、分公司、營業(yè)部應(yīng)直接向 我部報(bào)送有關(guān)報(bào)告和相關(guān)文件。凡需要以分公司、 營業(yè)部名義聘請律師且涉案標(biāo)的不

9、超過人民幣 100 萬 元（含 100 萬元）的部門或分公司、營業(yè)部，可自行決定律師的聘請，但應(yīng) 在聘請有關(guān)律師后及時(shí)報(bào)我部備案。 部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后，業(yè)務(wù)秘書登記并向部門 領(lǐng)導(dǎo)請示后根據(jù)各人分工及工作量進(jìn)行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦。業(yè)務(wù)人 員根據(jù)具體案件情況及擬聘律師的情況， 及時(shí)作出是否同意或調(diào)整的指導(dǎo)性 意見，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后由業(yè)務(wù)秘書及時(shí)反饋報(bào)送部門，或按報(bào)送部門需求 及視訴訟標(biāo)的上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)送其他部門。7、涉及公安、檢察、法院查詢等有關(guān)事項(xiàng)的辦理： 公安部門、檢察院、法院等到公司辦理查詢、凍結(jié)等有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，在接待部 門不明時(shí)，我部負(fù)責(zé)對外接待，并按公安部

10、門、檢察院、法院等的要求帶其 到相關(guān)部門或代為辦理有關(guān)事項(xiàng)。負(fù)責(zé)接待公安部門、檢察院、法院等的部門，應(yīng)按法律法規(guī)要求辦理相關(guān)事 宜；對沒有把握或不能確定的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與我部溝通，由我部提供法律支 持。8、部門資料庫的建設(shè)： 指內(nèi)部圖書資料庫和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，主要包括建立法律專業(yè)書庫， 收集法學(xué)類、 證券類、境外法律及證券法、 金融等方面的工具書及理論書籍，對新出現(xiàn)的法律法規(guī)、證券市場中的案例、及有價(jià)值的研究文章亦及時(shí)收集摘錄。同時(shí)，進(jìn)一步完善內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫法律園地 ，將其作為無紙化辦 公工具。部門內(nèi)部流程：業(yè)務(wù)秘書是部門內(nèi)部圖書資料庫和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的責(zé)任 人，負(fù)責(zé)以上兩庫的日常維護(hù)和管

11、理；部門其他人員應(yīng)積極配合業(yè)務(wù)秘書工 作，主動(dòng)配合更新有關(guān)內(nèi)容，及時(shí)把研究報(bào)告、交流心得、培訓(xùn)資料等交給 業(yè)務(wù)秘書保存或掛在網(wǎng)上。附： 1、部門現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程2、部門現(xiàn)行存在的問題及在業(yè)務(wù)流程中的反映法律事務(wù)總部9月 30 日附件一：一、合同審查:法律事務(wù)總部現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程部門之間流程：凡加蓋公司合同專用章的合同應(yīng)按照公司合同審查蓋章流轉(zhuǎn)程序，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字后直接報(bào)送風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室，經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室評審后， 再由其轉(zhuǎn)到我部業(yè)務(wù)秘書處。以公司名義對外簽署的合同，合同正本一經(jīng)簽 署，應(yīng)交我部分類保管，我部再定期移交公司檔案部門。凡不需加蓋公司合同專用章而又需要我部審核的分公司、營業(yè)部合同， 由所

12、在分公司、營業(yè)部負(fù)責(zé)人簽字后直接報(bào)送我部，我部審查后將意見直接 反饋至分公司、營業(yè)部；該類合同也可通過經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)總部轉(zhuǎn)至我部，我部則 將意見直接反饋回經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)總部。部門內(nèi)部流程：業(yè)務(wù)秘書登記后根據(jù)各人分工及工作量進(jìn)行分配。業(yè)務(wù)人員 對合同的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審查，并直接和經(jīng)辦人員聯(lián)系，達(dá)成一致且經(jīng)我部領(lǐng) 導(dǎo)簽字后再由業(yè)務(wù)秘書把修改好的合同轉(zhuǎn)到總裁辦，進(jìn)入蓋章程序，或直接 將意見反饋回經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)總部、分公司、營業(yè)部。二、出具法律意見：部門之間流程：凡只需我部就公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的法律問題出具法律意見的， 應(yīng)由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽字后直接向我部報(bào)送有關(guān)報(bào)告、請示、意見征詢等； 凡要求我部出具的法律意見還涉及其他部門

13、的，應(yīng)分別向有關(guān)部門報(bào)送有關(guān)報(bào)告、請示、意見征詢等，我部原則上不負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)送。部門內(nèi)部流程：業(yè)務(wù)秘書登記并向部門領(lǐng)導(dǎo)請示后根據(jù)各人分工及工作量進(jìn) 行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦。業(yè)務(wù)人員出具相應(yīng)意見（采用統(tǒng)一格式）且 經(jīng)我部領(lǐng)導(dǎo)簽字后由業(yè)務(wù)秘書及時(shí)反饋報(bào)送部門，或按報(bào)送部門需求及視具 體情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)送其他部門。三、法律咨詢：部門之間流程：凡只需我部提供法律咨詢的，應(yīng)直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián)系，或直 接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系。部門內(nèi)部流程：直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián)系的，業(yè)務(wù)秘書登記后根據(jù)各人分工及工 作量進(jìn)行分配，業(yè)務(wù)人員再進(jìn)行解答；直接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系的，業(yè)務(wù)人員在 解答咨詢后，應(yīng)及時(shí)在業(yè)務(wù)秘書處登記。四、法律研究 /

14、業(yè)務(wù)研究：部門之間流程：凡需要我部提供法律研究 /業(yè)務(wù)研究的， 應(yīng)直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián) 系，或直接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系。部門內(nèi)部流程：直接與業(yè)務(wù)秘書聯(lián)系的，業(yè)務(wù)秘書登記并向部門領(lǐng)導(dǎo)請示后 根據(jù)各人分工及工作量進(jìn)行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦；業(yè)務(wù)人員完成研究 報(bào)告后直接報(bào)送部門領(lǐng)導(dǎo)， 經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過后業(yè)務(wù)人員方能通知業(yè)務(wù)秘 書根據(jù)需求方要求進(jìn)行下一步處理。 直接與業(yè)務(wù)人員聯(lián)系或業(yè)務(wù)人員自主研 究的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)在業(yè)務(wù)秘書處登記，并按上述流程進(jìn)行。五、訴訟仲裁管理：部門之間流程：凡發(fā)生或可能發(fā)生以公司、分公司、營業(yè)部為原告、被告或 第三人的訴訟仲裁事項(xiàng)時(shí)，相關(guān)部門、分公司、營業(yè)部應(yīng)及時(shí)向我部報(bào)送有 關(guān)報(bào)

15、告。部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后，業(yè)務(wù)秘書登記并向部門 領(lǐng)導(dǎo)請示后根據(jù)各人分工及工作量進(jìn)行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦。業(yè)務(wù)人 員根據(jù)案件的復(fù)雜程度，從便于解決糾紛的角度出發(fā)，決定部門自己代理或 由相關(guān)部門自行聘請律師代理，出具相應(yīng)意見（采用統(tǒng)一格式）且經(jīng)我部領(lǐng) 導(dǎo)簽字后由業(yè)務(wù)秘書及時(shí)反饋報(bào)送部門， 或按報(bào)送部門需求及視具體情況上 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)送其他部門。六、聘請律師管理： 部門之間流程：凡需要以公司名義聘請律師的部門，應(yīng)事前報(bào)經(jīng)我部審批， 相關(guān)部門應(yīng)直接向我部報(bào)送有關(guān)報(bào)告和相關(guān)文件。部門內(nèi)部流程：我部在收到有關(guān)部門的相關(guān)材料后，業(yè)務(wù)秘書登記并向部門 領(lǐng)導(dǎo)請示后根據(jù)各人分工及工作

16、量進(jìn)行分配，或部門領(lǐng)導(dǎo)直接交辦。業(yè)務(wù)人 員根據(jù)具體案件情況及擬聘律師的情況，及時(shí)作出是否同意或調(diào)整的指導(dǎo)性 意見，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后由業(yè)務(wù)秘書及時(shí)反饋報(bào)送部門，或按報(bào)送部門需求 及視訴訟標(biāo)的上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或報(bào)送其他部門。七、涉及公安、檢察、法院查詢等有關(guān)事項(xiàng)的辦理：公安部門、檢察院、法院等到公司辦理查詢、凍結(jié)等有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，在接待部 門不明時(shí)，我部負(fù)責(zé)對外接待，并按公安部門、檢察院、法院等的要求帶其 到相關(guān)部門或代為辦理有關(guān)事項(xiàng)。八、部門資料庫的建設(shè)：部門內(nèi)部流程：業(yè)務(wù)秘書是部門內(nèi)部圖書資料庫和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的責(zé)任 人，負(fù)責(zé)以上兩庫的日常維護(hù)和管理；部門其他人員應(yīng)積極配合業(yè)務(wù)秘書工 作，主動(dòng)配合更新

17、有關(guān)內(nèi)容，及時(shí)把研究報(bào)告、交流心得、培訓(xùn)資料等交給 業(yè)務(wù)秘書保存或掛在網(wǎng)上。附件二： 法律事務(wù)總部現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程中存在的問題 根據(jù)公司要求，我部對照部門現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，以提高效率、風(fēng)險(xiǎn)控制、資 源共享和權(quán)責(zé)分明等四個(gè)問題為切入點(diǎn)， 認(rèn)真查找并分析了部門工作中遇到的問 題及在現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程中的表現(xiàn)形式?，F(xiàn)將有關(guān)問題歸納如下：一、法律服務(wù)工作事前溝通不夠 我部在日常工作中，發(fā)現(xiàn)有的部門或分支機(jī)構(gòu)需要我部出具法律意見或?qū)彶楹贤瑫r(shí)， 只在需要我部簽署意見時(shí)報(bào)送有關(guān)材料， 且有時(shí)材料只和需審批的內(nèi) 容有關(guān)，對事情的來龍去脈或語焉不詳或干脆就沒有必要的解釋說明， 這很容易 產(chǎn)生以下幾種后果：1、效率降低。我部人

18、員為保證出具意見的質(zhì)量，不得不和經(jīng)辦人員多次溝 通，公文數(shù)次往返，降低了辦公效率。2、出具的法律意見有時(shí)不能完全適用。 由于我部人員看到的材料可能只反映了部分情況，我部人員根據(jù)這些材 料出具的意見就很可能不能完全反映實(shí)際狀況， 對業(yè)務(wù)的指導(dǎo)性和風(fēng)險(xiǎn) 的規(guī)避方面也就有待加強(qiáng)。由于種種原因使得我部意見不能被完全采納。如合同審查時(shí)，有時(shí)經(jīng)辦 人員拿來的合同對方已蓋章， 我部再提意見經(jīng)辦人員會(huì)覺得難以和對方 協(xié)商解決。3、法律審核走過場。有時(shí)經(jīng)辦人員聲稱項(xiàng)目緊急，沒給出合理的時(shí)間讓我 部審核，甚至就坐等催辦，再加上缺少必要的事前溝通，容易導(dǎo)致法律 審核流于形式。為增強(qiáng)法律服務(wù)的及時(shí)、有效性，我部除在出具法律意見前主動(dòng)與有關(guān)部 門聯(lián)系、加強(qiáng)事前溝通外， 還需要相關(guān)部門積極主動(dòng)地介紹有關(guān)情況、 提供背景 材料。二、合同審查流程有可完善之處 在現(xiàn)行的合同審查流程中，需公司蓋章的合同都是先報(bào)風(fēng)險(xiǎn)控制辦公室， 經(jīng)其評審后再由