現(xiàn)代企業(yè)秘書實(shí)務(wù)(下）

1、秘書培訓(xùn)資料秘書培訓(xùn)資料1時(shí)間管理和旅行時(shí)間管理和旅行會(huì)議安排會(huì)議安排信息管理信息管理人際交往人際交往2時(shí)間管理時(shí)間管理時(shí)間管理是效率的保障。時(shí)間管理是效率的保障。愛(ài)迪生說(shuō)：愛(ài)迪生說(shuō)：“世界上最重要的東西是時(shí)間。世界上最重要的東西是時(shí)間?！瘪R克思說(shuō)：馬克思說(shuō)：“可支配的時(shí)間，就是財(cái)富本身?？芍涞臅r(shí)間，就是財(cái)富本身?！?31、 開(kāi)門前后：開(kāi)門前后： a、取郵件報(bào)紙取郵件報(bào)紙 b、開(kāi)門，定格觀看辦公室（有，無(wú)）開(kāi)門，定格觀看辦公室（有，無(wú)） c、取傳真件，翻日歷，對(duì)時(shí)鐘，打開(kāi)電器取傳真件，翻日歷，對(duì)時(shí)鐘，打開(kāi)電器41、 2、 常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列）常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列）a、查

2、閱日志（準(zhǔn)備、提醒查閱日志（準(zhǔn)備、提醒-）b、處理郵件、來(lái)件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件處理郵件、來(lái)件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-）c、聆聽(tīng)上司指示（筆記聆聽(tīng)上司指示（筆記-）d、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件e、制備文稿（起草、修改、審批制備文稿（起草、修改、審批-打印、裝訂）打印、裝訂）f、接待訪客接待訪客 g、安排會(huì)議、約會(huì)安排會(huì)議、約會(huì)h、處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購(gòu)水、用品，訂票）處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購(gòu)水、用品，訂票）51、 3、 日志項(xiàng)目：（當(dāng)日必完成）日志項(xiàng)目：（當(dāng)日必完成）a、為上司為上司外出，會(huì)議，會(huì)客等（準(zhǔn)備，參與外出，會(huì)議，會(huì)客等（準(zhǔn)

3、備，參與-結(jié)束）結(jié)束）b、為自己為自己外出，會(huì)議，會(huì)客等（準(zhǔn)備，參與外出，會(huì)議，會(huì)客等（準(zhǔn)備，參與-結(jié)束）結(jié)束）2、 4、新增內(nèi)容：、新增內(nèi)容： （立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂）（立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂）a、新加工作新加工作 b、應(yīng)急工作應(yīng)急工作 c、突發(fā)事件突發(fā)事件65、關(guān)門前后：、關(guān)門前后：a、查看日志（提醒上司，自己清晰）查看日志（提醒上司，自己清晰）b、回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班否）回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班否）c、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)器，器， 切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗

4、關(guān)門）關(guān)門）7每日記錄，一周統(tǒng)計(jì)，周志顯示：每日記錄，一周統(tǒng)計(jì)，周志顯示：接電話接電話500次，打電話次，打電話380次，接訪客次，接訪客70位，做文位，做文件件36份（份（5萬(wàn)字），萬(wàn)字），出外訪出外訪17家，參加會(huì)家，參加會(huì)14個(gè)，處理事務(wù)個(gè)，處理事務(wù)68件件-再加入分析、評(píng)價(jià)，送交上司再加入分析、評(píng)價(jià)，送交上司 結(jié)論：結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動(dòng)，自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動(dòng)， 加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉大加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉大8 明確目標(biāo)明確目標(biāo) 建立計(jì)劃，寫成清單建立計(jì)劃，寫成清單 設(shè)定先后順序，分清輕重緩急設(shè)定先后順序，分清輕重緩急 遇事馬上做，現(xiàn)在就做遇事馬上

5、做，現(xiàn)在就做 第一次就做好，次次做好第一次就做好，次次做好 專心致志，不要有頭無(wú)尾專心致志，不要有頭無(wú)尾 珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢 養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣 養(yǎng)成快速的節(jié)奏感養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 設(shè)定完成期限設(shè)定完成期限 善用零碎時(shí)間善用零碎時(shí)間9 abcd法則：法則： 急迫急迫 先做先做a 既重而急既重而急次做次做b 重而不急重而不急再做再做c 急而不重急而不重不做不做d 不重不急不重不急 重要重要abdc10行動(dòng)計(jì)劃和時(shí)間表行動(dòng)計(jì)劃和時(shí)間表是用于管理時(shí)間和任務(wù)的是用于管理時(shí)間和任務(wù)的文件，包括：文件，包括： 任務(wù)的名稱和摘要；任務(wù)的名稱和摘要； 衡量進(jìn)度

6、的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)；衡量進(jìn)度的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)；需要來(lái)完成該工作的物質(zhì)資源的信息；需要來(lái)完成該工作的物質(zhì)資源的信息；任務(wù)的分配任務(wù)的分配已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和 部門的細(xì)節(jié)；部門的細(xì)節(jié)；11意外情況的處理意外情況的處理萬(wàn)一有時(shí)間拖延如何處萬(wàn)一有時(shí)間拖延如何處 理，例如設(shè)備發(fā)理，例如設(shè)備發(fā) 生故障生故障 進(jìn)展信息報(bào)告進(jìn)展信息報(bào)告報(bào)告何人、何時(shí)和怎樣報(bào)告何人、何時(shí)和怎樣 報(bào)告報(bào)告監(jiān)督和管理監(jiān)督和管理何人、如何監(jiān)督工作的進(jìn)展何人、如何監(jiān)督工作的進(jìn)展 和質(zhì)量；和質(zhì)量；當(dāng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時(shí)，有明確的標(biāo)記的方法，例如當(dāng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時(shí)，有明確的標(biāo)記的方法，例如 在方框打勾在方框打

7、勾12日志管理要做到：日志管理要做到： 輸入會(huì)議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等，輸入會(huì)議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等， 立即標(biāo)上開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間立即標(biāo)上開(kāi)始和結(jié)束的時(shí)間 在每月或年的開(kāi)始，輸入固定的會(huì)議，約會(huì)在每月或年的開(kāi)始，輸入固定的會(huì)議，約會(huì)在一周的開(kāi)始和一天的開(kāi)始查看日志，及時(shí)在一周的開(kāi)始和一天的開(kāi)始查看日志，及時(shí) 更新更新需要取消時(shí)，清楚和立即輸入取消記號(hào)。需要取消時(shí)，清楚和立即輸入取消記號(hào)。安排隔開(kāi)假日安排隔開(kāi)假日13計(jì)劃：包括計(jì)劃：包括 日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體工作和活動(dòng)、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法體工作和活動(dòng)、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法交通工具：包括選擇、如何

8、訂票、再確認(rèn)以及交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認(rèn)以及國(guó)際旅行中的國(guó)際時(shí)差換算國(guó)際旅行中的國(guó)際時(shí)差換算 訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn)訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn)辦理邀請(qǐng)函、護(hù)照、簽證、黃皮書等旅行文件辦理邀請(qǐng)函、護(hù)照、簽證、黃皮書等旅行文件14會(huì)前籌備會(huì)前籌備會(huì)中職責(zé)會(huì)中職責(zé)會(huì)后任務(wù)會(huì)后任務(wù)15 確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)容、時(shí)間、會(huì)期、確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)容、時(shí)間、會(huì)期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。 選擇場(chǎng)地：大小會(huì)場(chǎng)、食宿地、級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)地等。選擇場(chǎng)地：大小會(huì)場(chǎng)、食宿地、級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)地等。 發(fā)送請(qǐng)柬和通

9、知。發(fā)送請(qǐng)柬和通知。 準(zhǔn)備資料準(zhǔn)備資料 ：會(huì)議日程、各類文件、聲像資料、廣告、：會(huì)議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報(bào)導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。報(bào)導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。 會(huì)務(wù)工作：會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報(bào)會(huì)務(wù)工作：會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報(bào)到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。 經(jīng)費(fèi)預(yù)算：來(lái)源、計(jì)劃、審批等。經(jīng)費(fèi)預(yù)算：來(lái)源、計(jì)劃、審批等。 16提前到會(huì)，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)提前到會(huì)，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)簽、存衣架等）簽、存衣架等）需要時(shí)，實(shí)施備用方案（如人員、地點(diǎn)、設(shè)備需要時(shí)，實(shí)施備用方案（如人員、地點(diǎn)、設(shè)備等出現(xiàn)意外）等

10、出現(xiàn)意外） 做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會(huì)者、辦做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會(huì)者、辦理簽到手續(xù)等）理簽到手續(xù)等）做好會(huì)議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、做好會(huì)議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細(xì)記錄、代表名冊(cè)等）詳細(xì)記錄、代表名冊(cè)等）17輔助會(huì)議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主輔助會(huì)議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主持人掌握會(huì)場(chǎng)情況、控制會(huì)議進(jìn)程、觀注會(huì)議持人掌握會(huì)場(chǎng)情況、控制會(huì)議進(jìn)程、觀注會(huì)議動(dòng)態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理電話應(yīng)急等）動(dòng)態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理電話應(yīng)急等） 安排好會(huì)中的后勤服務(wù)（會(huì)議休息、飲料、用安排好會(huì)中的后勤服務(wù)（會(huì)議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂(lè)、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療

11、等）餐、住宿、娛樂(lè)、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療等）集會(huì)議的信息（發(fā)新聞、寫簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議調(diào)查、集會(huì)議的信息（發(fā)新聞、寫簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議調(diào)查、反饋等）反饋等）妥善做好送客工作（購(gòu)票、車輛、留宿等）妥善做好送客工作（購(gòu)票、車輛、留宿等）18目的目的-反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭(zhēng)論的問(wèn)題，摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)爭(zhēng)論的問(wèn)題，摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)期長(zhǎng)的常編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)以交流信息）期長(zhǎng)的常編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)以交流信息）類別類別-摘要式摘要式將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。讓其他組了解。 概括式概括式-根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)

12、、根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)、小組情況，供閱。小組情況，供閱。 綜合式綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、包容上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、賀信、花絮等。賀信、花絮等。19快快-搶時(shí)間，不拖拉，邊聽(tīng)、邊記、邊分析、搶時(shí)間，不拖拉，邊聽(tīng)、邊記、邊分析、邊整理，滿足時(shí)限性。邊整理，滿足時(shí)限性。新新-提出新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，提出新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。滿足交流性和指導(dǎo)性。實(shí)實(shí)-內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實(shí)核對(duì)清楚，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。不夸大縮小。短短-行文簡(jiǎn)明扼要，開(kāi)門見(jiàn)山，樸實(shí)無(wú)華，一行文簡(jiǎn)明扼要，開(kāi)門見(jiàn)山，樸實(shí)無(wú)

13、華，一語(yǔ)中的語(yǔ)中的 20目的目的-反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭(zhēng)論的反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭(zhēng)論的問(wèn)題，摘錄會(huì)議發(fā)言問(wèn)題，摘錄會(huì)議發(fā)言 要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)期長(zhǎng)的常編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)以交流信息）要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)期長(zhǎng)的常編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)以交流信息） 類別類別- 摘要式摘要式將有代表性、有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，將有代表性、有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理， 讓其他組了解。讓其他組了解。 概括式概括式-根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)、小組根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)、小組 情況，供與會(huì)者閱。情況，供與會(huì)者閱。 綜合式綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、賀信、包容上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、賀信、 會(huì)中花絮

14、等。會(huì)中花絮等。21快快-搶時(shí)間，不拖拉，邊聽(tīng)、邊記、搶時(shí)間，不拖拉，邊聽(tīng)、邊記、 邊分析、邊整理，滿足時(shí)限性。邊分析、邊整理，滿足時(shí)限性。 新新-提出新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，提出新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)， 引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。 實(shí)實(shí)-內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，數(shù)字、內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，數(shù)字、 事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。 短短-行文簡(jiǎn)明扼要，開(kāi)門見(jiàn)山，樸實(shí)無(wú)華，行文簡(jiǎn)明扼要，開(kāi)門見(jiàn)山，樸實(shí)無(wú)華， 一語(yǔ)中的，不過(guò)千字。一語(yǔ)中的，不過(guò)千字。22 格式格式-報(bào)頭報(bào)頭 xxx會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（第會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)（第x期）期） xxx會(huì)議秘書處編會(huì)議秘書處編

15、 xxxx年年x月月x日日 正文正文 xxxxxx（標(biāo)題）標(biāo)題） xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 報(bào)尾報(bào)尾 送：送：xxxxxxx（上級(jí)）上級(jí)） 發(fā)：與會(huì)代表發(fā)：與會(huì)代表 （共?。ü灿x份）份）23 定義定義-按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào) 和下達(dá)貫徹執(zhí)行。和下達(dá)貫徹執(zhí)行。 寫作寫作-1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。 2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主

16、有次，言語(yǔ)精練。有次，言語(yǔ)精練。 3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí)加理論說(shuō)明。要時(shí)加理論說(shuō)明。 4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。調(diào)、約束作用。 24 格式格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。三部分，可不蓋公章。 本體：標(biāo)題本體：標(biāo)題-公文式或簡(jiǎn)式（會(huì)議名稱公文式或簡(jiǎn)式（會(huì)議名稱+紀(jì)要）紀(jì)要） 時(shí)間時(shí)間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間 正文正文-概況：概況： 會(huì)期、

17、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。 結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句提出要求、希結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句提出要求、希 望、望、 號(hào)召號(hào)召 簽署簽署-正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱25主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方式有表達(dá)方式有: 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用 小型會(huì)議小型會(huì)議 條塊式；規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容條塊式；

18、規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納 會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確 記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體體261、 收回所有單位（部門）物品（文件材料、設(shè)備收回所有單位（部門）物品（文件材料、設(shè)備 文具物品等）文具物品等）2、 清潔、檢查會(huì)議地點(diǎn)、場(chǎng)所（借用還回、移清潔、檢查會(huì)議地點(diǎn)、場(chǎng)所（借用還回、移 動(dòng)恢復(fù)等）動(dòng)恢復(fù)等）3、 向有關(guān)提供幫助者告辭致謝向有關(guān)提供幫助者告辭致謝4、 結(jié)請(qǐng)帳目（場(chǎng)地、住宿、設(shè)備、餐飲、服務(wù)、結(jié)請(qǐng)帳目（場(chǎng)地、住宿

19、、設(shè)備、餐飲、服務(wù)、 文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比較，并檢查訂金最后結(jié)文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比較，并檢查訂金最后結(jié) 算?，F(xiàn)金、支票、信用卡算。現(xiàn)金、支票、信用卡索要發(fā)票憑證）索要發(fā)票憑證）275、 會(huì)議分析和評(píng)估（統(tǒng)計(jì)、分析調(diào)查、問(wèn)卷會(huì)議分析和評(píng)估（統(tǒng)計(jì)、分析調(diào)查、問(wèn)卷 等，包含對(duì)會(huì)議內(nèi)容、展示、管理、地點(diǎn)等，包含對(duì)會(huì)議內(nèi)容、展示、管理、地點(diǎn) 設(shè)施、材料、服務(wù)等評(píng)估）設(shè)施、材料、服務(wù)等評(píng)估）6、 整理會(huì)議文件材料（如記錄的整理、會(huì)議整理會(huì)議文件材料（如記錄的整理、會(huì)議 材料的存檔）材料的存檔）7、 編制會(huì)議報(bào)告、紀(jì)要、通訊編制會(huì)議報(bào)告、紀(jì)要、通訊8、 進(jìn)行會(huì)議催辦和備忘（執(zhí)行催辦會(huì)議交辦進(jìn)行會(huì)議催辦和備忘

20、（執(zhí)行催辦會(huì)議交辦 決定，整理待做工作表等）決定，整理待做工作表等）28定義定義-按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)和下達(dá)按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)和下達(dá) 貫徹執(zhí)行。貫徹執(zhí)行。寫作寫作- 1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。 2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次 言語(yǔ)精練。言語(yǔ)精練。3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí)、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí) 加理論說(shuō)明。加理論說(shuō)明。4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)

21、調(diào)、 約束作用。約束作用。29 列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。可不蓋公章。 本體：本體： 標(biāo)題標(biāo)題-公文式或簡(jiǎn)式（會(huì)議名稱公文式或簡(jiǎn)式（會(huì)議名稱+紀(jì)要）紀(jì)要） 時(shí)間時(shí)間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間 正文正文-概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。與成果。 30表達(dá)方式有：表達(dá)方式有： 概述式概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用?。痪C合原

22、始材料，圍繞議題概述多用小型會(huì)議型會(huì)議 條塊式條塊式；規(guī)模大，議題多的；規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容，或先塊獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確后條混合使用，層次明確 記錄式記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體成記要主體31結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句提出要求、結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句提出要求、希望、號(hào)召希望、號(hào)召簽署簽署-正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱32-國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人從事政、軍、經(jīng)、國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人從事政

23、、軍、經(jīng)、科、技、文、宗等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、科、技、文、宗等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像記錄社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像記錄（行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、科研類、工藝技術(shù)（行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、科研類、工藝技術(shù)類、法律類、財(cái)會(huì)金融類、類、法律類、財(cái)會(huì)金融類、 基建設(shè)備類、人事類等）基建設(shè)備類、人事類等）33檔案特點(diǎn)檔案特點(diǎn)-1、社會(huì)實(shí)踐中的原始記錄；、社會(huì)實(shí)踐中的原始記錄；2、是有條件轉(zhuǎn)化來(lái)的文件、是有條件轉(zhuǎn)化來(lái)的文件3、 來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣檔案作用檔案作用-1、憑證作用；、憑證作用；2、參考及情報(bào)作用、參考及情

24、報(bào)作用341、 收集工作收集工作-獲取積累檔案的手段，統(tǒng)獲取積累檔案的手段，統(tǒng) 一管理的措施，力求豐富完整高質(zhì)一管理的措施，力求豐富完整高質(zhì) 2、 整理工作整理工作-按一定原則分類、組合、按一定原則分類、組合、 排列、編號(hào)、編目的有序化過(guò)程排列、編號(hào)、編目的有序化過(guò)程3、鑒定工作鑒定工作-對(duì)庫(kù)存進(jìn)行鑒別、挑選、對(duì)庫(kù)存進(jìn)行鑒別、挑選、去去 粗取精，最佳優(yōu)化，發(fā)揮價(jià)值粗取精，最佳優(yōu)化，發(fā)揮價(jià)值354、 保管工作保管工作-采取保護(hù)措施，妥善管理采取保護(hù)措施，妥善管理 延長(zhǎng)壽命，加強(qiáng)保密，確保安全延長(zhǎng)壽命，加強(qiáng)保密，確保安全5、 統(tǒng)計(jì)工作統(tǒng)計(jì)工作-進(jìn)行收進(jìn)、移出、利用數(shù)進(jìn)行收進(jìn)、移出、利用數(shù) 量登記、

25、統(tǒng)計(jì)和分析，掌握情況量登記、統(tǒng)計(jì)和分析，掌握情況6、提供利用提供利用-開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，為開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，為 事業(yè)服務(wù)，達(dá)到建檔根本目的事業(yè)服務(wù)，達(dá)到建檔根本目的36按字母排列按字母排列-以英文姓氏順序排，同姓再按名以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音的首字，中文按拼音 如客戶名單李如客戶名單李l在前，張?jiān)谇埃瑥坺在后在后按主題內(nèi)容按主題內(nèi)容-同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立一個(gè)易區(qū)分的主題一個(gè)易區(qū)分的主題 如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題按形成時(shí)間按形成時(shí)間-文件形成時(shí)間年、月、日的先后，文件形成時(shí)間年、月、日的

26、先后，看發(fā)展變化看發(fā)展變化 如將財(cái)務(wù)發(fā)票本按年、月分類如將財(cái)務(wù)發(fā)票本按年、月分類37按地區(qū)范圍按地區(qū)范圍-業(yè)務(wù)活動(dòng)以地區(qū)更顯重要和方便業(yè)務(wù)活動(dòng)以地區(qū)更顯重要和方便時(shí)，確定地區(qū)名時(shí)，確定地區(qū)名 如西北分公司、東北分公司如西北分公司、東北分公司按數(shù)字規(guī)律按數(shù)字規(guī)律-按規(guī)律用數(shù)字給文件編號(hào)歸檔，按規(guī)律用數(shù)字給文件編號(hào)歸檔，便于增添和查找便于增添和查找 如人事檔案的編號(hào)，病歷，微機(jī)管理如人事檔案的編號(hào)，病歷，微機(jī)管理38按檔案來(lái)源按檔案來(lái)源-保持文件形成的來(lái)源地的清晰，保持文件形成的來(lái)源地的清晰，不隨意拆散、搬家不隨意拆散、搬家 如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件按載體形式按載體

27、形式-根據(jù)檔案載體的不同而分類根據(jù)檔案載體的不同而分類 如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷綜合應(yīng)用各類綜合應(yīng)用各類，如先時(shí)間，后主題，再地區(qū)，如先時(shí)間，后主題，再地區(qū) 39人際關(guān)系人際關(guān)系氣質(zhì)類型氣質(zhì)類型約哈里窗戶約哈里窗戶與同事相處與同事相處與上司相處與上司相處40人際關(guān)系是指人際關(guān)系是指在社會(huì)活動(dòng)中，人們相互間所結(jié)在社會(huì)活動(dòng)中，人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系，也可以說(shuō)是反映人與人之間心成的各種關(guān)系，也可以說(shuō)是反映人與人之間心理上的距離。理上的距離。人際關(guān)系圖人際關(guān)系圖41接近性吸引接近性吸引空間距離近，見(jiàn)面機(jī)會(huì)多空間距離近，見(jiàn)面機(jī)會(huì)多相似性吸引相似性吸引處事態(tài)

28、度相似，感情融合處事態(tài)度相似，感情融合互補(bǔ)性吸引互補(bǔ)性吸引滿足需要，我無(wú)換他有滿足需要，我無(wú)換他有報(bào)答性吸引報(bào)答性吸引他對(duì)你好，報(bào)之以瓊瑤他對(duì)你好，報(bào)之以瓊瑤儀表性吸引儀表性吸引儀表誘人，第一印象好儀表誘人，第一印象好4243自自知知自自不不知知人人知知開(kāi)放區(qū)域（自知人亦知）行為、興趣、嗜好、思想、觀點(diǎn)情趣、外貌、職業(yè)、家庭以及某些背景材料。應(yīng)溝通人際交往的效率，努力擴(kuò)大該區(qū)。盲目區(qū)域（人知自不知）看不到自己的缺點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，做自己不能意識(shí)到的事，當(dāng)事者迷。應(yīng)從他人處獲取自己的信息，努力縮小該區(qū)。人人不不知知秘密區(qū)域（自知人不知）個(gè)人隱私秘密，其范圍因人、事、條件而異。應(yīng)盡力向開(kāi)放區(qū)轉(zhuǎn)化，擴(kuò)大知心

29、朋友。未知區(qū)域（自不知人亦不知）人的潛意識(shí)，可以轉(zhuǎn)化成其它三區(qū)。應(yīng)努力挖掘潛在意識(shí)，認(rèn)知自我，縮小未知區(qū)。44情商eq智商iq45 尊重他人尊重他人 感謝他人的幫助感謝他人的幫助 關(guān)心他人，提供幫助、配合與支持，表現(xiàn)溫情與愛(ài)心關(guān)心他人，提供幫助、配合與支持，表現(xiàn)溫情與愛(ài)心 不強(qiáng)加于人，體諒他人不強(qiáng)加于人，體諒他人 謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁 準(zhǔn)確扮演自己的角色準(zhǔn)確扮演自己的角色 保持溝通與交流保持溝通與交流 正確對(duì)待他人的成績(jī)正確對(duì)待他人的成績(jī)46 l l 每天上班見(jiàn)了同事，你主動(dòng)問(wèn)好，表示致意嗎？每天上班見(jiàn)了同事，你主動(dòng)問(wèn)好，表示致意嗎？ l l 你能細(xì)心察覺(jué)同事的情感變化，主動(dòng)詢

30、問(wèn)表示關(guān)你能細(xì)心察覺(jué)同事的情感變化，主動(dòng)詢問(wèn)表示關(guān) 切嗎？切嗎？ l l 在與同事共同工作時(shí)，你采?。糊R心協(xié)力、漫不在與同事共同工作時(shí)，你采?。糊R心協(xié)力、漫不 精心、推委、拆臺(tái)？精心、推委、拆臺(tái)？ l l 同事遇到困難，你是：熱心幫助、表面應(yīng)付、不同事遇到困難，你是：熱心幫助、表面應(yīng)付、不 聞不問(wèn)？聞不問(wèn)？ l l 遇到難以分清的工作，你是主動(dòng)去做，還是推給遇到難以分清的工作，你是主動(dòng)去做，還是推給 別人？別人？47 l l 當(dāng)你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請(qǐng)求嗎？當(dāng)你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請(qǐng)求嗎？ l l 你認(rèn)為同事幫助你是應(yīng)該的，而不需要感謝嗎？你認(rèn)為同事幫助你是應(yīng)該的，而不需要

31、感謝嗎？ l l 同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和 處理事由嗎？處理事由嗎？ l l 同事外出，有電話找他，你是怎樣接應(yīng)電話的？同事外出，有電話找他，你是怎樣接應(yīng)電話的？ l l 當(dāng)你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮當(dāng)你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮 兮，還是共同分享？兮，還是共同分享？ l l 你怎樣給同事留言和寫備忘條？你怎樣給同事留言和寫備忘條？48 l l 當(dāng)你取得一些成績(jī)時(shí)，你會(huì)在同事面前流露、當(dāng)你取得一些成績(jī)時(shí)，你會(huì)在同事面前流露、 炫耀，甚至吹噓嗎？炫耀，甚至吹噓嗎？ l l 對(duì)待同事的缺點(diǎn)或毛病，你是看笑話、夸大對(duì)待同事的缺點(diǎn)或毛病，你是看笑話、夸大 喧揚(yáng)，還是真誠(chéng)幫助？喧揚(yáng)，還是真誠(chéng)幫助？ l l 看到同事取得成績(jī)或上司表?yè)P(yáng)，你是祝賀、無(wú)看到同事取得成績(jī)或上司表?yè)P(yáng)，你是祝賀、無(wú) 所謂，還是有些嫉妒？所謂，還是有些嫉妒？ l l 工作中，你能與同事相互切磋、共同商量、交工作中，你能與同事相互切磋、共同商量、交 流體會(huì)嗎？流體會(huì)嗎？49 尊重上司：尊重上司： 上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人 上司承擔(dān)的責(zé)任比你大，向家中長(zhǎng)子，既要完成上司承擔(dān)的責(zé)任比你大，向家中長(zhǎng)子，既要完成 父母交給的任務(wù)又要管理好弟妹，實(shí)屬不易父母交給的任務(wù)又要管理