合同信息化管理規(guī)定

1、第十一章合同信息化管理規(guī)定為貫徹落實(shí)公司信息化總體規(guī)劃，持續(xù)有效運(yùn)行合同管理軟件，以信 息化手段規(guī)范、督促、提升公司合同管理水平，結(jié)合公司實(shí)際情況制定本 管理規(guī)定。一、上線范圍第一條 公司所屬一、二、三、四公司，五、六分公司，深圳分公司, 昆明分公司，福州分公司，海力公司等以項(xiàng)目施工為主業(yè)的單位均要求全 面上線運(yùn)行合同管理軟件，經(jīng)營(yíng)性窗口公司和其他單位暫不作強(qiáng)制性要求， 由各單位自行決定。第二條 所有以二航局名義中標(biāo)和以子公司名義中標(biāo)的項(xiàng)目均要求全 面上線合同管理軟件，實(shí)現(xiàn)合同管理網(wǎng)上運(yùn)行。第三條 為投資項(xiàng)目成立的項(xiàng)目公司暫不要求上線合同管理軟件，但 對(duì)應(yīng)承擔(dān)具體施工任務(wù)的項(xiàng)目部應(yīng)上線運(yùn)行合同

2、管理軟件。二、上線數(shù)據(jù)內(nèi)容與要求第四條 合同管理信息化要求上線的數(shù)據(jù)包括建設(shè)合同信息、分包合 同信息、項(xiàng)目成本信息、分包商信息、法律糾紛信息和合同事務(wù)處理信息 六大模塊數(shù)據(jù)。第五條 建設(shè)合同要求錄入的數(shù)據(jù)信息主要包括：項(xiàng)目基本信息，建 設(shè)合同基本信息，項(xiàng)目經(jīng)理、商務(wù)副經(jīng)理、合同部長(zhǎng)姓名、聯(lián)系方式和變 動(dòng)情況，合同工期和履約狀況，與業(yè)主計(jì)量批復(fù)情況和明細(xì)，收款情況明 細(xì)，變更索賠進(jìn)展情況和明細(xì)等，要求將合同協(xié)議書、工程量清單、每期中間計(jì)量證書、變更索賠申報(bào)和批復(fù)資料等掃描后上傳系統(tǒng)。第六條 分包合同要求錄入的數(shù)據(jù)信息主要包括：分包申報(bào)與審批信 息、分包招議標(biāo)開標(biāo)與評(píng)標(biāo)信息、合同評(píng)審信息、合同基本

3、信息、中間計(jì) 量信息、支付信息、變更信息、結(jié)算信息等， 要求將分包開標(biāo)與評(píng)標(biāo)記錄、 分包合同評(píng)審會(huì)簽表、分包合同、辦理的計(jì)量支付資料、變更審批資料、 完工結(jié)算資料等掃描后上傳系統(tǒng)。第七條 項(xiàng)目成本信息要求錄入的數(shù)據(jù)主要包括：項(xiàng)目初期成本測(cè)算 資料、上級(jí)單位下達(dá)的責(zé)任成本資料、季度已發(fā)生成本統(tǒng)計(jì)和預(yù)計(jì)未來成 本測(cè)算資料等。第八條 分包商管理要求錄入的數(shù)據(jù)主要包括：分包商基本信息、五 證掃描件上傳與更新、獎(jiǎng)懲信息錄入等，較多數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)信息化其他模 塊數(shù)據(jù)。第九條 法律糾紛信息要求錄入的數(shù)據(jù)主要包括：案件基本情況介紹 和進(jìn)展情況更新、主要證據(jù)情況、上傳相關(guān)法律文書掃描件。第十條 合同事務(wù)處理模塊主

4、要用于辦理各類補(bǔ)充協(xié)議簽字蓋章審核、 對(duì)外發(fā)函發(fā)文審核等日常事務(wù)性工作。第十一條 各單位和項(xiàng)目部在錄入合同信息化數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)同步完整上 傳相關(guān)附件資料，在保證內(nèi)容完整、清晰可讀的前提下，盡量壓縮上傳附 件容量。建議單頁文字資料采用 JPG格式、多頁文字資料采用PDF格式或 以JPG格式掃描每頁后插入Word文檔上傳，不得采取直接壓縮打包形式上 傳附件。第十二條 項(xiàng)目部應(yīng)在本項(xiàng)目建設(shè)合同簽訂后 5 日內(nèi)完成項(xiàng)目基本信 息與建設(shè)合同基本信息的錄入工作并上傳附件，在申報(bào)或獲批建設(shè)合同計(jì) 量、支付、變更索賠信息后 3日內(nèi)將信息錄入系統(tǒng)，數(shù)據(jù)發(fā)生變化后 3 日 內(nèi)同步更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。第十三條 項(xiàng)目部應(yīng)至少提

5、前 15 日在網(wǎng)上填報(bào)分包申請(qǐng)信息，在完 成開標(biāo)評(píng)標(biāo)工作后 3 日內(nèi)將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，分包計(jì)量、支付、變更、 結(jié)算信息應(yīng)當(dāng)即辦即錄，保證后續(xù)工作能和時(shí)正常開展。第十四條 項(xiàng)目部應(yīng)在施工組織設(shè)計(jì)獲批后三個(gè)月內(nèi)完成初期成本 測(cè)算數(shù)據(jù)錄入工作，在每季度末 30 日前完成季度已發(fā)生成本統(tǒng)計(jì)和預(yù)計(jì)未 來成本測(cè)算分析并同步更新成本測(cè)算調(diào)整模塊數(shù)據(jù)。第十五條 對(duì)合同信息化軟件中填報(bào)的相關(guān)申請(qǐng)申報(bào)信息，對(duì)應(yīng)有審 查審批權(quán)限的用戶應(yīng)當(dāng)在收到審查審批提醒后 2 個(gè)工作日內(nèi)完成審查審批 工作。第十六條 對(duì)因各種原因在項(xiàng)目信息化數(shù)據(jù)創(chuàng)建前就需實(shí)施的分包 申請(qǐng)、分包招議標(biāo)等，可先采取書面形式辦理，具備上線條件后 5

6、日內(nèi)再 將數(shù)據(jù)信息補(bǔ)錄， 并上傳已形成的有關(guān)書面文件資料， 以證明為補(bǔ)錄數(shù)據(jù)。三、用戶權(quán)限設(shè)置與調(diào)整第十七條 各單位應(yīng)配置合同信息化系統(tǒng)管理員專人負(fù)責(zé)軟件用戶 權(quán)限設(shè)置與調(diào)整工作，建立對(duì)應(yīng)臺(tái)賬，真實(shí)、全面、準(zhǔn)確記錄用戶權(quán)限開 通、調(diào)整、撤銷全過程信息。第十八條 系統(tǒng)管理員收到項(xiàng)目相關(guān)人員任職信息后 2 日內(nèi)，為其開 通合同管理系統(tǒng)用戶權(quán)限并記錄在案。第十九條 合同管理人員職務(wù)、崗位等發(fā)生變動(dòng)后，所在單位或項(xiàng)目部應(yīng)在 2 日內(nèi)以書面形式將變動(dòng)情況報(bào)本單位合同部門，系統(tǒng)管理員 1 個(gè) 工作日內(nèi)完成權(quán)限調(diào)整并記錄在案。第二十條 對(duì)因各種原因離職或調(diào)離我單位的合同人員，所在單位或 項(xiàng)目部應(yīng)在確認(rèn)離職或

7、調(diào)離信息后 24 小時(shí)內(nèi)（電話通知）將變動(dòng)情況報(bào)本 單位合同部門，系統(tǒng)管理員收到信息后 24 小時(shí)內(nèi)取消其權(quán)限，相關(guān)書面手 續(xù)可隨后補(bǔ)辦。四、安全保密和其他第二十一條 各單位合同部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本單位合同信息化系統(tǒng) 的保密與安全工作，發(fā)現(xiàn)異常情況和時(shí)報(bào)告。第二十二條 各級(jí)合同用戶應(yīng)妥善保管用戶名和密碼，收到初始密碼后 和時(shí)更改，使用過程中定期更換。第二十三條 嚴(yán)禁將用戶名和密碼告知他人、由他人代為完成數(shù)據(jù)錄入 或?qū)彶閷徟ぷ?。第二十四條 在外單位或公用電腦上使用合同信息化軟件后，應(yīng)和時(shí)清 除全部下載信息和使用痕跡，防止泄密。第二十五條 合同信息化運(yùn)行情況將作為合同管理綜合考評(píng)指標(biāo)之一， 納入對(duì)各單位的綜合考評(píng)。第二十六條 各級(jí)合同用