某食品公司采購(gòu)管理流程

1、 SJS-B-SY-1二 級(jí) 文 件 版本號(hào)： 采購(gòu)管理流程 制定審核批準(zhǔn)日期日期日期 20100415發(fā)布 2010071實(shí)施1 目的為了規(guī)范采購(gòu)流程，控制采購(gòu)成本，提高采購(gòu)物料品質(zhì)，及時(shí)高效的為相關(guān)部門提供所需物料和服務(wù)。2 適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司所有物料和服務(wù)的采購(gòu)。3定義3.1 采購(gòu)周期：采購(gòu)物料所需要的時(shí)間，從下訂單開始到物料到庫(kù)。3.2 物料：指與企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)所需的所有物品，如原輔料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。4. 權(quán)責(zé)4.1 事業(yè)部：制定并公布物料采購(gòu)周期表、執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)、訂單跟蹤訂單、采購(gòu)結(jié)算4.2 倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)通知品控部或相關(guān)部門驗(yàn)貨。4.3 品控部或相關(guān)部門負(fù)責(zé)驗(yàn)貨5. 進(jìn)

2、料檢驗(yàn)流程圖請(qǐng)購(gòu)需求請(qǐng)購(gòu)單審核供應(yīng)商詢價(jià)、議價(jià)采購(gòu)下訂單采購(gòu)簽收外出現(xiàn)金采購(gòu)?fù)獬霈F(xiàn)金采購(gòu)供應(yīng)商確認(rèn)回復(fù)送貨不合格驗(yàn)收退貨驗(yàn)收合格采購(gòu)結(jié)算入庫(kù)入庫(kù)采購(gòu)結(jié)算6. 進(jìn)料檢驗(yàn)流程的具體作業(yè)內(nèi)容步驟工作內(nèi)容關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)工作標(biāo)準(zhǔn)時(shí) 限制度1采購(gòu)部門根據(jù)各種原材物料的實(shí)際狀況確定其采購(gòu)周期，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后通報(bào)各部門原材物料采購(gòu)周期表1. 每月修訂一次2. 周期制定的合理可行3. 特殊產(chǎn)品另外說明每月5號(hào)之前完成各部門所確定的采購(gòu)周期，未通報(bào)給各部門的，每次罰款10元2需求部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單的內(nèi)容，詳細(xì)填寫請(qǐng)購(gòu)人、請(qǐng)購(gòu)日期、物料的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期以及具體要求等物流部每周2次設(shè)

3、備部每周1次行政部每月2次請(qǐng)購(gòu)次數(shù)在相應(yīng)的限定周期內(nèi)，每多請(qǐng)購(gòu)一次罰款相關(guān)部門經(jīng)理20元3請(qǐng)購(gòu)單由部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批請(qǐng)購(gòu)單的審批部門經(jīng)理的審批權(quán)限即時(shí)4請(qǐng)購(gòu)人員將請(qǐng)購(gòu)單交到采購(gòu)部，由事業(yè)部經(jīng)理簽收請(qǐng)購(gòu)單1. 檢查 請(qǐng)購(gòu)單填寫是否清楚2. 確保對(duì)請(qǐng)購(gòu)物品的規(guī)格型號(hào)以及具體要求充分了解，對(duì)采購(gòu)有難度的物品，要求請(qǐng)購(gòu)人員一起參加采購(gòu)3. 審閱采購(gòu)物品的數(shù)量和需求日期，對(duì)數(shù)量和日期有問題的地方，及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)人員溝通。4. 對(duì)采購(gòu)物品的費(fèi)用進(jìn)行估算5. 請(qǐng)購(gòu)單的第一聯(lián)交由請(qǐng)購(gòu)人員保存，留下剩余三聯(lián) 即時(shí)5分配采購(gòu)任務(wù)1. 根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單安排工作，將第二聯(lián)交給相關(guān)人員，其中采購(gòu)工程師負(fù)責(zé)原輔料和設(shè)備采購(gòu)，

4、事業(yè)部助理負(fù)責(zé)行政物品采購(gòu)，第三聯(lián)全部交給事業(yè)部助理，由其負(fù)責(zé)跟蹤，第四聯(lián)放事業(yè)部經(jīng)理，做存檔。2. 急需的物品優(yōu)先采購(gòu)原則3. 事業(yè)部經(jīng)理確定采購(gòu)方式4. 采購(gòu)難度大、時(shí)間緊的物品經(jīng)理協(xié)助一起采購(gòu)即時(shí)6詢 價(jià)、比價(jià)、議價(jià)詢 價(jià)比價(jià)議價(jià)表1. 向廠商詳細(xì)說明品名，規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、地點(diǎn)以及付款方式2. 同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價(jià)3. 調(diào)查是否有其他較有利的代用品4. 了解供應(yīng)商的供應(yīng)能力，是否能按期交貨，并保質(zhì)保量，向供應(yīng)商索要相關(guān)檢測(cè)報(bào)告和證件7審 批1. 事業(yè)部經(jīng)理根據(jù)提供的價(jià)格以及供應(yīng)商的資料，確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格2. 對(duì)采購(gòu)的數(shù)量和交貨期與請(qǐng)購(gòu)單不一致時(shí)，及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門

5、3. 對(duì)采購(gòu)的價(jià)格出現(xiàn)異常時(shí)，及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部，重大的要報(bào)生產(chǎn)副總即時(shí)對(duì)采購(gòu)的價(jià)格出現(xiàn)重大異常時(shí)，沒有上報(bào)生產(chǎn)副總的，每次罰款20元8下訂單訂貨單1. 在填寫訂貨單時(shí)，一定要填寫品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、總金額、付款方式、訂貨時(shí)間、交貨時(shí)間、聯(lián)系人、聯(lián)系電話以及供貨單位、訂貨單位，并有雙方蓋章2. 如果訂貨單是傳真件，必須在訂貨單中注明“傳真件有效”，且電話確認(rèn) 3. 訂貨單必須有事業(yè)部經(jīng)理簽字即時(shí)訂貨單沒有供應(yīng)商蓋章的，則每次罰款當(dāng)事人20元；訂貨單沒有及時(shí)交倉(cāng)庫(kù)的，則每次罰款當(dāng)時(shí)人5元。9訂單跟蹤訂單時(shí)間控制表由事業(yè)部助理填寫訂單時(shí)間控制表，并進(jìn)行跟蹤沒有進(jìn)行跟蹤且造成到貨不及

6、時(shí)的，每批訂單罰款10元。10驗(yàn) 貨來料檢驗(yàn)處理狀況單入庫(kù)單1. 到貨后，及時(shí)通知倉(cāng)管和品控部或請(qǐng)購(gòu)部門，按照請(qǐng)購(gòu)單和訂貨單一起驗(yàn)貨2. 在貨物驗(yàn)收結(jié)束后，向品控部門索要來料進(jìn)貨檢驗(yàn)狀況單，并向倉(cāng)管索要入庫(kù)單3. 若在驗(yàn)收出現(xiàn)不合格項(xiàng)時(shí)，要求供貨商指定時(shí)間內(nèi)修補(bǔ)或者扣款，并用書面形式確定修補(bǔ)的時(shí)間或扣款的數(shù)量，最后讓供應(yīng)商簽字到貨后，若倉(cāng)庫(kù)沒有及時(shí)通知品控部驗(yàn)貨的，每次罰款10元，并對(duì)沒有檢驗(yàn)的物料品質(zhì)負(fù)責(zé)11臺(tái)帳登錄采購(gòu)臺(tái)帳針對(duì)到貨日期、質(zhì)量狀況、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅金、供應(yīng)商等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)在登錄采購(gòu)臺(tái)帳時(shí)，若遺漏一批物料，則罰款10元12付 款請(qǐng)款單1. 確認(rèn)發(fā)票的抬頭和內(nèi)容是否相符2. 發(fā)票的金額與訂貨單的價(jià)格一致3. 按照訂貨單的付款方式支付，注意是否有預(yù)付款、質(zhì)保金等4. 是否要扣款或者要延期支付款項(xiàng)5. 向財(cái)務(wù)申請(qǐng)付款時(shí)，附好發(fā)票、合同、入庫(kù)單以及來料檢驗(yàn)處理狀況單7相關(guān)附件 附件名稱 文件編號(hào) 查閱方式抽樣規(guī)范 SJS-C-PK12 另見（舉例，有另見附后幾種方式）原物料規(guī)格書 SJS-C-PK21 附后不合格品管理程序 SJS-B-PK028. 相關(guān)表單 表單名稱 表單編號(hào) 查閱方式來料檢驗(yàn)處理狀況單 SJS-D-PK-B-10-01 同上原料檢驗(yàn)記