工作模式最佳化PPT課件

1、工作模式最佳化工作模式最佳化Work Model Optimized林盈達(dá)林盈達(dá)交大資工系與資訊中心交大資工系與資訊中心4-20104-20101工作成功的定義? 日常大小事處理順暢日常大小事處理順暢(80(80分分) ) 苦勞吃得夠多 不時(shí)有令人讚賞的成果不時(shí)有令人讚賞的成果(90(90分分) ) 功勞也數(shù)得出來 與人共事愉快與人共事愉快 EQ跟IQ沒差太多 工作工作、生活、家庭、興趣都有照顧到、生活、家庭、興趣都有照顧到 還沒太累2常見困擾常見困擾個(gè)人工作與時(shí)間管理個(gè)人工作與時(shí)間管理 排好的中長期工作已經(jīng)滿載排好的中長期工作已經(jīng)滿載 (background jobs)(background

2、 jobs) 每天又有新短期工作上門每天又有新短期工作上門 (foreground jobs)(foreground jobs) 行政工作所花時(shí)間已經(jīng)超過技術(shù)專業(yè)工作行政工作所花時(shí)間已經(jīng)超過技術(shù)專業(yè)工作 (administration (administration professionalism)professionalism) 太多會(huì)議、電話、干擾、太多會(huì)議、電話、干擾、e-mail (synchronous asynchronous)e-mail (synchronous asynchronous) 手上有太多的大小事務(wù)要管理追蹤手上有太多的大小事務(wù)要管理追蹤 (manageabilit

3、y/scalability)(manageability/scalability) 進(jìn)度與品質(zhì)很難兼顧進(jìn)度與品質(zhì)很難兼顧 (schedule vs. quality)(schedule vs. quality)溝通溝通 跟同事、主管、下屬溝通不順跟同事、主管、下屬溝通不順 (intra-group comm.)(intra-group comm.) 跟其它單位、用戶、廠商溝通不順跟其它單位、用戶、廠商溝通不順 (inter-group comm.)(inter-group comm.) 會(huì)議冗長無效率會(huì)議冗長無效率 (meeting productivity)(meeting producti

4、vity)團(tuán)隊(duì)管理團(tuán)隊(duì)管理 有些人就是沒辦法共事有些人就是沒辦法共事 (personality or capability)(personality or capability) 一線主管沒有扮演好管理、帶領(lǐng)、溝通、把關(guān)的角色一線主管沒有扮演好管理、帶領(lǐng)、溝通、把關(guān)的角色 (1st-line (1st-line vs. 2nd-line)vs. 2nd-line)創(chuàng)新創(chuàng)新 忙到?jīng)]空想新的創(chuàng)新或工作忙到?jīng)]空想新的創(chuàng)新或工作 (no time for innovations)(no time for innovations) 太多苦勞太少功勞太多苦勞太少功勞 (perspiration or co

5、ntribution)(perspiration or contribution)3個(gè)人工作與時(shí)間管理個(gè)人工作與時(shí)間管理 (1/3)(1/3) Background vs. foregroundBackground vs. foreground 3:7 (3:7 (一線一線), 5:5 (), 5:5 (貳線貳線), 7:3 (), 7:3 (三線三線) ) 分配時(shí)間分時(shí)處理分配時(shí)間分時(shí)處理 (partition: hard soft (partition: hard soft floating) floating) Administration vs. professionalismAdmi

6、nistration vs. professionalism 2:8 (2:8 (技術(shù)技術(shù)), 4:6 (1), 4:6 (1stst-line-line管理管理), 6:4 (2), 6:4 (2ndnd- -lineline管理管理), 9:1 (), 9:1 (行政行政) ) 找人幫忙、集中快速處理、善用瑣碎時(shí)間找人幫忙、集中快速處理、善用瑣碎時(shí)間、想想更有效率的方法更有效率的方法4個(gè)人工作與時(shí)間管理個(gè)人工作與時(shí)間管理 (2/3)(2/3) Co-work: synchronous vs. asynchronousCo-work: synchronous vs. asynchronous

7、 2 2:8 (:8 (技術(shù)技術(shù)), 3:7 (1), 3:7 (1stst-line-line管理管理), 4:6 (2), 4:6 (2ndnd-line-line管理管理) ) 減少不必要的會(huì)議、謝絕不必要的拜訪減少不必要的會(huì)議、謝絕不必要的拜訪、沒有約只能、沒有約只能站著談五分鐘、將電話儘量導(dǎo)為站著談五分鐘、將電話儘量導(dǎo)為e-mail (e.g.e-mail (e.g.我一天我一天寄寄2550 e-mails,2550 e-mails,接接2626通通/ /打打0505通電話通電話,ALWAYS CC,ALWAYS CC相相關(guān)的人關(guān)的人,3050%,3050%上班時(shí)間在開會(huì)上班時(shí)間在開

8、會(huì)) ) ManageabilityManageability 文件化規(guī)劃文件化規(guī)劃、記錄記錄、設(shè)計(jì)等、設(shè)計(jì)等: : dotprojectdotproject、excelexcel、wordword、表格、筆記本、表格、筆記本 BackgroundBackground與與foregroundforeground分開記分開記 大事大事( (年度計(jì)畫年度計(jì)畫) )、中事、中事( (決議事項(xiàng)決議事項(xiàng)) )、小事、小事( (各種瑣事各種瑣事): ): 都要能追蹤都要能追蹤! 自己或找人幫忙追蹤自己或找人幫忙追蹤5Spectrum of Co-Work ModelsSynchronous vs. Asy

9、nchronous6SynchronousAsynchronousImmatureMatureface-to-facevoice callshort messageemailvideo conferenceMSN The most immature co-work model: face-to-face easy chat The 2nd most mature co-work model: email deep discussion The most mature co-work model: co-editing a program/document concurrentlyCVS/SVN

10、/git個(gè)人工作與時(shí)間管理個(gè)人工作與時(shí)間管理 (3/3)(3/3) Schedule vs. quality 70-80-9070-80-90把關(guān)法則把關(guān)法則 大部份工作要做到大部份工作要做到8080分趕快出去分趕快出去 ( (別人覺得別人覺得ok)ok) 避免產(chǎn)出避免產(chǎn)出7070分的東西分的東西 ( (會(huì)被罵會(huì)被罵!)!) 重點(diǎn)工作要磨到重點(diǎn)工作要磨到9090分才能出去分才能出去 ( (別人會(huì)說很棒別人會(huì)說很棒! !建立自己建立自己的的creditability)creditability) 如何如何9090分分? ? 捉捉大原則大原則 vs.vs.盯緊細(xì)節(jié)盯緊細(xì)節(jié) 都要都要! ! 效率管理

11、法則效率管理法則 一直帶著急迫感一直帶著急迫感(sense of urgency)(sense of urgency)工作工作 ( (像廚師上菜像廚師上菜或電玩殺怪獸或電玩殺怪獸) ) 保護(hù)自己的時(shí)間與生產(chǎn)力不被耗損保護(hù)自己的時(shí)間與生產(chǎn)力不被耗損 ( (像在顧嬰兒像在顧嬰兒) ) Gross time vs. net time: Gross time vs. net time: 專心專心! ! 先想再做先想再做, , 不要邊做邊想不要邊做邊想! 比別人更用功比別人更用功! ! 晚上晚上及及假日半時(shí)工作假日半時(shí)工作 跳票前要跳票前要(1)(1)事先告訴對(duì)方事先告訴對(duì)方、(2)(2)給新時(shí)間、給新

12、時(shí)間、(3)(3)道歉道歉! !7溝通溝通 Intra-group communicationsIntra-group communications 軟軟 (soft)(soft)、誠、誠 (frank)(frank)、實(shí)、實(shí) (exact)(exact)、一手、一手( (流言要查證流言要查證或忽略或忽略, ,不要傳播不要傳播) )、對(duì)方只跟你有問題、對(duì)方只跟你有問題?(?(那就是你的問題那就是你的問題) ) Inter-group communicationsInter-group communications 軟中帶硬軟中帶硬 (firm)(firm)、記錄、記錄 (record)(rec

13、ord)、見面、見面 ( (三分情三分情) )、找、找referencesreferences Meeting productivityMeeting productivity (# of decisions x quality) vs. (# of words)(# of decisions x quality) vs. (# of words) 大小決定大小決定: 80%: 80%在定期會(huì)議中在定期會(huì)議中, 20%, 20%零星零星 如何記錄追蹤如何記錄追蹤? ? 自己帶自己帶NBNB、報(bào)告者記入報(bào)告檔、大決定要、報(bào)告者記入報(bào)告檔、大決定要另外記另外記 找出屬於該會(huì)議的找出屬於該會(huì)議的最佳

14、模式最佳模式 要不時(shí)看錶帶著急迫感要不時(shí)看錶帶著急迫感、對(duì)方太慢就主動(dòng)、對(duì)方太慢就主動(dòng)主導(dǎo)議題與問題主導(dǎo)議題與問題、先想好可能結(jié)論、直接切入重點(diǎn)、站著討論先想好可能結(jié)論、直接切入重點(diǎn)、站著討論8團(tuán)隊(duì)管理團(tuán)隊(duì)管理 Personality vs. capabilityPersonality vs. capability 是態(tài)度或能力不好是態(tài)度或能力不好? ?或都有或都有? ? 要釐清楚要釐清楚! ! 明確告知當(dāng)事人且給時(shí)間改善明確告知當(dāng)事人且給時(shí)間改善 若無法改善如何處理若無法改善如何處理? ? 溝通溝通、協(xié)助、協(xié)助、轉(zhuǎn)調(diào)轉(zhuǎn)調(diào)、解職解職、持續(xù)對(duì)當(dāng)事人堅(jiān)持工作進(jìn)度與品質(zhì)持續(xù)對(duì)當(dāng)事人堅(jiān)持工作進(jìn)度與品質(zhì)

15、 1 1stst-line manager vs. 2-line manager vs. 2ndnd-line manager-line manager 討論原則討論原則 充份授權(quán)充份授權(quán) schedule/quality schedule/quality管理管理 定期兩人定期兩人review vs. review vs. 定期參加其定期參加其groupgroup會(huì)議會(huì)議 是是group membergroup member或或 group managergroup manager的問題的問題? ? 明確告訴明確告訴group managergroup manager待改善之處待改善之處 儘量

16、避免跳過儘量避免跳過group managergroup manager管管理理group membergroup member9創(chuàng)新創(chuàng)新 No time for innovations?No time for innovations? 沒有沒有”準(zhǔn)備好準(zhǔn)備好”這件事這件事! ! 沒有沒有”空餘時(shí)間空餘時(shí)間”這件事這件事! ! 在現(xiàn)有工作上創(chuàng)新在現(xiàn)有工作上創(chuàng)新: : 先想再做先想再做、想深想深/ /遠(yuǎn)遠(yuǎn)/ /多一點(diǎn)多一點(diǎn)、想根、想根本的問題與改變本的問題與改變( (而不只是改進(jìn)而不只是改進(jìn))!)! 定期定期( (月月/ /季季/ /年年) )想下一階段要做什麼想下一階段要做什麼 (Always look (Always look ahead!): ahead!): 比別人看更遠(yuǎn)比別人看更遠(yuǎn)! ! 有七成把握就答應(yīng)別人有七成把握就答應(yīng)別人 ( (但要努力做到但要努力做到): ): 用用commitcommit別別人來人來pushpush自己成長自己成長! ! Perspiration or contribution?Perspiration