東博煤炭有限責(zé)任公司物資管理辦法(試行)

1、東博煤炭有限責(zé)任公司物資管理方法試行總 那么一、目的為了標(biāo)準(zhǔn)公司的物資采購行為，降低物資采購本錢，確保公司各部門生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資供給，加強公司各項物資采購的監(jiān)督管理力度，標(biāo)準(zhǔn)采購行為；結(jié)合公司實際，特制定本管理方法。二、 適用范圍：本公司物資采購，土建、礦建、設(shè)備采購，備品配件，機電產(chǎn)品、生產(chǎn)技改、大修工程、以及綜合性原輔材料、行政物資采購。三、公司物資采購實行統(tǒng)一管理、集中采購、分級負責(zé)的體制。本方法所稱物資采購管理包括物資采購方案、實施、倉儲、供給等全過程的管理、控制和監(jiān)督。四、物資采購遵守的原那么1、未經(jīng)審核批準(zhǔn)的物資采購方案一律不得采購；2、庫內(nèi)已有的閑置物資首先使用，不得采購；3、

2、凡本地區(qū)能解決的，不到外地采購；4、采購金額到達5萬元以上的或外地采購的，必須簽訂經(jīng)濟合同；5、在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類的企業(yè)比質(zhì)量，同樣的質(zhì)量比價格，同樣的價格比信譽，擇優(yōu)確定采購單位；6、對于先試用的物資，不得在試用鑒定前采購。7、堅持集中采購，發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢；標(biāo)準(zhǔn)采購行為，實行陽光采購；第一章 采購管理部門的職能職責(zé)公司供銷部以下簡稱供銷部供給統(tǒng)一管理公司物資采購工作，貫徹執(zhí)行公司的各項規(guī)章制度、及時了解國家的相關(guān)政策變化，建立健全各項管理制度，完善業(yè)務(wù)流程；全面負責(zé)物資的詢價、比價工作，所辦合同的草擬、簽定審批程序工作，實施招標(biāo)前的供給商提供及聯(lián)絡(luò)工作；履行以下主要職責(zé)：1、負責(zé)物資采

3、購管理制度及業(yè)務(wù)流程的制定；2、負責(zé)公司物資供給商管理；3、負責(zé)公司物資采購質(zhì)量管理工作；4、負責(zé)大宗物資、原輔材料、設(shè)備、備品配件，機電產(chǎn)品、行政物資、工程工程所需物資的采購；5、負責(zé)所采購物資的質(zhì)量索賠和供給商售后效勞跟蹤調(diào)查，參與供給商推薦和考核工作；6、負責(zé)詢價后的方案接收，詢價、比價審批及采購工作；7、執(zhí)行集團公司合同管理流程及操作指南，參加本部門采購合同的談判草擬、流程審批及合同簽定工作；8、負責(zé)辦理跟蹤物資驗收、運輸、入庫、交接、發(fā)票入帳、資金支付、合同終止等全過程的控制履行工作；9、執(zhí)行貨比三家的采購原那么，掌握材料供給來源，并對其進行調(diào)研、分析，進行詢價、比價，過程中的實施控

4、制；并對供給商進行能力評估，建立供給商檔案；10、聯(lián)絡(luò)、提供招議標(biāo)廠家，做好招標(biāo)前的詢價工作；及時提供招標(biāo)工程的技術(shù)資料、資質(zhì)，廠家信譽等相關(guān)信息，供招標(biāo)委員參考；11、負責(zé)對不合格產(chǎn)品的組織、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、處置工作；12、負責(zé)本部門各項資料匯總和存檔工作；第二章 物資的采購供給及監(jiān)督一、公司對所屬物資采購管理按年度進行考核，具體考核方法由總合管理部、財務(wù)部共同確定。采購前的控制由綜合管理部對詢價全過程的監(jiān)督，財務(wù)應(yīng)當(dāng)對詢價后全程跟進督查；二、公司和所屬綜合管理部、財務(wù)部門按照各自的職責(zé)范圍，對物資采購工作進行定期或?qū)ｍ棇徲?、監(jiān)察，由監(jiān)察部門對違規(guī)行為進行處理。違反本方法規(guī)定，有以下情形之一的，

5、給予批評教育，情節(jié)較重的，按照?公司管理人員違紀違規(guī)行為處分規(guī)定?給予處分：1、未按照規(guī)定訂立書面采購合同，或未按照規(guī)定方式進行采購的；2、無方案采購非應(yīng)急物資，或盲目制定采購物資方案造成物資積壓的；3、擅自采購未授權(quán)物資的；4、采購質(zhì)量不合格物資的；三、監(jiān)督部門要對供銷部自行組織采購的物資要實行嚴格的監(jiān)督檢查，對采購行為可以采取實地調(diào)查、 咨詢、信息化查詢，對采購方式是否實行了比價采購，采購價格與備案的三方詢價經(jīng)審批后的價格對照等手段進行監(jiān)督；對采購質(zhì)量要聽取使用部門的反應(yīng)意見等有效地對采購的物資實施監(jiān)督和管理。四、對生產(chǎn)急需、緊急搶險以及不可預(yù)料因素而急需材料、設(shè)備、配件的采購， 請示分管

6、領(lǐng)導(dǎo)后執(zhí)行采購，采購結(jié)束后5天內(nèi)必須補辦有關(guān)手續(xù)方案、審批單。第三章 物資的管理一、采購審批權(quán)限：1、公司實行集中采購制，但凡需采購的物資必須由部門負責(zé)人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。采購物資方案實行動態(tài)管理，供銷部根據(jù)實際情況及時進行調(diào)整。2、但凡公司內(nèi)需采購的物資方案，根據(jù)權(quán)限報相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批的：1采購概算在5萬元以下的，由經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；2采購概算在5萬元以上，30萬元以下的，由經(jīng)辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批；3采購概算在30萬元以上的，由董事長/總經(jīng)理或其授權(quán)人審批；4設(shè)備、固定資產(chǎn)等重大物資由董事長或集團公司高管審批；3、但凡需采購的物資方案未按規(guī)定執(zhí)行審批程序的供銷部一律不

7、接收方案或?qū)嵤┎少彙６?、采購方案?、物資采購實行方案管理。所有采購物資必須依據(jù)財務(wù)預(yù)算安排編制采購方案，按照分級管理權(quán)限，經(jīng)方案或預(yù)算管理部門審核后，按方案實施上報；2、物資采購方案分為月度采購方案和零星采購方案、行政物資采購方案。月度采購方案由生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一負責(zé)編制，零星采購方案由所屬部門負責(zé)編制；行政物資采購方案由綜合管理部負責(zé)編制；3、編制物資采購方案須明確物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、技術(shù)要求、供貨時間、采購方式、標(biāo)準(zhǔn)、建議生產(chǎn)廠家等內(nèi)容。4、物資采購方案依據(jù)物資需求建議方案，綜合平衡庫存、期貨等資源進行編制。能夠調(diào)劑平衡的，不得列入當(dāng)期采購方案；5、物資需求建議方案由物資需求

8、單位提出，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；物資需求建議方案分為年度、季度和工程工程需求建議方案。年度需求建議方案應(yīng)當(dāng)依據(jù)本公司物資消耗規(guī)律和儲藏定額編制；季度和工程工程需求建議方案應(yīng)當(dāng)依據(jù)生產(chǎn)、礦建、建設(shè)任務(wù)、投資方案、財務(wù)預(yù)算、供貨周期等進行編制。編制需求建議方案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)選用技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定、平安可靠的物資。6、物資采購方案按以下程序 1各部室物資采購方案要按程序進行上報。在每月的25日之前上報下個月的采購方案，由生產(chǎn)技術(shù)部編報；零星物資采購方案應(yīng)在當(dāng)月的10號前上報，由各部室編報；行政物資采購方案應(yīng)在當(dāng)月的20號前上報供銷部，由綜合管理部編報；各部室如不按規(guī)定時間上報方案，造成物資缺口及發(fā)生的經(jīng)濟損

9、失，由遲報部室承當(dāng)經(jīng)濟責(zé)任。2方案外急需采購的物資，由部室填制?急需物資采購方案單?，負責(zé)人簽字，分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3工程工程所需物資需要提前采購的，有關(guān)采購方案應(yīng)報公司總經(jīng)理審批提前20天上報。7、物資采購方案已經(jīng)實施必須嚴格執(zhí)行。確因生產(chǎn)建設(shè)方案或設(shè)計變更等原因需要調(diào)整的，在物資采購方案實施前，可變更物資采購方案必須報總經(jīng)理批準(zhǔn)；8、因物資采購方案變更造成的盈虧，由申請部門或單位承當(dāng)。對積壓物資，生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)通過調(diào)劑、代用等措施加以利用；9、多報方案致使設(shè)備、大型材料備用除外閑置一個月以上者，每發(fā)現(xiàn)一臺/次，績效考核扣除申報部門1分，月度內(nèi)除正常二次方案外，只允許報一次應(yīng)急方案

10、外，每多報一次，績效考核扣除申報部門1分。10、物資采購方案表格式統(tǒng)一后附三、供給商管理1、公司對物資供給商實行統(tǒng)一歸口管理，統(tǒng)一建立公司物資供給商庫，供銷部負責(zé)物資供給商管理；2、公司實行供給商準(zhǔn)入制度。供給商準(zhǔn)入必須具備以下根本條件：1具有法人資格；2具備國家和公司要求必須取得的質(zhì)量、平安、環(huán)保以及其它生產(chǎn)經(jīng)營資格；3具有良好的商業(yè)信譽和業(yè)績，近三年經(jīng)營活動中無違法記錄；具有完善的質(zhì)量保證體系，近三年在國家、行業(yè)以及集團公司、地方政府質(zhì)量監(jiān)督檢查中無不合格情況；3、提供經(jīng)國家有關(guān)部門認可的新產(chǎn)品、節(jié)能環(huán)保型產(chǎn)品、具有自主知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的供給商和集團公司內(nèi)部符合準(zhǔn)入條件的生產(chǎn)企業(yè)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先準(zhǔn)入

11、；4、采購物資供給商準(zhǔn)入由綜合管理部組織招標(biāo)的或組織有關(guān)部門、專業(yè)技術(shù)人員、使用單位評審確定；準(zhǔn)入供給商有效期為三年，期滿后復(fù)審。復(fù)審合格的，列入合格供給商；不合格的，取消合格供給商資格；5、供銷部和所屬部門每年對供給商進行一次考評，考評內(nèi)容包括交貨數(shù)量、物資質(zhì)量、合同履約、售后效勞、誠信經(jīng)營等?？荚u結(jié)果作為確定供給商是否繼續(xù)有效和供給商分等級管理的主要依據(jù)，并予以公布；采購物資供給商由供銷部組織有關(guān)部門、專業(yè)技術(shù)人員和使用單位考評，考評結(jié)果報綜合管理部備案。6、供給商有以下情形之一的，取消合格供給商資格，并在集團公司范圍內(nèi)通報：1考核不合格的；弄虛作假的；2不履行或不當(dāng)履行合同義務(wù)造成公司損

12、失的；3有價格欺騙行為的，或者采取不正當(dāng)競爭手段的；4因成心、過失提供不合格物資的；其它違法違規(guī)行為的。7、任何部門和個人不得違反規(guī)定向供給商收取費用。四、詢、比價管理1、物資采購價格根據(jù)不同的采購方式分別確定，但因價格原因造成采購金額高于批準(zhǔn)概算或年度投資方案的，重新履行采購程序或按管理權(quán)限報總經(jīng)理審核前方能執(zhí)行：1采用招標(biāo)采購的，根據(jù)中標(biāo)結(jié)果確定；2采用 、實地調(diào)研方式采購的，由供銷部組織制定定價方式，并確定價格；并按管理權(quán)限報批后執(zhí)行；3根據(jù)市場調(diào)研，制定合理的材料、設(shè)備、配件、低值易耗品等物資的采購最高限價，確保以合理的價格采購到合格的產(chǎn)品，應(yīng)嚴格采用同等質(zhì)量比價格、同等價格比質(zhì)量，同

13、等價格質(zhì)量比售后效勞、到貨是否及時來擬定供給商；3對于小型設(shè)備、材料采購時要做到貨比三家，必須了解至少三家以上廠商產(chǎn)品價格及質(zhì)量、信譽等情況然后確定價格。對于用量大的原材料、設(shè)備、配件、低值易耗品等物資，以生產(chǎn)廠家出廠價格為基準(zhǔn)進行比價；4詢價員應(yīng)經(jīng)常到周邊市場進行常用的各種材料價風(fēng)格研，了解準(zhǔn)確的市場價格、市場分布；2、供銷部負責(zé)組織建立物資采購價格信息庫，對物資采購價格進行采集、匯總、分析、預(yù)測和發(fā)布，作為確定物資價格的參考依據(jù)； 3、每年至少兩次進行大面積的市場調(diào)研，全面掌握材料整體市場動態(tài)，市場分布情況，質(zhì)量信譽情況；對常用的固定廠家材料，要掌握準(zhǔn)確的價格變動情況； 4、建立材料價格信

14、息庫。五、質(zhì)量管理1、公司實行“誰采購、誰負責(zé)的質(zhì)量負責(zé)制。采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)按照權(quán)責(zé)對應(yīng)的原那么，追究設(shè)計選型、供給商選擇、采購實施、方案提出部門質(zhì)量、技術(shù)要求等人員的責(zé)任；2、采購物資嚴格執(zhí)行有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)化采購。任何單位、部門或個人不得以設(shè)計指定、技術(shù)指定、使用指定等方式指定采購特殊物資；3、除特殊原因外，供銷部采購應(yīng)從公司供給商庫中選擇供給商，并對供給商質(zhì)量保證能力進行檢查或驗證；4、訂立物資采購合同，必須明確物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求，約定質(zhì)量驗收方法和質(zhì)量責(zé)任的承當(dāng)。依據(jù)合同金額的大小必須約定質(zhì)量保證金為10%，質(zhì)量保金支付期限一般要求在六個月以上，重要材料、設(shè)備

15、在十二個月以上；5、所屬部門對重要物資或國家規(guī)定需要進行質(zhì)量檢驗的物資，委托質(zhì)量檢測機構(gòu)進行檢驗。小型材料、設(shè)備必須由使用部門、采購員聯(lián)合檢驗，檢驗不合格的，不得入庫。并由簽訂采購合同部門向供給商索賠。六、物資驗收入庫管理1、物資的驗收由使用部門牽頭、生技部設(shè)備員、采購員參加。應(yīng)按照合同條款及技術(shù)協(xié)議規(guī)定驗收。驗收后發(fā)現(xiàn)有問題，涉及到違反合同或不滿足合同要求時，需要進行索賠等有關(guān)事項的，由合同簽定部門牽頭，相關(guān)部門協(xié)助。有關(guān)索賠事項，應(yīng)在訴訟時效期間內(nèi)處理質(zhì)量和其他有關(guān)問題，防止造成經(jīng)濟上不應(yīng)有的損失；2、物資入庫時，保管員要與交貨人、采購員辦理驗收手續(xù)，核對清點物資名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量是否

16、與方案合同及購貨憑證相符，檢查包裝封印是否完好，計量物資按凈重驗收，計件物資按清點驗收，保管員、使用單位、采購員應(yīng)按驗收單上的要求簽字，以履行其職責(zé)；3、在驗收中發(fā)現(xiàn)問題的，要及時通知供銷部，并同時做出記錄備案，分清責(zé)任，責(zé)任不清時嚴禁驗收入庫。 驗收中的不合格物資，嚴禁接收，如出現(xiàn)工作失誤或成心驗收，保管員負全部經(jīng)濟責(zé)任；4、物資驗收后應(yīng)由生技部設(shè)備員填寫“物資驗收單，使用部門、分管經(jīng)理簽字后交采購員一份附發(fā)票入帳、財務(wù)一份，設(shè)備員一份存檔。七、物資的發(fā)放管理1、物資的領(lǐng)用、發(fā)放，須按“先進先出，方案供給，節(jié)約用料的原那么進行發(fā)料，發(fā)料時要堅持一核對、二簽字、三記賬、四盤點的程序，對違反發(fā)料

17、原那么造成物資失效、霉變、大料小用、優(yōu)材劣用以及過失等損失，保管員承當(dāng)全部經(jīng)濟責(zé)任；2、各部室領(lǐng)用物資時，須填制“部門領(lǐng)料單，部門負責(zé)人簽字，憑“部門領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)取物資，領(lǐng)取物資時要有保管員、領(lǐng)用人、部門負責(zé)人、分管經(jīng)理的簽字；3、保管人員應(yīng)嚴格遵守先辦理領(lǐng)料手續(xù)后出貨的原那么，嚴禁先出貨后補辦手續(xù)和白條發(fā)貨；4、各部室領(lǐng)用材料時，應(yīng)嚴格按照部門領(lǐng)料單規(guī)定的內(nèi)容和要求填寫，不準(zhǔn)在部門領(lǐng)料單上作任何更改，如填寫錯誤必須重寫；對不符合規(guī)定的領(lǐng)料單，保管員有權(quán)拒絕發(fā)放材料；5、辦公用品的領(lǐng)用，由綜合管理部審核、分管經(jīng)理審批，領(lǐng)取后作登記；6、生產(chǎn)用原料、勞開工具、維護材料(包括設(shè)備配件等)的領(lǐng)用由

18、各部室負責(zé)人審核，分管經(jīng)理審批，領(lǐng)用后作登記管理，工具采用交舊領(lǐng)新制；7、屬于勞保用品，一律按?勞動保護用品發(fā)放條例?執(zhí)行，領(lǐng)用時由各部室申請，安環(huán)部審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。超出條例范圍領(lǐng)用的需經(jīng)總經(jīng)理審批；8、物資出庫后要及時登記賬簿，保管員按月與材料會計核對賬目，保管員按時填報材料購入、消耗日報表，保管員半年、年終必須各盤點一次，做到賬賬相符，賬物相符，賬卡相符，卡物相符；9、所有發(fā)料憑證、原始單據(jù)應(yīng)由保管員妥善保管，發(fā)料憑證、原始單據(jù)交財務(wù)的需及時傳遞辦理進帳手續(xù)，不可喪失，否那么，應(yīng)承當(dāng)全部經(jīng)濟責(zé)任；10、嚴禁將物資借給外單位(個人)使用，違者罰款500元，同時追回外借物資，追回物資磨損、

19、損壞的，由責(zé)任人按價賠償。八、采購實施管理1、 供銷部負責(zé)匯總詢價后的材料采購方案。根據(jù)具體物資種類、數(shù)量、金額進行分類匯總。方案由供銷部詢價；詢價后并填寫“購置材料詢價表經(jīng)分管經(jīng)理對廠家、價格、質(zhì)量審核作出批復(fù)意見后，報總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)前方能實施采購。對未批復(fù)的材料方案一律不得采購。緊急情況的采購，事前必須 請示分管經(jīng)理，采購結(jié)束3天內(nèi)補辦手續(xù)；2、 經(jīng)常性的零星物資、易耗品、消耗材料的采購可以采用比價確定固定供給商，但應(yīng)根據(jù)市場定期調(diào)整價格；3、比價后需確定采購的物資由供銷部填寫“購置材料定價表必須經(jīng)部門負責(zé)人、分管經(jīng)理、總經(jīng)理簽字確認前方可實施采購；4、單一物資的標(biāo)的額到達5萬元，需簽定購貨合同，要填寫“合同審批流程表并由相關(guān)負責(zé)人簽批才視為有效合同。附合同審批流程表5、供銷部負責(zé)合同的起草、修繕工作；分管經(jīng)理對合同的事實條款及內(nèi)容負責(zé)；法務(wù)工作人員對合同條款及內(nèi)容的合法性、嚴密性負責(zé)；財務(wù)負責(zé)人對合同付款方式、付款期限等進行審核并負責(zé)；6、合同經(jīng)辦部門在合同簽署后的三個月內(nèi)，必須將生效合同原件，?合同審批流程表?復(fù)印