excel2003版本巧妙刪除、查找以及避免Excel的重復(fù)記錄

1、1、刪去重復(fù)：Excel有一個(gè)小小的缺陷，那就是無(wú)法自動(dòng)識(shí)別重復(fù)的記錄。為了清除這些重復(fù)記錄，有的朋友是一個(gè)一個(gè)手工刪，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。 雖說(shuō)Excel中并沒(méi)有提供給我們清除重復(fù)記錄這樣的功能，但我們還可以利用它的高級(jí)篩選功能來(lái)達(dá)到相同的目的。今天，筆者就來(lái)向大家介紹一個(gè)如何利用Excel的“高級(jí)篩選”巧妙刪除重復(fù)記錄的小技巧。(注:本文所述技巧已于微軟Excel 2003環(huán)境下測(cè)試通過(guò))具體操作步驟如下:1. 打開(kāi)一份帶有重復(fù)記錄的Excel文檔。如圖1所示 (注:本圖已用Photoshop處理，其中彩色部分為重復(fù)的記錄)圖12. 選中圖表中的所有記錄(注意，此時(shí)應(yīng)將每列的標(biāo)題行也選擇上，否則

2、篩選完的數(shù)據(jù)表中將不再包含有該標(biāo)題行)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單“篩選高級(jí)篩選”命令3. 在彈出的“高級(jí)篩選”對(duì)話框中選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”一項(xiàng)，并點(diǎn)擊“復(fù)制到”選擇框后面的范圍按鈕來(lái)選擇一塊區(qū)域以存放篩選后的數(shù)據(jù)(注意:此處千萬(wàn)不要與原數(shù)據(jù)所處的單元格相重合，否則數(shù)據(jù)表將會(huì)混亂)，最后，勾選“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框后，點(diǎn)擊“確定”按鈕即可。如圖2所示圖24. 此時(shí)，Excel便會(huì)將所有的重復(fù)記錄自動(dòng)刪除掉，確認(rèn)無(wú)誤后，您就可以把新生成的數(shù)據(jù)清單拷貝到新的工作表中繼續(xù)使用了。如圖3所示圖3怎么樣，是不是很方便，那就趕快動(dòng)起您的鼠標(biāo)試試吧!  2、找出重復(fù)的記錄 “COU

3、NTIF”函數(shù) 1. 啟動(dòng)Excel 2003（基本版本相似），打開(kāi)學(xué)生成績(jī)表。2. 同時(shí)選中數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域（如B2至J2001），執(zhí)行“格式條件格式”命令，打開(kāi)“條件格式”對(duì)話框（如圖1）。圖1 條件格式窗口3. 單擊最左側(cè)方框右邊的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中選擇“公式”選項(xiàng)，然后在后面的方框中輸入公式：=COUNTIF($B$2:$B$2001,$B2)>1（此處假定姓名存放在B2至B2001區(qū)域內(nèi)）。4. 再單擊其中的“格式”按鈕，彈出“單元格格式”對(duì)話框，在“字體”標(biāo)簽下，按“顏色”右邊的下拉按鈕，展開(kāi)調(diào)色板，選中“紅色”；再切換到“圖案”標(biāo)簽下，選中一種顏色。5.

4、設(shè)置完成后，兩次按確定按鈕返回，同名學(xué)生所在的數(shù)據(jù)行就被突出顯示出來(lái)了（如圖2）。圖2 同名學(xué)生突出顯示   3、避免Excel重復(fù)輸入數(shù)據(jù)的方法在單位制作員工花名冊(cè)等表格時(shí)，員工的身份證號(hào)碼應(yīng)該是唯一的，我們可以通過(guò)“數(shù)據(jù)有效性”來(lái)防止重復(fù)輸入: 選中需要輸入身份證號(hào)碼的單元格區(qū)域(如D2至D101)，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項(xiàng)，然后在下面“公式”方框中輸入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，確定返回。以后在上述單元格中輸入了重復(fù)的身份證號(hào)碼時(shí)，

5、系統(tǒng)會(huì)彈出提示對(duì)話框(如圖1)，并拒絕接受輸入的號(hào)碼。圖1注意:為了讓輸入的身份證號(hào)碼能正確顯示出來(lái)，請(qǐng)將單元格設(shè)置為文本格式查找漏掉的數(shù)據(jù)：假設(shè)A1至A100 是數(shù)據(jù)區(qū)域，并且按順序排列。在B1格輸入公式：=IF(A2-A1=1,TRUE,"漏") 再向下拉查找剩余部分1、查找重復(fù)內(nèi)容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重復(fù)","")。2、用出生年月來(lái)計(jì)算年齡公式：=TRUNC(DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE)/360,0)。3、從輸入的18位身份證號(hào)的出生年月計(jì)算

6、公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2)。4、從輸入的身份證號(hào)碼內(nèi)讓系統(tǒng)自動(dòng)提取性別，可以輸入以下公式：=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女")公式內(nèi)的“C2”代表的是輸入身份證號(hào)碼的單元格。 1、求和： =SUM(K2:K56)  對(duì)K2到K56這一區(qū)

7、域進(jìn)行求和；2、平均數(shù)： =AVERAGE(K2:K56)  對(duì)K2 K56這一區(qū)域求平均數(shù)；3、排名： =RANK(K2，K$2:K$56)  對(duì)55名學(xué)生的成績(jī)進(jìn)行排名；4、等級(jí)： =IF(K2>=85,"優(yōu)",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")5、學(xué)期總評(píng)： =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 假設(shè)K列、M列和N列分別存放著學(xué)生的“平時(shí)總評(píng)”、“期中”、“期末”三項(xiàng)成績(jī)；6、最高分： =MAX(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域

8、（55名學(xué)生）的最高分；7、最低分： =MIN(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域（55名學(xué)生）的最低分；8、分?jǐn)?shù)段人數(shù)統(tǒng)計(jì)：（1） =COUNTIF(K2:K56,"100") 求K2到K56區(qū)域100分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K57單元格；（2）  =COUNTIF(K2:K56,">=95")K57 求K2到K56區(qū)域9599.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K58單元格；（3）=COUNTIF(K2:K56,">=90")SUM(K57:K58)  求K2到K56區(qū)域9094.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果

9、存放于K59單元格；（4）=COUNTIF(K2:K56,">=85")SUM(K57:K59)  求K2到K56區(qū)域8589.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K60單元格；（5）=COUNTIF(K2:K56,">=70")SUM(K57:K60)  求K2到K56區(qū)域7084.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K61單元格；（6）=COUNTIF(K2:K56,">=60")SUM(K57:K61)  求K2到K56區(qū)域6069.5分的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K62單元格；（7） =COUNTI

10、F(K2:K56,"<60") 求K2到K56區(qū)域60分以下的人數(shù)；假設(shè)把結(jié)果存放于K63單元格；說(shuō)明：COUNTIF函數(shù)也可計(jì)算某一區(qū)域男、女生人數(shù)。如：=COUNTIF(C2:C351,"男") 求C2到C351區(qū)域（共350人）男性人數(shù)；9、優(yōu)秀率： =SUM(K57:K60)/55*10010、及格率： =SUM(K57:K62)/55*10011、標(biāo)準(zhǔn)差： =STDEV(K2:K56) 求K2到K56區(qū)域(55人)的成績(jī)波動(dòng)情況（數(shù)值越小，說(shuō)明該班學(xué)生間的成績(jī)差異較小，反之，說(shuō)明該班存在兩極分化）；12、條件求和： =SUMIF(B2:B

11、56,"男"，K2:K56) 假設(shè)B列存放學(xué)生的性別，K列存放學(xué)生的分?jǐn)?shù)，則此函數(shù)返回的結(jié)果表示求該班男生的成績(jī)之和；13、多條件求和： =SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,0) 假設(shè)C列（C3:C322區(qū)域）存放學(xué)生的性別，G列（G3:G322區(qū)域）存放學(xué)生所在班級(jí)代碼（1、2、3、4、5），則此函數(shù)返回的結(jié)果表示求一班的男生人數(shù)；這是一個(gè)數(shù)組函數(shù)，輸完后要按CtrlShiftEnter組合鍵(產(chǎn)生“”)?！啊辈荒苁止ぽ斎?，只能用組合鍵產(chǎn)生。14、根據(jù)出生日期自動(dòng)計(jì)算周歲：=TRUNC(DAYS360(D3,NOW(

12、)/360,0)假設(shè)D列存放學(xué)生的出生日期，E列輸入該函數(shù)后則產(chǎn)生該生的周歲。15、在Word中三個(gè)小竅門(mén)：連續(xù)輸入三個(gè)“”可得一條波浪線。連續(xù)輸入三個(gè)“-”可得一條直線。連續(xù)輸入三個(gè)“=”可得一條雙直線。一、excel中當(dāng)某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如：A11時(shí)，C1顯示紅色0<A1<1時(shí)，C1顯示綠色A1<0時(shí)，C1顯示黃色方法如下：1、單元擊C1單元格，點(diǎn)“格式”>“條件格式”，條件1設(shè)為：公式 =A1=12、點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，點(diǎn)擊紅色后點(diǎn)“確定”。條件2設(shè)為：公式 =AND(A1>0,A1<1

13、)3、點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，點(diǎn)擊綠色后點(diǎn)“確定”。條件3設(shè)為：公式 =A1<0點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，點(diǎn)擊黃色后點(diǎn)“確定”。4、三個(gè)條件設(shè)定好后，點(diǎn)“確定”即出。二、EXCEL中如何控制每列數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度并避免重復(fù)錄入1、用數(shù)據(jù)有效性定義數(shù)據(jù)長(zhǎng)度。用鼠標(biāo)選定你要輸入的數(shù)據(jù)范圍，點(diǎn)"數(shù)據(jù)"->"有效性"->"設(shè)置"，"有效性條件"設(shè)成"允許""文本長(zhǎng)度""等于""5"（具體條

14、件可根據(jù)你的需要改變）。還可以定義一些提示信息、出錯(cuò)警告信息和是否打開(kāi)中文輸入法等，定義好后點(diǎn)"確定"。        2、用條件格式避免重復(fù)。選定A列，點(diǎn)"格式"->"條件格式"，將條件設(shè)成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，點(diǎn)"格式"->"字體"->"顏色"，選定紅色后點(diǎn)兩次"確定"。這樣設(shè)定好后你輸入數(shù)據(jù)如果長(zhǎng)度不對(duì)會(huì)有提示，如果數(shù)據(jù)重復(fù)字體

15、將會(huì)變成紅色。三、在EXCEL中如何把B列與A列不同之處標(biāo)識(shí)出來(lái)？（一）、如果是要求A、B兩列的同一行數(shù)據(jù)相比較：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點(diǎn)“格式”->“條件格式”，將條件設(shè)為:“單元格數(shù)值” “不等于”=B2點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，選中紅色，點(diǎn)兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。B列可參照此方法設(shè)置。（二）、如果是A列與B列整體比較（即相同數(shù)據(jù)不在同一行）：假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點(diǎn)“格式”->“條件格式”，將條件設(shè)為:“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0點(diǎn)“格式”->“字體”->“顏色”，選

16、中紅色，點(diǎn)兩次“確定”。用格式刷將A2單元格的條件格式向下復(fù)制。B列可參照此方法設(shè)置。按以上方法設(shè)置后，AB列均有的數(shù)據(jù)不著色，A列有B列無(wú)或者B列有A列無(wú)的數(shù)據(jù)標(biāo)記為紅色字體。四、EXCEL中怎樣批量地處理按行排序假定有大量的數(shù)據(jù)(數(shù)值)，需要將每一行按從大到小排序，如何操作？由于按行排序與按列排序都是只能有一個(gè)主關(guān)鍵字,主關(guān)鍵字相同時(shí)才能按次關(guān)鍵字排序。所以，這一問(wèn)題不能用排序來(lái)解決。解決方法如下：1、假定你的數(shù)據(jù)在A至E列，請(qǐng)?jiān)贔1單元格輸入公式：=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1)用填充柄將公式向右向下復(fù)制到相應(yīng)范圍。你原有數(shù)據(jù)將按行從大到小排序出現(xiàn)在F至J列。如有需要可

17、用“選擇性粘貼/數(shù)值”復(fù)制到其他地方。注：第1步的公式可根據(jù)你的實(shí)際情況（數(shù)據(jù)范圍）作相應(yīng)的修改。如果要從小到大排序,公式改為:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1)五、巧用函數(shù)組合進(jìn)行多條件的計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)例：第一行為表頭，A列是“姓名”，B列是“班級(jí)”，C列是“語(yǔ)文成績(jī)”，D列是“錄取結(jié)果”，現(xiàn)在要統(tǒng)計(jì)“班級(jí)”為“二”，“語(yǔ)文成績(jī)”大于等于104，“錄取結(jié)果”為“重本”的人數(shù)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果存放在本工作表的其他列。公式如下：=SUM(IF(B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0)輸入完

18、公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動(dòng)加上數(shù)組公式符號(hào)""。六、如何判斷單元格里是否包含指定文本？假定對(duì)A1單元格進(jìn)行判斷有無(wú)"指定文本",以下任一公式均可:=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","無(wú)")=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1),"無(wú)","有")求某一區(qū)域內(nèi)不重復(fù)的數(shù)據(jù)個(gè)數(shù)例如求A1:A100范圍內(nèi)不重復(fù)數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù)，某個(gè)數(shù)重復(fù)多次出現(xiàn)只算一個(gè)。有兩種計(jì)算方法：一是利用數(shù)組公式：=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動(dòng)加上數(shù)組公式符號(hào)""。二是利用乘積求和函數(shù)：=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100)七、一個(gè)工作薄中有許多工作表如