內(nèi)部控制制度-業(yè)務(wù)外包

1、內(nèi)部控制制度業(yè)務(wù)外包第一章總則第一條 為了加強(qiáng)某某公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）對(duì)外包業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī) 范業(yè)務(wù)外包行為，防范業(yè)務(wù)外包過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊， 根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和 企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，制定本制度。第二條 本制度所稱業(yè)務(wù)外包，主要是指公司（以下又稱發(fā)包方）為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn) 略經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，通過(guò)合同或協(xié)議等形式將業(yè)務(wù)職能的部分或全部交由外部服務(wù)提供 商（以下簡(jiǎn)稱承包方）提供的一種管理行為。第三條公司在規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為過(guò)程中，至少應(yīng)關(guān)注下列涉及業(yè)務(wù)外包的 風(fēng)險(xiǎn)：（一）業(yè)務(wù)外包違反國(guó)家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損 失。（二）業(yè)務(wù)外包未經(jīng)適當(dāng)審核或超越授權(quán)審批， 可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺

2、 詐而導(dǎo)致?lián)p失。（三）業(yè)務(wù)外包策略不科學(xué)、承包方選擇不合理，可能導(dǎo)致公司核心資產(chǎn)遭 受損失。（四）業(yè)務(wù)外包流程未恰當(dāng)履行或監(jiān)控不當(dāng)， 可能導(dǎo)致公司外包戰(zhàn)略失敗或 經(jīng)營(yíng)效率低下。（五）業(yè)務(wù)外包信息保護(hù)措施不當(dāng)，可能導(dǎo)致公司商業(yè)秘密泄露。（六）業(yè)務(wù)外包會(huì)計(jì)處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告信息失真。第四條 公司在建立與實(shí)施業(yè)務(wù)外包內(nèi)部控制中，至少應(yīng)強(qiáng)化對(duì)下列關(guān)鍵方 面或者關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制：（一）職責(zé)分工應(yīng)合理明確，授權(quán)審核制度和外包業(yè)務(wù)歸口管理制度應(yīng)規(guī)范。（二）外包策略應(yīng)科學(xué)合理，承包方的選擇依據(jù)應(yīng)充分，外包合同協(xié)議應(yīng)規(guī) 范。（三）外包業(yè)務(wù)流程應(yīng)有明確規(guī)定，固定資產(chǎn)使用應(yīng)有授權(quán)，外部存貨管理 應(yīng)規(guī)范，外包業(yè)

3、務(wù)會(huì)計(jì)處理應(yīng)符合企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的有關(guān)規(guī)定第二章職責(zé)分工與授權(quán)批準(zhǔn)第五條 公司應(yīng)建立業(yè)務(wù)外包的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán) 限，確保辦理業(yè)務(wù)外包的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。業(yè)務(wù)外包的不相容 崗位（或職責(zé)）至少包括：（一）業(yè)務(wù)外包的申請(qǐng)與審批。（二）業(yè)務(wù)外包的審批與執(zhí)行。（三）外包合同協(xié)議的訂立與審核。（四）業(yè)務(wù)外包的執(zhí)行與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。（五）付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行。第六條公司應(yīng)建立業(yè)務(wù)外包的授權(quán)制度和審核批準(zhǔn)制度，明確公司內(nèi)部各 單位、各部門授權(quán)范圍、授權(quán)內(nèi)容、授權(quán)期間和被授權(quán)人條件等。公司重大或核心業(yè)務(wù)外包，提交公司總經(jīng)理室審議，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。非核心 業(yè)務(wù)或涉及金額較小的業(yè)務(wù)外包

4、， 應(yīng)由相關(guān)部門在授權(quán)范圍內(nèi)提出申請(qǐng)， 報(bào)總經(jīng) 理、董事長(zhǎng)審核通過(guò)后實(shí)施。第七條 公司應(yīng)實(shí)行業(yè)務(wù)外包歸口管理制度。公司應(yīng)根據(jù)外包業(yè)務(wù)職能的不 同，指定外包業(yè)務(wù)歸口管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)外包業(yè)務(wù)的管理工作進(jìn)行規(guī)范。第三章外包策略及承包方選擇第八條 公司應(yīng)制定科學(xué)合理的業(yè)務(wù)外包策略，根據(jù)外部環(huán)境要求和中長(zhǎng)期 發(fā)展戰(zhàn)略需要，合理確定業(yè)務(wù)外包內(nèi)容，避免將核心業(yè)務(wù)外包。常見(jiàn)的外包業(yè)務(wù) 包括：采購(gòu)、設(shè)計(jì)、加工、銷售、營(yíng)銷、物流、資產(chǎn)管理、人力資源、客戶服務(wù) 等。第九條 公司應(yīng)指定相關(guān)職能部門編制外包項(xiàng)目計(jì)劃書，具體闡述業(yè)務(wù)外包 背景、外包內(nèi)容、實(shí)施程序、主要風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)期收益等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核 后，提交公司

5、總經(jīng)理室審議，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。必要時(shí)，還應(yīng)提交董事會(huì)及其審計(jì) 委員會(huì)討論審議。第十條公司應(yīng)建立承包方資質(zhì)審核和遴選制度，確保引入合格的外包合作 伙伴。承包方的遴選一般應(yīng)考慮下列因素：（一）承包方的服務(wù)能力、資格認(rèn)證和信譽(yù)。（二）承包方與本公司是否存在直接競(jìng)爭(zhēng)或潛在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系（三）承包方就知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的力度和效果。第十一條公司應(yīng)引入承包方競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。發(fā)包方可以選擇多家公司作為業(yè)務(wù) 承包方，以促進(jìn)承包方不斷改進(jìn)服務(wù)能力， 并降低一方服務(wù)失敗可能給公司帶來(lái) 的損失。第十二條公司應(yīng)建立規(guī)范的外包合同協(xié)議管理制度。公司應(yīng)根據(jù)外包業(yè)務(wù) 性質(zhì)的不同，及時(shí)與承包方簽訂不同形式的合同協(xié)議文本，包括：技術(shù)協(xié)議書、

6、外包加工協(xié)議、規(guī)劃試驗(yàn)大綱、咨詢合同協(xié)議等。外包合同協(xié)議的訂立、履行流程及其控制應(yīng)符合內(nèi)部控 制制度一一合同協(xié)議的有關(guān)規(guī)定。第十三條公司應(yīng)在外包合同協(xié)議中具體約定下列事項(xiàng)：（一）對(duì)于涉及本公司機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。（二）公司有權(quán)獲得和評(píng)估業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目的實(shí)施情況和效果，獲得具體的數(shù)據(jù)和信息，督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法。（三）承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻度，將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知公司，并對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行有效溝通。第十四條 除合同協(xié)議約定的保密事項(xiàng)外，公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目實(shí)施情 況和外界環(huán)境的變化，不斷更新、修正保密條款，必要時(shí)可與承包方補(bǔ)簽保密協(xié) 議。第四章

7、外包業(yè)務(wù)流程控制第十五條 公司應(yīng)建立外包業(yè)務(wù)流程管理制度，明確外包業(yè)務(wù)流程、外包業(yè) 務(wù)參與人員主要職責(zé)、資產(chǎn)管理政策、流程中斷應(yīng)急措施等內(nèi)容，報(bào)業(yè)務(wù)主管部 門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理審批通過(guò)后執(zhí)行。第十六條公司應(yīng)對(duì)所有涉及外包業(yè)務(wù)流程的員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工正確 理解和掌握外包業(yè)務(wù)管理制度。外包業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)指定專人跟蹤監(jiān)督外包 業(yè)務(wù)流程管理制度的執(zhí)行情況。第十七條公司應(yīng)將本單位與承包方在外包業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中有關(guān)利益沖突、 商務(wù)往來(lái)等方面的政策及時(shí)以明確方式告知承包方。 外包業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)指 定專人定期檢查和評(píng)價(jià)與承包方的關(guān)系，確保外包業(yè)務(wù)流程順利執(zhí)行。第十八條公司應(yīng)建立外包業(yè)務(wù)固定資產(chǎn)管理制

8、度。對(duì)于公司所有或有優(yōu)先 購(gòu)買權(quán)的固定資產(chǎn)，如因業(yè)務(wù)需要交由承包方使用，公司有權(quán)要求承包方按照發(fā) 包方固定資產(chǎn)管理制度要求使用和管理固定資產(chǎn)。 公司應(yīng)定期審查承包方使用和 管理固定資產(chǎn)的情況。交由承包方使用但所有權(quán)在本公司的資產(chǎn)， 只能用于外包 業(yè)務(wù)活動(dòng)。未經(jīng)發(fā)包方書面同意，承包方不得將固定資產(chǎn)用作其他用途。第十九條 公司應(yīng)建立外包業(yè)務(wù)流動(dòng)資產(chǎn)管理制度。業(yè)務(wù)外包過(guò)程中形成的原材料、產(chǎn)成品等流動(dòng)資產(chǎn)，公司應(yīng)建立明確的防火、防盜、防未經(jīng)授權(quán)接觸和 未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)移等政策，并有權(quán)要求承包方遵循。對(duì)承包方責(zé)任造成的流動(dòng)資產(chǎn)損 失，公司有權(quán)要求承包方賠償。業(yè)務(wù)外包過(guò)程中形成的商業(yè)信息資料 （如有關(guān)咨 詢材料

9、）等，承包方有責(zé)任保密，并防止公司競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲取同樣信息。第二十條公司應(yīng)建立外購(gòu)存貨授權(quán)管理制度。對(duì)于因業(yè)務(wù)外包需要由承包方購(gòu)進(jìn)的存貨，承包方只能接受經(jīng)發(fā)包方授權(quán)批準(zhǔn)的存貨訂單，并代表發(fā)包方檢 驗(yàn)存貨的數(shù)量和質(zhì)量。外購(gòu)存貨信息應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)地在公司存貨系統(tǒng)中加以記錄 和反映。第二十一條 公司應(yīng)建立自銷存貨管理制度。因業(yè)務(wù)外包需要由發(fā)包方銷售 給承包方的存貨，承包方只能將其用于外包活動(dòng)，不得另作他用。存貨銷售收入 應(yīng)按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定加以確認(rèn)和計(jì)量。第二十二條 公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公司所有、交由承包方使用的存貨的管理。公司 應(yīng)定期對(duì)承包方處的存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)頻率由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。對(duì)于盤 盈盤虧的

10、存貨，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后方可進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。第二十三條 公司應(yīng)建立外部存貨庫(kù)存管理制度。對(duì)于公司所有的、在承包 方（或分包方）儲(chǔ)存的存貨，承包方（或分包方）應(yīng)按照發(fā)包方存貨庫(kù)存管理制 度要求對(duì)庫(kù)存存貨進(jìn)行管理。公司應(yīng)指定專人定期對(duì)庫(kù)存存貨進(jìn)行檢查。 檢查中 發(fā)現(xiàn)的次品、損壞品或過(guò)期存貨，應(yīng)及時(shí)予以確認(rèn)、分離和保護(hù)。第二十四條公司應(yīng)建立存貨補(bǔ)償制度。公司應(yīng)指定專人追蹤、調(diào)查外部存貨的一切變動(dòng)，查明原因，報(bào)存貨歸口管理部門審核后處理。 對(duì)于承包方無(wú)正當(dāng) 原因過(guò)度使用存貨，造成公司生產(chǎn)成本的上升，公司有權(quán)要求承包方進(jìn)行補(bǔ)償。第二十五條 公司應(yīng)建立外包業(yè)務(wù)產(chǎn)品驗(yàn)收制度。承包方最終提供的產(chǎn)品（或 服務(wù)

11、）應(yīng)與外包合同協(xié)議約定一致。業(yè)務(wù)外包歸口管理部門應(yīng)對(duì)所有產(chǎn)品差異予 以確認(rèn)，并及時(shí)告知承包方進(jìn)行調(diào)整。無(wú)法達(dá)成一致，應(yīng)按照內(nèi)部控制制度一 合同協(xié)議有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行處理。因承包方提供附加產(chǎn)品等原因需要額外交費(fèi) 的，應(yīng)在公司授權(quán)范圍內(nèi)提交審議。公司財(cái)會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)確計(jì)算業(yè)務(wù)外包中的退款 和折扣金額，報(bào)財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)人審核后予以確認(rèn)和計(jì)量。第二十六條公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外包業(yè)務(wù)的索賠管理。對(duì)于因承包方原因?qū)е碌?外包合同協(xié)議未完整履行，公司有權(quán)向承包方索賠。對(duì)于承包方認(rèn)可的賠款事項(xiàng)， 公司應(yīng)指定專人進(jìn)行跟蹤、報(bào)告，及時(shí)收回賠款，并追究責(zé)任人責(zé)任。對(duì)于長(zhǎng)期 未決賠款，公司可以通過(guò)法律手段予以解決。 終止對(duì)承包方的索賠

12、，應(yīng)由業(yè)務(wù)外 包歸口管理部門提出申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明終止索賠理由，報(bào)公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行并 備案。第二十七條業(yè)務(wù)外包過(guò)程中所有涉及公司資產(chǎn)存量和增量的變動(dòng)，應(yīng)保有 其書面憑證，財(cái)會(huì)部門據(jù)此作適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)處理。 相關(guān)會(huì)計(jì)處理應(yīng)及時(shí)報(bào)財(cái)會(huì)部門 負(fù)責(zé)人審核。第二十八條 公司應(yīng)設(shè)置承包方使用本公司數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限。數(shù)據(jù)的授權(quán)和 訪問(wèn)流程及其控制應(yīng)符合內(nèi)部控制制度一一信息系統(tǒng)一般控制有關(guān)規(guī)定。第二十九條公司應(yīng)制定合理的業(yè)務(wù)可持續(xù)計(jì)劃，避免外包業(yè)務(wù)失敗造成公 司商業(yè)活動(dòng)的中斷。公司應(yīng)定期對(duì)所有重要承包方的履約能力進(jìn)行評(píng)估，據(jù)此確定業(yè)務(wù)可持續(xù)能力等級(jí)，并制定相應(yīng)的應(yīng)急方案。業(yè)務(wù)可持續(xù)計(jì)劃評(píng)估報(bào)告應(yīng)及 時(shí)提交公司總經(jīng)理審閱。第五