合同管理系統(tǒng)功能說明

1、合同治理系統(tǒng)功能說明1 合同審批有合同要簽訂時,可以起草新合同發(fā)起審批,提交給相關(guān)部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行 審批,以便檢查合同相關(guān)信息以及合同條款等是否正確,審批通過之后審批結(jié)束1.1 合同起草合同信息錄入,主要包括合同根本信息、合同正文、合同雙方履約義務(wù)、合 同收支方案以及合同風(fēng)險這幾個局部.1.1.1. 合同根本信息包括合同的收付方向收款、付款、收付款、合同類型、執(zhí)行人信息執(zhí) 行部門、執(zhí)行人、聯(lián)系、是否關(guān)聯(lián)主合同、核算幣種以及金額收款方向金額、 付款方向金額、合同附件、合同期限開始時間、結(jié)束時間、合同監(jiān)控人員、 其他相關(guān)信息所屆工程、客戶信息、供給商信息.1.1.2. 合同正文提供word錄入,可

2、以編輯合同正文信息.1.1.3. 履約義務(wù)包括我方履約義務(wù)和他方履約義務(wù)兩個局部.每個履約義務(wù)都有對應(yīng)的履約 時間,可以錄入多個履約義務(wù).可以設(shè)置履約責(zé)任人并指定提醒方式短信、RTX在合同監(jiān)控中,依據(jù)履約時間和履約義務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)未完成、完成、逾 期、逾期完成發(fā)送提醒信息.1.1.4. 收支方案包括收款方案和付款方案兩個局部.收款方案的總金額和付款方案的總金額 要分別和合同核算金額一致.收款方案包括方案收款時間、方案收款金額、實際收款時間、實際收款金額 這幾個方面.可以錄入多個收款方案,在合同起草時編輯方案收款信息,實際收 款信息在做收款治理時再進行錄入.在收款治理中,依據(jù)這個方案收款時間和實

3、際收款信息判斷該收支方案的執(zhí)行狀態(tài)完成、逾期完成.付款方案包括方案付款時間、方案付款金額、實際付款時間、實際付款金額 這幾個方面.可以錄入多個付款方案.在合同起草時編輯方案付款信息,實際付 款信息在做付款治理時再進行錄入.在付款治理中,依據(jù)這個方案付款時間和實 際付款信息判斷該收支方案的執(zhí)行狀態(tài)完成、逾期完成.可以設(shè)置收支責(zé)任人并指定提醒方式短信、RTX在合同監(jiān)控中,根據(jù)收 支方案的執(zhí)行狀態(tài)發(fā)送提醒信息.1.1.5. 風(fēng)險治理包括風(fēng)險類型、風(fēng)險名稱、應(yīng)對舉措、風(fēng)險等級、風(fēng)險狀態(tài)這幾個方面.合 同風(fēng)險可以錄入多個.在合同監(jiān)控中,可以對合同風(fēng)險進行治理,調(diào)整風(fēng)險狀態(tài)未發(fā)生、已識別、 已跟蹤、已關(guān)閉

4、.1.2 合同審批合同起草完成之后,進入審批流程.合同審批項包括：合同根本信息、合同 正文、履約義務(wù)、收支方案、風(fēng)險治理、流程跟蹤表單.2 合同履行階段2.1 合同監(jiān)控合同審批流程結(jié)束之后,進入合同履行的監(jiān)控階段.在合同監(jiān)控中可以查看 合同根本信息以及審批流程、維護合同履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、調(diào)整收支方案,調(diào)整 合同風(fēng)險狀態(tài)未發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關(guān)閉.2.1.1合同概覽查看合同起草時錄入的合同根本信息.2.1.2合同審批查看合同審批流程信息.2.1.3履約義務(wù)對履約義務(wù)進行治理.顯示合同起草時填寫的履約義務(wù)信息,可修改履約義務(wù)執(zhí)行狀態(tài)未完成、 完成、逾期、逾期完成.2.1.4收支情況對收支方案進

5、行治理.顯示合同起草時填寫的收款方案和付款方案信息.收款方案的實際收款信息 在收款治理中進行維護,在合同監(jiān)控中可查看.付款方案的實際付款信息在付款 治理中進行維護,在合同監(jiān)控中可查看.2.1.5合同風(fēng)險對合同風(fēng)險進行治理.在合同監(jiān)控中,可以修改風(fēng)險狀態(tài)未發(fā)生、已識別、已跟蹤、已關(guān)閉2.1.6監(jiān)控提醒在合同起草時,指定履約義務(wù)與收支方案的被提醒人以及提醒方式,在合同 審批結(jié)束之后,依據(jù)規(guī)那么,將提醒信息寫入至提醒表中.在合同監(jiān)控階段,根據(jù) 提醒表中的記錄,實現(xiàn)消息提醒功能.提供提醒,可擴展.其他提醒方式與具體實現(xiàn),可由用戶根據(jù)實際需求進行 擴展.提醒規(guī)那么如下.2.1.6.1 一次性提醒在履約義

6、務(wù)和收支方案到期的前一周,根據(jù)合同起草時指定的提醒方式,向 相關(guān)責(zé)任人發(fā)送到期提醒,提醒責(zé)任人關(guān)注.只提醒一次.2.1.6.2周期性提醒在履約義務(wù)和收支方案到期之后,根據(jù)合同起草時指定的提醒方式,向相關(guān) 責(zé)任人發(fā)送逾期提醒,提醒責(zé)任人盡快處理,每天都進行發(fā)送.當(dāng)履約義務(wù)和收 支方案的狀態(tài)已經(jīng)變更為完成完成、逾期完成之后,消息提醒不再發(fā)送.2.2 收款治理對已經(jīng)審批完成的合同,依據(jù)收支方案中的收款方案,對收款流程和收款情 況進行治理維護.收款信息包括：執(zhí)行人信息執(zhí)行部門、執(zhí)行人、相關(guān)合同信息、收款金 額、核算幣種、收款時間、收款方式現(xiàn)金、支票、電匯、其他、發(fā)票信息這 幾個方面.一個收款流程,可以

7、對應(yīng)多個合同的多條收款方案,收款方案的金額總和必 須和收款金額一致.合同每條收款方案不能被重復(fù)使用.在收款流程結(jié)束之后,根據(jù)收款信息,更新合同收款方案的實際收款時間、 實際收款金額以及狀態(tài),實際收款金額應(yīng)與方案收款金額一致.2.3 付款治理對已經(jīng)審批完成的合同,依據(jù)收支方案中的付款方案,對付款流程和付款情 況進行治理維護.付款信息包括：執(zhí)行人信息執(zhí)行部門、執(zhí)行人、相關(guān)合同信息、付款金 額、核算幣種、付款時間、付款方式電匯、銀行委托、現(xiàn)金、虛擬、其它、 供給商信息、發(fā)票信息這幾個方面.經(jīng)過審批和財務(wù)確認之后,進行實際的付款操作,付款完成之后結(jié)束付款流 程,并根據(jù)付款信息,更新合同付款方案的實際付

8、款時間、付款金額以及狀態(tài).2.4 交貨治理對交貨確認流程和實際交貨情況進行治理.對已經(jīng)進入履行階段的合同,有實際產(chǎn)物要進行交付時,可以發(fā)起交貨確認 申請.填寫交貨容、相關(guān)合同信息、我方信息、他方信息等發(fā)起交貨流程進行審 批,審批通過之后,由實際交貨人編輯交換活單交付物、規(guī)格、數(shù)量等信息 結(jié)束交貨流程.2.5 開票治理對開票申請流程和實際開票信息進行治理.對已經(jīng)進入履行階段的合同可以發(fā)起開票申請.需要對合同做開票時,填寫 開票容、相關(guān)合同信息、開票金額、交稅金額等信息發(fā)起開票申請進行審批,審 批通過之后,由實際開票人編輯開票活單開票時間、發(fā)票號、發(fā)票金額結(jié)束 開票流程.3 統(tǒng)計查詢查看、檢索合同

9、信息以及合同已經(jīng)履行的收支、開票信息.3.1 合同明細歹0出合同的概要信息,可根據(jù)合同信息進行搜索.3.2 合同統(tǒng)計以合同為依據(jù),列出合同的已收款金額、已付款金額、已開票金額.可根據(jù) 合同信息進行搜索.3.3 合同收支明細以合同為依據(jù),列出合同的收支明細信息,包括方案收款時間、實際收款時 問、執(zhí)行狀態(tài)、收款金額這幾個方面.可根據(jù)合同信息進行搜索.4 合同模板治理提供合同模板的上傳、下載功能,實現(xiàn)對合同模板的治理維護.4.1 合同模塊治理對合同模板進行治理,可以添加新模板,編輯、刪除已有模板.4.2 合同模板查看可以查看所有的合同模板,用戶可以下載所需的模板.5 信息治理5.1供給商信息治理5.

10、1.1新增供給商信息編輯供給商編號、供給商名稱、供給商地址、聯(lián)系人信息、 、 、供 應(yīng)商類型,可以新增一個供給商.在合同起草時,可以從供給商歹0表中進行選擇5.1.2供給商信息維護對已有的供給商進行維護,可以更新地址、聯(lián)系人等信息,可以設(shè)置供給商 的狀態(tài)是否啟用.可以刪除.5.2 客戶信息治理5.2.1新增客戶信息編輯客戶編號、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系人信息、 、 、客戶類型, 可以新增一個客戶.在合同起草時,可以從客戶列表中進行選擇.5.2.2客戶信息維護對已有的客戶進行維護,可以更新地址、聯(lián)系人等信息,可以設(shè)置客戶的狀 態(tài)是否啟用.可以刪除.5.3 工程信息治理5.3.1新增工程信息編輯工程編號、工程名稱、工程執(zhí)行部門、工程負責(zé)人,可以新增一個工程. 在合同起草時,可以從工程列表中進行選擇.5.3.2工程信息維護對已有的工程進行維護,可以更新工程的狀態(tài)是否啟用.可以刪除.6 與其他系統(tǒng)的接口6.1 ERP系統(tǒng)供給商、客戶等合同治理中所需的信息不在本系統(tǒng)中進行