內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點

1、精品文檔內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點為了防止資產(chǎn)流失，一個公司可采取的控制措施有很 多，下面所列的是在大多數(shù)公司里最常采用的一些措施。在 資產(chǎn)流失機率比較大的情況下，也可以在這些措施的基礎(chǔ)上 增加一些其他的相關(guān)措施，反之亦然。這些控制措施包括下 列幾方面內(nèi)容。(1)現(xiàn)金通?，F(xiàn)金交易被認(rèn)為是最需要進行控制的環(huán)節(jié)。因此， 有關(guān)現(xiàn)金控制在有些企業(yè)甚至顯得有些過度。盡管下面介紹 了許多的現(xiàn)金控制措施，但我們在實際執(zhí)行的時候，應(yīng)充分 考慮成本與收益的關(guān)系，將多種措施綜合起來使用，效果會 更好。將登記入賬的支票號碼與實際的支票號碼核對。電腦打印 出的支票淸單應(yīng)與實際使用的支票完全一致。如果不一致， 就說明可能

2、有人私自娜用支票。在采用激光打印支票的情況 下，這種違法行為更容易發(fā)生。因為采用激光打印，發(fā)票是 分別存放的，這比使用連續(xù)編號的支票簿更容易被偷盜。對小額現(xiàn)金進行現(xiàn)場盤點。使用各種收據(jù)或借條來抵庫， 是小額現(xiàn)金常見的舞弊方式。因此，不定期進行審計，盤點 現(xiàn)金余額，就可能發(fā)現(xiàn)這些舞弊行為。支票簿的控制。支票簿不應(yīng)和紙筆一起放在柜子里，因為 任何人都有可能從支票簿里偷走一張支票，使用偽造的簽章 就可以將公司的資金支走。因此，支票簿應(yīng)該放在保險柜里, 未經(jīng)授權(quán)任何人不得接近動用。公章的控制。如果任何人 都有機會接觸到公章，那么不僅公司的支票可能被冒支，偷 盜者還有可能利用公章以公司的名義簽訂各種合同

3、。因此， 公司的公章也應(yīng)保存在公司的保險柜里。公司郵政收發(fā)部門應(yīng)建立一套收發(fā)記錄清單。如果收到客 戶的支票后，在登記銀行存款日記賬之前，會計部門成員有 可能會接觸到這些支票。郵政收發(fā)部門單獨建立一套收發(fā)日 記賬，以備日后和會計部門的存款日記賬相核對。支票應(yīng)每天送存銀行。如果將支票放在手邊而不送存銀 行，就會增加舞弊的可能性。有人可能將支票兌現(xiàn)存人自己 的個人賬戶。因此，支票應(yīng)該于當(dāng)天送存銀行。將現(xiàn)金收入轉(zhuǎn)到保險拒里。如果客戶支付的現(xiàn)金或支票不 直接到達公司，那么也就不存在濫用現(xiàn)金的問題，相關(guān)的控 制措施也就不需要了。因此，公司可以在銀行設(shè)置一個錢柜， 要求客戶將支付的款項直接存放到這個錢柜里。

4、填寫的支票不留空白。如果填寫支票時，支票的金額這一 行留有太多的空白，偽造者就有可能插人一些數(shù)字或文字， 使得最終支付的金額大于原先填寫的金額。如果利用相關(guān)軟 件在填開支票的時候?qū)⒖瞻滋幋蛴∩蟿澗€或字母，就可以避 免這種損失的發(fā)生。用墨水筆開具現(xiàn)金收據(jù)。小額的現(xiàn)金收據(jù)有可能被涂改， 使得涂改后的金額大于實際發(fā)生的金額，而涂改者可以從中 漁利。為了避免這種情況，可以要求填寫收據(jù)的時候必須使 用墨水筆。限制零用現(xiàn)金的數(shù)量。如果日常的零用現(xiàn)金數(shù)額很少，則 就不會有人去注意，也不值得偷盜。而如果日常的零用現(xiàn)金 數(shù)額很大，則就應(yīng)該注意。最好的方法是用卡代替現(xiàn)金。作廢的支票應(yīng)粉碎。由于作廢的支票可以被恢復(fù)

5、并用以支 取現(xiàn)金，所以，為了防止此類事情的發(fā)生，應(yīng)該在作廢的支 票上蓋上“作廢”字樣的印章，并將其粉碎使之不能再用。編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。在一個公司里，這是最重要的 一項控制措施，因為它反映了所有的現(xiàn)金流人及流出情況。銀行的現(xiàn)金支票清單應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部記錄仔細(xì)核對，以確保 雙方的記錄都沒有被改動。同時，還需要將銀行對賬單與企 業(yè)的銀行日記賬進行核對，以發(fā)現(xiàn)兩者是否有不符之處，以 及不符之處是否是因為有人私自提取企業(yè)的銀行存款或支 取支票造成的。此外，有關(guān)人員還應(yīng)核對公司所有的銀行存 款賬戶，以確定是否存在支票方面的舞弊。而且，編制銀行 存款余額調(diào)節(jié)表的人員應(yīng)該與掌管應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款及現(xiàn) 金和

6、銀行存款的人員分離，以避免相關(guān)人員通過涂改銀行存 款余額調(diào)節(jié)表來掩蓋其不法行為。最后，如果能通過網(wǎng)絡(luò)查看銀行的在線記錄，就可以每天編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,這樣就能夠更加及時地發(fā)現(xiàn)并糾正舞弊。AHAI2GAGGAGAGGAFFFFAFAF精品文檔審查沒有兌現(xiàn)的支票。如果開出的支票沒有人來兌現(xiàn)，則 很有可能是負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的部門出了差錯，將支票寄給了根 本不存在的供應(yīng)商。有關(guān)人員應(yīng)采取措施聯(lián)系這些供應(yīng)商， 以確認(rèn)是否存在問題。及時更新簽字。一個公司在開戶銀行里往往留有簽發(fā)支票 的人員的簽字。如果這些人員中有人因某些原因離開了公 司，那他(或她)仍有權(quán)簽發(fā)支票。為了避免出現(xiàn)這種問題, 只要有權(quán)簽發(fā)支票

7、的人員一離開公司，就應(yīng)及時更新預(yù)留銀 行的簽字。將收入的支票加蓋“送存X XX賬戶”的印章。對于有機 會接觸到客戶交付的支票以及給客戶郵寄支票的員工，很有 可能將這些支票私自變現(xiàn)。如果將這些支票的背面蓋上“送 存只只X賬戶”的印章，則將其私自變現(xiàn)的困難就增大了。(2)投資有些人往往利用機會將公司的投資轉(zhuǎn)移到他們?nèi)菀赘` 取的范圍內(nèi)，或者進行不適當(dāng)?shù)耐顿Y，導(dǎo)致公司承受虧損的 風(fēng)險。下面的控制措施就可以防范和避免這類風(fēng)險。加強對投資的限制。當(dāng)一個公司有多余的資金需要進行投 資時，應(yīng)該制定相關(guān)的政策，把特定的投資類別的投資額限 制在一定的水平上。例如，可以規(guī)定只有當(dāng)公司的銀行存款 超過IOoOoo美元

8、的時候，余額才能進行投資。又如，如果 公司董事會認(rèn)為投資于垃圾股風(fēng)險太大，就可以禁止對這類 股票的投資。這些政策可以寫進控制投資的有關(guān)程序里，投 資活動一旦超過了預(yù)置的投資參數(shù)，系統(tǒng)就會自動糾正。資金在賬戶間的轉(zhuǎn)移需經(jīng)過授權(quán)。如果有人試圖將公司銀 行賬戶上的資金轉(zhuǎn)移到非公司賬戶上去，則必須有相關(guān)的授 權(quán)審批。公司可以與銀行簽署相關(guān)的協(xié)議，加強對授權(quán)審批 的控制。同時，對于資金在公司賬戶間的轉(zhuǎn)移也應(yīng)加強控制， 因為有人可能利用控制系統(tǒng)中的一些漏洞來進行舞弊。例 如，如果公司的開戶銀行事先并未被告知資金不能轉(zhuǎn)賬，舞 弊者就可能預(yù)先開設(shè)一個公司賬戶，再將資金全部轉(zhuǎn)移到該 賬戶里去。(3)應(yīng)收賬款為了

9、有效防止公司的員工隨意篡改客戶的應(yīng)收賬款記 錄，進行私吞客戶付款的不法行為，對應(yīng)收賬款進行控制是 必需的。最常用的控制措施如下所示。將收到的支票與應(yīng)收賬款催收單比較。由于掌管應(yīng)收賬款 賬戶的員工負(fù)有催收賬款和收取賬款的雙重職責(zé)，他(或她) 就很有可能將收到的賬款存人私人賬戶，然后為了掩蓋自己 的舞弊行為，而繼續(xù)向客戶催收新的賬款以彌補已收回的上 期欠款。如果經(jīng)常不定期地將支票清單與資金賬戶相核對， 就會及時發(fā)現(xiàn)這種舞弊的存在。確認(rèn)應(yīng)收賬款余額。有的員工往往會將從客戶那里收到的 款項存人其他賬戶，以掩蓋其盜取公司現(xiàn)金的不法行為。定 期向客戶寄送對賬單，以確認(rèn)客戶的付款金額，就可以發(fā)現(xiàn) 這種舞弊行

10、為。建立注銷壞賬審批制度。經(jīng)理應(yīng)該負(fù)責(zé)審批應(yīng)收賬款壞賬 的注銷。否則有的員工很有可能將收到的客戶款項變現(xiàn)，存 人自己的私人賬戶，然后將該客戶的應(yīng)收賬款作為壞賬注 銷。如果將款項的收取與催收兩項職責(zé)分開，就可以使這方 面的控制得以加強。在這樣的制度下，即使要進行舞弊的話， 也需要兩個人合伙串通。建立信用審批制度。負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的員工可能為了獲取客 戶的回扣而授予其賒銷信用。如果對所有的賒銷都建立審批 制度，并且定期檢查客戶被授權(quán)的賒銷信用額度，就可以防 止這種情況的發(fā)生。為了簡化應(yīng)收賬款的管理，也可以授予 會計人員一定的權(quán)限，用以批準(zhǔn)小額的賒銷信用。但也應(yīng)對 其定期進行檢查，以防止個別客戶的大量小

11、額賒銷，累積起 來形成巨額欠款。(4)存貨一個公司的存貨可能數(shù)量龐大，管理起來比較復(fù)雜。為 了提高管理的準(zhǔn)確性，就需要各種控制措施。因此，如果采 用下面提到的各種控制措施，就可以使公司的存貨管理與記 錄更加精確可靠。盤點存貨。如果一個公司從來不對存貨進行盤點，那么隨 著時間的推移和誤差的積累，賬實不符的情況就會越來越嚴(yán) 重。為了防止這種問題的發(fā)生，公司可以定期對全部存貨進 行盤點，也可以每天抽取一小部分存貨進行盤點。不管采用 哪種方法，盤點對于查找誤差的原因以及及時糾錯都非常重 要。控制接觸原材料和存貨原始記錄的機會。對于原材料和存 貨的原始憑證和記錄，為了保證其安全，應(yīng)只允許少數(shù)幾個 經(jīng)過良

12、好訓(xùn)練的員工接觸。這樣做可以使這些原始記錄被有 意或無意的改動的機會大大降低。在執(zhí)行這項安全控制的時 候，應(yīng)使用密碼，任何能夠接觸到這些原始記錄的人員都會 獲得一個密碼，這樣，一旦有舞弊行為發(fā)生，就可以獲取相 關(guān)證據(jù)。保持原材料記錄的準(zhǔn)確性至少在98%以上。原材料經(jīng)過生 產(chǎn)的各道工序加工，最終形成產(chǎn)成品。產(chǎn)成品成本是按照成 本項目反映的，因此，原材料采購成本的原始記錄對于確定 存貨的價值非常重要。所以，應(yīng)定期將這些記錄與產(chǎn)品的實 際成本構(gòu)成要素相比較，以確定它們的準(zhǔn)確性。對原材料的挑選及領(lǐng)用進行審批。對從倉庫領(lǐng)用的用于生 產(chǎn)的直接材料，應(yīng)遵照管理當(dāng)局事先制定的挑選比例。如果 超過了這一比例，需

13、要額外領(lǐng)用原材料，生產(chǎn)部門就應(yīng)向倉 庫保管部門提出申請，并將領(lǐng)用的原材料記錄在案。如果生 產(chǎn)結(jié)束后還有剩余的原材料，就應(yīng)將其退還倉庫，并且也隨 時進行登記。由于任何超額領(lǐng)用或退庫都有可能是記錄存在 差錯所致，所以財務(wù)總監(jiān)可以通過以上措施，判斷用以制定 原材料挑選比例的原始采購記錄是否存在差錯。建立廢品和返修品的記錄。在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的廢品或返 修品，可能導(dǎo)致大量的原材料和相關(guān)的人工費用的損失。由 于這些廢品和返修品可能發(fā)生在生產(chǎn)過程的任何一個環(huán)節(jié)， 因此，要對其進行控制比較困難。但無論如何，應(yīng)加強對負(fù) 責(zé)相關(guān)記錄的生產(chǎn)工人的培訓(xùn)，以保證存貨記錄的準(zhǔn)確性。對非指定人員領(lǐng)用存貨進行限制。如果對存貨

14、的領(lǐng)用人員 不加限制，那么公司的倉庫就會像一個沒有標(biāo)價的商店，任 何人都可以拿走想要拿的東西。當(dāng)然這并不意味著員工拿走 這些存貨用以私用，而是強調(diào)了這種狀況會導(dǎo)致超額領(lǐng)用產(chǎn) 品用料，使生產(chǎn)產(chǎn)生混亂。而且這樣也會給采購人員的工作 增加困難，因為他們不得不經(jīng)常進行檢查，看哪些材料還有 存貨，哪些材料需立即采購。因此，關(guān)于這方面的控制應(yīng)該 是將存貨封存保管好，并對存貨的領(lǐng)用人員的資格進行嚴(yán)格 限制。將客戶的存貨分開存放。如果公司接受委托為顧客加工產(chǎn) 品，那么很容易將客戶提供的原材料與公司自有的存貨混淆 在一起，導(dǎo)致存貨價值虛增。雖然根據(jù)與客戶簽訂的合同可 以將這些存貨區(qū)別開來，但如果將這些存貨在實物

15、上分開放 置，將更有利于存貨的分辨與控制。(5)預(yù)付員工的款項有的員工可能會要求預(yù)支下一個月的工資或出差之前 預(yù)支差旅費。在這兩種情況下，都會可能因預(yù)付款項收不回 而發(fā)生攝失。下面的控制措施對預(yù)付款項的收回可以起重要 作用。經(jīng)常審查預(yù)付在外的款項。一旦員工有預(yù)付款項，就應(yīng)對 這些預(yù)付欲進行經(jīng)常性審查，并調(diào)查其還款情況。因為發(fā)生 預(yù)付款項的員工一般財務(wù)狀況不是很好，因此，應(yīng)建立適時 檢查制度，以確保預(yù)付款的及時歸還。最簡單的控制措施就 是，公司可以將預(yù)付款從員工的下月工資里扣除。這樣就可 以大大減少追收預(yù)付款的工作量。建立預(yù)付款的審批制度。當(dāng)有員工要求預(yù)付款項時，不管 是預(yù)付工資還是預(yù)付差旅費，

16、都應(yīng)有其直屬上司的簽字批 準(zhǔn)。因為預(yù)付款從本質(zhì)上講，也相當(dāng)于小額的短期借款，這 就需要管理層的批準(zhǔn)。對于有批準(zhǔn)預(yù)付款權(quán)限的負(fù)責(zé)人，其 批準(zhǔn)的預(yù)付款金額應(yīng)限制在一定范圍內(nèi)。（6 ）固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)的購置和處理需要有特殊的控制措施，以確保這些 業(yè)務(wù)都經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)，并確保相關(guān)的資金正確及時人賬。為 了達到上述目標(biāo)，就應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行下列控制措施。確保固定資產(chǎn)的購置事先經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟?。對于一項需?投人大量資金的建設(shè)項目來說，其中最重要的控制措施就是 對該項目所需投入資金的審批。這些控制措施包括：該項目 所需的資金量，評價其所帶來的現(xiàn)金流量的凈現(xiàn)值，以及董 事會的層層審批。一套全面綜合的控制體系還應(yīng)包括

17、事后評 價。將原先估計的現(xiàn)金流量與實際取得的現(xiàn)金流量相比較， 不僅可以為以后的估價工作提供借鑒，還可以發(fā)現(xiàn)在事前的 估價過程中是否存在人為的估價差錯。確保折舊計提正確。盡管計提折舊的差錯并不會導(dǎo)致公司 資產(chǎn)的流失，但如果將來一旦發(fā)現(xiàn)這些差錯，就需要調(diào)整前 期的財務(wù)報表，從而帶來工作上的不便。這方面的控制措施 包括：將公司已資本化的項目與上級主管部門（或公司）規(guī) 定的資本化標(biāo)準(zhǔn)相比較，以確保資本化范圍和計提的折舊都 符合標(biāo)準(zhǔn)。此外，還應(yīng)審查每項已人賬的固定資產(chǎn)的分類情 況，避免由于固定資產(chǎn)分類錯誤導(dǎo)致計提折舊的錯誤。確保固定資產(chǎn)的處置經(jīng)過審批。在管理人員無人知曉的情 況下，將公司火災(zāi)中受損的固定

18、資產(chǎn)減價銷售，這是任何一 個公司都不希望發(fā)生的事情。因此，為了保證最終能賣得合 理的價格，任何固定資產(chǎn)在處理前都應(yīng)經(jīng)過審批。確保處理固定資產(chǎn)所收到的現(xiàn)金正確入賬。有的員工可能 將處理固定資產(chǎn)收人歸為己有，然后報告說該項固定資產(chǎn)已 完全報廢，沒有任何價/值。如果要求將因處理固定資產(chǎn)所 收到的支票或收據(jù)與該項固定資產(chǎn)的使用情況進行核對，那 么這方面的控制缺陷就可以得以彌補。確保所有固定資產(chǎn)都在使用。許多固定資產(chǎn)往往被扔在角 落不用，這樣還不如將其廉價賣掉。會計人員可以定期對所 有的固定資產(chǎn)進行檢查，包括現(xiàn)場觀察以及與有關(guān)人員交 談，以發(fā)現(xiàn)是否有被棄置不用的固定資產(chǎn)。(7)應(yīng)付賬款應(yīng)付賬款是最容易發(fā)

19、生資產(chǎn)濫用的賬戶，也是在交易過 程中最容易產(chǎn)生差錯的賬戶。但是，如果過度使用控制措施, 會挫傷負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的員工的積極性。因此，對應(yīng)付賬款的 控制措施應(yīng)審慎使用。審查信用卡對賬單。如果將公司的信用卡交給個人使用， 就可能發(fā)生使用公司信用卡支付非公司費用的情況。為了避 免這種情況的發(fā)生，可以抽取信用卡上所列的項目進行檢 查。對于那些持有公司信用卡但有著不當(dāng)采購歷史的員工， 可以在他們采購后的當(dāng)天進行在線檢查(這取決于銀行是否 提供該項服務(wù))，并根據(jù)情況隨時更改信用卡的額度。這樣 就可以加強對信用卡使用的控制。將已付款項與收據(jù)相核對。除非接受了特別意外的服務(wù)需 要付款或者出現(xiàn)重復(fù)付款，否則通過應(yīng)付

20、賬款賬戶付出的款 項都應(yīng)有相應(yīng)的收款收據(jù)。假如沒有，就應(yīng)查清其原因。如 果事先沒有建立自動的三核對系統(tǒng)，這項控制措施執(zhí)行起來 就比較困難，因為這需要大量的人工進行反復(fù)核對。檢查收到的發(fā)票的編號。如果公司采購貨物的原始發(fā)票丟 失了，而這批貨物還沒有付款，那么供應(yīng)商將會再寄一張該 原始發(fā)票的復(fù)印件過來。但如果該原始發(fā)票并未丟失，則公 司很可能會為該批貨物支付兩次款項。因此，會計軟件應(yīng)自 動檢查發(fā)票的編號，以發(fā)現(xiàn)是否有重號的發(fā)票。對信用卡采購規(guī)定限額。如果公司將信用卡交給員工個人 使用，可以采取多種措施來限制員工，使其在預(yù)先規(guī)定的范 圍內(nèi)使用該卡。例如，如果信用卡是由某個特定的商場發(fā)行 的，就可以規(guī)

21、定只準(zhǔn)在該商場使用信用卡。但這樣就需要辦 理多張信用卡。因此，比較通行的做法是采用購物卡。這種 購物卡可以設(shè)置多種限制條款，如可以規(guī)定單筆交易的最大 金額，每天的最大采購額，或者根據(jù)SlC編碼規(guī)定采購貨物等。購物卡提供的服務(wù)項目不同，有的購物卡還可以提供每月購物的分類淸單。AHAI2GAGGAGAGGAFFFFAFAF對缺少采購審批單的發(fā)票應(yīng)獲得審批確認(rèn)。如果采購部門 的發(fā)票投有附授權(quán)的審比簽字，那么會計部門人員就應(yīng)將其 送達掌管該部門的負(fù)贊人那里，由其進行審核批準(zhǔn)。由上級主管人員對信用卡對賬單進行復(fù)審。即使已經(jīng)有了 上面所提到的對信用卡的種種控制措施，但未經(jīng)授權(quán)進行采 購的情況仍有發(fā)生。因此

22、，如果有必要的話，可以將信用卡 對賬單復(fù)制一份，交給持有信用卡的員工的上級進行復(fù)核， 以確認(rèn)該員工的采購活動是否合規(guī)。這樣做，對于應(yīng)付賬款 的審批控制并不是必需的，但至少可以保證上級主管人員知 曉所支付的費用情況。采用三核法確認(rèn)應(yīng)付賬款已經(jīng)過授權(quán)審批。盡管人工消耗 很大，但是核對非常重要，具體是：將供應(yīng)商的發(fā)票與批準(zhǔn) 的購貨合同進行比較核對；將收到的采購貨物的價格與付款 進行比較和核對。利用計算機系統(tǒng)可以使這一工作自動化。另一種方法是可以授權(quán)驗收部門，將收到的來自供應(yīng)商的貨 物與批準(zhǔn)的購貨合同而不是供應(yīng)商的發(fā)票進行核對。(8)應(yīng)付票據(jù)財務(wù)總監(jiān)對新的債務(wù)比較重視，因此，這方面的控制措 施就可以相

23、對少些。但不管怎樣，下面所講的這些控制措施 被多數(shù)公司所采用。對新的借款合同條款進行審批?？梢允跈?quán)一名資深的公司 經(jīng)理對相關(guān)的借款文件進行審核，以確定債務(wù)的利率、抵押 等及其他條件，沒有使公司負(fù)擔(dān)過量的債務(wù)，或者與已有的 債務(wù)合同條款沒有抵觸。此外，經(jīng)常審查公司與貸款機構(gòu)的 關(guān)系也很重要，這樣可及時發(fā)現(xiàn)貸款機構(gòu)與公司的不正常關(guān) 系，如貸款人擁有公司部分或全部股份等情況。所有的借款和還款都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。在設(shè)置了上 述的控制程序后，仍需要相關(guān)負(fù)責(zé)人對所有的借款進行嚴(yán)格 的審批，直至最高部門。如果所借款項數(shù)額巨大，還應(yīng)該由 董事會審批，以確保每一級審批機構(gòu)對所借款項都知曉。為 了更謹(jǐn)慎起見，

24、在簽署借款合同時，還應(yīng)該與借款人進行溝 通，避免因草率而與不相應(yīng)的人簽訂合同，背負(fù)債務(wù)。(9)收入有關(guān)收人的控制措施的關(guān)鍵點是確保所有已發(fā)運的貨 物郁適時開具了發(fā)票。在這方面的控制如果失效，將導(dǎo)致收 人短缺，影響公司碑體資產(chǎn)的流動性。將所有已開的發(fā)票與裝運記錄核對。為了確保所發(fā)運的貨 物都已清開票人賬，并且防止公司員工內(nèi)外串通，違法裝運 貨物，需要對已開發(fā)票有發(fā)貨記錄進行永續(xù)核對。由于負(fù)責(zé) 發(fā)貨記錄的員工在發(fā)運貨物時不可能做到完全盡職盡責(zé)，因 此，還必須核對已完工產(chǎn)品與產(chǎn)成品賬面數(shù)，以發(fā)現(xiàn)可能的 存貨減少。將銷售折扣與管理當(dāng)局批準(zhǔn)的稍售退回相比較。一些顧客 往往會以已將部分貨物退回為理由而要求

25、少付貨款。但問題 在于，公司管理當(dāng)局根本就沒有批準(zhǔn)過銷貨退回，公司也就 根本沒有收到過退貨。因此，核對現(xiàn)金收款日記賬和退貨日 記賬，便可以發(fā)現(xiàn)這些客戶是否應(yīng)該少付貨款。在發(fā)運記錄中確認(rèn)發(fā)運樣品。有一些產(chǎn)品很可能作為樣品 發(fā)運給公司的客戶或營銷機構(gòu)，這部分樣品就不需要開具發(fā) 票。但是，仍應(yīng)將它們作為樣品在發(fā)貨日記賬中登記。內(nèi)審 人員在審計時，應(yīng)確認(rèn)該樣品已經(jīng)管理當(dāng)局審批，并且最好 是有書面的證明文件。(10)銷售成本由于銷售成本涉及眾多相關(guān)人員，并且在公司所有的成 本費用中所占比重最大，所以公司在這方面的控制措施往往 容易失效。下面所列的這些在生產(chǎn)過程中的控制措施能否執(zhí) 行，在很大程度上依賴于實

26、行這些控制措施所帶來的收益和 其給生產(chǎn)部門帶來的不便的對比程度。將已完成作業(yè)成本與預(yù)算成本相比較。一個公司如果不對 生產(chǎn)過程中所發(fā)生的成本密切關(guān)注，往往會導(dǎo)致毛利率的大 幅下降。因此，財務(wù)總監(jiān)應(yīng)該將完工產(chǎn)品所發(fā)生的成本與預(yù) 算成本進行比較，以便及時發(fā)現(xiàn)哪個項目的實際成本超過了 預(yù)算成本。執(zhí)行這項審查程序也可能需要一定的費用，導(dǎo)致 成本的增加，但如果管理層加強了對這方面的控制，也會使 成本不再上升。在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中（尤其是當(dāng)產(chǎn)品的生產(chǎn) 周期較長時），也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行該項控制措施，這樣可以在產(chǎn)品 完工之前，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。將計劃需要的工時與實際發(fā)生的直接人工工時相比較。如 果生產(chǎn)部門經(jīng)理僅對是否完

27、成計劃產(chǎn)量負(fù)責(zé)的話，那么他往 往會要求配置過多的生產(chǎn)人員，因為這樣可以保證生產(chǎn)計劃 按時完成。如果根據(jù)生產(chǎn)過程中的人工流程來決定所需要的 生產(chǎn)人員并將其量化，然后再將這一標(biāo)準(zhǔn)與實際發(fā)生的人工 成本相比較，就可以防止上述情況的發(fā)生。根據(jù)領(lǐng)料單規(guī)定的數(shù)量領(lǐng)取原材料。一個公司想要建立良 好的直接材料成本的控制制度，就應(yīng)制定每個產(chǎn)品的限額領(lǐng) 料單。產(chǎn)品生產(chǎn)時，嚴(yán)格按照領(lǐng)料單上的限額領(lǐng)料。這樣做, 如果沒有特殊的原因，審查人員就可以確認(rèn)，那些沒有使用 限額領(lǐng)料單的用料是沒有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的。根據(jù)總額請購單及相關(guān)的采購限額采購。如果所有的采購 都使用請購單并經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)，那么采購人員的工作就算做 得比較到位

28、了。但是，如果能用總額請購單代替普通的請購 單，并定期對請購總額進行授權(quán)審批，就可以大大提高采購 人員的工作效率。內(nèi)部審計人員應(yīng)定期對總額請購單進行檢 查，以確定是否需要額外的訂購單，當(dāng)前的總額請購單使用 是否適當(dāng)，以及當(dāng)前總額請購單上所列的最小定貨量是否符 合約定，以避免由于低于約定的最小訂購量而支付罰金。拒收所有沒有經(jīng)過授權(quán)的采購。許多公司的采購制度都存 在這樣的缺陷，即對供應(yīng)商運來的貨物往往全部接收，而不 管是否有授權(quán)采購的書面文件。運來的貨物，很大一部分只 是經(jīng)過某些員工的口頭授權(quán)，而這些員工要么是根本沒有這 一權(quán)限，要么就是他們根本不知道所采購的貨物比市場價格 高出許多。為了解決這一

29、問題，我們可以建立一項制度，要 求所有收到的貨物必須有采購部門出具的相應(yīng)的書面審批 單據(jù)。這樣做就可以使采購人員確信所要采購的項目都是必 需的，并且都是從有資質(zhì)的供應(yīng)商那里以合理的價格買進 的。(11)差旅費和招待費員工經(jīng)常把很多費用拿到公司報銷，而在這些費用中， 根據(jù)公司的制度規(guī)定可能不能報銷。為了發(fā)現(xiàn)這些“灰色” 費用，公司的會計人員不得不花費大量的時間來檢查與報銷 的費用相關(guān)的憑證。有關(guān)這方面的控制所要達到的程度，往 往取決于公司財務(wù)總監(jiān)對由于采取控制措施而使相關(guān)費用 下降的幅度的滿意程度。實際上，一些次要形式的控制措施, 如費用報告審計，對保持費用報告的真實性就已經(jīng)足夠了。對要求報銷的

30、費用進行隨機審計。如果公司員工認(rèn)為，公 司對要求報銷的費用從不進行審查，那么就更可能在報銷單 中要求報銷不合理的費用。為了杜絕這種情況，一項比較可 行的控制措施就是對報銷單進行隨機的審計，以發(fā)現(xiàn)那些要 求報銷未經(jīng)審批的費用的員工。通過實行這項措施，可以使 員工在報銷費用方面加強自律。當(dāng)然，如果有證據(jù)表明有的 員工屢次違反規(guī)定，那就應(yīng)對這些特殊的員工進行再次審 計，從而使隨機審計變得不再“隨機”。制定相關(guān)的費用報銷制度。有時，員工可能會因為不了解 情況而要求報銷不當(dāng)?shù)馁M用。公司可以通過制定一套詳細(xì)的 有關(guān)差旅費報銷的制度來解決這一問題。公司可以將這些信 息發(fā)布在公司的網(wǎng)站上，以便于全體員工獲取。

31、當(dāng)然，如果 公司報銷費用使用的是在線提交制度，就可以將這些規(guī)定直 接加進當(dāng)前使用的程序中，以隨時提醒員工是否有不符合規(guī) 定的報銷項目。對所有要求報銷的費用都要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。如果公 司的員工在費用報銷方面不斷出現(xiàn)問題，那就有必要要求相 關(guān)負(fù)責(zé)人對所有要求報銷的費用進行審批。實行這項制度的 好處在于，相關(guān)負(fù)責(zé)人可能了解員工要求報銷的原因以及是 否應(yīng)該報銷。不利之處是相關(guān)的報銷憑證可能在負(fù)責(zé)人那里 滯留時間過長，延誤該員工報銷費用的領(lǐng)取。(12)應(yīng)付工資有關(guān)工資的問題經(jīng)常出現(xiàn)在兩方面，一方面是超額支付 工資，另一方面是通過編造員工名冊并為其支付工資來進行 舞弊。有關(guān)這兩方面的控制措施在下面都會

32、提到。對實行計時工資制的人員的加班實行審批。在公司里，員 工最簡單的舞弊形式就是下班后又回到公司，打卡后又離開 或者讓別人代替打卡，這樣就可以偽造虛假的加班記錄。如 果要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對所有需要加班的人員進行審批，就可以 避免這種舞弊的發(fā)生。另一個更先進的方法就是使用電腦打 卡，由電腦根據(jù)不同的工作期間將員工進行分類。這樣任何 員工在自己正常工作期間之外的加班時間，電腦都會自動記 錄下來并報相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。在沒有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況 下，電腦是不會給離開的員工打卡的。所有的工資變動都要有授權(quán)審批。如果出納與公司的其他 員工串通，就很容易通過改變工資的支付額進行舞弊。如果 定期將實際的工資支付率與

33、記錄的批準(zhǔn)的工資支付率進行 比較，就可以發(fā)現(xiàn)這類問題。如果能夠由一位高層的經(jīng)理來 負(fù)責(zé)有關(guān)工資變動的審批，并且由當(dāng)事的員工簽字確認(rèn)，控 制將會更完善。由于下調(diào)工資能夠有效地提高工資支付率， 所以對下調(diào)的工資進行審計也是非常必要的。為了確保所有 的工資下調(diào)都是根據(jù)有關(guān)權(quán)力機構(gòu)的決定做出的，有關(guān)這方 面的審計應(yīng)該包括審查支付的金額及支付的時間。將工資直接發(fā)給本人。負(fù)責(zé)工資的人員最常用的舞弊手 段，要么是偽造員工姓名，要么是繼續(xù)給已離職的員工發(fā)工 資，然后將這些工資據(jù)為己有。如果規(guī)定領(lǐng)取工資者必須要 證明自己的身份，就可以防止此類問題的發(fā)生。將已付工資單報送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。如果能定期將支付的 工資單

34、報送各部門負(fù)責(zé)人，這些部門負(fù)責(zé)人就能夠及時發(fā)現(xiàn) 是否有為已離職人員發(fā)放工資的現(xiàn)象。在大公司里，由于相 關(guān)的離職審批程序比較復(fù)雜，為已離職人員發(fā)工資的問題尤 為嚴(yán)重。實行這項措施，就可以解決某些員工企圖利用拖延 最終的審批決定而將過渡時期的工資據(jù)為己有的問題。核對工資單上的地址。如果負(fù)責(zé)工資的人員利用偽造的姓 名騙取工資，并將騙取的工資寄到自己家里，那么將所有領(lǐng) 取工資的員工的地址進行核對，就可以發(fā)現(xiàn)這些重復(fù)的地 址。但如果舞弊人員將這些工資寄到郵局的信箱里，就可能 繞開這項控制措施。因此，公司應(yīng)禁止將工資寄到放在郵局 的信箱里。(13)場地占用費盡管這項費用看起來不是很重要，但是如果實行了下面 所述的控制措施，就可以保證員工在辦公設(shè)備的購買和使用 方面做到盡量節(jié)儉。將辦公設(shè)備的實際成本與公司的相關(guān)政策進行比較。有的 員工可能會以比較高的價格購買辦公設(shè)備，而這些設(shè)備如果 由一位比較節(jié)儉的經(jīng)理來采購的話，成本可能會下降很