項目備案與立項管理辦法

1、叮叮小文庫項目備案與立項工作程序項目備案與立項是項目啟動的必要環(huán)節(jié)， 是規(guī)范項目信息管理，避免項目沖 突，控制項目前期費用，啟動項目工作的重要措施。從任何來源的各類項目信息 均應進行備案，項目信息應根據(jù)備案后跟蹤和進展的情況確定是否立項。項目備案后，方可開展項目的前期調(diào)研、客戶接觸工作，并可以開始使用少量預算內(nèi)的 前期費用。經(jīng)調(diào)查研究確認項目真正可行后， 進行項目立項，立項后方可開展項 目的實質(zhì)性工作和使用相關(guān)項目費用。項目的備案與立項必須執(zhí)行項目備案與立 項工作程序。任何人員從任何來源取得的、有可能承攬的項目信息均應進行項目備案。 項 目備案為對項目的基本情況進行登記。提供項目信息的人員應盡

2、可能了解到項目 的準確信息，并至少提供本規(guī)定要求的最基本的信息。所有設(shè)計項目、包含主體設(shè)計內(nèi)容的項目以及其他需要報院備案的項目應按 北京市建筑設(shè)計研究院的有關(guān)規(guī)定在院市場經(jīng)營部同步備案。項目較為成熟后，有可能承攬到或開始投標前， 應按本工作程序進行項目 立項。項目立項為對項目信息的遴選過程， 批準立項的項目開始進行投標和后 續(xù)工 作，未批準立項的項目不應進行后續(xù)涉及進一步投入資金的工作，可視情況繼續(xù) 跟蹤，或果斷放棄，以將有效資源投入到更有可能的項目上。項目備案和立項工作由市場部負責和組織。 各類項目信息均應提交市場部辦 理備案手續(xù)，并按市場部的有關(guān)規(guī)定隨時通報和記錄項目的進一步信息、跟蹤情況

3、和進展情況。市場部應分類登記項目的備案信息，通報相關(guān)部門，及時修改， 并組織處理或協(xié)調(diào)處理項目沖突。市場部應按項目立項程序組織遴選項目信息， 確定立項項目和辦理項目立項 手續(xù)。項目立項程序由多個部門協(xié)同完成， 與項目內(nèi)容相關(guān)的各業(yè)務和專業(yè)部門 參與項目的遴選工作，各部門應切實履行工作職責，接受市場部的組織和安排， 積極協(xié)助和配合項目立項工作，保證項目工作順利、有序地開展。項目立項應經(jīng)過批準，并應確定項目負責人或臨時負責人， 根據(jù)項目情況可 同時確定參與的部門、業(yè)務與專業(yè)負責人和人員，組建項目部門。市場部應及時 向相關(guān)的部門書面通報項目立項情況、項目負責人員和項目部組建情況。項目備案或立項后12

4、個月以上無任何實質(zhì)性進展的，市場部應視其為失效 的項目信息，將其清理出備案與立項項目清單，以保證項目清單的更新和有效性。 特殊情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，可延長項目信息的有效期。項目備案與立項工作程序如下:項目信息項目備案與立項工作程序各階段工作內(nèi)容分述如下：1、項目備案 項目信息可來源于任何部門、員工、信息人員、媒體和通過部 門或人員聯(lián)系的外部機構(gòu)或人員。接收到項目信息的部門和人員應對項目信息進行初步的有效 性預判，決定是否提交備案，初步預判應綜合以下幾個方面的信息做出判斷：（1）項目名稱和地址是否明確；（2）項目的類型是否明確，是否在本公司的業(yè)務范圍內(nèi)；（3）項目的業(yè)主是否明確；（4）項目的規(guī)

5、模是否明確；（5）項目是否明確采取招標、議標、委托或其他方式實施；（6）項目資金來源是否明確和落實；（7）項目進展情況是否清楚，計劃是否了解；（8）本公司對項目的內(nèi)容是否有優(yōu)勢；（9）項目是否與本院、院屬其他單位、本公司其他項目有關(guān)聯(lián)，業(yè)主是否 是老 客戶或間接老客戶；（10）是否了解項目決策層和操作層的情況，操作深度及合作基礎(chǔ)如何；（11）是否存在中間人，中間人可起到的作用和期望的報酬如何；（12） 項目各種信息是否整理清楚，便于提交備案。以上第（1）、（2）、（9）項不詳?shù)捻椖啃畔⒉灰颂峤粋浒?。其他各項可視具體情況而定。在一般情況下，項目備案所提交的項目信息應盡可能詳細， 包含以 上各項信

6、息，但涉及多個可承攬部門的項目和需在院市場經(jīng)營部備案的項目， 應 盡早提交備案，以避免項目沖突。各類項目信息統(tǒng)一提交市場部進行備案， 在市場部辦理備案手續(xù)。項目信息 提供人員向市場部提交相關(guān)的項目書面資料，同時在市場部相關(guān)人員的指導下填寫項目備案立項登記表，項目信息提供人員應盡可能詳細地填寫清楚所了解 的各類信息，并對填寫內(nèi)容的真實性負責。市場部工作人員發(fā)現(xiàn)錯誤或遺漏應及 時要求更改和補齊，同時應進行沖突檢查，發(fā)現(xiàn)沖突及時協(xié)調(diào)解決。市場部為每一個備案項目提供一個獨一無二的編號，編號規(guī)則為：XM- * ，其中，XM為“項目”二字簡稱，XM后第一部分的*為具 體的年份，最后的*為當年度備案的第幾個

7、項目，例如： XM-2012001,為2012 年第一個備案的項目。此項目編號作為項目的“身份證編號” ，貫穿使用于整個 項目的執(zhí)行全過程。市場部接收項目備案立項登記表后，找主管領(lǐng)導審批簽字，批準后將信 息反饋給項目信息提供人員，然后，市場部相關(guān)人員登陸項目信息管理系統(tǒng)， 填 報項目備案登記信息，即完成項目備案。財務人員只有在項目信息管理系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)該項目確已備案后，方可執(zhí)行相關(guān)的費用報銷或請付款手續(xù)，具體標準如下：（1）項目備案以前：不能支付任何費用；（2）項目備案后至立項前：每個項目的費用上限為 2000元，超出部分需 提請主管領(lǐng)導報總經(jīng)理辦公會批準；市場部應將設(shè)計項目、包含主體設(shè)計內(nèi)容的項

8、目以及其他需要報院備案的項 目在最短的時間內(nèi)向院市場經(jīng)營部辦理備案手續(xù)。2、項目信息統(tǒng)計 市場部負責對備案和立項的項目信息進行整理、匯總和統(tǒng)計。市場部應隨時整理和匯總項目信息，根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導和部門的需要及時提供分類統(tǒng)計的項目信息 和項目資料。項目信息應進行分類整理、匯總和統(tǒng)計，分類原則如下：（1）按項目類型分類，包括工程總承包、項目管理、工程管理、裝飾設(shè)計、 裝修工程、工程代建、工程咨詢和其它類型，其他類型可進行進一步細分；（2）按項目階段分類，包括備案后跟蹤、立項后攻單、投標、訂立合同、前期、設(shè)計、施工、驗收、結(jié)算、維保等多個階段；(3) 按項目地域分類，包括本地、外埠等，外埠又可根據(jù)地區(qū)、省

9、市等進 一步戈U分；(4) 按項目規(guī)模分類，根據(jù)具體情況可分為大型和小型等；(5) 按自主項目和合作項目分類；(6) 按其它特征分類。 項目跟蹤、運作和實施過程中獲得補充信息和變更信 息，應及時對項目信息和匯總資料進行更新。 市場部應根據(jù)項目信息和掌握的項目各方面情況， 對項目 信息進行分析和判斷，提交主管領(lǐng)導和相關(guān)部門，為項目決策提供參考。3、項目遴選與立項 市場部負責在備案的項目中遴選可供立項的項目， 提交審 批批準后辦理項目立項手續(xù)。項目立項除必須經(jīng)過備案手續(xù)外，還應至少滿足以下條件之一：(1) 項目進入投標階段；(2) 項目將要發(fā)生大額費用；(3) 項目辦理了實質(zhì)性委托；(4) 主管領(lǐng)

10、導或總經(jīng)理辦公會認定立項。市場部統(tǒng)一將具備立項條件的項目 報主管領(lǐng)導直接進行立項審批；重大項目應提交總經(jīng)理辦公會進行立項審批，市場部在總經(jīng)理辦公會提出審議立項事項， 提交項目資料并說明項目情況和立項理由，總經(jīng)理辦公會做出是否立項的決定。批準立項的項目應在該項目的 項目備案立項登記表 中立項審批欄填寫立 項審批意見，并由主管領(lǐng)導簽字。批準立項后，市場部應在項目信息管理系統(tǒng)中 對該項目填寫立項審批意見、立項時間和其他必要的內(nèi)容。項目立項時應確定項目主管領(lǐng)導和項目負責人。 項目負責人由主管領(lǐng)導或總 經(jīng)理辦公會在相關(guān)部門合適的人選中選定。 在暫時無法選定項目負責人的情況下， 應指定項目的臨時負責人。各

11、相關(guān)部門應指派專業(yè)負責人員配合項目負責人的工 作。只有項目立項后，財務部方可處理金額較大的費用報銷或請付款工作。 具體標準如下：（1）項目立項后至簽約前：每個項目的費用上限為 5000元（包含上文 中項目備案后的2000元），超出部分需提請主管領(lǐng)導報總經(jīng)理辦公 會批準；（2） 項目簽約后：嚴格按照控制預算相關(guān)管理辦法辦理。項目立項后, 市場部應提請項目負責人或項目的臨時負責人在項目信息管理系統(tǒng)中填報項目進展情況。項目負責人和項目的臨時負責人應及時將項目進展情況通報市場部，按要求填報項目信息管理系統(tǒng)。 市場部對立項項目及時進行立項登記和匯總、統(tǒng)計、 分析。4、項目信息清理 市場部應定期分析、并清理備案和立項的項目， 與項目信息人員及時溝通，對備案或立項后12個月以上無任何實質(zhì)性進展的項目，應視其為失效的項目信 息，經(jīng)核實后提交主管領(lǐng)導決定是否將其清理出項目清單。主管領(lǐng)導確定應清理的項目，市場部應及時將其清理出備案與立項項目清單， 以保證項目清單的更新 和有效性，并以書面形式通報財務部和項目的相關(guān)部門及人員，中止該項目的一切后續(xù)支出。主管領(lǐng)導或總經(jīng)理辦公會確定繼續(xù)進行的項目， 市場部應延長項目 信息的有效期。已清理項目的項目資料由市場部作為參考資料留存， 重要的項目文件應移交 行政部檔案部門歸檔。備注：本辦法自2012年2